Анатомия 1с для чайников

Как добавить новую информационную базу?

После того, как вы успешно установили платформу «1С:Предприятие» и конфигурацию «1С», осталось дело за
малым – добавить новую информационную базу.

Для этого следуйте нашей инструкции:

1. Запустите ярлык «1C:Предприятие», он расположен на рабочем столе.
2. Откроется окно запуска «1С:Предприятия». В нем вы увидите список ваших информационных баз.
   Нажмите на кнопку «Добавить» (рис.13).

   Рис.13. Запуск «1С:Предприятия»

3. На нашем примере мы будем создавать новую информационную базу. Если вы также добавляете
   новую ИБ, выберите пункт «Создание новой информационной базы» (рис.14). В случае, если
   у вас уже есть информационная база, выберите другой пункт.

   Рис.14. Создание информационной базы «1С» из шаблона

4. Базу можно создать как из шаблона, так и с нуля. Так как мы ранее уже установили конфигурацию
   «1С», наша база будет создаваться из шаблона. Выберите соответствующий шаблон и нажмите
   «Далее».
5. Если у вас уже есть информационная база, то в настройках вам достаточно только указать
   ее название и место расположения (рис. 15).

   Рис.15. Добавление информационной базы «1С»

На этом все. Процесс добавления информационной базы «1С» завершен. Все просто и понятно, если следовать
нашей инструкции.

Итоги

Как получить дистрибутив?

Прежде всего, перед началом установки, вам потребуется получить дистрибутив платформы «1С:Предприятие
8».

Вы можете сделать это тремя способами:

• Если покупали «коробочную» версию программы «1С», то в коробке вы найдете диск с установочными
  дистрибутивами платформы и конфигурации «1С».
• • При наличии договора информационно-технологического сопровождения (1С:ИТС) достаточно
  зарегистрироваться на сайте поддержки пользователей «1С» и скачать дистрибутив
  оттуда.
• Вы можете запросить установочный файл у специалистов обслуживающей вас франчайзи «1С», но для
  этого у вас также должен быть действующий договор ИТС.

Кстати, если у вас еще нет 1С:ИТС, вы можете
оформить договор сопровождения с нашей компанией. Вам
будут доступны методическая поддержка «1С», новые релизы программ, нормативные документы, последние
изменения законодательства, консультации аудиторов, ответы на вопросы и многое другое.

Если вам подходит первый вариант получения дистрибутива платформы «1С» (из коробки), то далее вам нужно
сделать следующее:

1. Вставьте диск и воспользуйтесь автозапуском. Появится окно мастера установки (рис.1). Оно
   является одинаковым для всех типовых решений «1С», разница лишь в названии конфигурации.
   В нашем случае это базовая бухгалтерия.

   Рис.1. Окно мастера установки «1С:Бухгалтерии» базовая
   версия

2. Здесь вы можете выбрать способ установки «1С» из двух вариантов:
   • «Быстрая установка «1С» и запуск» – система самостоятельно установит минимальный
     набор инструментов, необходимых для работы;
   • «Выборочная установка «1С» – вы сможете выбрать необходимые для работы
     функции системы.
3. Для установки платформы «1С» нажмите на пункт «1С:Предприятие 8» (рис.2).

   Рис.2. Окно мастера установки «1С:Бухгалтерии» базовая
   версия

Если вам удобнее получить дистрибутив платформы «1С» с сайта поддержки пользователей, то для этого
потребуется:

Вписать в поисковую строку браузера адрес users.v8.1c.ru
Открыть стартовую страницу поддержки (рис.3)

Рис. 3. Стартовая страница сайта поддержки пользователей
«1С»

Вам нужен пункт «Обновления программ», в котором нажмите на активную ссылку «Скачать
обновления».
После ввода логина и пароля, которые используются при регистрации на сайте «1С», вы попадете
на страницу со списком раздела для скачивания.
Здесь выберите первый раздел «Технологическая платформа» (рис.4)

Рис.4. Обновление программ на сайте «1С»

Нажав на пункт «Технологическая платформа», вам откроются подразделы. Вы сможете выбрать
из списка нужный вариант платформы «1С:Предприятие» в зависимости от того, какую редакцию
хотите поставить (рис.5).

Рис.5. Выбор технологической платформы «1С»
для скачивания

При выборе версии вам откроется список вариантов для скачивания. Если установка «1С» нужна
для Windows, то пространство вариантов уменьшится до двух – платформа «1С»
для 32х- или 64х-битных версий Windows

Важно знать: версия для 32х-битных версий совместима
с 64х-битной, но не наоборот.
После выбора версии вы попадете на страницу со ссылкой на скачивание. Здесь все просто:
скачиваете архив с платформой «1С:Предприятие» на ваш ПК и распаковываете его

Готово! Переходим
к установке.

Если на этапе получения дистрибутива платформы «1С» у вас возникли сложности — вы всегда можете
обратиться за квалифицированной помощью в нашу компанию.

Как оформить поступление товара в 1С?

Процедура будет рассматриваться на примере оприходования на склад товара от поставщика. Он уже получил предоплату, и теперь передает товар на склад.

Чтобы оформить этот процесс в программе, пользователь выбирает в выпадающем меню набор опций «Товары/услуги/комиссия».

Обязательно потребуется заполнить поля, в которых просят указать название организации и реквизиты поставщика. Если ведется учет только по одной организации, вводить ее название вручную не потребуется: оно будет выбрано автоматически.

Кроме того, потребуется заполнить поле «Склад». Для этого потребуется его активировать, выбрав в настройках пункт «Использовать несколько складов», и поставить галочку напротив него. Делать доступным это поле, а так же заполнять его нужно лишь в том случае, если выбранная ранее операция подразумевает не только покупку ТМЦ, но и оформление услуг.

Программой предусмотрено, что после заполнения таблицы с подзаголовком «Товары», строка «Склад» мгновенно становится обязательной для заполнения.

Это важно, поскольку для того, чтобы перейти к следующему этапу процедуры оформления, достаточно заполнить лишь обязательные поля.

Заполненный документ самостоятельно формирует проводки по поступлению товара на склад. Этот процесс отражается во всей системе бухучета.

В документе поступления непременно отразиться предоплата, внесенная поставщику. Эта операция в приведенной выше таблице будет озаглавлена как Дт 60.01, Кт 60.02.

Сделать так, чтобы программа сделала это автоматически, ввести параметры зачета аванса вручную, уточнить счета расчета и аванса, а так же изменить способ включения НДС в цену можно с помощью ссылок. Достаточно найти их в блоке «Расчеты», и кликнуть по интересующим.

Это все, что требуется делать для отражения процесса поступления в системе. Единственное, что еще не было сказано – весь процесс нужно будет отобразить так же в счет-фактуре. Для этого можно использовать уже существующий документ.

Какие существуют виды ЭЦП?

Для организации электронного документооборота используются 2 вида ЭЦП — простая и усиленная. Усиленная ЭЦП подразделяется на неквалифицированную и квалифицированную (ст. 5 Закона от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ). Виды ЭЦП различаются по степеням защиты и областям применения.

Простая ЭЦП подтверждает, что документ подписан конкретным работником с использованием кодов доступа, т.е. аутентификация произведена через логин и пароль, электронную почту, СМС и т.д. Работодатель может собственными средствами создать их внутри своей корпоративной системы.

Так как для простой ЭЦП нет единого утвержденного стандарта формирования и использования, работодатель может сам разработать ее формат. Он должен отвечать требованиям Закона № 63-ФЗ, а также его нужно закрепить во внутренней документации компании. Если после подписания документа в него вносились корректировки, то простая ЭЦП не дает возможности их отследить.

Усиленная ЭЦП, в отличие от простой ЭЦП, гарантирует неизменность подписанного документа. К такой цифровой подписи есть возможность применить проверку на подлинность. Для создания усиленной ЭЦП применяются средства криптографической защиты информации.

Квалифицированная усиленная ЭЦП оформляется удостоверяющим центром, аккредитованным Минкомсвязи. Такая электронная подпись имеет высокий уровень надежности и приравнивается к личной подписи сотрудника (п. 4 ст. 5 Закона № 63-ФЗ). Оформление сертификата данной ЭЦП осуществляется на платной основе, срок его действия в основном 1 год.

Неквалифицированная усиленная ЭЦП используется для работы с электронной документацией внутри компании, если имеется соглашение о признании ее собственноручной. Данная ЭЦП может быть и облачной — в такой ситуации не нужно устанавливать средства криптографической защиты информации на ПК сотрудника. Облачные ЭЦП имеют хороший уровень безопасности и юридическую значимость, но при этом не нужны дополнительные расходы на логистику и токены. Эта ЭЦП имеет срок действия, указываемый при оформлении сертификата.

Основные возможности 1С:Управление торговлей 8.3

Среди основных возможностей программы:

• Прием заказов и контроль их исполнение
• Планирование закупок и поставок
• Контроль и управление ценообразованием
• Контроль и управление работой торговых представителей
• Контроль и управление товародвижением
• Планирование и контроль проводимых маркетинговых мероприятий
• Складской учет

Доказано, что использования всех этих возможностей заметно повышает эффективность любого современного предприятия, которое занято оптовой и дистрибьюторской торговлей.

Прежде, чем корректно выполнить все настройки в системе, нужно иметь представление о возможностях конфигурации и хорошо понимать особенности вашего предприятия.

Типы документов в 1С Документооборот

Для правильного ведения учета операций, проходящих внутри организации, необходимо ввести определенную группировку. Все документы имеют свое направление – возможно, это внутренняя записка или счет на оплату, который пришел от поставщика. Документация разделяется на три потока, чтобы работа с ними велась отдельно и не пересекалась:

1. Входящие
2. Исходящие
3. Внутренние

Перед тем как информация, полученная в документации от партнера, перейдет к другому партнеру (станет исходящим документом), она должна быть обработана. Доступ к документу ограничивается администратором, и каждый работник будет менять статус оформления документа в программе. По мере изменения статуса он будет переходить из отдела в отдел, а затем на его основе оформится исходящий документ.

Входящие документы

Входящими являются те документы, которые поступают в компанию извне.

Есть несколько источников:

• Почта;
• Электронная почта;
• Курьер;
• Передача представителем другой компании.

Каждый из таких документов регистрируется и проходит три стадии обработки:

• Первичная регистрация (записывается основная информация, которая поможет распознать бумагу);
• Рассмотрение (выполняется одним из сотрудников компании);
• Исполнение (этой стадии может не быть).

В 1С можно записывать документацию, которая поступает от физических или юридических лиц. Под входящими документами может пониматься счет на оплату, претензия и т.п. На каждое входящее обращение следует давать ответ, но перед этим придется поменять несколько статусов по каждому запросу.

Во-первых, при попадании к одному из сотрудников организации документация будет зарегистрирована. Она получит статус запроса. В ходе рассмотрения следует поставить статус «В обработке», и, после того, как решение будет принято, обработка подходит к стадии «Исполнение», а статус меняется на «Ответ на запрос».

Исходящие документы

Под исходящим документом понимается бумага, которая оформляется внутри организации для отправки партнерам или же надзорным органам. Так, например, при помощи 1С удобно формируются отчеты для налоговой инспекции. Легко здесь создать документы для создания заказа поставщику и отправления чека своим клиентам.

Исходящая документация может стать ответом на входящий запрос или же быть создана сама по себе. Она создается в несколько этапов:

1. Создание текста, указание типа документа (запрос, требование, претензия, жалоба).
2. Согласование текста и корректировка. Лица, принимающие решение, должны ознакомиться с получившимися формулировками и внести свои исправления, если необходимо.
3. Утверждение текста. Когда все лица, принимающие решение, согласятся с принятыми корректировками, можно переходить к следующему шагу.
4. Регистрация в системе. Документу присваивается номер, заполняются основные поля, отражающие суть и цель отправки исходящей документации.

В системе 1С фиксируется только последняя стадия создания – регистрация. Идентификационный номер должен присваиваться ответственным работником (чаще секретарем) после того, как текст пройдет согласование, корректировки и утверждение ответственными лицами. До этого документация существует традиционно только на бумаге.

Если исходящий документ является ответом на входящий запрос, такие документы связываются в системе. До того, как будет принято решение, входящий запрос будет «ждать» в статусе «В обработке», а когда исходящий документ будет сформирован, этой переписке будет установлен статус «Отправлен ответ».

Внутренние документы

Любое движение денежных средств и материалов должно регистрироваться документально. Если операции не записывать или же не зарегистрировать всего одну операцию, можно сбиться в счете – «пропадут» деньги или материалы. Наиболее надежным способом учета является использование компьютерной программы, в том числе 1С.

Внутренняя документация может являться частью обработки входящих или исходящих запросов. В процессе принятия решения необходимо фиксировать отпуск товара или разрешение на оплату по счету, потому что все эти действия являются частью обработки запросов. К внутренней документации относятся служебные записки, приказы и другие важные бумаги.

Типовая конфигурация 1С:Управление торговлей 8.3

Все конфигурации 1С состоят из обязательного набора элементов – это справочники, журналы, документы, отчеты.

Справочники

Здесь хранятся все важные сведения, которые требуются для работы. Среди них данные о товарах и покупателях.

В типовой конфигурации 1С.Управление торговли 8.3 есть следующие справочники:

• Партнеры;
• Организации;
• Номенклатура.

Справочник Партнеры

Система делит партнеров на категории:

• клиенты;
• контрагенты;
• поставщики.

Чтобы не путать понятия, которые предлагает 1С, предлагаем разобраться.

Клиенты – это общий справочник всех покупателей. Технически тот же справочник Партнеры, но с признаком Клиент.

Поставщики – это общий справочник всех поставщиков. Технически справочник Партнеры, но с признаком Поставщик.

Контрагенты – организация или физическое лицо, с которым заключен договор и выписываются бухгалтерские документы.

Контакты – представители клиентов (партнеров), отдельный справочник с ФИО, должностью и телефонами.

Допустим, что покупатель работал как юридическое лицо, а потом сменил статус на ИП. В этой ситуации в системе УТ останется один клиент и партнер, а контрагентов, относящихся к этому клиенту, будет уже два. А если одно юридическое лицо имеет несколько отдельных магазинов, то может быть наоборот, один контрагент и несколько клиентов.

Обратите внимание, что в справочнике Контакты невозможно нескольким клиентам (партнерам) назначить одно и то же контактное лицо. В остальном работа с партнерами настраивается гибко

Здесь просто и корректно отображается работа с сетями магазинов, относящихся к одному юридическому лицу или к разным, но к являющихся общей сетью с общими взаиморасчетами

В остальном работа с партнерами настраивается гибко. Здесь просто и корректно отображается работа с сетями магазинов, относящихся к одному юридическому лицу или к разным, но к являющихся общей сетью с общими взаиморасчетами.

В карточке справочника «Партнеры» можно указать категорию – покупатель (клиент), партнер (поставщик), конкурент или «прочее» (благотворительность, материальная помощь и другие виды некоммерческих отгрузок).

Справочник Организации

Здесь хранится информация о структуре компании. Все что относится к регламентированному учету связано именно c этим справочником (банки, счета и т.д).

В качестве организации можно указать как юридическое лицо (ООО, ЗАО и т.д.) так и физическое лицо (ИП).

Справочник Номенклатура

В данный справочник входят все виды товаров и услуг вашей торговой компании. Также указываются их основные качества.

Номенклатура состоит из следующих частей:

• Карточка товара или услуги;
• Параметры товаров: справочники веса, количества (штук, тысяч штук и пр.), характеристик;
• Цены и ценовые категории;
• Дополнительные свойства.

Справочник Документы

Учетные операции, которые отражают движения товарных и денежных средств, потребности клиентов или заказы поставщикам, представляются в 1С в виде документов.

Документы 1С:Управление торговлей 8.3, которые используются чаще всего:

• Заказ клиента;
• Счет-фактура;
• Расходная накладная;
• Чек и проведение безналичной оплаты.

Обычно оформление документов в УТ происходит в такой последовательности:

• Заказ клиента;
• Реализация товаров и услуг на определенную сумму;
• Счет-фактура (при необходимости);
• Финансовая операция (по мере необходимости может быть несколько штук);
• Расходный ордер на товары;
• Отбор (отгрузка, размещение) товара.

В конфигурации очень хорошо представлен перечень финансовых документов. Поступления и расход средств можно настроить как через кассу, так и безналичным способом. Удобно использовать банковские выписки, которые необходимы для взаиморасчетов. Хорошим помощником выступает календарь платежей для работы с поставщиками. Он необходим для формирования платежных документов или, например, напоминания об оплате.

Групповая печать документов

В любой компании довольно часто появляется необходимость распечатать сразу несколько документов. В программе 1С:Управление торговлей 8.3 для этого существует механизм групповой печати.

Как пользоваться механизмом групповой печати ?

• В ручном режиме указать в списке интересующие документы (при помощи кнопок Shift или Ctrl);
• Воспользовавшись кнопкой меню «Еще», установить параметры отбора по контрагенту, организации и др. в специальном окне.
• Отмеченные документы можно распечатать при помощи кнопки «Печать» после выбора необходимой печатной формы.

Дополнительные сведения документа

Для удобства работы в 1С пользователь может в любой документ добавлять дополнительные сведения. Для того чтобы сохранить порядок в документации, функциями добавления дополнительных сведений обладает только ограниченный круг пользователей с полными правами в системе. Как добавляются дополнительные сведения рассмотрим на примере документа «Заказ поставщику». Для этого сначала заполним настройки и далее заходим в пункт меню «Администрирование-Общие настройки».

В этом окне выберем вкладку «Дополнительные реквизиты и сведения» и поставим галочку в поле, которое так же называется. Затем переходим в меню «Администрирование-Формы-Дополнительные сведения».

В списке документов, открывшемся перед нами, мы можем задать дополнительные сведения. Например, для документа «Поступление (акты, накладные)» мы решили ввести дополнительные пункты. Находим нужный документ, выделяем его и кликаем на кнопку «Создать».

Откроется таблица, где создаются дополнительные сведения. Заполняем всё как необходимо. Укажем наименование дополнительного сведения и его тип значения. Тип значения для удобства может содержать различные варианты: договор, число, валюта, дата, договор и т. д.

Затем последуем на вкладку «Значения» и жмем на кнопку «Создать». Во всплывающем окне заполняем нужные пункты сведений.

Дополнительные сведения, которые создали, будут отображены в списке.

Жмем «Записать и закрыть». С этого момента в документах типа «Поступление (акты, накладные)» появляется возможность присоединить менеджера по закупкам, который занимается этим заказ.

Для проверки, что все отлично работает перейдем в «Покупки-Покупки-Поступление (акты, накладные)». Мы увидим список документов поступления. В верху списка находим значок «Дополнительные сведения», который появится после того, как создали и настроили дополнительные сведения.

Как настроить учетную политику

Нужно зайти в: Учетная политика — Главное — Настройки.

Поставить галочку, которая показывает, что мы работаем с услугами, кроме того нужно указать порядок списывания затрат.

• Если выбрать первое — без учета выручки, то затраты списываются со счета 20 числа «Основное производство». Данный вариант может быть удобен тем, кто не делает учет в отношении номенклатурных групп;
• При выборе — с учетом выручки, списание производится при выручке по номенклатурной группе «Выручка по деятельности основной системы налогообложения», далее мы видим ее отображение в виде документа «Реализация товаров и услуг».
• Выбирая третий вариант, будет учитывается выручка, которая отражена при помощи «Оказание производственных услуг». Выручка из документа, описанная выше при этом не учитывается. 

Чтобы рассмотреть наш пример и отображение операции по оказанию услуг разберем 3й вариант.

Находим строку — «расчет себестоимости выпуска». При установке галочки «использовать плановую себестоимость», оказание услуги целый месяц учитываются по плановой, а в конце по фактической себестоимости.

В примере на рисунке мы галочку ставить не стали.

Какую «1С» выбрать: базовая или ПРОФ?

Программы «1С» условно делятся на базовые и профессиональные. Чтобы разобраться, хватает ли вам базовой
программы или необходимо приобрести профессиональную версию, достаточно учесть следующие параметры:

• Базовая версия какой-либо программы семейства «1С:Предприятие 8» – это экономичное решение
  для небольших организаций, где с программой будет работать только один пользователь и которым
  не требуется доработка типовой конфигурации. Базовые версии не поддерживают сетевой вариант
  работы, работу в клиент-серверном варианте и распределенные базы данных.

• Версия ПРОФ — профессиональное решение для стабильного и растущего бизнеса. Есть
  многопользовательский режим работы, а также возможность конфигурирования и поддержка
  веб-клиента.

Если функционал базовой версии нужно расширить, есть смысл в приобретении «1С» версии ПРОФ. Но дважды за
базовую и профессиональную версии вам платить не придется – вы можете на льготных условиях апгрейда (с
зачетом стоимости купленного решения) перейти с базовой версии на «1С» линейки ПРОФ или КОРП.

Не знаете, какую программу «1С» выбрать?

Пройдите небольшой тест и решите, какая «1С» подойдет именно вам!

Правила присвоения регномера

Регистрационный номер является главным реквизитом документа и является уникальным. Поиск отдельно взятой бумаги можно выполнить по номеру, поскольку идентичных сочетаний цифр не будет. Программа 1С ввела гибкую систему создания идентификационного номера. В него включаются и стандартные данных, и дополнительные.

В число стандартных данных, которые включаются в регистрационный номер, входит дата, вид, наименование корреспондента и подразделение, которое работает над документацией. Каждому виду и направлению присваивается свой номер. Его можно всячески видоизменять, чтобы по набору цифр было понятно, исходящий это запрос или входящий, а также какой отдел занимается его обработкой.

Каждый рабочий год регистрационные номера обновляются и начинаются с цифры 1. Также возможно присвоение совместного номера, когда в составлении документации участвовало несколько организаций. В этом случае под номером в базе данных ставится заметка о номере в базе данных другой компании. Короткие комбинации можно записывать в одну строку через дробь.

Трёхуровневая архитектура.

С пониманием файлового варианта построения системы учета думаю не возникнет сложностей. О клиент-серверном расскажу поподробнее. При данном варианте исполнения программный комплекс состоит из трех уровней: Клиент, Сервер «1С предприятия», Сервер SQL.Примечание: аббревиатура SQL расшифровывается как Structure Query Language, что переводится как Структурированный Язык Запросов, но часто используется для обозначения типа сервера.

Основное назначение такого варианта построения системы – это увеличение надежности и производительности. Самыми известными сторонними программами являются: MS SQL Server, PostgreSQL, причём последняя бесплатная и поставляется на дисках ИТС.

Надежность достигается за счет того, что с базой данных можно работать через специализированную программу, которая следит за целостностью данных, делает архивные копии, оптимизирует время получения данных и др.

Производительность – за счет возможности разнесения разных логических частей программного комплекса на разные компьютеры. Фактически и при клиент-серверном варианте все части программного комплекса могут находиться на одном компьютере.  Упрощенное описание функций выполняемых разными частями программного комплекса будет выглядеть так:

1. Клиент – всё что связано с выводом на экран монитора
2. Сервер 1С – запрос информации к серверу SQL на языке SQL, наложение ограничений прав пользователей на полученную информацию
3. Сервер SQL – хранение и изменение информации.

Если сравнивать версии 1с от 7.7 до 8.3 и выделять по одному ключевому отличию, то можно указать следующие

• 7.7 во многом файловый вариант, не работает полноценно с SQL
• 8.0 однопользовательская система, не обладает достаточной параллельностью работы нескольких пользователей
• 8.1 клиентская система, работет с SQL, но большинство процессов выполняется на компьютере клиента
• 8.2 клиент-серверная, но со слабым функционалом веб-клиента
• 8.3 веб-клиент, уход от модальных окон.