Что такое аутсорсинг: обзор преимуществ и всех видов, примеры использования, стоимость услуги + инструкция по переходу на аутсорсинг

ТОП компаний

Мы подготовили перечень лучших компании по аутсорсингу бухгалтерского учёта в России, каждая из которых имеет хорошую репутацию и массу положительных отзывов от клиентов.

Деятельность компании проверена временем, а за плечами профессионалов накопился ценных опыт, необходимый для решений задач любого уровня сложности.

Intercomp Global Services

Компания
оказывает услуги по бухгалтерскому аутсорсингу с 1994 года и является лидером
по количеству реализуемых проектов. Её можно считать «первопроходцем» в
процессе становления аутсорсинга в России.

За
2018 год компания получила прибыль в размере 266 934 млн. рублей. Все
клиенты компании отзываются о ней положительно, а профессионализм работников
организации не вызывает вопросов. На сегодняшний день услугами компании
пользуется более 500 организаций, среди которых представлены как отечественные,
так и зарубежные предприятия.

BDO

Популярная аутсорсинговая компания, которая вот уже не первый год помогает шаг за шагом выстраивать отечественный бизнес с нуля. Примечательно, что компания занимает почётное пятое место в мире среди аналогичных проектов. В компании задействовано более 80 000 специалистов, большая часть из которых занимается бухгалтерскими вопросами.

Услугами
компании пользуются в 162 странах мира, в частности, российские бизнесмены
отдают предпочтение именно BDO. В России
компания начала работать ещё в 1989 году. Согласно статистическим данным за
2018 год, компания заработала 94 040 млн. рублей. Оказание бухгалтерских
услуг является приоритетным для специалистов BDO.

Михайлов и партнеры (RBI)

Компания помогает предпринимателям выстраивать бизнес, оказывает услуги консультативного характера, а так же берёт под управление бухгалтерию клиентских организаций. Организация входит в ТОП-100 лучших в мире коммуникационных компаний, что подтверждаёт её статус и уровень профессионализма экспертов.

За
2018 год компания получила прибыль в размере 71 436 млн. рублей.
Основанная в 1995 году, она прошла проверку временем и ежегодно увеличивает количество
партнёров, пополняя свои ряды опытными в вопросах бухгалтерского аутсорсинга
специалистами.

2К Аудит — Деловые консультации/ Морисон интернешнл

Главный офис компании находится в Москве, и на благо клиентов трудится более 300 специалистов десяти профильных экономических специальностей. Основная работа компании сосредоточена на отечественных фирмах, однако, она оказывает свои услуги более чем в 40 зарубежных странах.

25
лет продуктивной работы создали благоприятные условия для формирования имиджа и
распространения аутсорсинговых услуг по всей России. За прошедший год компания
заработала порядка 68 193 млн. рублей.

Мазар

Крупнейшая
компания, специализирующаяся по аутсорсингу и аудиту не только в России, но и в
89 странах мира. Компания была основана в 1995 году и за годы существования
стала одним из ключевых игроков на рынке аутсорсинга.

В
офисах Москвы и СПб работает более 250 талантливых экспертов, способных оказать
услуги любого уровня сложности. За 2018 год компания заработала 65 178
млн. рублей.

О чем речь?

Для ведения бухгалтерского учета не обязательно создавать отдельное структурное подразделение фирмы или нанимать бухгалтера. Бухучет может вести сторонняя компания, с которой подписывается договор на обслуживание. Это и есть бухгалтерский аутсорсинг. У такого способа ведения БУ множество плюсов, самый главный из которых – наличие команды профессиональных бухгалтеров, несущих ответственность за все учетные решения.

Выбирая вариант ведения БУ для фирмы, ориентируются на особенности конкретного бизнеса. Самостоятельное ведение учета часто предпочитают руководители мелких фирм. В такой организации директор может быть единственным учредителем (участник) либо сотрудников всего несколько человек. Фирма может работать, например, на УСНО-доходы, когда вести учет затрат не требуется; необходимо вовремя сдавать несложную отчетность и перечислять налоговые платежи. В данном случае даже ведение учета в специальной бухгалтерской программе с успехом заменяется расчетами в электронных таблицах или подобных им элементарных программах. Другой вариант – интернет-сервисы, многие из которых можно использовать в целях БУ не имея специального образования.

Бухгалтерское сопровождение клиентам, открывшим счет, предлагают и банки. Плата за такие услуги обычно низкая.

Рассмотрим некоторые особенности:

• Удаленный бухгалтер с функциями главного. Если фирма небольшая, а руководитель хочет заниматься исключительно вопросами перспективного и текущего планирования, общим руководством, исключая БУ.
• Бухгалтер в офисе с функциями главного. Тот же вариант, что выше, но бухгалтер, оформленный по договору, находится в офисе, решает текущие вопросы, если директора нет на месте.
• Аутсорсинг бухгалтерских услуг. Способ ведения учета, о котором мы говорим, подходит небольшим, стабильно и интенсивно работающим фирмам. Он сочетает в себе безусловные плюсы полноценного бухгалтерского обслуживания и отсутствие необходимости формировать штат бухгалтеров внутри самой фирмы, заниматься подбором кадров, вести кадровую документацию, заключать с работниками трудовые договоры. Понятно, что среднему, а тем более крупному бизнесу такой вариант не подходит, ведь число хозяйственных операций сравнительно велико. Однако для малого бизнеса аутсорсинг является наиболее удачным вариантом.

Для ведения среднего и крупного бизнеса нужна бухгалтерия как структурное подразделение фирмы. Обычно в штате несколько специалистов и главный бухгалтер.

Если решено воспользоваться аутсорсингом, встает вопрос, как правильно выбрать фирму-партнера.

Рассмотрим главные преимущества аутсорсинга:

• Поскольку бизнесмен передает часть второстепенных функций на аутсорсинг, он получает возможность сконцентрироваться на решении основных проблем в деятельности предприятия. Кроме того, освобождаются ресурсы, которые были задействованы для выполнения этих функций. Их можно перераспределить и направить на развитие бизнеса;
• Чаще всего услуги аутсорсинга обходятся намного дешевле, чем содержание квалифицированных специалистов в штате. Благодаря этому организации могут снизить расходы без ущерба качеству услуг или товаров;
• Доступ к новым технологиям;
• Возможность эпизодического использования услуг специалистов;
• Передача ответственности за выполнение определенных функций.

Более качественное выполнение работы

Например, фирмы, осуществляющие производство компьютеров, часто передают задачу по конечной сборке аутсорсерам.

Остается только координировать работу через интернет и поставлять запчасти и заготовки в сборочный цех. Это дешевле, чем устраивать все это непосредственно на месте.

Отсутствие конкуренции со стороны аутсорсинговой компании

Главный страх многих руководителей заключается в том, что передача определенных работ или обязанностей раскроет секреты фирмы или обучит других работников чему-то новому, уникальному, используемому в конкретной компании.

Но аутсорсинговая организация – это не конкурент для бизнесмена, потому что она не работает в одном с ним сегменте, а всего лишь предоставляет работы и услуги, которые помогают решать определенные задачи в сфере обслуживания, организации процессов.

Часто это бухгалтерия, администрирование и другие вспомогательные функции.

Низкие риски

Всегда можно поменять технологию, направление работы, объем предоставления услуг, учитывая покупательскую способность, сезон, популярность конкретного товара.

Например, если после сборки партии техники выясняется, что она пользуется большей популярностью, можно следующую производить в больших объемах, поставив перед аутсорсинговой компанией такую задачу и не занимаясь усовершенствованием производственного процесса на месте – на это просто может не быть времени и денег.

Повышение скорости работы

Отказавшись от мелких дел, компания может сконцентрироваться на задачах, которые приведут ее к успеху. Есть время для того, чтобы выводить на рынок новые товары, заниматься рекламой, разработкой стратегии.

Одновременно не нужно контролировать качественное выполнение мелких процессов – это делает аутсорсинговая фирма, потому что с ней заключен договор, и она заинтересована в плодотворном сотрудничестве.

Как перейти на аутсорсинг: пошаговый алгоритм

Шаг 1. Выбор сферы для аутсорсинга

Это важнейший шаг. Требуется проанализировать деятельность своей компании и понять, какие непрофильные виды деятельности наиболее сложны в управлении, показывают наименьшую эффективность, какие партнерские предложения имеются на рынке. У крупных компаний первыми «на сторону» уходят клининговые, транспортные, ремонтные подразделения и общепит. У небольших фирм нередко с момента основания на аутсорсинг передаются бухгалтерские, юридические, IT-функции. Торговые сети первым делом ищут возможность аутсорсинга персонала.

Шаг 2. Выбор партнера (аутсорсинговой фирмы)

Главный критерий выбора – репутация на рынке и наличие собственных ресурсов – кадровых, финансовых, производственных и т.д

Например, для логистического оператора важно иметь собственные склады, обширный парк транспорта, обученный персонал и т.д. Также важна готовность конкретной компании взять требуемые заказчиком объемы

Если у аутсорсера уже есть несколько клиентов, на которых только-только хватает ресурсов, дополнительная нагрузка может стать фатальной для заказчика.

Желательно выбрать минимум 3 варианта аутсорсеров, а лучше 5 (не во всех городах это возможно). Крупные компании и государственные организации выбирают партнеров через тендеры.

После того, как варианты выбраны, начинаются переговоры с представителями каждого из них. Обсуждаются все нюансы: объемы услуг, сроки, ресурсы, формы и способы оплаты и так далее.

Шаг 4. Заключение договора

Договор аутсорсинга – это по сути своей договор возмездного оказания услуг. Гражданский кодекс РФ (ст.160-161) требует для такого документа обязательно письменной формы. В договоре должны быть следующие положения:

• Наименования сторон и основания, на которых действуют заказчик и исполнитель.
• Предмет договора – перечень услуг, которые будет оказывать аутсорсинговая фирма.
• Объем оказываемых услуг (если он может быть заранее определен) или порядок определения этого объема.
• Цена договора. Может быть выражена в твердой сумме или в пропорции либо дается отсылка к прайс-листу аутсорсера.
• Права и обязанности каждой из сторон.
• Способы контроля за деятельностью аутсорсера.
• Ответственность каждой из сторон за невыполнение своих обязательств. Здесь должны быть подробно описаны штрафные санкции.
• Порядок разрешения споров.
• Срок действия договора. Чаще всего его заключают на год с возможностью пролонгации.
• Порядок внесения изменений в договор и его расторжения.
• Прочие условия.
• Реквизиты сторон, подписи и печати.

Шаг 5. Внесение предоплаты (если предусмотрено договором)

Размер предоплаты обычно прописывается в договоре. Иногда оплату разбивают на части, если та деятельность, что отдана на аутсорс, подразумевает исполнение в несколько этапов.

Шаг 6. Контроль исполнения договора

Обычно для отслеживания результатов деятельности аутсорсера используются собственные контролирующие органы, текущий контроль осуществляют руководители смежных подразделений компании.

Шаг 7. Оплата услуг по договору

На этом этапе оплачивается либо оставшаяся сумма, если была внесена предоплата, либо вся сумма, обозначенная в договоре.

Резюме

Аутсорсинг бухгалтерии — это передача сторонней организации ведения бухучета и отчетности. Он может быть как частичным, так и постоянным. Крупные компании, оказывающие подобные услуги, имеют в своем штате большое количество специалистов из различных сфер деятельности, и несут полную материальную ответственность за совершенные ошибки.

В настоящее время многие аутсорсеры предлагают услуги с использованием облачной бухгалтерии, что позволяет заказчику контролировать выполнение работ на любом этапе. Стоимость услуг зависит от применяемой системы налогов, количества операций в месяц и других факторов.

Разновидности

Аутсорсинг делится по направлению видов деятельности. Актуальными сферами являются следующие направления:

• применение аутсорсинга в техническом направлении: обслуживание сетей, компьютеров —популяризация этого кадрового решения начала развиваться здесь;
• финансовый аутсорсинг —ведение бухучёта, работу с налоговой часто доверяют сторонним специалистам;
• юридический аутсорсинг —к этому направлению относится юридическая защита, представительство при судебных разбирательствах и так далее;
• промышленный аутсорсинг — процесс производства передаётся в руки сторонних лиц;
• логистический аутсорсинг — подразумевается передача логистических и транспортных вопросов.

Этот список не ограничивается. Практически все профессии могут быть отнесены в область аутсорсинга. При этом есть профессии, при которых аутсорсинг наиболее эффективен.А в некоторых профессиях он неразумен, выгоднее нанять специалиста в штат.

Специфика бухгалтерского аутсорсинга

• Компания-заказчик получает не определенного сотрудника, а услугу. Например, услуга по обработке авансовых отчетов или ведения бухучета. Соответственно, клиент платит не за персонал, а за выполненную работу. При аутсорсинге работа не остановится, если сотрудник ушел в отпуск или заболел. Кроме того, клиент на аутсорсинге, как правило, получает не одного сотрудника, а целый штат, где каждый отвечает за определенную область работ.Работа выстраивается по следующей схеме: клиент предоставляет всю информацию, чтобы аутсорсер мог начать ведение учета.
• Перечень услуг оговаривается при заключении договора. Вам не нужно платить за те работы, которые не требуются вашей фирме.
• Компании-аутсорсеры несут ответственность за все свои ошибки. По договору они обязаны возместить все штрафы, неустойки и недочеты, возникшие в процессе бухгалтерского учета по вине их сотрудников.
• Мера ответственности аутсорсинговых компаний прописывается в договоре. В документе обязательно должны быть пункты о неразглашении корпоративной информации и замене бухгалтера.
• Аутсорсинговые компании обеспечивают непрерывную работу заказчику: все специалисты взаимозаменяемы, не будет простоев из-за выхода эксперта на больничный или в ежегодный отпуск.

Преимущества и недостатки

Как и у любой другой услуги, у аутсорсинга есть свои преимущества и недостатки. К плюсам данной услуги можно отнести:

• экономию временных и финансовых ресурсов. Порой заработная плата штатного сотрудника бывает выше, чем стоимость услуг аутсорсинговой компании, а объём работы не так уж и велик. За штатного работника нужно делать отчисления в фонды, а также отчитываться по НДФЛ. За аусторсера этого делать не нужно, так как он не состоит в штате;
• качество работы нанятой компании иногда намного выше, чем у своего работника. Дело в том, что за ошибки своих сотрудников убытки терпит аутсорсинговая компания, а за ошибки штатного работника платит работодатель. Работник финансово не заинтересован в выполнении работы быстро и качественно, так как чаще всего он «сидит» на окладе. Нанятая фирма беспокоится о своей репутации, поэтому качество оказываемых услуг довольно высоко;
• отношения с аусторсинговой компанией можно прекратить в любой момент, соблюдя все условия прекращения договорных отношений. Уволить штатного неквалифицированного работника намного сложнее. Заставить его написать заявление «по собственному желанию» работодатель не имеет права, а увольнять за виновные действия довольно сложно. Кроме того, всегда есть вероятность того, что уволенный сотрудник пойдёт в суд и оспорит увольнение. Работодателю придётся снова взять его на работу, выплатить ему денежную компенсацию. А это снова затраты;
• наняв стороннюю организацию для ведения того или иного участка работы, у бизнесмена появляется время для того чтобы развивать свой бизнес, направить на это все свои силы, сосредоточиться на развитии и повышении конкурентоспособности;
• экономия нервов собственника бизнеса в части трудовых споров. Не стоит опасаться того, что штатный работник уволится, не выполнив свою работу, или уйдёт в декретный отпуск на несколько лет, и нужно будет срочно искать замену.

Аусторсинговая компания связана сроками выполнения работы, которые прописаны в договоре. Нарушение этих сроков приводит к упадку репутации, штрафным санкциям и прочим неприятностям. Поэтому нанятые работники выполняют её быстро и качественно, иногда работая без выходных и засиживаясь допоздна.

Свои же сотрудники иногда «отсиживают» с 9 до 18 часов, иногда приступая к выполнению своих непосредственных обязанностей. Нередко можно увидеть, как работницы бухгалтерии пьют чай «не в отчётный период». При этом заработная плата им начисляется постоянно.

Но у аутсорсинга есть и недостатки. К ним можно отнести:

неудовлетворительный конечный результат. Бывает так, что вся работа, прописанная в договоре со сторонней компанией, выполнена качественно и в срок, а результат получился совершенно не тот. Передать его стоит определенную цену, а это уже убытки заказчика услуги;
в договоре с компанией всегда прописываются условия конфиденциальности, но на практике не всегда удаётся уследить за уволенными аутсорсерами. Взыскать с них суммы компенсации невозможно

При этом важно понимать, что соблюдение условий договора – это репутация аутсорсинговой компании;
контроль над аутсорсером всегда меньше, чем за штатным работником. Нередко сторонний сотрудник делает заказанную ему работу не в пределах офиса заказчика, а в своем офисе

Это не даёт возможности заказчику его контролировать;
сторонняя организация, как и любое другое юридическое лицо, может обанкротиться. Риск есть всегда! Банкротство нанятой компании означает, что заказчик будет терпеть убытки и не получит заказанную работу.

Поэтому, принимая решение о передаче части своих работ в другую фирму, стоит оценить все плюсы и минусы данного решения.

Несовершенства

Кадровый аутсорсорсинг персонала имеет не только ряд преимуществ, но и ряд недостатков. Поэтому некоторым фирмам иногда проще работать по-старинке.

Для микропредприятий и ИП отменили кадровый учет

1. Работники аутсорсинга не несут ответственности перед Трудовым кодексом.
2. На таких сотрудников сложно воздействовать в сравнении с наёмными работниками.
3. Внутренние правила такими работниками могут не соблюдаться, если в договоре не прописано другое.
4. Требуется строго указывать все нюансы договора, чтобы не было никаких проблем в будущем.
5. Стоимость услуг работников аутсорсинга выше, чем штатных работников.
6. Найти подходящих работников трудно, особенно в маленьких населённых пунктах.
7. Работа бухгалтерии и кадровых работников затрудняется.

Кто несет ответственность за бухгалтерский учет в компании

Напомним, в первую очередь ответственность за ведение бухучета в компании ложится на плечи руководителя. И уже потом спросят с финдира, главбуха, бухгалтерской компании, которой передан учет, и иных лиц, причастных к ситуации. Поэтому и санкции фискальные органы прежде всего предъявляют юридическому лицу и генеральному директору лично. Данное положение предусмотрено п. 1 ст. 7 закона № 402-ФЗ и п. 6 приказа Минфина от 29 июля 1998 года № 34н.

К слову, санкции могут быть различными: от штрафа до реального срока. Что грозит руководителю компании, зависит от масштабов и продолжительности деяния. Конечно, законодательство предусмотрело, что и главбух отвечает за свои ошибки, подробнее об этом мы рассказывали здесь. Но статистика последних лет свидетельствует о том, что количество возбужденных дел за налоговые правонарушения растет, доля же привлеченных главбухов все так же ничтожна.

Аутсорсинговая компания

Для некоторых представителей бизнеса остается неясным вопрос, что такое аутсорсинговая компания. Аутсорсер – это узкоспециализированная или с широким спектром услуг фирма, предоставляющая персонал другим предприятиям на основании договора о временном сотрудничестве. Задачи таких подрядчиков заключаются в создании актива компании, в который входят квалифицированные сотрудники разных специальностей штатные и резервные.

Чем занимается

В зависимости от профиля аутсорсера, он может предлагать потенциальным клиентам следующие виды услуг:

• ведение бухгалтерии;
• консультации юриста;
• реклама;
• страховая деятельность;
• составление налоговых отсчетов;
• клининг;
• офисная печать;
• продвижение сайтов.

Договор аутсорсинга

Все отношения между заказчиком и аутсорсером регулируются соответствующим договором. Предметом сделки является предоставление персонала, соответствующего определенным квалификационным требованиям. Существенные условия договора аутсорсинга представлены ниже:

• предмет соглашения;
• количество привлекаемых сотрудников, их квалификация;
• объем работы, подлежащий выполнению;
• стоимость услуг подрядчика;
• порядок оплаты услуг;
• права и обязанности сторон;
• срок действия соглашения;
• порядок приемки услуг.

Важно учитывать, что законодательством РФ никак не регулируется вопрос оказания услуг по аутсорсингу, что является минусом работы со сторонними организациями, в связи с чем договор становится единственным источником контроля выполнения условий сделки является соглашение. Важно отразить в нем варианты решения всех возможных вопросов, спорных моментов

Необходимо детально описать перечень оказываемых услуг. Договор подписывается сторонами, имеющими на это право. В отдельных случаях стоит проверить наличие у фирмы-аутсорсера лицензии на оказание услуг.

Как открыть аутсорсинговую компанию

Прежде чем открыть аутсорсинговую компанию, стоит учесть все риски и найти свою нишу на рынке. Зарегистрироваться владельцы могут как юридические лица или предприниматели

Важно сразу указать основные виды деятельности компании. Сферу можно выбирать любую, главное, чтобы она была востребована в вашем регионе

Компании-аутсорсеру обязательно нужен стартовый капитал на аренду помещения, организацию труда персонала и прочее.

Организовывая такой бизнес, особое внимание стоит уделить персоналу: от уровня подготовки сотрудников напрямую зависит эффективность работы агентства, репутация, продуктивность. Наемные работники обязаны иметь соответствующую квалификацию и опыт

Выбрав определенное направление деятельности компании, руководству важно самому ориентироваться в основных требованиях к персоналу или воспользоваться услугами квалифицированного кадровика

Бухгалтерский аутсорсинг: какие риски могут возникнуть?

• Потеря репутации. Может возникнуть в случае некачественного оказания бухгалтерских услуг сторонней компанией.
• Операционный. Такой риск возникает из-за некомпетентности специалиста, предоставляющего услуги аутсорсинга, или из-за некачественных технологий.
• Снижение скорости реагирования. Существует риск, связанный с неоперативным реагированием на проблемы в бухгалтерском учете.

При подписании документа следует обращать внимание на три важных аспекта:

1. Правила оказания услуги или регламенты. В договоре они должны быть проработаны детально, так как процедура бухгалтерского аутсорсинга комплексная.
2. Наличие страхования ответственности перед клиентом. Надежные аутсорсинговые компании обычно имеют полис страхования ответственности. 
3. Перечень услуг. В договоре должен быть описан полный перечень услуг, который входит в стоимость обслуживания, и который возможен за дополнительную плату. Зачастую компании с низкой стоимостью услуг «на входе» добирают свою выручку в процессе обслуживания. 

Как выбрать аутсорсинговую компанию для ведения бухгалтерии?

масштаб бизнеса, его возраст (крупные компании с большим опытом работы успели накопить достаточно ресурсов для развития в таком зрелом технологичном бизнесе; они смогут обеспечить взаимозаменяемость сотрудников, должный контроль качества);

наличие детализированных регламентов (подробные регламенты являются гарантией стандартов работы компании, по которым обучаются ее сотрудники; с их помощью вы будете лучше понимать принцип функционирования аутсорсера);

технологичность (крупные компании владеют дорогостоящими информационными технологиями, которые позволят контролировать качество, сохранность, конфиденциальность информации);

финансовая ответственность (крупные аутсорсинговые компании обычно страхуют риски, обращайте внимание на репутацию их страховой компании, интересуйтесь условиями страхования, размером покрытия, порядком и сроками выплаты возмещения);

рекомендательные письма (хорошие компании-аутсорсеры могут предоставить отзывы клиентов на фирменном бланке, с подписью, печатями);

стоимость услуг (если провайдер предлагает стоимость в 4 раза ниже, чем у остальных, есть вероятность того, что многие услуги будут осуществляться за дополнительную плату, это тоже нужно учитывать);

группа обслуживания (немаловажно проверить сотрудников – запросить информацию об их квалификации, релевантном опыте и клиентах, с которыми они работали).

Этапы работы при передаче бухгалтерии на аутсорсинг

1 этап — заключение договора на оказание услуг

• обязанности и ответственность сторон;
• распределение зон ответственности сторон;
• список услуг и их стоимость;
• перечень документов, необходимых для всех видов операций;
• порядок и сроки передачи документации;
• доступ к информации;
• гарантия соблюдения безопасности и конфиденциальности информации;
• порядок передачи базы данных при расторжении договора.

2 этап — непосредственная работа по бухгалтерскому аутсорсингу

• для работников – трудовой договор, приказы на командировки, отпуск или больничные и т. д.;
• для партнеров – счета, накладные, акты;
• проекты договоров с замечаниями и предложениями.

3 этап – расторжение договора

1. Получить доступ к базе данных, в которой хранятся все операции, проведенные в ходе бухгалтерского аутсорсинга.
2. Подать запрос в налоговую службу для того, чтобы убедиться в отсутствии долговых обязательств.
3. Забрать документацию и актуальную копию базы данных.