Приказ о переходе на электронные трудовые книжки

Ответственность за несоблюдение правил хранения

Периодически представители Трудовой инспекции проводят проверку условий хранения документации. Если будут обнаружены какие-то недостатки, инспектор выдаст предписание их устранить.

Если же эти предписания не выполнены, будут наложены соответствующие санкции (пункт 2 статьи 13.25 КоАП РФ):

• штраф должностному лицу составит от 2500 до 5000 руб.;
• штраф, выписанный компании, составит от 200000 до 300000 руб.

Обратите внимание! Если работник подал в суд на руководство организации в связи с порчей или потерей ТК, должностные лица могут понести уголовную ответственность:

• за неправомерный отказ в выдаче трудовой книжки или иных документов предусмотрен штраф до 200000 руб. или штраф, размер которого равен заработку за 1,5 года. Кроме того, осужденного могут дисквалифицировать на срок от 2 до 5 лет (статья 140 УК РФ);
• за преднамеренное внесение должностным лицом некорректных записей в документы сотрудника (в корыстных целях) предусмотрен штраф до 80000 руб. или в размере заработка за полгода. Также могут назначаться исправ. или принудительные работы или арест до 6 месяцев. Самое серьезное наказание по данной статье – тюремный срок до 2-х лет (статья 292 УК РФ);
• за похищение личной документации сотрудника могут назначить штрафы (идентичные штрафам, предусмотренным статьей 292 УК РФ). Также вместо штрафа могут определить исправ. работы или арестовать на период до 3-х месяцев (часть 2 статья 325 УК РФ).

Посмотрите видео. Компенсация за задержку трудовой книжки:

Если вы хотите узнать, как решить именно вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн консультанта справа. Это быстро и бесплатно! Или позвоните нам по телефонам:

8 (499) 322-73-27

Москва, Московская область

8 (812) 507-82-87

Санкт-Петербург, Ленинградская область

Оформляем дубликат

Если спустя несколько дней книжка все-таки не находится, лучше сразу же приступить к оформлению ее дубликата.

Внимание! Согласно ст. 31 главы 3 Постановления «О трудовых книжках», наниматель обязан оформить его в течение 15-ти дней с момента поступления

Возможно несколько вариантов развития событий:

Ситуация, если сотрудник до этого момента нигде не трудился или работал неофициально, – самая простая. Кадровик оформляет дубликат на основании данных приказа приема на работу и других документов своей организации. Почитать, как грамотно внести все записи, можно в ст. 7 «Особенности заполнения дубликата трудовой книжки» Постановления Минтруда. Не забудьте предоставить подтверждающие справки работнику, они ему очень пригодятся при оформлении пенсии.

Если сотрудник ранее работал в различных компаниях – более сложная ситуация

Здесь важно не терять дружелюбных взаимоотношений с коллегой, ведь для того чтобы оформить дубликат, потребуются сведения со всех предшествующих мест его работы. Многие компании могут отказать выслать такие справки по почте, настаивая на том, чтобы работник к ним приехал лично или организация сделала официальный запрос в их компанию (оформление дубликата может сильно затянуться).
Наиболее неприятный вариант, если старого предприятия уже не существует

Но ситуация не так и трагична, хотя восстановление трудовой займет намного больше времени, нежели в двух предыдущих случаях. При реорганизации или присоединении компании к другой все документы обязаны храниться в новой компании. Любая организация в процессе своей ликвидации обязана сдать все кадровые и бухгалтерские документы на хранение в государственный архив. Можно составить запрос в государственный архив по месту прошлого существования компании. Если ответа не последовало или бумаги не сохранились, можно обратиться в Пенсионный фонд с таким же запросом. Правда, этот вариант подходит, только если сотрудник работал на этом предприятии относительно недавно, так как учет застрахованных в системе обязательного пенсионного страхования введен не так давно.

Общие вопросы

Где хранится трудовая книжка работника, если он осуществляет служебную деятельность в коммерческой фирме? Ответ здесь будет достаточно прост. После официального трудоустройства ответственность за хранение и ведение документа несет руководитель организации. В том случае, если последний издает приказ и передает трудовые книжки на хранение специалисту отдела кадров, то уже этот специалист будет отвечать за их сохранность. Таков порядок.

Где должны храниться трудовые книжки работников? Разрешено ли сотруднику оставить документ у себя и не передавать руководителю фирмы? Ответы на данные вопросы содержатся в трудовом законодательстве. В соответствии с ТК, работодатель должен внести запись в трудовую книжку, если сотрудник работает на предприятии больше, чем пять дней.

Кроме того, указанный документ работник передает в отдел кадров при оформлении и сможет забрать под роспись при увольнении с предприятия, а также в случае, если трудовая требуется последнему в целях его социального обеспечения. Это нужно знать всем. Оставить трудовую книжку у себя можно только в случае, если человек работает неофициально. Потому что в этом случае оформление официальных документов не требуется.

В соответствии с утвержденными нормами законодательства, все трудовые книжки сотрудников должны находиться только в сейфе или в металлическом шкафу, который запирается на ключ. Если документы будут храниться в тумбочке в отделе кадров, то это будет являться серьезным нарушением.

Ответственный: необходимость и приказ о назначении

Для ведения, хранения, учета и выдачи трудовых в любой организации обязательно назначается специальное должностное лицо (п. 45 правил, утв. постановлением правительства от 16.04.2003 № 225). Это не всегда отдельный специалист, иногда на сотрудника дополнительные обязанности возлагаются приказом. Требования и ответственность за отсутствие специального распоряжения приведены в таблице.

ВАЖНО!

Отдельное уполномоченное лицо утверждается руководителем (абз. 2 п. 45 постановления правительства № 225 в ред. от 25.03.2013). Приказ об ответственных за ведение трудовых книжек — документ обязательный.

Как правильно составить приказ

Унифицированного бланка нет, документ составляется в произвольной форме.

Шаг 1. Оформите на бланке организации. При его отсутствии в верхней части укажите основные реквизиты: название, место расположения, регистрационные коды.

Шаг 2. Проставьте дату, порядковый номер и место оформления. Напишите название — «Приказ». На следующей строке — повод-содержание «О назначении ответственного лица за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек».

Шаг 3. В вводной части сделайте ссылку на нормативно-правовой акт, регулирующий содержание, — п. 45 правил ведения ТК (постановление правительства РФ № 225 в ред. от 25.03.2013).

Шаг 4. После слова «Приказываю» перечислите распоряжения руководителя:

• назначение уполномоченного сотрудника — укажите должность, основание для введения полномочий (например, ссылку на пункт договора найма или должностной инструкции);
• назначение сотрудника на время отсутствия ответственного — укажите должность и условия исполнения (например, форму и размер денежной компенсации);
• напишите, кто осуществляет контроль за исполнением.

Шаг 5. Внесите место для подписи руководителя.

Шаг 6. Перечислите сотрудников, которые упомянуты в тексте, — они поставят подпись после ознакомления с содержанием.

На что следует обратить внимание:

• в содержании, при необходимости, предусмотрите ответственных по всей организации в целом и по отдельным структурным подразделениям;
• правила работы, детальный перечень обязанностей уполномоченного не прописывайте. Они есть в договоре найма, должностной инструкции или ином локальном нормативном акте (например, в положении о ведении и хранении ТК).

Вот так выглядит образец приказа о ведении трудовых книжек и назначении ответственного:

А вот образец распоряжения о переходе на электронные книжки и подачу сведения о рабочей деятельности в электронном виде. Основное содержание — назначается ответственное лицо и определяются новые функции работника в связи с исполнением ФЗ-439 от 16.12.2019:

• уведомления и разъяснения персоналу о нововведениях в отношении трудовых книжек;
• сбор заявлений сотрудников организации о переходе на ЭТК;
• подготовка отчета СЗВ-ТД для ПФР и сведений по форме СЗИ-ТД.

Сроки хранения

При устройстве на работу гражданин передает свою трудовую книжку в организацию, где она постоянно хранится до момента его увольнения. Исключение составляет случай приема на работу по совместительству, тогда нахождение трудовой книжки должно быть по основному месту работы.

Документ может быть выдан работнику на руки только в случаях:

• прекращения трудового договора;
• необходимости предъявления в орган пенсионного фонда для оформления пенсии (с письменного заявления).

В иных случаях выдается копия трудовой книжки, заверенная ответственным лицом за ведение и хранение.

В случае смерти работника его документ должен быть выдан родственникам с основанием к увольнению п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК. Работодатель предпринимает попытки вручить книжку лично либо заручается согласием на пересылку почтовым отправлением. В регистре учета делается соответствующая отметка о выбытии.

Если же книжка умершего осталась невостребованной, ответственный за ведение и хранение обязан обеспечить ее сохранность на постоянной основе на протяжении 75 лет. Следует учитывать, что на протяжении этого времени могут объявиться родственники сотрудника и затребовать трудовую книжку. Ответственное лицо обязано ее выдать с фиксацией выбытия в журнале учета.

О ТРУДОВЫХ КНИЖКАХ

(в ред. Постановлений Правительства РФ , , , )

В соответствии со Трудового кодекса Российской Федерации Правительство Российской Федерации постановляет:

1. Утвердить прилагаемые:

форму трудовой книжки и форму вкладыша в трудовую книжку;

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

2. Установить, что трудовые книжки нового образца вводятся в действие с 1 января 2004 г.

Имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат.

3. Министерству финансов Российской Федерации:

а) утвердить образцы трудовой книжки и вкладыша в нее, а также технические требования к изготовлению их бланков;

б) обеспечить на подведомственных предприятиях изготовление по единому образцу бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

в) утвердить порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее.

4. Министерству труда и социальной защиты Российской Федерации: (в ред. Постановления Правительства РФ )

а) утвердить инструкцию по заполнению трудовых книжек;

б) давать разъяснения по вопросам применения Правил, утвержденных настоящим постановлением. (в ред. Постановления Правительства РФ )

5. Органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации провести необходимую работу по введению в организациях, находящихся на их территории, трудовых книжек и вкладышей в них нового образца.

Председатель Правительства Российской Федерации М.КАСЬЯНОВ

УТВЕРЖДЕНА Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225

                       ФОРМА ТРУДОВОЙ КНИЖКИ
 
                             (Обложка)
 
                               Герб
                       Российской Федерации
 
                          ТРУДОВАЯ КНИЖКА
 
                         (Титульный лист)
 
                               Герб
                       Российской Федерации
 
                          ТРУДОВАЯ КНИЖКА
 
Фамилия __________________________________________________________
Имя ______________________________________________________________
Отчество _________________________________________________________
Дата рождения ____________________________________________________
                                (число, месяц, год)
Образование ______________________________________________________
__________________________________________________________________
Профессия, специальность _________________________________________
Дата заполнения __________________________________________________
                                (число, месяц, год)
Подпись владельца книжки _________________________________________
 
 

     М. П.                 Подпись лица, ответственного за ведение
                                        трудовых книжек
                             ____________________________________
                                           (разборчиво)
 
                         Сведения о работе
 
Серия и номер*                                     (10 разворотов)
 

N записи

Дата 

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) 

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись 

число

месяц

год

1 

       2 

3 

4 

 
                      Сведения о награждении
 
Серия и номер                                      (10 разворотов)
 

N записи 

Дата 

Сведения о награждении (поощрении) 

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись 

число 

месяц 

год 

1 

2 

3 

4 

     *Серия  и  номер  указываются  на  одной  из  четырех страниц
каждого развернутого листа трудовой книжки.
 
 
 

УТВЕРЖДЕНА Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225

                 ФОРМА ВКЛАДЫША В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ
 
                     ВКЛАДЫШ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ
               (без трудовой книжки недействителен)
 
 
                               Герб
                       Российской Федерации
 
Фамилия __________________________________________________________
Имя ______________________________________________________________
Отчество _________________________________________________________
Дата рождения ____________________________________________________
                                (число, месяц, год)
Образование ______________________________________________________
Профессия, специальность _________________________________________
__________________________________________________________________
Дата заполнения __________________________________________________
                                (число, месяц, год)
Подпись владельца книжки _________________________________________
 
 
                           Подпись лица, ответственного за ведение
                                        трудовых книжек

     М. П.                  ______________________________________
                                           (разборчиво)
 

     Вкладыш  в  трудовую  книжку  изготавливается по утвержденной
форме  трудовой  книжки.  Объем  вкладыша: "Сведения о работе" - 9
разворотов, "Сведения о награждениях" - 8 разворотов.
 
 
 

УТВЕРЖДЕНЫ Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225

Процесс ведения

Как вести трудовую книжку? Трудовая книжка становится объектом деятельности кадровых специалистов после приёма сотрудника на постоянную работу и заключения с ним трудового договора.

Так как принятие лица на должность осуществляется приказом – соответствующий приказ сыграет важную роль в работе с этим документом.

В целом процесс ведения основан на положениях статьи 66 ТК РФ, он заключается:

• во внесении соответствующих записей, отражающих движение сотрудника по карьерной лестнице в пределах организации;
• во внесении записей о поощрениях или дисциплинарных взысканиях на основании статьи 191 ТК РФ.;
• в надлежащем хранении и выдаче;
• в ответственности за передачу сотруднику после его увольнения.

После внесения сведений о приёме на работу, документ убирается на хранение в сейф или иное место, которое должно составлять профессиональную тайну кадровой службы и не подлежать разглашению.

При внесении новой записи, он изымается на время оформления сведений и возвращается на место. При увольнении сотрудника, книжка возвращается владельцу под роспись, при условии регистрации выдачи.

Вносимые записи соответствуют требованиям установленных Правил (№ 225) и нормативных инструкций, в соответствии с чем, они:

1. Записываются шаблонными, унифицированными формулировками.
2. Вносятся без помарок и ошибок, соответствуют формулировкам приказа.
3. Опираются на основания статей ТК РФ.
4. Если работник делает первую запись в ТК, на титульном листе он ставит свою подпись.

Обратите внимание, что подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, должна быть разборчивой, а именно должно быть указано:

• наименование должности лица, подписавшего документ;
• личная подпись;
• расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Право сотрудника на ведение ТК

Кто ведет трудовые книжки на каждого работника? Если в организации существует отдел по работе с персоналом (отдел кадров), сотрудники определяются в соответствии с должностными инструкциями, прописанными для определённых должностей. Как правило, в этом случае доступ к документам имеет начальник отдела и лица, по его распоряжению.

Если такой отдел отсутствует, лицо, ответственное за ведение делопроизводства ТК, назначается приказом директора (руководителя). Имеющиеся книжки сотрудников передаются ему актом. В маленьких организациях руководитель ведёт записи лично.

Важным аспектом права работы является ответственность, налагаемая на лицо, уполномоченное на работу с персональными данными. Так как книжки сотрудников и сведения, вносимые в них, относятся к персональным данным, то сотрудник обязан предварительно пройти инструктаж и расписаться за ознакомление с правилами работы.

Правила учета

Установлены специальные Правила ведения трудовых книжек. Так как работники предприятия часто меняются, кто-то оформляется на работу, а кто-то увольняется, необходимо вести учет трудовых книжек.

Для этого используются:

• приходно-расходные книги;
• журнал учета выдачи и приема ТК.

В приходно-расходной книге регистрируются полученные и использованные бланки.

Ответственный работник бухгалтерии заносит в книгу реквизиты бланков, а также другие сведения, которые к ним относятся.

За ведение журнала учета отвечает сотрудник отдела кадров, который занимается процедурой оформления новых работников, а также увольнением.

В данном документе должны быть данные обо всех оформленных и выданных книжках. Кроме того, в нем регистрируются книжки, которые при оформлении представили новые сотрудники.

Важно! И приходно-расходная книга, и журнал учета в обязательном порядке прошиваются, страницы нумеруются и заверяются печатью компании. Если компания имеет филиалы, ТК работников все равно хранятся в одном месте – в главном офисе

Хранение ТК возможно и в филиалах, но для этого потребуется создать единую кадровую службу. Директор филиала будет оформлять книжки и вести их учет только в том случае, если от руководителя предприятия поступит такое распоряжение. Подобные действия директора филиала без соответствующего приказа руководства будут признаны незаконными

Если компания имеет филиалы, ТК работников все равно хранятся в одном месте – в главном офисе. Хранение ТК возможно и в филиалах, но для этого потребуется создать единую кадровую службу. Директор филиала будет оформлять книжки и вести их учет только в том случае, если от руководителя предприятия поступит такое распоряжение. Подобные действия директора филиала без соответствующего приказа руководства будут признаны незаконными.

Чтобы получить бланки, работнику отдела кадров или ответственному лицу нужно запросить их в бухгалтерии. По окончании месяца потребуется составить отчет о наличии бланков.

Если при заполнении ТК была испорчена, ее нужно уничтожить, но только по приказу руководителя. Хранение испорченных документов запрещено.

Внимание! Наши квалифицированные юристы окажут вам помощь бесплатно и круглосуточно по любым вопросам. Иногда на предприятии остаются невостребованные ТК

Это происходит, например, когда работник умер, а его родным этот документ не понадобился. Хранить подобную документацию нужно в течение двух лет, а после их передают в спец. архив предприятия, где они будут храниться до 50 лет. Только после этого они подлежат уничтожению

Иногда на предприятии остаются невостребованные ТК. Это происходит, например, когда работник умер, а его родным этот документ не понадобился. Хранить подобную документацию нужно в течение двух лет, а после их передают в спец. архив предприятия, где они будут храниться до 50 лет. Только после этого они подлежат уничтожению.

Книжки уволенных работников не должны оставаться на прежнем месте работы. Их выдают сразу же в день увольнения вместе с денежными выплатами. Кроме того, книжки умершего работника могут передать под расписку его родственникам. В случае отказа от получения ТК работодатель направляет ее владельцу по почте.

Хранение и выдача ТК работникам филиала

Трудовые книжки филиала находятся на хранении в центральном офисе, где производится их заполнение. После приёма на работу сотрудника филиала, его книжка передаётся в кадровую службу (руководителю) офиса, а при увольнении – возвращается владельцу.

Основные нюансы, связанные с хранением ТК сотрудников филиала связаны:

• с их транспортировкой;
• со сроками выдачи;
• с условиями временного хранения в филиале.

В филиале, где не предусмотрено хранение книжек, не создаются особые условия для их размещения, что не предоставляет гарантии их абсолютной сохранности.

Однако если центральный офис расположен за пределами населённого пункта с расположением филиала, необходимо хранение документа в условиях филиала до момента его отправки.

В этих условиях, а также – в ситуации транспортировки этот документ подвергается определённому риску.

Естественно, в таких случаях не просто вернуть работнику ТК после увольнения в положенные сроки, что может спровоцировать его претензии.

Внесение сведений

Записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, награждениях вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) или иного решения работодателя не позднее 5 рабочих дней, а об увольнении – в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Записи теперь можно вносить не только вручную, но и полностью или частично с использованием технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа (печати).

Рекомендуется производить записи аккуратно, световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без сокращений. Сейчас использование определенных ручек и чернил – это обязанность работодателя, а не рекомендация для него.

Требования к внесению сведений о работнике существенно сократили, оставив лишь положения, которые касаются изменений таких сведений.

Расширили положения, касающиеся внесения сведений о работе. В случае если работнику потребовалось внести запись о работе по совместительству и он при этом не осуществляет трудовую деятельность, то для внесения такой записи он вправе обратиться к работодателю, у которого работал по совместительству. При этом записи о приеме на работу по совместительству, о переводе и об увольнении могут вноситься в трудовую книжку как в хронологическом порядке, так и блоками (одновременно о приеме и увольнении) после увольнения из каждой организации на основании документа, содержащего сведения о приеме на работу и прекращении трудового договора. Запись о работе по совместительству вносится также в тех случаях, когда сотрудник работал по совместительству до трудоустройства к работодателю, работа у которого является основной.

Установлено требование о ссылке не только на пункт (подпункт), но и на часть ст. 77, 81, 83, 278, 336 Трудового кодекса РФ и других федеральных законов при внесении записи об увольнении.