Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Правила и порядок заполнения

Все действия в отношении трудовых книжек сотрудников предприятия должны фиксироваться в журнале в день произведенной операции, основанием для которых должны быть такие первичные документы:

• подтверждать поступление трудовой книжки может накладная, товарные чек или любая другая документация;
• подтвердить выбытие трудовой книги могут такие документы: заявление сотрудника кадровой службы в письменной форме о том, что они будут выданы, акт об уничтожении испорченных книг.

В журнале следует указывать сразу несколько показателей (важно учитывать цену документа, отдельно стоимость вкладышей и самих трудовых книг):

• номер и серию документа;
• по дате, когда книга поступила и когда выбыла с учета;
• по лицам, которые получили документ или с которыми они поступили в подчинение организации.

Цена документа учитывается в журнале с НДС или без него. Это зависит от того, какой режим налогового обложения у предприятия. Стоит учитывать еще один немаловажный момент: журнал должен вестись и в электронном, и в бумажном виде.

Основные требования к заполнению журнала

Работодатель обязуется вести контроль приёма трудовых книжек. Правовая и нормативная база процесса ведения журнала находится в трудовом законодательстве.

Кодексом контролируется и процесс получения работодателем бланка книги, требует выполнения конкретных правил:

1. Приходно-расходная книга – ведёт учёт основной документации, бланков. Документ ведёт бухгалтерия, вписывает принятые и отпущенные бланки новых сотрудников, вкладыши с указанной стоимостью.
2. Книга учёта движения документации, вкладышей. Документ ведёт кадровый специалист. Единая форма книги, установленная трудовым законодательством, имеет единые формы для заполнения.

Так, к основным обязательствам относится:

• сбор трудовых книг;
• выдача новой книги при первичном поступлении сотрудника на работу;
• заполнение титульной страницы в соответствии с требованиями законодательства;
• фиксирование сведений о наградах, всех местах работы;
• хранение документа исключает возможность уничтожения, потери, просмотра бумаг чужими физическими лицами;
• вносятся записи об увольнении;
• документ выдаётся родственникам при непредвиденных обстоятельствах.

Учёт документации сопровождается конкретными правилами, законами, что позволяет правильно вести контроль документации. Титульный лист заполняется бухгалтерией при поступлении на работу первый раз. Документация ведётся тщательно, новая информация регулярно вносится в документ с требуемыми поправками.

Как выглядит заполненный основной раздел книги

Если сотрудник при увольнении не может самостоятельно забрать документ, его уведомляют об обязанности прийти или запрашивают разрешение на пересылку почтой. Тогда в 12-м столбце ставится дата уведомления и дата отправления ТК почтой при согласии работника. В 13-м столбце пишем номер уведомления.

Как оформляется книга учета — опломбирование и шнуровка

Книге учета желательно иметь твердую обложку, потому что работа с ней длится годы, а то и десятилетия, а затем она сдается в архив, где лежит еще десятки лет. Такая обложка — не обязательное требование к оформлению. Но ряд других принципов ведения этой учетной формы соблюдать необходимо. Напомним, что утверждены правила Поставновлением № 22. Этот нормативный акт определяем в том числее, как прошить книгу учета движения трудовых книжек, нумеровать страницы, использовать печать и так далее. Рассмотрим эти правила.

Обязательные требования к оформлению:

• страницы нумеруются заранее, до начала использования;
• книга должна быть прошнурована и опломбирована (или опечатана сургучом);
• заверена специальной надписью, где указано количество страниц. Заверяет руководитель фирмы (а не кадровый работник) подписью и печатью с указанием даты.

При использовании сургучной печати пломба ставится на кончики шнуровки, заходя частично на лист бумаги и на край обложки. Более распространен второй способ — опломбировать документы с помощью индикаторной пломбы. Это плоское устройство однократного применения с уникальным номером. При вскрытии такой пломбы на ней проявляется надпись — «вскрыто». Это сразу покажет попытку несанкционированного доступа к журналу с целью добавить или удалить страницы. Номер пломбы обязательно указывается на обложке рядом с заверительной надписью, иначе опломбирование недействительно.

ВАЖНО!
Минтруд России готовит изменение правил учета трудовых — в частности, планируется отмена сургучной печати. Пока существует лишь проект приказа, но у него есть все шансы быть принятым в скором времени.. Материалы по теме

Правила ведения и хранения трудовых книжек изменятся

Материалы по теме

Правила ведения и хранения трудовых книжек изменятся

Исправление ошибок

Так как книга учета движения трудовых книжек заполняется вручную, то ошибки и описки — нередкое явление при ведении учета. В установленных правительством Правилах нет норм, касающихся исправления ошибок в книге учета. Но по общепринятым положениям нельзя использовать корректор и писать поверх неверной информации. Обычно ошибочная надпись зачеркивается, правильные данные пишутся рядом с пометкой «исправленному верить», указанием должности и с подписью лица, сделавшего исправление. Но в установленной форме такой способ использовать сложно, так как для правильной записи и пояснения просто нет места. Можно либо предусмотреть заранее колонку для пояснений и уточнений, либо прибегнуть к другому способу исправления ошибок.

Второй вариант — применить правила исправления, которые используются при ведении самих трудовых книжек. Без зачеркивания в том столбце, где допущена ошибка, но строкой ниже, написать «запись недействительна». Затем еще ниже внести верные сведения.

Хранение учетной книги

Книга учета движения ТК и вкладышей к ним находится на рабочем месте сотрудника, ответственного за ее ведение. Ведется она до полного использования всех страниц столько лет, сколько для этого потребуется. После использования заводится новая, и нумерация в ней продолжается с той цифры, на которой окончилась предыдущая, а не начинается заново. Использованный журнал ни в коем случае не уничтожается, но и в архив сдается не сразу: в нем предстоит расписываться работникам при увольнении и получении документов, поэтому он хранится у кадровика, пока полностью не будет закрыт. И только заполненная от начала до конца книга учета сдается по описи на хранение в архив фирмы, где ей предстоит пролежать 50 лет.

Электронная трудовая книжка

Сегодня с развитием технологий и внедрением в нашу жизнь электронных технологий Министерство труда разрабатывает план об электронной ТК. Она представляет собой базу данных о трудовой деятельности населения.

Содержание информации о работнике не меняется и включает в себя те же данные, что и в печатном варианте.

Выделим основные отличительные особенности электронной трудовой книжки:

• для хранения информации создаются специальные базы данных.
• для быстрого поиска информации создается удобный интерфейс.
• санкционированная защита всех данных.
• взаимосвязь с иными государственными органами (Пенсионный фонд, социальные службы).

Также следует на практическом примере разграничить ТК в электронном и бумажном виде:

• Электронный вариант подразумевает хранение информации в конкретной базе данных без необходимости физического носителя, тогда как бумажный вариант предполагает исключительно наличие самой книжки.
• Ведение информации в электронной книжке производится в печатном виде. Тогда как на бумажном носителе — исключительно письменно, от руки.
• Взаимосвязь с другими государственными службами возможна только на электронной ТК.
• Автоматизация процесса также применяется исключительно в электронном варианте.

В чем существенное преимущество электронного документа? Он не подлежит материальному износу, а также возможности быть утерянным или украденным. Также значительно сокращается риск противозаконных действий.

Следует сказать, что сейчас активно разрабатывается план введения в работу электронных трудовых книжек. Однако никаких проектов соответствующих нормативно-правовых актов пока не вносится на рассмотрение.

Таким образом, трудовая книжка является важным и существенным атрибутом, подтверждающим трудовую деятельность граждан. Правильное заполнение всех разделов способствует работодателю получить точную картину о новом сотруднике.

Мнение экперта

Нефедова Анна Олеговна.

Юрист гражданско-правововой специализации. Работает в Кинельском районном суде Самарской области — секретарь судебного заседания.

Минтруд высказался о введении электронных трудовых книжек еще в прошлом году. В этом году планируется постепенный переход на новый формат с сохранением привычного бумажного варианта.

С середины текущего года вступают в силу новые правила, касающиеся заверения копии трудовой книжки (ГОСТ-2016), однако они является добровольными.

Еще одним нововведением станет возможность заключения электронного трудового договора с помощью портала www.gosuslugi.ru, с удаленными специалистами, при обоюдном согласии нанимателя и работника. Подписание подобного договора будет осуществляться посредством усиленной электронной подписи. Для получения бумажного экземпляра документа, потребуется обратиться в МФЦ.

А пока многие рассуждают о плюсах и минусах перехода на электронный документооборот, предлагаю вспомнить о том, какие нововведения произошли в 2017 году: в феврале Минтруд разрешил работодателям направлять электронные расчетные листки своим сотрудникам, а начиная с июля стали применяться электронные больничные.

В настоящее время трудовая книжка выдается сотруднику на руки не только при увольнении. Работник имеет право получить оригинал, а не копию или выписку из трудовой книжки, как это было ранее, для того, чтобы оформить пенсию. При этом необходимо составить заявление в произвольной форме.

https://youtube.com/watch?v=AFyDpbcTdys

Заполнение

Законодательство установило строгую форму ведения журнала. Перечислим по графам все сведения, которые фиксируются в нем:

• 1-я графа служит для простановки по порядку всех номеров книжек, которые сдали сотрудники;
• 2,3,4-я графа служат для того, чтоб записать в них дату принятия работника. Нужно учесть, что порой даты принятия сотрудника на работу и оформления его трудовой книжки могут быть различными;
• в 5-й графе записываются имя, фамилия и отчество сотрудника без сокращения;
• 6-я графа служит для записи серии и номера книжки. Когда работник в преклонном возрасте, его трудовая книжка может не иметь серию и номер. В этом случае работник службы кадров обозначает прочерком отсутствие нужных данных;
• в 7-й графе записывается специальность и профессия рабочего. Вместе с этим указывается категория, разряд и квалификация;
• 8-я графа нужна для записи наименования предприятия, куда поступил работник;
• 9-я графа служит для записи того, на каком основании принят рабочий и для записи номера приказа, соответствуя которому он начал выполнение своих обязанностей;
• 10-я графа – для подписи кадровика, которому передавалась трудовая книжка;
• в 11-ю графу заносят сведения о сумме, которую заплатил сотрудник за трудовую книжку (бланк), либо за вкладыш к ней. Эту графу заполняют в случае, когда книжка заводится вновь. В остальных случаях в ней просто ставится пометка в виде прочерка;
• в 12-й и 13-й графах будут занесены сведения при увольнении работника из организации. В 12-й графе запишут дату, когда сотруднику выдадут книжку, в 13-й графе работник должен поставить роспись, заверив получение книжки на руки.

При отсутствии работника в тот день, когда произошло увольнение, и передать трудовую книжку лично в руки нет возможности, необходимо уведомить его о том, что он обязан придти и получить ее, либо разрешить переслать книжку почтой. Так же поступают, когда рабочий на получение трудовой книжки ответил отказом.

В связи с этим, в 12-ю и 13-ю графу журнала пишут дату и номер уведомления, которое отправлено сотруднику, а так же дату отправления почтой (если сотрудник дал согласие).

В том случае, если на предприятии сотруднику оформляли вкладыш, увольняясь, ему необходимо поставить подпись не только за то, что он получил трудовую книжку, но и за получение вкладыша, так как он был зарегистрирован отдельно.

Правила ведения журнала учета выдачи трудовых книжек

Стандарт ведения данного документа регламентирован Трудовым кодексом, «Правилами ведения журнала учета трудовых книжек № 225» от 16.04.2003 года. Форма журнала выдачи трудовых книжек, включающая 13 граф, утверждена постановлением Министерства труда РФ от 10.10.2003 года.

В журнале используется порядковая нумерация каждой поступающей трудовой книжки. Оформление новой книжки требует заполнения 11-ти граф при поступлении на работу и еще 2-х, при увольнении сотрудника.

Какие сведения указываются в журнале выдачи трудовых книжек?

1. информация обо всех трудовых книжках, полученных на хранение от сотрудников, в момент оформления на работу;
2. информация о трудовых книжка, заведенных на предприятии (в случае, если данное рабочее место является первым для сотрудника);
3. информация о вкладышах, выданных сотруднику на предприятии. Если вкладыш был получен на прежнем месте работы, вносятся только данные трудовой книжки;
4. проставляются порядковые номера полученных книжек (в графе №1);
5. дата оформления книжки и дата приемы на работу указываются в графах № 2,3,4;
6. серия и номер документа отображаются в графе №6. В случае отсутствия серии и номера, ставится прочерк;
7. профессия, специальность, категория и квалификация сотрудника указывается в графе №7;
8. название организации и подразделение (место непосредственной работы сотрудника) фиксируются в графе №8. При этом, в случае сложно структурной схемы предприятия, нужно указать все вышестоящие структуры;
9. номер приказа или распоряжения, являющегося основанием для приема сотрудника на работу, указывается в графе № 9;
10. подпись сотрудника, принимающего трудовую книжку ставится в графе № 10;
11. при необходимости взимания денежных средств за выдачу трудовой книжки, соответствующая сумма указывается в графе № 11;
12. графы № 12 и 13, при приеме ТК остаются незаполненными. В момент увольнения сотрудника, в графе № 12 фиксируется дата выдачи книжки, а в графе № 13 сотрудник ставит подпись ;
13. регистрация нового бланка ТК происходит при наличии оприходованного бланка, зарегистрированного в расходных документах организации.

Замена журнала выдачи трудовых книжек на руки

Журнал ведется до полного использования всех страниц, без привязки к календарному году. Законодательством не предусмотрены специальные процедуры по замене текущего журнала выдачи трудовых книжек на руки. Однако практика ведения документа сформировала определенны алгоритм, используемый отечественными кадровиками.

При необходимости заменить текущий журнал на новый, можно действовать двумя способами:

1. Вести запись на последней странице старого журнала о завершении его действия. Сдать документ в архив и завести следующий журнал, как самостоятельный документ, с новой нумерацией.
2. Не указывать на старом журнале о его завершении, а начать вести новый, продолжая нумерацию предыдущего. Таким образом, оформленный по всем правилам журнал становится продолжением предыдущего.

Оба правила активно используются специалистами по кадровому учету

Важно, соблюдать процедуру оформления, в соответствии с нормативами. В архиве организации журнал учета ТК хранится от 50 до 75 лет

Что делать в случае отсутствия журнала учета выдачи трудовых книжек?

Поэтому, руководителю или уполномоченному лицу следует принять меры, при обнаружении такого нарушения:

• написать докладную записку об отсутствии журнала;
• завести новый журнал, соответствующий всем правилам;
• внести все записи, с подписями сотрудников в хронологическом порядке (первым указать того, кто был зачислен на работу раньше всех и так далее). При том, дата заполнения журнала и дата приема на работу могут отличаться;
• в невозможности восстановить какие-либо данные, составляется акт, с перечислением утраченных данных. В акте указывает причина, препятствующая их восстановлению.

Образец журнала выдачи трудовых книжек:

Ответственность за ошибки или отсутствие книги

Если работодатель нарушит законодательство по вопросу ведения книги, например, не будет ее заполнять или же допустит ошибки в документе, к нему применяются меры административной ответственности в виде штрафов. Согласно ст. 5.27 КоАП РФ их размеры составляют:

• 1 000 — 5 000 руб. для должностных лиц и ИП;
• 30 000 — 50 000 руб. для компаний.

Совет! Если книга ранее не велась, при обнаружении данного факта нужно сразу же оформить документ по всем правилам во избежание штрафных санкций или с целью уменьшения их размера.

Остались вопросы? Закажите бесплатную консультацию наших специалистов!

Сдача в налоговые органы формы 3-НДФЛ за 2019 год
Организация удаленного рабочего места

Что еще скачать по теме «Книга»:

• Каким должен быть правильно составленный трудовой договорТрудовой договор определяет взаимоотношения работодателя и сотрудника. От того, насколько досконально будут учтены условия взаимоотношения сторон, его заключивших, зависит соблюдение сторонами прав и обязательств, им предусмотренных.
• Как грамотно составить договор займаВзятие денег в заем – явление, достаточно, характерное и распространенное для современного общества. Юридически правильным будет оформить кредитный заем с последующим возвратом средств документально. Для этого стороны составляют и подписывают договор займа.
• Правила составления и заключения договора арендыНи для кого не секрет, что юридически грамотный подход к составлению договора или контракта является гарантией успешности сделки, ее прозрачности и безопасности для контрагентов. Правоотношения в сфере найма не исключение.
• Гарантия успешного получения товаров – правильно составленный договор поставкиВ процессе хозяйственной деятельности многих фирм наиболее часто используется договор поставки. Казалось бы, этот простой, по своей сути, документ должен быть абсолютно понятным и однозначным.

• Все договоры
• Все бланки

• Авторский договор, авторский заказ
• Агентский, субагентский договор и соглашение
• Договор аренды, субаренды: недвижимости, имущества
• Договор банковского счета, вклада-депозита, обслуживания
• Брачный договор, контракт, семья
• Договор безвозмездного пользования, оказания услуг
• Договор возмездного оказания услуг
• Договор гарантии и гарантийного обслуживания
• Договор дарения, пожертвования
• Договор доверительного управления
• Договор займа, беспроцентного займа
• Договор задатка, аванса
• Договор залога недвижимости, имущества, прав
• Договор комиссии, субкомиссии на покупку, продажу
• Договор концессии, франчайзинга
• Договор купли-продажи товара, имущества, акций
• Договор лизинга, сублизинга, финансовой аренды
• Лицензионный, сублицензионный договор
• Договор мены, бартера, обмена
• Договор найма, поднайма жилого помещения
• Договор на выполнение работ, оказание услуг
• Договор обучения, стажировки, переподготовки
• Договор перевода долга
• Договор подряда, субподряда
• Договор поручения, договор поручительства
• Договор поставки товара, продукции, оборудования
• Договор представительства: юридического, коммерческого
• Договор о совместной деятельности
• Договор страхования, перестрахования
• Договор уступки требований, договор цессии
• Договор хранения товара, имущества
• Трудовой договор, контракт, соглашение
• Удостоверительная надпись
• Прочие договора

• Акт
• Анкета
• Аренда
• Белстат
• Бухучет
• Бюджет
• Ведомость
• Госкомимущество
• Доверенность
• Должностная инструкция
• Жалоба
• ЖКХ
• Журнал
• Зарплата
• Заявление
• Здравоохранение
• Инструкция
• Исковое заявление
• Контракт
• Минздрав
• Минтранс
• Минюст
• МЧС
• Отчет
• Отчетность
• Положение
• Приказ
• Протокол
• Рабочая инструкция
• Расписка
• Совмин
• Соглашение
• Справка
• Труд
• Уведомление
• Устав
• Форма
• Ходатайство
• Экономика
• Юрлицо

Как произвести процесс оформления книги учета трудовых книжек?

Процесс этот не такой простой, поэтому стоим обратить внимание на следующее:

• Эта книга создается на производстве для учета выданных работниками трудовых книжек.
• В этом же месте создаются отметке о том, когда выдаются их трудовые книжки.
• То, как вести учет журнал прописано в постановлении вышестоящей инстанции.
• Самый легкое – купить журнал с готовым оформлением.
• Если же не можете позволить себе покупку, то можно завести огромную тетрадку.
• Тринадцать граф – ровно столько должно быть в учетном журнале.
• 1 графа фиксирует номер, со второй по четвертую – дату приема рабочего в компанию.
• 5 графа раскрывает инициалы рабочего (владеющего трудовой книжкой).
• 6 графа необходима для того, чтобы прописать серийный номер трудовой книжки.
• 7 графа включает в себя данные о должности работника.
• 8 графа – информация о наименовании отдела.
• 9 графа фиксируется номерной знак приказа.
• 10 графа – здесь заверяют подписью главного отдела кадров.
• 11 графа – фиксирует сумму, оплаченной рабочим за приобретение книжки.
• 12 и 13 графа – здесь производится заполнение только во время увольнения. Ставится дата и номерной знак приказа на увольнение рабочего вместе с заверением рабочего. Если рабочий отсутствует, то ставят номер и время уведомления.

Это еще не все этапы, которые выполняются при создании учетной книги. Необходимо пронумеровать, прошить и запломбировать бланк. Соблюдая эти условия, книга будет заверена и будет правомерной.

Общие требования

Указанные книги должны быть:

1. Пронумерованы, в том числе ручным способом, если отсутствует нумерация в типографском экземпляре или журнал формируется самостоятельно работодателем.
2. Прошнурованы. Журналы должны быть прошнурованы ниткой (тонкой бечёвкой) таким образом, чтобы исключить возможность распадения журнала при нормальной эксплуатации. Прошнуровать книгу необходимо и в том случае, если книга изготовлена типографским способом и скреплена клеевым переплётом или скрепками. Шнуровка осуществляется не только для скрепления бумаги, но и для недопущения несанкционированного удаления или замены отдельных листов.
3. Заверены подписью первого руководителя. Возможность заверения документа ответственным за его ведение лицом Правилами ведения и учёта трудовых книжек не предусмотрена.
4. Скреплены сургучной печатью или опломбированы. Для надлежащего оформления указанных книг недостаточно традиционной заклейки “хвостиков” ниток бумажной полоской и постановки оттиска печати, хотя в большинстве случаев делается именно так. Речь идёт именно о сургучной печати по образцу тех, которые используются на почте, или специальной пломбе. Для постановки сургучной печати необходима специальная печатная форма и собственно сургуч. Опломбирование производится пломбиром, в качестве пломбы можно использовать изготовляемые полиграфическими компаниями специальные плёночные пломбы с уникальными идентификационными знаками и надписями.

Сургучная печать или пломба должны захватывать удостоверительную надпись, в которой необходимо указывать:

• количество прошитых листов;
• наименование должности первого руководителя;
• подпись и расшифровку.

Работодатель может облегчить себе жизнь, приобретя изготовленные типографским способом полностью готовые к заполнению журналы с прошивкой и пломбировкой.

Применение сургучных печатей нецелесообразно в связи с неудобством использования и непрочностью материала.

Как осуществляются записи?

Тринадцать существующих на развороте журнала граф имеют строгое предназначение. Записи вносятся аккуратно шариковой ручкой ответственным лицом. Пробелов в колонках не должно быть: если отсутствует нужная информация, ставится прочерк.

В первой колонке проставляется порядковый номер регистрируемого документа (ТК или нового выданного вкладыша).

В три последующие графы вносится информация о дате принятия на работу, сдачи книжки (вкладыша) в ОК. Между указанными датами может пройти срок в пять, а то и семь дней.

Это связано с тем, что уже существующие документы могут быть переданы в отдел кадров в течение пяти дней с момента занятия должности, а случае заведения новой трудовой – в течение 7 дней, которые нужны для её оформления. Сроки определены соответствующими статьями ТК РФ и положениями Правил ведения и хранения – статья 66 и пункт 8.

Пятая колонка – место для внесения личной информации о владельце трудовой книжки.

В шестой указываются номер и серия ТК, форма которых может отличаться в зависимости от года издания формуляра.

Седьмая графа – указывается должность сотрудника или его функция на предприятии согласно штатному расписанию, а в восьмой – наименование подразделения (отдела, департамента, цеха и т. п.), где осуществляется трудовая деятельность. В девятой прописывается документ, давший основание для приёма на работу.

Согласно Правил…, п. 45, десятая колонка – это место для личной подписи уполномоченного лица, принимающего ТК.

11 графа – стоимость нового формуляра трудовой или вкладыша, оформляемого впервые. Если работником предоставлена была уже используемая книжка (вкладыш) или бланк был выдан безвозмездно, то в соответствующей графе ставится прочерк.

12 и 13 — заполняются при увольнении: в первой ставится дата получения на руки ТК, во второй – личная подпись за книжку или вкладыш.

Учет бланков трудовых книжек — бланк:

Текст документа:

Утвержден постановлением Минтруда от 09.03.1998 N 30

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
¦ N ¦Дата приема или¦Фамилия, соб-¦Серия и ¦Профессия,¦Наимено-¦Дата и ¦Расписка  ¦Получено за¦Дата      ¦Расписка   ¦
¦п/п¦заполнения     ¦ственное имя,¦номер   ¦специаль- ¦вание   ¦номер  ¦специально¦заполненные¦выдачи на ¦работника в¦
¦   ¦трудовой книжки¦отчество     ¦трудовой¦ность     ¦цеха,   ¦приказа¦уполномо- ¦трудовые   ¦руки      ¦получении  ¦
¦   ¦или вкладыша к ¦             ¦книжки  ¦          ¦отдела  ¦       ¦ченного   ¦книжки или ¦трудовой  ¦трудовой   ¦
¦   ¦ней            ¦             ¦или     ¦          ¦        ¦       ¦лица,     ¦вкладыши к ¦книжки при¦книжки     ¦
¦   +---------------+             ¦вкладыша¦          ¦        ¦       ¦принявшего¦ним        ¦увольнении¦           ¦
¦   ¦число¦месяц¦год¦             ¦к ней   ¦          ¦        ¦       ¦или запол-¦           ¦и в других¦           ¦
¦   ¦     ¦     ¦   ¦             ¦        ¦          ¦        ¦       ¦нившего   ¦           ¦случаях   ¦           ¦
¦   ¦     ¦     ¦   ¦             ¦        ¦          ¦        ¦       ¦трудовую  ¦           ¦          ¦           ¦
¦   ¦     ¦     ¦   ¦             ¦        ¦          ¦        ¦       ¦книжку    ¦           ¦          ¦           ¦
+---+-----+-----+---+-------------+--------+----------+--------+-------+----------+-----------+----------+-----------+
¦ 1 ¦  2  ¦  3  ¦ 4 ¦      5      ¦   6    ¦    7     ¦   8    ¦   9   ¦    10    ¦ 11  ¦12   ¦    13    ¦    14     ¦
+---+-----+-----+---+-------------+--------+----------+--------+-------+----------+-----+-----+----------+-----------+
¦   ¦     ¦     ¦   ¦             ¦        ¦          ¦        ¦       ¦          ¦     ¦     ¦          ¦           ¦
----+-----+-----+---+-------------+--------+----------+--------+-------+----------+-----+-----+----------+------------

Подводим итоги

• К началу 2021 года большинство работников должно определиться с выбором варианта дальнейшего ведения трудовой книжки — в электронном или в прежнем (бумажном) варианте. При отказе от бумажного варианта трудовая книжка выдается работнику на руки с записью в ней о переходе на ЭТК. Для выбравших бумажный вариант и лиц, не имевших возможность сделать выбор к началу 2021 года, продолжается оформление трудовой книжки на бумаге. У работника при этом возникают права на продолжение ведения бумажного документа и у последующих работодателей, а также на возможность перехода к ЭТК. Об отсутствии факта перехода на ЭТК свидетельствует отсутствие записи об этом в бумажной трудовой книжке. Обратный переход (с ЭТК на бумажный вариант) законодательством не предусмотрен.
• В 2021 году продолжается переход к применению ЭТК. Особыми для этого года становятся отмена оформления бумажных трудовых книжек для впервые трудоустраивающихся, завершение накопления в единой электронной базе сведений о трудовой деятельности по состоянию на 01.01.2020, закрепление окончательных сроков для подачи в ПФР данных о кадровых событиях.
• Для лиц, выбравших ведение ЭТК, работодателем при увольнении оформляется новый документ — сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Создаваться он может как на бумаге, так и в электронном виде. Его вместе с трудовой книжкой (если у работника имеется трудовой стаж до 01.01.2020) нужно будет предъявить по новому месту работы, при этом трудовая книжка после ознакомления с ней работодателя будет возвращена работнику. Заменить трудовую книжку могут сведения о трудовой деятельности, сформированные по данным, имеющимся в ПФР (форма СТД-ПФР), в которые фонд должен включить отраженную на индивидуальном лицевом счете будущего пенсионера информацию обо всех имевших место работодателях и периодах работы у них.
• Для лиц, не отказавшихся от ведения бумажной трудовой книжки, принципиальных изменений в документальном оформлении кадровых событий не произойдет. Они по-прежнему будут при трудоустройстве передавать этот документ работодателю и получать его при увольнении. Но параллельно сведения о трудовой деятельности таких лиц будут накапливаться в единой электронной базе, что при отказе от использования бумажной трудовой книжки позволит им получать данные из этой базы в виде сведений о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-ПФР на общих основаниях