Как делается опись документов?

Когда оформляется опись вложения?

Опись вложения – это задокументированный список содержимого почтового отправления. Она составляется отправителем письма по унифицированному шаблону Ф 107, разработанному и утвержденному Приказом ФГУП «Почта России» № 114-п от 17.05.2012.

Соответственно, такая документальная форма применяется исключительно для ценных почтовых отправлений, высылаемых физлицами или юрлицами через Почту России в пределах территории РФ.

Как известно, ценным отправлением считается такая разновидность почтового отправления, в отношении которого отправителем указывается так называемая объявленная ценность, прописываемая в отдельной графе описи вложения для каждой позиции содержимого.

К ценным отправлениям, совершаемым через Почту России, относятся посылка, бандероль, а также ценное письмо.

Ценное письмо с прикреплением описи вложений обычно отправляется, когда необходимо переслать адресату какие-либо документы, представляющие особую важность и имеющую объявленную (названную) ценность. Например, если высылается налоговая отчетность или официальные бумаги, заверенные нотариусом

Принимая у отправителя ценное письмо для его последующей пересылки указанному адресату, операционный сотрудник Почты России выполнит следующие действия:

1. Проверит соответствие между содержимым отправления и представленной описью (отправитель передает сотруднику почты письмо с прикрепленной описью в открытом виде).
2. Проставит на бланке ф 107 соответствующий штамп, содержащий текущую дату (то есть дату отправки), и личную подпись. Ее наличие позволяет отправителю избежать санкций, начисляемых за несвоевременное представление тех или иных документов. Например, при подаче налоговой отчетности, направляемой ценным письмом с описью вложения, дата его принятия Почтой России будет считаться датой представления налоговой отчетности в ФНС.
3. Первый экземпляр подготовленной описи вкладывается операционным сотрудником почты в отправляемое письмо, а второй — сразу же возвращается отправителю с надлежащим штампом почты.

Следует также знать, что наличие описи вложения в ценном отправлении позволяет адресату – получателю – потребовать, чтобы сотрудник почты перед выдачей вскрыл данное письмо для проверки содержимого. Если вдруг выяснится, что содержимое пришло к адресату не в должном объеме, операционный сотрудник оформит необходимый акт и передаст его в вышестоящую структуру для расследования ситуации и выплаты отправителю (адресату) надлежащих компенсаций.

Единственное отличие между этими двумя разновидностями писем, пересылаемыми с помощью Почты России, состоит в том, что ценное отправление предусматривает обязательное указание так называемой объявленной ценности, в то время как заказное — вовсе не подразумевает данной необходимости.

Как заполнить ф 107 при отправке письма Почтой России?

Бланк описи вложения, оформленный по шаблону Ф 107, можно взять в любом почтовом офисе абсолютно бесплатно. Как вариант, отправитель скачивает эту форму в интернете, а затем распечатывает её. Ниже дана ссылка, по которой можно скачать актуальный бланк ф 107 в формате word.

Бланк заполняется отправителем самостоятельно в двух равноценных экземплярах.

Шаблон описи вложения, используемой при отправке ценного отправления через Почту России, предусматривает указание следующих сведений:

1. Таблица с перечнем содержимого. Для каждого вложенного предмета указываются порядковый номер, название, количество, а также объявленная ценность, которая исчисляется в рублях и определяется на усмотрение самого отправителя (например, в соответствии с рыночной ценой предмета). Чем больше объявленная (названная) ценность, тем дороже будет стоить его отправка.
2. Общее количество отправляемых предметов (в штуках) – это суммарный итог по графе количества предметов (проставляется цифрами).
3. Совокупная объявленная ценность (стоимость) письма в рублях – это суммарный итог (вносится цифрами)
4. ФИО физлица-отправителя (или название юрлица-отправителя).
5. Подпись физлица-отправителя (или уполномоченного представителя юрлица-отправителя).
6. Операционный сотрудник почты отражает на этом бланке информацию о проверке, указав свои ФИО, должность и подпись. Здесь же – в нужной графе – проставляется штамп почты с датой приема и индексом офиса почты.

Корректировать внесенные сведения нельзя.

Если одного бланка не хватает для указания содержимого, отправитель может брать дополнительные, прописывая на каждом его номер по порядку и совокупное количество всех взятых бланков (например, «Лист 1 из 3»).

В незаполненных ячейках формы разрешается проставлять прочерки.

Как правильно вести реестр?

Ниже обозначены основные условия успешного ведения реестра.

• Перед тем, как вписать какую- либо бумагу в реестр, следует тщательно проверить образец.
• Каждая бумага должна быть пронумерована.
• В реестре должна присутствовать информация о каждом составителе документов.

Составляющие реестра подлежать периодической кропотливой проверке. При этом, успешно проведённая проверка нумеруется.

При обнаружении ошибок в реестре, образцы документов перепроверяются после устранения ошибок. Так же не стоит забывать о правилах, которые приведены ниже.

• Проверяющих вправе назначать исключительно руководитель.
• Проверяющие отвечают за сохранность каждого образца документации.
• Бумагам, которые внесены в реестр, должна обеспечиваться полная безопасность.
• Документы, которые внесены в реестр, могут быть выданы исключительно по распоряжению руководителя, и на определённый промежуток времени.

Особенности применения описи

Бухгалтерские и кадровые документы – бумаги, которые нужно фиксировать в описи в обязательном порядке. Описывать также нужно бумаги, не используемые на протяжении 12 месяцев. После включения их в опись требуется отправить документы в архив. Срок хранения зависит от формы бумаги. Опись – процедура, обязательная как для государственных, так и частных учреждений.

Делопроизводство

В рамках делопроизводства описываются бумаги, нуждающиеся во временном или постоянном хранении. Процедура позволяет учитывать документы, быстро их находить в случае необходимости.

Архив

Если описываются бумаги, направляемые в архив, опись создается при помощи бланка, утвержденного правительством. Документ оформляется в 2 экземплярах. Один остается в подразделении, другой направляется в архив. Бумага включает в себя эти элементы:

• Титульный лист.
• Наименование описи.
• Оглавление.
• Предисловие.
• Опись.
• Перечень сокращений, если они присутствуют в документе.
• Указатели.
• Таблицы (требуются тогда, когда осуществляется изменение старых номеров на новые).
• Библиография.
• Перечень используемых терминов.
• Лист-заверитель.

После оформления документа требуется поставить подпись на листе-заверителе.

Опись для постоянной сохранности

В архиве находится огромное количество документов, требующих непрерывного хранения. Оформление описи данной категории бумаг имеет нюансы.

Особенности образца оформления

1. Колонка «период сохранности» отсутствует, так как срок не ограничен.
2. Номер присваивается по порядку. Новая документация пронумеровывается в порядке поступления.
3. В большинстве случаев присутствует пояснение, примечание, в котором отмечено обоснование объединения в единую группу, сфера применения бумаг, назначение, и т.д.
4. Когда документация сдается в национальный, региональный архив, опись оформляется в 4-х экземплярах. Для коммерческих организаций архивирование производится в соответствие с установленными в компании правилами.

Образец описи для социальных вычетов

Согласно главе 23 Налогового кодекса, налоговую базу для НДФЛ можно на размер вычета. Всего представлено 5 основных видов. Причем каждый из них требует документального подтверждения.

Возьмем для примера образец, составляемый для получения социального вычета на лечение. Чтобы подтвердить свое право на снижение налоговой базы, в ИФНС предоставляется следующий пакет документов:

• копия соглашения об оказании медицинских услуг;
• справка, фиксирующая оплату медицинских услуг;
• справка по форме 2-НДФЛ;
• декларация по форме 3-НДФЛ;
• заявление о возврате.

В опись следует включить количество листов каждого документа, его регистрационный номер и дату.

Возможно получить вычет по налогу и на близких родственников. Для этого нужно приложить к пакету и внести в опись документ, подтверждающих родство (например, свидетельство о браке).

Правила ведения

Ответственное лицо или подразделение во время ведения реестра должно осуществлять проверку документации, присваивать бумагам уникальный инвентарный номер, вносить новую информацию.

По запросу сотрудников, которые обладают доступом, подразделение выдает либо информацию, либо оригинал документа на определенный срок. Данные о том, кто брал бумагу и когда ее вернули назад, должны указываться в таблице.

Вся документация, занесенная в реестр, хранится в безопасном месте с надлежащими условиями. В архиве папки располагаются в хронологическом порядке и по номеру.

При ведении могут возникать ошибки и опечатки. Чтобы не допустить их, необходимо сверять данные при заполнении и отображать только актуальную информацию. Если бумага меняет свой статус, вносятся правки. Исправление или корректировка данных в электронном реестре не требует много времени.

Опись дел постоянного хранения

Такой перечень может быть составлен в отношении бумаг, которые имеют статус хранения «Постоянно». Опись дел постоянного хранения, образец заполнения отличается от остальных форм своей структурой. В табличной части формы отсутствует графа «Срок хранения», так как этот срок указывать не имеет смысла.

Подготовьте предисловие к описи дел постоянного хранения, образец должен содержать сведения об основных направлениях деятельности, а также информацию о структуре предприятия за период составления бланка. Дополнительно в предусловии дается краткая характеристика документации фонда, включенного в данный раздел. При наличии дел, выходящих за границы периода, их также следует расписать в отдельном порядке. Также в предисловии можно указать, имеет ли данная архивная опись дополнительные сведения.

Предисловие должно быть подписано ответственным составителем. Причем следует поставить не только подпись, но и указать должность составителя, Ф.И.О., дату оформления. Помимо составителя, предисловие к описи дел постоянного хранения (пример ниже) подписывает заведующий архивным отделом или иное ответственное лицо (например, начальник архива).

Нюансы составления для различных целей

Образец имеет нюансы, особенности в зависимости от инстанции, в которую направляются бумаги.

Для отправки бумаг в судебную инстанцию, налоговое ведомство

Для отправления исковых требований образец описи не требуется. При составлении исковых претензий перечисляется перечень приложенных бумаг. Исключение составляют случаи, когда бумаг огромное множество.

Для передачи документации в налоговое ведомство образец необходим.

Обязательные графы

• Сверху указать название корпорации, контактную информацию, местоположение.
• Номерной знак.
• Заголовок.
• Список бумаг с названием, периодом сохранности и указанием количества копий.
• Снизу подсчет бумаг.

Бланк заверяется печатью, росписью. При передаче в налоговую инстанцию курьер берет подпись принявшего лица.

Внутренний перечень для индивидуальных дел

Заполняет бланк специалист, который ведет личные дела. Заводится папка, где хранятся дела вместе с бланком перечисления. Дополнения вносятся по мере поступления дел.

Обязательные графы

• номерной знак;
• наименование;
• количество страниц.

Для пересылки почтой

Компании сотрудничают с компаньонами, судебными инстанциями, различными фондами посредством общения через почту. Бланк опись документов, образец которого имеет особенности, оформляется в двух экземплярах. Один из них предназначен для почтового сотрудника, где ставится печать, число передачи и роспись.

Образец заполнения для передачи почтой имеет установленную законодательно форму – форма № 107. Образец заполнения на стандартном бланке есть в почтовых подразделениях.

Образец перечня документов для передачи почтой

Опись

бумаг, отправленных бандеролью

Получатель__________________________

Адресат __________________________

Порядковый №

Наименование

Численность копий

Установленная ценность

Общее количество

Для отправления в архив

В каждой организации циркулирует огромное количество бумаг, зависимости от разновидности и назначения имеющих различный период сохранности. До истечения положенного срока ликвидировать документ запрещается. Документация, которая утратила актуальность, но не исчерпала период сохранности, архивируется. Форма для архива составляется так, чтобы сотрудник без труда отыскал то, что требуется в случае необходимости.

Обязательные пункты

• наименование компании (если архив не внутри компании);
• порядковый номер перечня;
• число составления;
• наименование бумаг, которые архивируются;
• период действия;
• количество страниц;
• местоположение (наименования пакета, папки);
• период сохранности;
• личные данные, роспись уполномоченного лица.

Дополнительные сопроводительные документы

Любой пользователь сможет заполнить 3-ндфл онлайн на нашем сайте буквально за 15 – 20 минут и заказать ее бесплатную проверку нашими специалистами.Нам очень важно, чтобы Вы в итоге получили налоговую декларацию без ошибок и с максимально возможными вычетами согласно Вашей ситуации.Ниже приведена инструкция по подаче налоговой декларации в инспекцию, а также перечень дополнительных документов, которые также могут понадобиться.Заполнить декларацию 3-ндфл онлайн

Распечатайте заполненную налоговую декларацию 3-НДФЛ в 2-ух экземплярах (допускается только односторонняя печать) и обратите внимание на следующее:

• на Титульном листе декларации, почти в самом низу, справа, над блоком «Заполняется работником налогового органа», Вам необходимо проставить количество листов подтверждающих документов, которые Вы будете подавать вместе с декларацией;
• на Титульном листе декларации, в самом низу, слева, в блоке «Достоверность и полноту сведений, указанных в настоящей декларации, подтверждаю» — необходимо проставить Подпись и Дату;
• на каждом распечатанном листе декларации, в самом низу, начиная с Раздела 1, необходимо проставить Подпись и Дату.

В большинстве случаев, если целью подготовки декларации является возврат налога, Вам необходимо приложить Заявление на возврат налога (бланк и заполненный образец ниже, в пункте 1), а также справку по форме 2-НДФЛ и документы, подтверждающие расходы.

Подать декларацию в налоговую инспекцию Вы можете лично, через представителя по доверенности или почтой РФ с описью вложения.

Обратите, также, внимание на нашу статью: В каких случаях инспектор вправе отказать в приемке декларации 3-ндфл

Дополнительные документы, которые также могут понадобиться вместе с декларацией:

1. Заявление о возврате налога Скачать заполненный образец

В случае подготовки налоговой декларации 3-НДФЛ с целью получения налоговых вычетов (возврата налога), вместе с декларацией также подается Заявление о возврате налога.

Если Вы заполнили декларацию на нашем сайте, тогда после ее оплаты Заявление также можно заполнить онлайн в своем Личном кабинете!

Обратите внимание на следующее:

1) на первом листе Заявления, данные по строчкам — сумма к возврату, Код по ОКТМО и Код бюджетной классификации — Вы найдете в Разделе 1 подготовленной Вами декларации;

2) после того, как заполните Заявление, кликните «Сохранить как…», иначе введенные данные могут не сохраниться.

2. Реестр подтверждающих документов при представлении декларации 3-НДФЛ Скачать заполненный образец

В случае подачи налоговой декларации 3-НДФЛ налогоплательщик имеет право заполнить и приложить Реестр подтверждающих документов (2 экземпляра). Если он этого не сделает, тогда сам налоговый инспектор его сформирует. Также, инспектор может подготовить новый Реестр, в случае наличия каких-либо несоответствий или ошибок в предоставленном Реестре налогоплательщиком.

В Реестре предусмотрены дополнительные поля, куда можно добавить другие документы, которые в нем прямо не поименованы.

3. Опись вложения Скачать бланк Скачать заполненный образец

В случае предоставления налоговой декларации 3-НДФЛ по почте, налогоплательщик обязан составить Опись вложения в 2-ух экземплярах с указанием всех отправляемых документов.

4. Заявление о распределении имущественного вычета Скачать заполненный образец

В случае подготовки налоговой декларации 3-НДФЛ с целью получения имущественного вычета в связи с покупкой жилья в общую совместную собственность или в единоличную собственность одного из супругов и решения установить пропорцию, кто и в каком размере из супругов будет получать вычет, необходимо также приложить соответствующее заявление о распределении вычета между супругами.

5. Соглашение о распределении фактических расходов Скачать заполненный образец

В случае подготовки налоговой декларации 3-НДФЛ с целью получения имущественного вычета в связи с покупкой жилья в общую долевую собственность и решения установить фактические расходы на покупку каждого из собственников, то есть, кто и в каком размере из супругов будет получать вычет, необходимо также приложить соответствующее Соглашение о распределении расходов.

6. Заявление о распределении имущественного вычета в части процентов по ипотеке Скачать бланк Скачать заполненный образец

С 01.01.2014 года, налогоплательщики — супруги имеют право каждый год заново, согласно Заявления, распределять фактически уплаченные проценты по ипотеке, то есть определять, кто и в каком размере будет получать вычет. Для этого необходимо приложить соответствующее Заявление о распределении уплаченных процентов.

Нормы составления

Форма составления такого списка свободная, она может существенно различаться у разных организаций. Мы предлагаем свой вариант шаблона — готовую опись передаваемых документов: образец скачать и применять легко, и это не будет нарушением закона. Важным является лишь наличие визы отправителя и принимающей стороны.

Бланк должен включать в себя следующие сведения:

В завершение процесса нужно завизировать опись передачи документов: бланк (образец ниже) подписывает лицо, которое отвечает за направление бумаг по адресу, а также отмечается принятие отправления с указанием Ф.И.О., должности принявшего и даты.

Отправка документов по почте

Контролирующие органы допускают передачу налоговой документации по почте.

Бухгалтеры часто прибегают к почтовым услугам при подаче деклараций и прочих бумаг. С целью защиты документов разработан официальный бланк описи «ф-107», используемый для ценных писем. Для отправки понадобятся 2 заполненных без ошибок и исправлений экземпляра.

В пустующие графы необходимо внести следующие данные:

• тип отправления: ценное письмо;
• имя и адрес получателя: ФИО руководителя ИФНС с указанием ее административной принадлежности;
• полный перечень документов, количество и оценочная стоимость;
• подписи налогоплательщика и принявшего бумаги сотрудника с указанием ФИО и должности;
• печать почтового отделения.

Один экземпляр остается у отправителя, а второй прикрепляется к пакету документов

Таблица 1. Порядок отправки документов по почте

	Описание
Шаг 1	Конверт принимается в открытом виде.
Шаг 2	Работник почты инспектирует содержимое на предмет соответствия реестру, указанному в описи.
Шаг 3	Курьер проверят корректность заполнения графы адрес, подписывает и проштамповывает бланк.
Шаг 4	Ввиду того, что опись вложения предусмотрена исключительно для ценных писем, обязательным пунктом является указание стоимости содержимого. Оценивать следует каждый документ в отдельности. С итоговой суммы будет удержан страховой взнос в размере от 3 до 4%. Налогоплательщику предоставляется возможность поставить прочерк в графе «Стоимость» и не оплачивать страховку, но в случае потери письма по вине почтового отделения, отправителю не удастся получить компенсацию.

Видео — Правильная почтовая опись

https://youtube.com/watch?v=FR8qMPIHTrY

Не нашли ответа на свой вопрос?

Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

8-804-333-11-40 (Работаем по всей России)

Это быстро и бесплатно!

Опись документов в налоговую: бланк

При подаче документов по запросу налоговиков субъект обязан предоставить в региональное отделение ИФНС установленный пакет документов, передача которых сопровождается реестром (описью).

Опись в налоговую – это сопровождающий документ, написание которого законодательство возлагает на налогоплательщика. Документ является обязательным приложением к документам, в нем указанным. Стандартизированный бланк описи в налоговую не утвержден, поэтому налогоплательщик может использовать опись, составленную в свободной форме, либо бланк, рекомендованный к использованию в отделении налоговой инспекции по месту предоставления декларации.

Основное назначение

Понимание того, как составить опись документов, позволяет наладить внутреннее делопроизводство организации, что необходимо для контроля документооборота:

• отследить движение документов между отделами или за пределы компании и в любой момент определить актуальное местоположение искомой;
• оптимизировать работу компании и соответствующего сокращения ресурсов, как временных, так и человеческих, которые тратятся на поиск необходимых данных или восстановление утерянных.

Каждая компания вправе самостоятельно определять, как организовать перемещение документации, как делать передаточные перечни и какой вид они должны иметь. Нормативных требований в этой части нет, существует рекомендуемый бланк описи документов для передачи, на который можно опереться при разработке собственных форм.

Какие преимущества можно выделить при применении реестра?

Наличествует большое число фирм, которые оказывают услуги, связанные с формированием реестра. Но если не полениться, представляется возможным и самостоятельно сформировать реестр. Занятие это весьма простое и не требует особых навыков и знаний.

Если компания не пользуется реестром, в перспективе у неё обязательно возникнут проблемы, связанные с путаницей в документации. Кроме того, проверки никто не отменял.

Проверяющий может затребовать всего одну, интересующую его бумагу, и без грамотно составленного реестра, её невозможно будет отыскать. Такая ситуация повлечёт за собой не простые проблемы.

Опись документов для налоговой

Бланк описи для идентификации документов, которые отправили в налоговую службу, должен содержать в себе главные реквизиты бумаг (наименование, дату, номер, название контрагента). Также необходимо указать в перечне число листов и экземпляров, отметить, какой это документ (оригинал и копия), имеются ли на них печати.

Опись документов для налоговой – это вид документации, оформляемый предприятием по требованию налоговиков. Документ прилагается к пакету бумаг, который затребовала ФНС для проверки верности налоговых отчислений в казну государства. Чаще всего в письме от налоговой указан период, за который необходимо передать бумаги. В противном случае необходимо подготовить документы за все время деятельности юридического лица.

Составляем опись документов в налоговую

Напомним, что при отсутствии жестких требований к форме описи, ее структура и содержание все же конкретизированы. Чтобы понять обоснованность этих требований, необходимо понимать задачу, которая возложена на этот документ.

Опись документов для передачи в налоговую (образец приведен далее) – это не только скупой перечень прилагаемых документов, прежде всего, это «страховка» налогоплательщика в ситуации, если возникнут разногласия с инспекцией, или в ходе работы налоговиков с документами будет утерян какой-либо из них. В этих случаях правильно составленная опись в налоговую поможет избежать ответственности за непредоставление необходимых документов и начисления штрафных санкций.

Сопроводительная опись для сдачи документов в налоговую относится к административным документам, и по общему правилу подпадает под стандарт документов данной группы, в связи с чем должна содержать:

исходящий номер и сведения о дате регистрации документа;

в правом верхнем углу – сведения об адресате (ИФНС) и субъекте хозяйствования (полное наименование, ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес, контактный телефон);

наименование документа – «Опись документов для передачи в ИФНС»;

перечень документов с указанием числа листов в сшивке;

указание на общее количество листов;

дата составления, печать (при наличии).

Важнейшие разделы описи – преамбула и перечень документов. Рассмотрим их более подробно.

Преамбула – часть текста, в которой налогоплательщик указывает на требование ФНС, согласно которому предоставляется данный пакет документов.

Перечень документов – основной раздел описи. При его формировании следует указывать:

порядковые номера позиций описи;

наименование документов, в ней перечисленных;

формат каждого документа – (оригинал, ксерокопия, заверенная копия);

регистрационные данные документа (при наличии – собственный номер, исходящий номер, и проч.);

количество листов по каждому из документов;

общее количество приложений и листов.

Опись документов в налоговую составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с пакетом подтверждающих документов в налоговые органы, в второй экземпляр, на котором специалист ИФНС должен проставить дату принятия документов к рассмотрению и регистрационный входящий номер – хранится у налогоплательщика.

При отправке пакета документов почтой (ценным письмом), также составляется сопроводительная опись письма в налоговую, на которой количество и номенклатура вложений подтверждается подписью почтового оператора.