Должностная инструкция заместителя директора

Введение

Когда именно назначать заместителя решает именно руководитель — он может ввести должность параллельно с подписанием документов о вступлении в должность, в процессе работы или создать ее как запасной парашют при желании уйти (зам назначается помощником, вникает во все дела и после увольнения генерального занимает его место). Сама должность также может носить различные названия: вице-президент, заместитель, исполнительный директор.

Что именно входит в обязанности данного лица? Все зависит от специфики работы предприятия, решения руководителя или учредителей.

При этом заместитель вправе выстраивать всю необходимую ему для эффективной работы цепочку с разрешения главы компании: создавать юридический и экономический отдел, нанимать специалистов, регулировать их деятельность и пр. Часто гендиректор принимает решение заняться разработкой стратегических планов, поиском новых направлений, захватом новых рынков или определением перспективных путей, освободившись для этого от рутины и текучки. В этом случае он также может нанять себе помощника, переведя на него все основные задачи и ограничившись лишь общим контролем и консультированием специалиста.

Кого следует подбирать на должность заместителя гендиректора? Однозначного ответа нет — все зависит от специфики работы компании и от того, что именно от него требуется. Но в целом можно выделить обобщенный портрет человека на эту должность исходя из запросов и вакансий:

1. Мужчина возрастом от 27 до 33 лет.
2. Высшее техническое или экономическое образование.
3. Наличие практики в рассматриваемой сфере не менее 1 года.
4. Адекватность, способность выстраивать рабочий процесс, следить за исполнением своих поручений.
5. Самостоятельность, наличие навыков руководителя, ответственность.

Многие руководители предпочитают брать на должность технарей, поскольку у них хорошо структурированы знания, они умеют выстраивать эффективные схемы управления и подходить к процессу с практической стороны. Пользуются популярностью заместители с наличием двух образований: технического и юридического.

Права заместителя директора

Заместитель директора имеет право:

1. Отдавать распоряжения и консультировать всех работников по вопросам, касающимся их трудовой деятельности или случайно возникших неполадок.
2. Принимать активное и деятельное участие в подготовке разнообразных проектов, приказов, инструкций и важных указаний. Также этот сотрудник может участвовать в составлении смет, анализировать уместность предпринятых действий и доносить свои рассуждения до генерального директора и до всего коллектива. Он имеет право участвовать в формировании концепций договоров, учитывать их уместность и по возможности совершать все действия исключительно для расширения и развития компании.
3. Сообщать лично генеральному директору обо всех недостатках на предприятии, которые были выявлены заместителем самостоятельно или переданы другим работником. В его обязанности входит не только своевременное информирование о различных недостатках, но и внесение предложений, которые касаются усовершенствования работы предприятия в целом или модернизации деятельности определенных отделов.

Должность помощника гендиректора: основные характеристики

Должности помощника гендиректора сложно дать определенные характеристики. Дело в том, что круг обязанностей этого специалиста определяется на основании потребностей генерального директора. Деятельность сотрудника может быть акцентирована на одном аспекте. Рассмотрим должности, в роли которых на практике работают помощники:

• Делопроизводитель. Этот специалист отвечает за работу с документацией. В зоне его ответственности находятся звонки, различные повседневные задачи.
• Личный помощник. Специализируется на организации рабочего дня генерального директора, деловых встреч и совещаний. Специалист также сопровождает руководителя в деловых поездках.
• Заместитель гендиректора. Сотрудник имеет право принимать решения по ограниченному кругу вопросов.

Какие квалификационные требования предъявляются к делопроизводителю?

Как правило, на деле помощник совмещает функции нескольких специалистов. В крупных компаниях у генерального директора может быть два помощника. К примеру, один организует рабочее время руководителя, а другой – занимается бумажными делами.

Помощник относится к категории руководителей. Подчиняется он непосредственно гендиректору. Требования, которые обычно предъявляются к сотруднику:

• Высшее образование по соответствующему профилю (к примеру, юридическое).
• Стаж работы от трех лет.

Как правило, в подчинении помощника гендиректора находятся другие сотрудники. Он обладает широкими полномочиями: от права на издание приказов до контроля над работой различных отделов.

ВАЖНО! Назначение помощника – это вовсе не излишество. Эта мера позволяет руководителю сосредоточиться на решении задач, которые требуют высокого профессионализма, креативности

«Текучка» же делегируется помощнику. Это значительно повышает КПД деятельности как гендиректора, так и самой компании.

Нормативно-правовая регламентация

• Методическими рекомендациями.
• Уставом.
• Трудовым соглашением.
• Приказами руководителя.
• Должностной инструкцией.

ВАЖНО! В должностной инструкции рекомендуется максимально подробно расписать обязанности помощника гендиректора. Если какая-либо обязанность ничем не регламентирована, сотрудник вполне может от нее отказаться

Советы и рекомендации по составлению должностной инструкции генерального директора

Любая должностная инструкция имеет универсальный вид и предоставляется сотруднику в стандартной форме. Документ регистрируется в учетном журнале и подписывается лицами, указанными в нем. Разработку документов стоит начать с изучения структуры предприятия, его подразделений и наличия объектов управления. Руководитель выступает в роли субъекта управления и координатора. Поскольку любая инструкция состоит из нескольких разделов, то стоит рассмотреть особенности составления каждого раздела более подробно.

Каждая ДИ должна содержать обязательные пункты и разделы. Без этого она не будет считаться официальным документом.

Функциональные обязанности

2.1. Заместитель генерального директора:

2.1.1. Организует работу на предприятии по кругу вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

2.1.2. Обеспечивает насыщение предприятия товарами в соответствии с утвержденным ассортиментным перечнем и потребительским спросом.

2.1.3. Организует работу по ритмичному выполнению плана товарооборота.

2.1.4. Разрабатывает обязательный ассортиментный перечень товаров на основе изучения потребительского спроса, контролирует его соблюдение.

2.1.5. Проводит анализ структуры товарных запасов, динамики товарооборота по отдельным группам товаров.

2.1.6. Оперативно производит уценку товаров, не пользующихся спросом у покупателей.

2.1.7. Участвует в составлении заказов и договоров на поставку товаров, контролирует их исполнение.

2.1.8. Проверяет правильность ведения и оформления документов, связанных с поставками и реализацией товаров.

2.1.9. Обеспечивает обоснованность назначаемых за товары цен.

2.1.10. Осуществляет ежедневный (до открытия предприятия) контроль готовности предприятия к работе, в том числе наличие в продаже товаров, имеющихся на складах, выкладку товаров, правильность оформления ценников, состояние витрин, всего помещения в целом (включая санитарное состояние).

2.1.11. Знакомит работников торговых залов с ассортиментом поставляемых товаров и с новыми товарами.

2.1.12. Организует и контролирует проведение в торговых залах предприятия рекламных кампаний.

2.1.13. Принимает участие в проведении инвентаризаций на предприятии.

2.1.14. Контролирует соблюдение правил торговли.

2.1.15. Рассматривает жалобы покупателей, поставщиков, принимает по ним решения.

2.1.16. Информирует Генерального директора об имеющихся недостатках в работе предприятия, принимаемых мерах по их ликвидации.

2.1.17. Соблюдает сам и контролирует соблюдение работниками трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, требований производственной санитарии и гигиены, требований противопожарной безопасности, гражданской обороны.

2.1.18. Обеспечивает доведение до сведения работников и исполнение ими распоряжений и
приказов администрации предприятия.

2.1.19. Постоянно изучает отечественный и зарубежный опыт работы предприятий торговли.

2.1.20. Регулярно посещает международные и российские выставки, ярмарки товаров народного потребления.

2.1.21. Не дает интервью, не проводит встреч и переговоров, касающихся деятельности предприятия, без разрешения Генерального директора предприятия.

IV. Ответственность ЗАМ ДИРЕКТОРА ПО ПРОИЗВОДСТВУ

Заместитель руководителя    предприятия    по   производству   несет

ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение  своих  должностных

обязанностей,  предусмотренных  настоящей  должностной  инструкцией,  — в

пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За  правонарушения,  совершенные в процессе осуществления своей

деятельности,  — в пределах,  определенных действующим  административным,

уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба — в  пределах,  определенных

действующим   трудовым   и   гражданским законодательством   Российской

Федерации.

4.4. ______________________________________________________________.

Должностная инструкция разработана в соответствии с ________________

(наименование,

_____________________________.

номер и дата документа)

Директор предприятия                           (инициалы, фамилия)

подразделения                                   _________________________

(подпись)

»  » _____________ 20__г.

СОГЛАСОВАНО:

(инициалы, фамилия)

_____________________________

(подпись)

»  » ________________ 20__г.

С настоящей должностной инструкцией ознакомлен:       (инициалы, фамилия)

_________________________

(подпись)

Образец типовой должностной инструкции заместителя генерального директора

І. Общие положения

1. Заместитель генерального директора принадлежит к категории «руководители».

2. Заместитель генерального директора подчиняется непосредственно генеральному директору.

3. Назначение на должность заместителя генерального директора и освобождение от нее осуществляется приказом генерального директора.

4. В период отсутствия заместителя генерального директора его функциональные обязанности, ответственность, права переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по организации.

5. На должность заместителя генерального директора назначается лицо, имеющее высшее экономическое или юридическое образование и опыт работы на руководящих должностях не менее пяти лет.

6. Заместитель генерального директора должен знать:

• нормативно-правовые акты, регламентирующие финансовую, экономическую деятельность организации;
• гражданское, финансовое, налоговое, трудовое право;
• организационно-штатную структуру компании, производственные мощности, основы технологии производства;
• планы производственно-хозяйственной, финансово-экономической деятельности организации;
• порядок заключения и исполнения договоров.

7. Заместитель генерального директора в своей деятельности руководствуется:

• законодательными актами РФ;
• Уставом организации, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
• приказами и распоряжениями руководства;
• данной должностной инструкцией.

ІІ. Должностные обязанности заместителя генерального директора

На заместителя генерального директора возложены следующие функциональные обязанности:

1. Контролировать финансовую, хозяйственную деятельность компании.

• результативное использование материальных ресурсов, сокращение потерь, ускорение оборачиваемости средств;
• своевременное заключение хозяйственных, финансовых договоров;
• выполнение договорных обязательств.

• разработкой мер по сбережению ресурсов;
• совершенствованием расходов сырья, материалов, оборотных средств и запасов материальных ценностей;
• улучшением экономических показателей;
• повышением результатов деятельности организации;
• укреплением финансовой дисциплины;
• предупреждением недостаточных или излишних запасов товарно-материальных ценностей, перерасхода материальных ресурсов.

4. Содействовать своевременной подготовке сметно-финансовых и иных документов, расчетов, отчетности.

5. Представлять интересы организации в государственных, коммерческих учреждениях, в пределах своей компетенции.

• работников на предмет следования трудовой и производственной дисциплине, правилам охраны труда, требованиям противопожарной защиты;
• исполнение распоряжений и приказов генерального директора.

7. Информировать генерального директора о темпах предусмотренных работ и мерах по ликвидации выявленных недостатков.

ІІІ. Права

Заместитель генерального директора имеет право:

1. Привлекать к решению возложенных на него задач других должностных лиц организации.

2. Назначать лиц, ответственных за выполнение установленных работ.

3. Разрабатывать, подписывать документы, в рамках своей компетенции.

4. Представлять интересы организации по доверенности в государственных органах, перед контрагентами и иными сторонами.

5. Принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции.

6. Участвовать в работах по подготовке приказов, инструкций, указаний, смет, договоров и иных документов.

7. Информировать генерального директора о всех выявленных недостатках в процессе своей деятельности и вносить предложения по их ликвидации.

8. Определять служебные обязанности для подчиненных работников.

9. Запрашивать информацию, документы, необходимые для выполнения собственных должностных обязанностей.

10. Выдвигать требования к руководству организации об обеспечении условий для исполнения функциональных обязанностей.

ІV. Ответственность

Заместитель генерального директора несет ответственность за:

1. Предоставление недостоверной информации.

2. Нанесение материального ущерба организации, государству, ее контрагентам, сотрудникам.

3. Нарушение решений, постановлений, положений руководства организации.

4. Разглашение коммерческой тайны, личных данных, конфиденциальной информации.

5. Ненадлежащее исполнение собственных должностных обязанностей.

6. Нарушение трудовой дисциплины, техники безопасности, правил внутреннего трудового распорядка, противопожарной защиты.

Чем руководствуется заместитель директора?

1. Нормативной документацией, правилами, регламентируемыми как законодательными актами, так и особенностями внутреннего распорядка.
2. Основным уставом предприятия, который был оформлен в самом начале его открытия.
3. Правилами и особенностями внутреннего распорядка, которые относятся непосредственно к осуществлению трудовой деятельности, особенностям ее правильного, грамотного и безопасного проведения.
4. Каждыми отдельными приказами и распоряжениями как в письменной, так и в устной форме, исходящими от директора компании.
5. Должностной инструкцией, которая прописана для заместителей директора любого профиля или узкой направленности.

Общая информация

Круг должностных обязанностей помощника гендиректора зависит от масштабов компании, количества его контрагентов, сотрудников. То есть от того, насколько большой объем помощи требуется руководителю, будет зависеть перечень задач работника. Если сказать коротко, то главная задача помощника гендиректора — исполнять все его распоряжения или доносить их до других работников компании.

Поручить разработку документа можно кадровым работникам и юристам. Кроме того, сам генеральный директор должен ознакомиться с ней на стадии создания, при необходимости проконсультировать подчиненных на предмет полноты внесения обязанностей.

Для ознакомления с перечнем трудовых функций можно воспользоваться профстандартом «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией». Он утвержден приказом Минтруда РФ от 6 мая 2015 года №276н. Если данные документа соответствуют рабочим действиям потенциального помощника гендиректора, то формулировки можно смело использовать в документе.

После составления инструкции ее утверждает работодатель. Он расписывается в графе «Утверждаю» и ставит дату.

Несмотря на то что в законодательстве нигде не указано, что разрабатывать должностную инструкцию нужно обязательно, работодатели все-таки ее составляют. Документ могут потребовать предоставить во время проверки трудинспекции, о его необходимости говорится в письмах Роструда

Поэтому важно соблюсти традиционную структуру бумаги

Какие разделы должны быть в ДИ ген.директора?

Подготовка документа начинается с изучения деятельности предприятия. Вопросом занимается отдел кадров или сам руководитель. Обычно для составления ДИ ответственные лица используют стандартный образец. Такие примеры можно найти в интернете или воспользоваться образцом, представленным в данной статье. При этом стоит отметить, что содержание инструкции по должности ген.директора — вариативно.

Утверждается документ высшим органом управления компании – советом директоров, учредителей и акционеров. В обязательном порядке ДИ должен подписать сам ген.директор. Дальше будет рассмотрено примерное содержание разделов документа.

«Общие положения»

Раздел включает общие сведения о должности и о требованиях, которые предъявляются к будущему сотруднику. Здесь прописан обязательный образовательный уровень соискателя, иерархия на предприятии и документы, на которые должен опираться руководитель в своей работе. Отдельный пункт посвящен тому, как происходит замещение ген.директора на случае его отсутствия.

«Должностные обязанности»

Генеральный директор наделен всеми возможными функциями на предприятии. Он имеет возможность осуществлять прямое руководство, а может передать часть своих обязанностей назначаемому директору или заместителям. В любом случае, ответственность за деятельность компании и работу своих подчиненных будет нести именно ген.директор.

«Права»

В данном разделе перечисляются права руководителя, необходимые для выполнения обязанностей по должности. В этом разделе указываются пределы компетенции ген.директора: какие подписи и на каких документах он может ставить, условия приема и увольнения персонала организации и т.д. Подробно описываются условия, при которых выполняется заключение договоров и контрактов, открытие счетов в кредитных организациях, принятие различных решений.

«Ответственность»

Руководитель ответственен за возложенные на него обязательства и функции. В целом, речь идет об ответственности за ведение финансово-хозяйственной деятельности, а именно, насколько она законна, какие требования необходимо соблюдать, наличие лицензий, проведение аттестации персонала и прочие нюансы.

«Условия работы руководителя»

Иногда в ДИ ген.директора прописываются условия ведения трудовой деятельности, но чаще всего это определяется правилами внутреннего распорядка компании и графиком распределения рабочего времени.

В ДИ допускается указание ненормированного графика руководителя и начисление заработной платы строго по табелю.

Функциональные обязанности

Подписание установленных документов и других бумаг.
Сотрудник обязан совершать различные действия от имени организации.

Замещение генерального директора в его отсутствие (по доверенности).

Представление интересов предприятия на встречах и других мероприятиях.
Отстаивать права и интересы предприятия при взаимодействии с органами гос

власти или полиции.
Сотрудник обязан проверять работоспособность не только в главном офисе, но и в филиалах, поскольку это очень важно.

Следить за качеством выпускаемой продукции.

Следить за рынком и спросом на нём. Подстраиваться под сложившуюся ситуацию.
Предлагать директору поощрить или наградить премией того или иного сотрудника за проявленную активность и упорство, за проделанную работу.
Предлагать директору сделать выговор и провести взыскания с того или иного сотрудника на предприятии за его работу и некомпетентность в вопросе.

Следить за экономикой производства.

Выдвижение предложений по улучшению качества работы на производстве.

Но есть и то, что заместителю директора запрещается делать:

• Заместитель директора не должен причинять ущерб офису.
• Сотрудник не должен разглашать коммерческую тайну и другую информацию о предприятии.
• Запрещено нарушать положения трудового договора.
• Ни в коем случае не должен нарушать трудовую дисциплину и технику безопасности.
• Запрещается проводить встречи, не обговорив их с вышестоящими лицами.

Должность заместителя директора очень тяжёлая и имеет множество нюансов.

Сотрудник должен соблюдать огромное количество правил и условий, только тогда его работа будет эффективной.

Что должен знать?

Иногда в организациях предусмотрены должности для нескольких заместителей, например, для первого и для второго. Знание некоторых документов и областей обязательно для каждого заместителя:

• нормативно-правовых актов (они определяют принцип деятельности);
• используемого оборудования (все данные о приборах, их мощности и принцип их использования);
• основ технологий продуктов и устройств, которые организация выпускает;
• законодательства;
• методов рыночного хозяйства и принципов управления;
• правил составлений, заключений и исполнений договоров;
• того, что пользуется спросом на рынке;
• других организаций, которые выпускают схожую продукцию;
• правил пожарной безопасности.

Сложные обязанности

1. Улучшать экономические показатели компании и формировать индикаторы с усовершенствованными нормативами, следить за выполнением всех функций ответственными сотрудниками. Необходимо постепенно укреплять и по возможности расширять предприятие, сферу его деятельности, укреплять нормативную и финансовую дисциплину. Это предусматривают должностные обязанности заместителя директора по воспитательной работе.
2. Предупреждать и своевременно ликвидировать накопление большого количества материальных ценностей, а также чрезмерно большого расхода материалов или порчи оборудования за счет неправильной эксплуатации или слишком интенсивного режима работы. Это входит в обязанности должностные обязанности заместителя директора школы.

Что должен знать заместитель директора?

Как уже говорилось выше – заместитель директора должен отвечать за одно конкретное направление. Соответственно, его квалификация в данном вопросе должна быть безупречна. К примеру заместитель директора по экономике и финансам должен полностью знать все экономические составляющие предприятия. Контракты на поставку, покупку, отгрузку и прочие денежные вопросы должны находиться в его ведомстве.

Заместитель по внутреннему хозяйству отвечает как ни странно за хозяйственную часть предприятия. И в том же ключе с каждым отдельным сегментом компании. Такой подход подразумевает наличие определенных навыков и опыта работа в каждой отдельной сфере. Так, в большинстве случаев, для того, чтобы работать заместителем, потребуется профильное образование и опыт работы, благодаря которым будут развиты определенные навыки.

Если говорить о конкретных навыках и знаниях, то в первую очередь нужно знать все об области ответственности на предприятии. Плюс полное знание актуальной нормативно-правовой базы.

Причем, изучать нормативную базу нужно как внешнюю (законы, поправки и пр.), так и внутреннюю – внутренние положения, приказы руководства и так далее. В общем и целом, заместитель руководителя должен обладать всеми необходимыми знаниями для управления определенной частью предприятия.

Образец должностной инструкции заместителя директора по общим вопросам

1. Основные положения

1. Заместитель директора по общим вопросам принимается на свою позицию и освобождается от неё руководителем компании.
2. Заместитель директора по общим вопросам находится в подчинении у директора компании.
3. Кандидат на заместителя директора обязан соответствовать следующим стандартам:
   • высшее образование;
   • опыт работы по профилю не меньше 4 лет, в том числе на руководящих позициях от 2 лет.
4. На время отсутствия менеджера (болезнь, отпуск и т.д.) его функции передаются исполнительному директору компании.
5. Заместитель директора по общим вопросам должен разбираться в следующих вопросах:
   • профильное законодательство, регулирующее сферы бизнеса компании;
   • нормы государственных организаций, относящиеся к сферам деятельности компании;
   • принятые в компании нормативы ведения документооборота;
   • основы анализа экономического положения;
   • нормы делового этикета;
   • правила ведения деловых переговоров;
   • правила подготовки квартальной и годовой финансовой отчетности;
   • успешные практики современного маркетинга и менеджмента;
   • распределение функций по структурным подразделениям компании;
   • кадровая основа компании;
   • вопросы планирования и прогнозирования деятельности;
   • основные поставщики компании, её покупатели и другие контрагенты;
   • текущая рыночная ситуация и тренды её развития;
   • филиалы и региональные подразделения компании;
   • основные активы компании.
6. Заместитель директора по общим вопросам при выполнении своих функций руководствуется:
   • действующими нормами и законами;
   • корпоративными документами;
   • содержанием этой инструкции.

2. Функции

Топ-менеджер ответствен за:

1. Координацию взаимодействия подразделений компании.
2. Организацию переговоров по поручению директора.
3. Ведение документооборота в зоне собственной компетенции.
4. Налаживание долгосрочных отношений с партнерами компании.
5. Отслеживание отношений с регулирующими инстанциями.
6. Мониторинг текущего финансового состояния компании, тенденций её развития и внесение предложений по совершенствованию её деятельности.
7. Участие в аудиторских и инвентаризационных мероприятиях.
8. Взаимодействие с контрагентами и сотрудниками по деловым спорами и конфликтам.
9. Отслеживание возможностей по расширению бизнеса.
10. Временная замена прочих заместителей директора компании на время их отсутствия.
11. Контроль за выполнением сотрудниками компании распоряжений директора.

3. Ответственность

Топ-менеджер привлекается к ответственности за следующие нарушения:

1. Причиненный компании ущерб, возникший по его вине, — в соответствии с законодательством и корпоративными стандартами.
2. Передачу третьим лицам внутренней информации — в соответствии с нормами действующего законодательства.
3. Некорректное исполнение своих функций — в соответствии с трудовым законодательством и корпоративными правилами.
4. Нарушение действующих норм и законов — в тех границах, которые даны в соответствующих статьях законодательства.

4. Права

Топ-менеджер обладает следующим комплексом прав:

1. Руководить сотрудниками в пределах своей компетенции.
2. Участвовать в процессах проверки выполнения сотрудниками их KPI.
3. Требовать от сотрудников компании помощи и содействия в своей деятельности в пределах своей должностной компетенции.
4. Участвовать в собраниях топ-менеджмента компании по вопросам её развития.
5. Подписывать документацию в пределах своей компетенции.
6. Представлять руководство компании в процессах взаимодействия с сотрудниками, партнерами и контролирующими инстанциями.
7. Требовать от руководства компании поддержания условий, которые нужны для эффективного выполнения предписанных функций.

5. Должностные связи

Данный топ-менеджер организует сотрудничество с коллегами на следующих основаниях:

1. С начальником кадрового отдела по вопросам поощрения сотрудников, их наказания и принятия на работу новых специалистов.
2. С главным бухгалтером по вопросам финансовой ситуации в компании.
3. С коммерческим директором по вопросам взаимодействия с действующими партнерами и поиска новых партнеров.
4. С главой службы безопасности по вопросам проверки контрагентов и сотрудников.