Правила и пример ведения книги учета бланков строгой отчетности

Порядок учёта БСО

Процедура учёта бланков строгой отчётности зависит от способа их производства. Она одинакова для ИП и организаций. Если бланки печатаются в типографии, принимать их должен работник, назначенный ответственным за их хранение (обязательно являющийся материально ответственным лицом), или руководитель лично.

Принимающий должен убедиться, что серии и порядковые номера полученных бланков, а также их общее количество соответствуют заявленному в сопроводительных документах. В завершение составляется акт приёмки БСО. Он подписывается руководителем организации или ИП совместно с членами комиссии по приёмке БСО, состав которой перед этим утверждается специальным приказом. Получение и выдача бланков фиксируются в книге учёта БСО.

Если бланки изготавливаются с помощью специального устройства, в ведении книги учёта нет необходимости, так как в памяти аппарата сохраняются данные обо всех когда-либо напечатанных документах.

Сейчас существует много интернет-сайтов, заявляющих, что они имеют статус автоматизированной системы. Это позволяет их клиентам печатать БСО на своём принтере, не нарушая закон. Можно ли доверять таким сайтам? На этот счёт можно услышать разные мнения экспертов. По общему мнению, использовать БСО можно, соблюдая следующие условия.

То есть, при выборе такого способа формирования и учёта БСО следует обратить особое внимание на надёжность системы и убедиться, что учёт на сайте ведётся надлежащим образом и вся информация может быть предоставлена по первому требованию проверяющих из ФНС

Особенности нумерации бланков строгой отчётности

Любой БСО должен иметь уникальный порядковый номер, состоящий из шести цифр, а также серию, обозначающуюся двумя буквами. При использовании автоматизированных систем нумерация бланков осуществляется автоматически. При заказе в типографии первой партии обычно присваивается серия АА, нумерация ведётся с 000001. При последующих заказах нумерацию нужно продолжать, а не начинать заново.

Такой бланк строгой отчётности, изготовленный в типографии, используется в гостиничном бизнесе

Журналы и бланки

БухгалтерияОхрана труда и техника безопасностиМЧСКадровая работа: Журналы, бланки, формыЖурналы, бланки, формы документов для органов прокуратуры и суда, минюста, пенитенциарной системыЖурналы, бланки, формы документов МВД РФ, РосгвардииКонструкторская, научно-техническая документацияЛесное хозяйствоПромышленностьГостиницы, общежития, хостелыСвязьЖурналы и бланки по экологииЖурналы и бланки, используемые в торговле, бытовом обслуживанииЖурналы по санитарии, проверкам СЭСЛифтыКомплекты документов и журналовНефтебазыБассейныГазовое хозяйство, газораспределительные системы, ГАЗПРОМЖКХЭксплуатация зданий и сооруженийЖурналы и бланки для нотариусов, юристов, адвокатовЖурналы и бланки для организаций пищевого производства, общепита и пищевых блоковЖурналы и бланки для организаций, занимающихся охраной объектов и частных лицЖурналы и бланки для ФТС РФ (таможни)Журналы для образовательных учрежденийЖурналы и бланки для армии, вооруженных силБанкиГеодезия, геологияГрузоподъемные механизмыДокументы, относящиеся к нескольким отраслямНефтепромысел, нефтепроводыДелопроизводствоЖурналы для медицинских учрежденийАЗС и АЗГСЭлектроустановкиТепловые энергоустановки, котельныеЭнергетикаШахты, рудники, метрополитены, подземные сооруженияТуризмДрагметаллыУчреждения культуры, библиотеки, музеиПсихологияПроверки и контроль госорганами, контролирующими организациямиРаботы с повышенной опасностьюПожарная безопасностьОбложки для журналов и удостоверенийАптекиТранспортРегулирование алкогольного рынкаАвтодороги, дорожное хозяйствоСамокопирующиеся бланкиСельское хозяйство, ветеринарияСкладСнегоплавильные пунктыСтройка, строительствоМетрологияЖурналы для парикмахерских, салонов красоты, маникюрных, педикюрных кабинетовКладбищаКанатные дороги, фуникулерыАрхивыАттракционы

Как учитывать бланки строгой отчетности в бухгалтерии ↑

Процедура ведения отчетности рассматриваемым способом имеет множество различных нюансов и особенностей. Все они отражаются в законодательстве соответствующим образом.

В то же время существует перечень серьезных вопросов, с которыми стоит обязательно ознакомиться заранее с целью избегания различных сложностей, нарушений.

К таким вопросам на данный момент относится следующее:

• порядок формирования журнала;
• пример заполнения;
• нюансы в бюджетном учреждении;
• как ведут учет ИП без работников.

Порядок формирования журнала

Сегодня оптимальным решением будет использование формата №0504045 для ведения книги учета бланков строгой отчетности.

Она предназначается именно для использования в государственных, а также всевозможных муниципальных учреждениях.

Несмотря на целевое назначение данного формата, он может использоваться как в коммерческих, так и НКО.

В то же время для индивидуальных предпринимателей формат документа также не установлен. Потому ИП также стоит ориентироваться на данный формат документа.

В дальнейшем все правки должны вноситься в рукописном формате. Организация должна самостоятельно разработать формат учета документов этого вида.

При этом расположение информации, форма представления её может быть различной

Важно лишь помнить о необходимости обязательного наличия некоторых важных регистров:

• наименование самого регистра, а также предприятия, на котором учет ведется;
• дата начала, а также окончания ведения учета регистра;
• указываются единицы измерения, а также величина объекта, учет которого ведется;
• фамилия, имя и отчество должностных лиц, которые осуществляют заполнение регистра, их подписи в соответствующих местах (на каждой странице).

Стоит с запасом распечатать формат документов в виде таблицы и сразу сшить его. После чего вносить все данные по мере необходимости изменения.

Пример заполнения

Сегодня подобрать соответствующую форму ведения отчетности не составляет никакого труда.

Данный документ, помимо стандартных регистров, необходимость которых обусловлена законодательными требованиями, должен включать разделы, данные:

• полное наименование документа;
• официальное обозначение конкретного учреждения;
• наименование структурного подразделения (если документ составляется именно в нем);
• условная цена за одну единицу услуги;
• наименование формата документа строгой отчетности (это может быть квитанция или же нечто другое);
• коды — даты открытия, дата закрытия по ОКПО;
• номер счета;
• код формы.

Далее должна располагаться таблица, которая включает в себя столбы с различными вложениями:

Дата	число; месяц; год
От кого получено или кому отпущено	—
Основание	Обозначение документа, его номер и дата
Приход	количество; серия, а также номер бланка
Расход/списание	количество; серия/номер бланка; подпись лица, которое получило соответствующие бланки
Что остается (остаток)	суммарное количество; серия и номер бланка

В нижней части таблицы формируется раздел «Итого». В нем отражаются суммарные величины некоторых столбцов.

Нюансы в бюджетном учреждении

Многие бюджетные государственные учреждения также осуществляют предоставление различного рода услуг на платной или же бесплатной, льготной основе.

При этом на них распространяются те же правила, что на коммерческие/некоммерческие организации. Именно поэтому бюджетным учреждениям необходимо вести книгу учета бланков строгой отчетности.

Единственные существенным нюансов, имеющим место относительно данных предприятий, является установленный законодательно формат данной книги.

Как ведут учет ИП без работников

Индивидуальные предприниматели, предоставляющие различные услуги на платной основе, также обязаны вести учет бланков строгой отчетности. Причем вне зависимости от наличия или отсутствия работников.

Формат составления книги БСО для ИП не установлен на законодательном уровне

Но при этом также важно следовать основным рекомендациям касательно формирования подобных документов

Сегодня перечень различных бланков строгой отчетности устанавливается на законодательном уровне – в каждом отдельном случае, в зависимости от организационно-правовой формы, они индивидуальны.

Аналогичным образом обстоит дело с книгой учета таких бланков. Стоит помнить о большом количестве самых разных особенностей/нюансов формирования.

Обязательна ли регистрация БСО?

Действующим законодательством четко ограничивается перечень хозяйствующих субъектов, имеющих возможность вести расчеты наличными денежными средствами с покупателями без применения аппаратов ККТ.

К таким субъектам относятся:

• частные предприниматели;
• организации, оказывающие населению различные услуги;
• предприятия, осуществляющие определенные виды хозяйственной деятельности, список которых ограничивается актуальными нормативно-правовыми актами.

Принимая наличность у физических лиц при расчетах за товары, услуги, работы, такие хозяйствующие субъекты могут не пробивать кассовые чеки через аппараты ККТ, а оформлять получение денег за проданный товар посредством заполнения бланков строгой отчетности.

По сути, БСО представляет собой квитанцию определенного образца, официально удостоверяющую факт получения денежной наличности хозяйствующим субъектом от покупателя – физического лица. Как заполнить БСО?

Такой расчетный документ всегда оформляется получателем денежных средств в двух равнозначных экземплярах:

• первый документ остается у продавца – хозяйствующего субъекта, получившего наличные деньги от физического лица;
• второй передается покупателю – физическому лицу, уплатившему определенную сумму денег за приобретенный товар.

Получается, что бланк строгой отчетности – это полноценная замена кассовому чеку в ситуации, когда хозяйствующий субъект (продавец) законно не использует ККТ для регистрации всех фактов наличного расчета за проданные товары.

Использование БСО в наличных расчетах с физическими лицами регламентируется специальными положениями действующего законодательства.

Таким образом, каждый бланк строгой отчетности, заполняемый организацией или ИП при получении наличных денежных средств от физического лица, должен своевременно и корректно учитываться в этом регистре.

Если организация использует бланки строгой отчетности, ведение журнала учета БСО является обязательным.

Если налоговая проверка выявит отсутствие данного регистра у организации, применяющего БСО, предприятие и его должностные лица (руководитель, главбух) могут быть оштрафованы.

Правила ведения

Надо отметить, что бланки строгой отчетности на бумажных носителях могут приобретаться в специализированных магазинах, самостоятельно разрабатываться хозяйствующими субъектами или, как вариант, распечатываться ограниченными тиражами в типографиях.

Такие бланки тиражируются по конкретной хронологии, обязательно нумеруются и, конечно же, регистрируются (учитываются) в соответствующем журнале.

В журнал учета БСО вносятся все сведения, касающиеся фактического применения организацией или ИП данных документов. Прежде всего, речь идет о регистрации фактов поступления (приобретения, распечатки) и расходования (использования, списания) подобных бланков.

Иначе говоря, в этом журнале отражаются сведения обо всех перемещениях БСО (их получение, регистрация, выдача) на предприятии, а также данные об изменении их имеющегося количества.

В журнал учета не следует вносить сведения о поступлении и расходовании наличных денег и суммах кассовых транзакций, оформленных посредством заполнения БСО.

Факты принятия и выплаты денежной наличности учитываются иными регистрами (например, в книге учета доходов и затрат).

Как правило, срок действия документального регистра поступления и использования БСО самостоятельно ограничивается руководителем.

Обычно такой журнал действует в организации на протяжении одного года или конкретного налогового периода.

Когда действующий регистр завершается, открывается и ведется новая книга.

Пока журнал действует, он должен находиться в бухгалтерском отделе у ответственного специалиста. Когда журнал полностью завершается, он передается в архив организации, где и хранится минимум 5 (пять) лет.

Ошибки и ложная информация не допускаются в этом журнале. Их исправление осуществляется общепринятым способом:

• неверные данные перечеркиваются;
• рядом указываются корректные сведения;
• стандартная формулировка о том, что сделанному исправлению можно верить;
• указываются дата совершенного исправления, подпись ответственного работника, печать хозяйствующего субъекта.

Как учитывать бланки индивидуальному предпринимателю

Индивидуальный предприниматель в 2018 году уже не должен вести кассовую книгу, поскольку устройство само передает необходимые данные. Но это не значит, что ИП должен отказаться и от журнала учета: при получении и выдаче листков обязательно необходимо делать соответствующие заметки. Это касается всех видов деятельности ИП, особенно если он работает по УСО, ЕНВД или патенту.

Часто начинающие предприниматели задаются вопросом: что лучше оформить, бланки или контрольно-кассовый аппарат? Ответ на этот вопрос не может быть однозначным. Конечно, кассовый аппарат практичнее и удобнее, но нужно учитывать, что он, во-первых, стоит денег, во-вторых, его нужно регистрировать в налоговой, в-третьих, обучать персонал, в-четвертых, заключать дополнительный договор на обслуживание с ЦТО и следить за состоянием аппарата. Это довольно сложная и затратная процедура, к тому же, в итоге ККМ нужно будет сдавать, обращаясь и в налоговую, и в ЦТО, собирая документы и пр. Если вы работаете исключительно с частными лицами и объемы продаж невелики, то, возможно, разумнее оформить книгу учета БСО (образец заполнения для ИП мы приведем ниже). Несмотря на кажущуюся сложность работы с листами, все на самом деле просто: вы закажете их в типографии, сложите в сейфе, заведете журнал и будете выдавать по мере надобности продавцам или менеджерам.

Есть еще одно преимущество, которое касается индивидуальных предпринимателей, не привязанных к одной точке (оказывающих выездные услуги) — таскать с собой ККМ не всегда возможно и безопасно. Другое дело бланки — их можно хранить просто в транспортном средстве и оформлять на объекте заказчика/покупателя. По данной ссылке можно скачать пример заполнения формы 0504045 — подставьте свои данные и внесите их в журнал учета БСО.

Как заполнять книгу учёта

Это инструкция по заполнению типовой формы книги учёта БСО. Как уже было сказано ранее, закон допускает отступления от неё. Если для конкретной фирмы какие-то из элементов неактуальны, их можно не включать в документ.

Шапка книги содержит следующие элементы:

• «Учреждение» (строка 1);
• «Структурное подразделение» (строка 2);
• «Дата открытия» (поле 1);
• «Дата закрытия» (поле 2);
• «Код по ОКПО» (поле 3);
• «Номер счёта» (поле 4);
• «Наименование формы строгой отчётности» (поле 5);
• «Код формы» (поле 6).

Столбцы таблицы:

• «Дата» (столбец 1);
• «От кого получено (кому отпущено)» (столбец 2);
• «Основание» (столбец 3);
• «Приход» (столбец 4);
• «Расход» (столбец 5);
• «Остаток» (столбец 6).

Оформление шапки документа

1. В строке 1 необходимо указать полное наименование компании в соответствии с её уставом. Для индивидуального предпринимателя указываются фамилия и инициалы согласно паспорту, например: «Индивидуальный предприниматель Васильев М.Н.»
2. В строку 2 заносится название структурного подразделения. Если фирма не имеет таковых, можно поставить прочерк или просто не писать эту строку.
3. В полях 1 и 2 указываются соответственно даты начала и завершения ведения книги.
4. В поле 3 нужно вписать соответствующий код, а если он не был присвоен, то просто поставить прочерк.
5. Поле 4 необходимо заполнять только для тех фирм, которые ведут бухучёт.
6. В поле 5 указывается название БСО (например, квитанция или путёвка).
7. В поле 6 записывается соответствующий код, который присутствует на самих бланках БСО. Если его нет, можно поставить прочерк.

Заполнение таблицы

1. В столбец 1 заносятся даты проводимых с БСО операций: получения, выдачи или списания.
2. В столбце 2 указывается название организации, печатавшей бланки (при получении) или Ф. И. О. МОЛ (материально ответственного лица), кому они выдаются (при выдаче).
3. В столбце 3 нужно указать документ (его название, дату и номер), на основании которого производится приёмка или выдача БСО.
4. Столбец 4 заполняется каждый раз после получения новой партии напечатанных БСО из типографии. Нужно указать: общее количество принятых бланков, их серию и номера первого и заключительного документов в серии. Работник, в чьи обязанности входит хранение принадлежащих компании БСО и ведение книги, подтверждает получение бланков своей подписью.
5. Аналогично при выдаче БСО сотруднику фиксируется их количество, серия, номера первого и заключительного бланка в столбце 5. Тогда подпись ставит принимающий сотрудник.
6. В столбце 6 указывается число бланков, находящихся в организации или у ИП после каждой операции.

Образцы заполненной книги учёта БСО для организации и ИП

Для наглядности при заполнении книги можно пользоваться готовыми образцами, представленными ниже.

Образец заполненной книги учёта БСО поможет индивидуальному предпринимателю правильно оформить этот документ

Правила ведения книги учёта БСО одинаковы для компаний и индивидуальных предпринимателей.

Образец заполненной книги учёта поможет сотрудникам ООО правильно оформить этот документ

Пример заполнения книги учета бсо

Итак, в Книге учета БСО фиксируется любые данные, касающаяся «строгих» документов. Приобретение, выдача, возврат, списание, а так же выведение остатков. Попробуем разобрать это на конкретном примере.

ООО «Усы, лапы, хвост» оказывает ветеринарные услуги. В своей деятельности фирмой используется Квитанция на оплату ветеринарных услуг. Руководством 01.03.2015 была получена очередная партия изготовленной в типографии номерной печатной продукции в количестве 100 экземпляров. Квитанции были оприходованы по бухгалтерии и проведены по всем формам отчетности, затем, после соблюдения процедуры, связанной с оприходованием, приняты должностным лицом, а позже (4 и 6 марта соответственно) выданы для использования троим работникам по 10 штук каждому.

О том, кто и как принимает бланки, где они учитываются, как правильно отразить их в отчетности и какие документы следует при этом оформить, вы можете узнать в нашей статье «БСО: инструкция как купить и учесть правильно». Напомним только, что на каждого из сотрудников, имеющих отношение к заполнению номерных бумаг, являющихся аналогом кассовых чеков при оказании услуг населению, заключаются договора о материальной ответственности.

Здесь же рассмотрим поэтапно, как правильно заполнить Книгу учета БСО, которую для некоторых привычнее называть журналом. Этапов несколько:

• поступление;
• использование;
• хранение.

Прежде всего, взгляните на квитанцию, которую мы будем считать первым бланком из закупленной партии. Начнем с занесения данных, выделенных красным.

Шаг 1. Фиксируем поступление:

Шаг 2. Отражаем выдачу определенного их количества в подотчет МОЛ (материально ответственному лицу):

ПОДСКАЗКА! Испорченный или неправильно заполненный бланк перечеркивается и прилагается к книге БСО за тот день, в котором он заполнялся, но дополнительную запись по поводу возврата производить не нужно (см. п. 10 Положения № 359). В то же время пометку об аннулировании можно и поставить, ошибкой это не будет. Не забывайте, что сдавать, в случае порчи, необходимо полный комплект, т.е. два экземпляра (оригинал и копию или оригинал и корешок).

Шаг 3. Приход неиспользованных экземпляров. Выдавая бланки материально ответственным лицам, вы должны требовать у них отчет об их использовании с установленной периодичностью, в случае, когда специально оборудованное место в офисе одно, возврат придется проводить в конце каждого рабочего дня, чтобы не нарушать п.16 Положения № 359. При возврате неиспользованных документов нужно отразить их приход.

ПОДСКАЗКА! На практике возврат неиспользованных бланков от МОЛ целесообразно требовать только в случае, если в ближайший период этот конкретный сотрудник не будет осуществлять операций с ними (например, собирается в отпуск или командировку). В ином случае лучше выдавайте следующую порцию бланков с учетом неиспользованных экземпляров, но только в случае, когда есть оборудованное должным образом место хранения, к примеру, при наличии нескольких точек обслуживания или филиалов, а так же в случае, когда в офисе имеется несколько сейфов, и находятся они в распоряжении подотчетных лиц.

Применение и формы БСО

Правила использования отчетных документов регламентировано на законодательном уровне, ПП РФ № 359 от 6.05.2008 и соответствующими письмами Министерства Финансов РФ.

Применяются при расчетах с физлицами в таких случаях:

• продажа билетов на пассажирский транспорт;
• в качестве залогового документа;
• при продаже путевок (туристических и экскурсионных);
• в качестве квитанций, абонементов, талонов и т.д.

Часть бланков имеет утвержденную форму, но возможна и индивидуальная разработка, применяемая на конкретном предприятии.

При самостоятельном формировании бланка, следует придерживаться таких правил составления документа:

• указывать название, номер и серию;
• название организации или ФИО руководителя;
• адрес регистрации (для юрлиц);
• ИНН юрлица или ИП;
• дата проведения расчетной операции;
• уплаченная сумма (с указанием типа расчета);
• данные сотрудника, несущего ответственность за заполнение БСО (ФИО, должность, подпись);
• печать юрлица (ИП);
• другие необходимые реквизиты организации.

БСО, напечатанные в типографии содержат информацию:

• название и адрес организации-изготовителя;
• ИНН организации;
• порядковый номер заказа на осуществление печати документов;
• количество выпущенных экземпляров;
• дата реализации заказа.

Watch this video on YouTube

Правила применения

Основные правила работы с бланками для компаний отражены в таблице ниже.

Правило	Описание
Замена чеков ККТ	Только для компаний, занимающихся различными услугами.  В торговле строго запрещено. Вид налогообложения не имеет влияния на применение.
Между организациями	Между компаниями  при расчетах применение запрещено. Только в ситуациях, когда расчета происходят применительно к физлциам.
Продажа товара	Только чеки ККМ
Форма создания	На компьютере нельзя создавать  и распечатывать. С 01.07.2021г. создание можно осуществлять только с помощью АС,
Форма бланка	Есть стандартная форма бланка. Но  за фирмами закреплено право  разработки и применения своей формы и образца. Однако все реквизиты в разработанном  собственном варианте должны быть.
Надо ли выдавать покупателю	Выдача осуществляется независимо от просьбы покупателя.
Правила хранения и учета	Как у обычного фискального документа

Книги

Нормативные правовые актыОбщественные и гуманитарные наукиРелигия. Оккультизм. ЭзотерикаОхрана труда, обеспечение безопасностиСанПины, СП, МУ, МР, ГНПодарочные книгиПутешествия. Отдых. Хобби. СпортНаука. Техника. МедицинаКосмосРостехнадзорИскусство. Культура. ФилологияДругоеКниги издательства «Комсомольская правда»Книги в электронном видеКомпьютеры и интернетБукинистическая литератураСНиП, СП, СО,СТО, РД, НП, ПБ, МДК, МДС, ВСНГОСТы, ОСТыЭнциклопедии, справочники, словариДомашний кругДетская литератураУчебный годСборники рецептур блюд для предприятий общественного питанияЭкономическая литератураХудожественная литература

Законные требования

Изначально унифицированная форма была разработана для бюджетных учреждений. Коммерческим организациям и предпринимателям каких-либо рекомендаций в стандартизации отчета не предъявлялось. Хозяйствующий субъект, использующий не ККМ, а особый бланк, вправе самостоятельно выбирать формат книги учета. Единственным требованием является тот факт, что форму нужно пронумеровать, прошить и заверить подписями руководителя и бухгалтера.

Предусмотрены два вида бланков строгой отчетности:

• Выпущенные типографией по заказу клиента – определенная партия поступает в распоряжение предприятия, должна быть правильно оприходована и передана специалисту, несущему материальную ответственность. Бланк может быть придуман заказчиком, учитывая требования к наличию определенных граф в книге. Для систематизации движения таких чеков требуется журнал учета на бумажном носителе.
• Сформированные в автоматической системе – хозяйствующий субъект приобретает специальное программное обеспечение, которое позволяет формировать БСО, вести учет бланков.

Предпочтение способу формирования бланков отдает предприниматель самостоятельно, потому что особых рекомендаций в нормативно-правовых актах не содержится.

Как правильно хранить учетные документы

Журнал учета БСО, как и другие ценные бумаги, нужно хранить в отдельном кабинете или сейфе, которые по завершении рабочего дня опечатываются. Такой подход защитит документацию от утери или хищения.

Если организация или ИП использует бланки строгой отчетности, ведение регистра обязательно. В противном случае после проверки налоговым инспектором может быть назначен штраф.

Когда теряются незаполненные листки, налоговая служба также может наложить взыскание за неправильное хранение первичной документации. Если подобный факт обнаружен руководителем предприятия, он вправе запросить у работника их стоимость.

Правила оформления документооборота

Предположим, что юридическое лицо или ИП выбирает вариант покупки готовых БСО, сделав заявку в местную типографию. До получения первой партии бланков должны быть оформлены распоряжения или локальные акты о правилах ведения книги учета и назначении ответственного лица, который будет заполнять форму и вести контроль движения чеков.

Обычно исполнителем назначается бухгалтер или кассир. Книга учета должна быть правильно подготовлена к работе. Обязательно заполняется титульный лист, который должен содержать информацию о хозяйствующем субъекте, дату начала ведения журнала, форму документа по ОКУД (например, 0504045), дату окончания заполнения и срок хранения после внесения последней записи (обычно составляет 5 лет).

При поступлении БСО в организацию должен быть составлен акт приема-передачи о количестве поступившей продукции с подписями трех лиц:

• Представителя типографии (поставщика).
• Кладовщика организации (заказчика).
• Бухгалтера организации (заказчика).

После оприходования информация о БСО вносится в книгу учета. Ответственное лицо вписывает дату поступления, данные поставщика, наименование документа отгрузки (накладная), количество квитанций, серию и номер поступивших бланков.

Для наглядности приведем пример:

ИП Салтыков П.Н. занимается оказанием услуг по изготовлению корпусной мебели на заказ. Для расчета с клиентами используется БСО, имеющий название «Квитанция». Один чек состоит из двух бланков, которые заполняются при открытии заказа. Оригинал отдается заказчику, копия остается у предпринимателя. Соответственно, квитанция имеет серию и номер, которые дублируются на двух бланках. При получении бланков строгой отчетности ИП нужно внести информацию в книгу учета. Первая партия была получена 10 декабря 2016 года в количестве 50 штук по накладной. Соответственно, в журнале будут заполнены следующие графы:

• Дата: 10 декабрь 2016 г.
• От кого получено: ООО «Типография».
• Основание: накладная № 25 от 10.12.2016.
• Приход, количество: 50 шт.
• Серия и номер: ВВ 000001; ВВ 000050 (с первого до последнего чека в упаковке).

Так будет осуществлен приход БСО в организацию. В следующих строках будет расписана информация о том, кому выданы бланки, когда, на основании акта приема-передачи, в каком количестве, какие номера.

Например, дизайнеру Петровой И.В. были переданы 5 квитанций для оформления заказов. Рабочее место сотрудника расположено вне офиса, поэтому БСО будут храниться у дизайнера. В книге учета нужно сделать запись:

• Дата: 15 декабрь 2015 г.
• Кому отпущено: Петрова И.В.
• Основание: акт передачи от 15.12.2015.
• Расход, количество: 5 шт.
• Серия, номер: ВВ 000001; ВВ 000005.
• Подпись дизайнера: Петрова.

Так последовательно вписывается любая информация о движении и других процедурах с БСО.