Основы делопроизводства и документооборота для новичков

Зачем изучать МР по разработке ИД 2020?

МР по разработке ИД 2020 предназначены для подразделений государственных органов, органов местного самоуправления, ответственных за организацию и ведение делопроизводства. Для всех остальных организаций они носят справочный характер. Это значит, что в любой организации могут изучить новые положения этого документа, дополнить ими локальную инструкцию по делопроизводству и тем самым сделать их обязательными и «для себя».

МР по разработке ИД 2020 не противоречат действующим стандартам и правилам делопроизводства, а уточняют и дополняют их. Значительная часть новой информации – об обращении с электронными документами и использовании СЭД.

Что именно фиксировать в инструкции по делопроизводству?

Какую конкретно информацию должен содержать каждый раздел инструкции, подробно рассказано в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (далее – Методические рекомендации). В качестве образца удобно использовать Примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях (далее – Примерная инструкция).

Напомним, что «использовать в качестве образца» совсем не означает «скопировать и вставить весь текст в свой проект документа». К созданию текста локального нормативного акта нужно подходить со всей серьезностью. Если заимствовать его кусками из других документов, то, например, в уже утвержденном документе коммерческой организации могут встретиться такие формулировки, как «в государственном органе…» и тому подобные ляпы.

Роль должностных инструкций в организации

В соответствии с действующим трудовым законодательством и в частности, с Трудовым кодексом РФ, должностные инструкции, а значит, и распоряжение об их введении в действие, не являются обязательными. Значит, каждая коммерческая компания ответ на вопрос, нужен ли приказ на утверждение должностных инструкций, находит самостоятельно. А вот у бюджетных организаций, государственных и муниципальных учреждений он в подавляющем большинстве случаев положительный. Обязательность составления локальных актов с перечислением функций и прав сотрудников закреплена для них в ведомственных нормативно-правовых актах. А без соответствующего распоряжения об утверждении такие документы не могут считаться действующими и не имеют законной силы.

Как составить приказ об утверждении инструкции по делопроизводству

Приказ об инструкции по делопроизводству не имеет унифицированного образца, поэтому его можно составить в свободной форме. Приказ может иметь следующую структуру:

• В верхней части листа необходимо указать наименование организации, затем – название документа («Приказ») и присвоенный регистрационный номер.
• Далее нужно прописать дату и место составления распорядительного документа.
• Затем указывают основание для составления приказа. К примеру «В целях совершенствования работы с документами на предприятии и обеспечения их сохранности». После этой фразы прописывают слово «ПРИКАЗЫВАЮ». Выбранная формулировка должна четко обосновывать необходимость издания приказа и его назначение.
• Далее идет текстовая часть, в которой нужно расписать четкие поручения для ответственных должностных лиц и персонала.
• Документ должен подписать руководитель и перечисленные в нем ответственные лица.

К распорядительному документу нужно приложить текст самой инструкции, оба документа следует хранить вместе. После утверждения приказа генеральным директором он проходит процедуру регистрации. Затем с его текстом знакомят работников под роспись. Если работников много – они расписываются в специальном журнале или листе ознакомления.

В поручительной части приказа целесообразно прописать такие пункты:

• указание о введении инструкции по делопроизводству;
• сроки введения документа в действие;
• необходимость ознакомления заинтересованных сотрудников с текстом инструкции;
• назначение лица, ответственного за исполнение приказа (чаще всего руководитель организации возлагает эту функцию на себя).

Отличие приказа от распоряжения

Приказ и распоряжение – бумаги, которые очень похожи. Их часто путают между собой. Приказ – это акт с длительным действием. Действие документа не прекращается при наступлении указанного обстоятельства. Пример приказа – документ о приеме специалиста на работу. Издается этот документ директором/руководителем компании, замом директора.

Распоряжение – это оперативный акт, актуальный до момента наступления некого обстоятельства. Пример такого документа – распоряжение о формировании комиссии. Действовать оно будет до момента решения этой комиссией нужного вопроса. Подписывать распоряжения может относительно широкий круг сотрудников.

Приказ – это основание для появления или изменения правоотношений. Распоряжение же оформляется для решения проблем, касающихся уже действующих правоотношений. В приказ могут вноситься изменения, если это требуется. Если нужно внести корректировки в распоряжение, оно обычно переиздается.

Оба документа могут регулировать только деятельность компании, к которой они относятся. Однако акты часто затрагивают правоотношения с контрагентами фирмы.

Образец приказа о назначении бухгалтера 2021 года

На практике рассмотренный документ может иметь различный вид и форму, что обусловлено отличными подходами предпринимателей, особенностями бизнеса, сферы деятельности.

Учитывая рекомендации, образец приказа о назначении главного бухгалтера будет выглядеть так:

Общество с ограниченной ответственностью «Образец»

123456, г. Москва, ул. Примерная 12, ИНН 123456789,

ОГРН 987654321, КПП 123456

31 января 2021 г.                                                                                                                   г. Москва

ПРИКАЗ

«О назначении Иванова И.И.»

С целью выполнения требований ст. 7 Федерального закона Российской Федерации «О бухгалтерском учёте», на основании заявления Иванова И.И. от 30.01.2021 г.,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить Иванова Ивана Ивановича на должность главного бухгалтера ООО «Образец» с 01.02.2021 года на срок 5 лет.
2. Возложить обязанности по ведению бухгалтерского учёта и формированию финансовой отчётности, хранению учётных документов ООО «Образец» на главного бухгалтера ООО «Образец» Иванова И.И.
3. Контроль выполнения приказа оставляют за собой.

Генеральный директор ООО «Образец»                                                   Сидоров С.С.

Начальник кадровой службы ООО «Образец»                                          Васильев В.В.

С приказом ознакомлен:

Главный бухгалтер ООО «Образец»                                                                     Иванов И.И.

31.01.2021

Приказ необходимо хранить согласно номенклатуре дел предприятия. Для документов, касающихся личного состава обязательный срок – 75 лет.

Образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству

Содержание приказа должно обязывать выполнять правила обращения с официальными документами. Такая задача возлагается на начальников структурных подразделений. Также одно из условий полноценной работы документа  – осведомлённость о нем сотрудников. После подписания генеральным директором приказ регистрируется в журнале, а после этого исполнитель приступает к ознакомлению с ним. Создаётся копия для каждого руководителя структурных подразделений. К ней прилагается лист визирования, где сотрудники ставят личную подпись, а также дату прочтения.

После этого документы с оригиналами подписей передаются в отдел кадров, где хранятся вместе с оригиналом приказа на протяжении срока действия инструкции.

Положение о делопроизводстве также должно быть в списке приложений. Если объём большой, допускается использование локальной сети, где сотрудники смогут получить доступ к положению в любое время.

Если говорить о сроках хранения приказа, то это – тот период, который указан в принимаемом положении.

С учётом рекомендаций по оформлению, образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству будет выглядеть так:

Общество с ограниченной ответственностью «Гамма»

123456, г. Омск, ул. Красная21, ИНН 123456789,

ОГРН 987654321, КПП 123456

№ 1234 от 12июля2017 г.                                                                                                 г. Омск

ПРИКАЗ №123

«Об утверждении инструкции по делопроизводству»

С целью обеспечения порядка ведения делопроизводства ООО «Гамма», руководствуясь ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 утверждённый Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст.,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемую инструкцию по делопроизводству ООО «Гамма».
2. Руководителям структурных подразделений:

• Обеспечить ведение внутреннего и внешнего документооборота в соответствии с инструкцией.
• В срок до 01.08.2017 г. довести требования настоящего приказа до ведома подчинённых сотрудников под подпись в прилагаемом листе ознакомления.

1. Контроль выполнения приказа оставляю за собой.

Приложение: — Лист ознакомления работников ООО «Гамма» с приказом N1234от 12.07.2017 г.;

                        — инструкция по делопроизводству ООО «Гамма»

Генеральный директор ООО «Гамма»                                                                            Иванов И.И.

Проект целесообразно согласовать с начальником отдела делопроизводства компании, юрисконсультом

Важно учитывать, что инструкция утверждается на несколько лет и не предусматривает частое внесение изменений

Компания, заинтересованная в создании эффективной системы делопроизводства, должна внедрять локальную политику по обращению с документами. Это позитивно влияет на имидж, приводит к единству форм создаваемых локальных актов, служебных записок и других бумаг.

Образец должностной инструкции генерального директора

УТВЕРЖДАЮ:

_______________________________

_______________________________

_______________________________

_______________________________

_______________________//

«______» _______________ 20___ г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

генерального директора

1. Общие положения

1. Ген.директор осуществляет руководство всеми видами деятельности на предприятии: производство, хозяйственные работы, финансы и экономики, с учетом основных положений законодательства РФ, действующих и принятых нормативных актов. Руководитель ответственный за принятые в компании решения и за итогами своей работы.
2. Ген.директор подчиняется высшему органу — совету директоров.
3. На период отсутствия ген.директора, его обязанности будет исполнять работник из руководящего состав, назначенный официальным приказом.
4. Во время своей работы ген.директор действует по законам РФ, руководствуется уставом компании, правилами ВТР, иными нормативными актами предприятия, действующей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности

Ген. директор выполняет ряд обязанностей по должности:

1. Принимает прямое участие в деятельности компании, обеспечивая достижение поставленных целей. Следит за эффективным взаимодействием разных отделов, сотрудников.
2. Обеспечивает соблюдение законодательных норм и всех лицензионных требований. Подготавливает бумаги, нужные для получения (продления) лицензионных соглашений.
3. Контролирует исполнение предприятием всех федеральных и региональных требований по уплате налогов в бюджет и во внебюджетные фонды.
4. Занимается организацией разработки и внедрения новых прогрессивных форм трудовой деятельности, повышает эффективность производства и качественный уровень товаров, услуг.
5. Решает разные вопросы, касающиеся деятельности предприятия в разных сферах. Имеет право передать часть своих прав и обязанностей другим лицам.
6. следит за исполнением решений, принятых высшим органом. Предоставляет необходимую отчетность.
7. Обеспечивает предприятие необходимыми ТМЦ для ведения основной деятельности.
8. Гарантирует сохранность имущества и материалов компании. Является представителем в судебной инстанции.
9. Организует рабочую деятельность по обеспечению предприятия трудовыми ресурсами. Организует обучение и аттестацию работников, их рациональное задействование.
10. Контролирует разработку штатного расписания и должностных инструкций для работников компании.
11. Организует и контролирует ведение бухучета на предприятии. Обеспечивает хранение архивных документов.
12. Следит за исполнение сотрудниками своих прямых обязанностей по должности и внутреннего распорядка. Принимает меры при выявлении нарушений.
13. Исполняет разные работы и задачи, возникающие на предприятии.

3. Права

Ген. директор наделен такими правами:

1. Ставить подпись на документах, входящих в круг его прямых обязанностей.
2. Работает с гос.органами, иными организациями и ведомствами без доверенности.
3. Подписывать и расторгать любые соглашения от лица предприятия, включая трудовые договоры.
4. Открывать любые виды счетов предприятия в банковских учреждениях.
5. Утверждать штатное расписание предприятия и прочие документы, регулирующие трудовую деятельность.
6. Распоряжаться имущественными и денежными активами компании.
7. Оформлять и выдавать доверенность.
8. Принимать или увольнять с должности сотрудников.
9. Поощрять или привлекать к ответственности работников, нарушивших трудовой распорядок.
10. Регулирует все вопросы, связанные с заработной платой работников.
11. Передавать все вопросы, находящиеся вне его полномочий, высшему органу.
12. Принимать решения и действовать в рамках должности.

4. Ответственность

Ген. директор ответственен по следующим пунктам:

1. Халатность на рабочем месте и невыполнение, либо несвоевременное исполнение обязанностей по должности.
2. За убытки, причиненные компании неправильными действиями ген.директора.
3. За распространение сведений, являющихся коммерческой или служебной тайной.
4. За нарушение трудовых обязанностей, обязанностей по должности и за нарушение внутреннего регламента, обеспечивающего дисциплину.
5. За несоблюдение ТБ, условий охраны труда и противопожарной защиты, иных внутренний правил организации.

Как составить приказ об утверждении должностных инструкций

Начинается порядок разработки и утверждения должностных инструкций с изучения требований к конкретной должности. Форма приказа может быть свободной. Традиционно в ее начале переписывается шапка фирменного бланка учреждения и наименование документа с датой его оформления. Далее указывается, о чем этот приказ – в данном случае об утверждении и последующем введении в действие должностных инструкций. После слова «приказываю» идет перечень должностей, для которых осуществляется утверждение. В скобках возле каждой должности необходимо упомянуть ссылку на соответствующее приложение. Также в тексте должно быть распоряжение от работодателя довести выше написанный текст до сведения персонала и обеспечить штат копиями.

Приказ об утверждении должностных инструкций в ДОУ

В нем указаны распоряжения по утверждению целого ряда документов с набором правил для различных должностей в детском саду – в основном, педагогов разнообразных направлений. В данном случае работодатель оставил ответственность исполнения за самим собой. В конце руководитель ставит свою фамилию с инициалами, а также подпись.

Утверждение должностных инструкций в школе

Особенностью этого документа является распоряжение об отмене ранее действующих указаний. Следующим пунктом утверждаются новые редакции документов. В данном случае указываются более тридцати различных должностей:

• Учителя-предметника;
• Лаборанта;
• Сторожа;
• Дворника;
• Классного руководителя;
• Заведующего воспитателя и т.д.

Это распоряжение вводит в действие большое количество новой документации, разграничивающей обязанности. Без существования приказа в этой редакции являлись бы возможными трудовые споры. Например, если в трудовом договоре точно не установлен список обязанностей, то не так легко установить, за что отвечает социальный педагог, а за что – педагог-организатор. После утверждения документов со списком обязанностей для работников записывается, когда вступает в действие этот распорядительный акт, а руководитель (в данном случае директор) ставит подпись.

Приказ об изменении должностных инструкций

В нем сначала записывается, что является основанием для официального оформления изменений. В конкретном случае вносятся изменения в должностные инструкции из-за перехода образовательного учреждения на систему обучения по требованиям ФГОС НОО. В перечень распоряжений включается ознакомление работников с распоряжением работодателя. Также руководитель указывает в тексте лицо, ответственное за исполнение. В конце руководитель ставит свою подпись, а работники, которых коснулись изменения, своими подписями подтверждают факт ознакомления.

Утверждение дополнений в должностной инструкции

В нем прописана ответственность для работников (часто определенные разделы упускаются в тексте основного документа по должности). Само распоряжение об оформлении дополнений составляется стандартно. Факт утверждения дополнения должен быть оформлен в письменном виде. Для этого берется фирменный бланк учреждения и прописывается соответствующее наименование распоряжения – приказ о внесении дополнений. Далее перечисляются должности и ссылки на приложения с указанием конкретных поправок в изначальной редакции. Подтверждает распоряжение работодатель при помощи своей подписи.

Похожее

Приказ об утверждении штатного расписания является нормативным локальным актом, который необходим любому предприятию, поскольку именно…

Командировка сотрудника по служебным делам всегда оформляется специальным приказом. Он издается именно в связи с…

Если проступки при выполнении обязанностей чреваты для работников различными дисциплинарными взысканиями, то успехи должны сопровождаться…

График отпусков должен быть составлен не позже, чем за 14 дней до окончания календарного года.…

Согласно Законодательной базе и статье 123 ТК РФ, каждый сотрудник имеет право в течение года…

Инвентаризация представляет собой масштабную проверку имущества, которое находится на балансе предприятия. Помимо фактического наличия имущества,…

Где прописано, что на документе сначала нужно указывать дату, а потом – номер?

Сначала обратите внимание на определение понятия «формуляр документа», т.к. документ любого вида и любой системы документации представляет собой совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности (ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу

Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

Если автора вопроса интересуют документы, относящиеся к самой универсальной и самой распространенной системе организационно-распорядительной документации (ОРД), то состав реквизитов документов ОРД и последовательность их расположения закрепляются ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Данный стандарт широко известен. В 2014 г. запланирована переработка стандарта в связи с необходимостью унифицировать оформление и визуальное отображение не только реквизитов документов, но и их атрибутов и метаданных в связи с проблемой создания электронных документов в статусе оригиналов.

По ГОСТу Р 6.30-2003:

• реквизит 11 – дата документа;
• реквизит 12 – регистрационный номер документа.

Приложение А к данному стандарту закрепляет схемы расположения при угловом и продольном расположении реквизитов документов ОРД (на бумаге формата А4). И схемы, и образцы бланков документов, приведенные в ГОСТе Р 6.30-2003, наглядно иллюстрируют правило оформления на документе сначала даты, а потом регистрационного номера (индекса) документа.

Именно такая последовательность закреплена в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477; с изменениями от 07.09.2011) и Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76).

… почтовый адрес

При написании почтового адреса рекомендуется соблюдать такую последовательность:

• наименование адресата (фамилия, имя, отчество);
• название улицы, номер дома, номер квартиры;
• название населенного пункта (города, поселка и т. п.);
• название области (края, автономного округа, республики);
• страна (для международных почтовых отправлений);
• почтовый индекс.

Такой порядок написания почтового адреса установлен «Правилами оказания услуг почтовой связи», утвержденными в 1997 году. Правильно, например:

Проект «Бизнес-инкубатор», администрации проекта,пр. Мира, 145,г. Красноярск, 667890.

Или так:

И. И. Иванову,ул. Садовая, д. 25,г. Мытищи, Московская область,301002.

При адресовании должностному или физическому лицу инициалы указывают перед фамилией: В. В. Иванову, А. А. Петрову. Между инициалами, а также между инициалами и фамилией ставятся пробелы.

вернуться к списку

… телефон

Номера телефонов принято писать, отделяя дефисом по две цифры справа налево, например: 2-99-85-90; 2-95. В номерах телефонов с числом цифр больше шести отделяют крайнюю левую группу в три цифры: 990-00-00. Кроме отдельных случаев с удачным сочетанием цифр (типа 222-3-222) сегодня в России телефон должен писаться так:

Для обычных городских номеров: 123-45-6712-34-561-23-4512-34

Для номеров с кодом города: (123) 123-45-67(1234) 12-34-56(12345) 1-23-45(123456) 12-34

Для номеров мобильных телефонов: 8 123 123-45-67 Для обозначения российских номеров телефонов за рубежом: +7 123 123-45-67+7 1234 12-34-56+7 12345 1-23-45+7 123456 12-34вернуться к списку

Номенклатура дел

Это документ с перечнем всех «дел» в организации. Под «делом» в данном случае подразумевается совокупность деловых бумаг одного вида или направленности.

Номенклатура — это система, позволяющая проанализировать документальную деятельность предприятия. Чтобы ее составить, нужно определить список всех имеющихся разновидностей документов. Затем объединить их по направлениям, Каждому виду присваивается номер — код, он может состоять из нескольких цифр или букв, например, номер, год или даже месяц издания, если объем документов значительный.

Составляется номенклатура с целью удобного архивирования бумаг, а также для приведения дел в систему. Она помогает изложить основы делопроизводства кратко, отражает основные виды деловых бумаг, учитывая особенности предприятия. Обычно она составляется в виде таблицы — наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения. Дела лучше сгруппировать по видам, отделам их издания.

Что изменилось в ГОСТ Р 7.0.97-2016 по сравнению с ГОСТ Р 6.30-2003

ГОСТ Р 7.0.97-2016, как и любой другой национальный стандарт, введенный в действие после 2002 года, применяется добровольно4. Добровольность применения национальных стандартов – один из важнейших принципов стандартизации. На практике он означает, что:

• организация самостоятельно решает, применять национальный стандарт или нет. Если она принимает решение применять национальный стандарт, он приобретает для нее характер нормативного документа;
• никакой административной ответственности за неприменение стандарта не может быть в принципе.

Конечно, при этом следует учитывать, что применение стандарта дает определенные преимущества:

• применение стандарта оправдано экономически;
• позволяет исключить возможные проблемы при взаимодействии посредством документов различных организаций между собой;
• применение стандарта повышает культуру работы с документами.

Любой стандарт всегда основывается на лучшей практике, в стандарте всегда закрепляются наиболее оптимальные для определенного периода времени решения (правила, нормы, требования) в отношении объекта стандартизации. Кроме того, оформление документов в соответствии с ГОСТ гарантирует юридическую значимость документа как судебного доказательства. Суды при рассмотрении документа в процессе оценивают его с точки зрения оформления, опираясь на положения стандарта.

Стандарт предназначен всем, кто в той или иной степени участвует в подготовке организационно-распорядительных документов, при этом:

• исполнитель получает простые и понятные правила оформления документов;
• руководитель получает инструмент для оценки правильности оформления документов исполнителями;
• служба делопроизводства получает инструмент для оценки качества подготовки документа.

По сложившейся практике применение стандарта на оформление документов осуществляется в организациях через включение его положений в локальные нормативные акты (далее – ЛНА), устанавливающие требования к документам, прежде всего в Инструкцию по делопроизводству. В связи с введением стандарта в действие основной задачей, стоящей перед службами делопроизводства организаций (работниками, ответственными за организацию работы с документами), становится приведение ЛНА, содержащих правила оформления документов, в соответствие с положениями ГОСТ Р 7.0.97-2016.

По сравнению с ГОСТ Р 6.30-2003, взамен которого принят ГОСТ Р 7.0.97-2016, у нового стандарта несколько изменились название и номер.

Изменения в названии стандарта обусловлены тем, что новый стандарт не имеет жесткой привязки к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД). В новом стандарте эта система не упоминается ни в названии, ни в разделе 1 «Область применения». В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 требования стандарта распространялись только на документы, включенные в раздел 02 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД). В связи с тем, что УСОРД с 1993 г. не ведется и раздел 02 ОКУД включает лишь очень незначительную часть унифицированных форм организационно-распорядительных документов, ГОСТ Р 7.0.97-2016 не связан с УСОРД и распространяется на все организационно-распорядительные документы, в т.ч. включенные в ОКУД. Перечень организационно-распорядительных документов, которые приведены в разделе 1 «Область применения» и на которые распространяется действие стандарта, не является закрытым и имеет, скорее, иллюстративный характер.

Изменение номера стандарта вызвано тем, что Технический комитет (ТК) Госстандарта, через который в свое время проходил ГОСТ Р 6.30-2003, был ликвидирован. Поэтому было принято решение вести пересмотр стандарта в ТК 191 Росстандарта, который ответственен за систему стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). По этой причине новый ГОСТ имеет иной номер и входит в иной класс стандартов.

Связанный материал

Создаем «умные» бланки документов в MS Word

№ 02 / 2021

Связанный материал

Анализ нормативной базы по делопроизводству в организации – работа над ошибками

№ 03 / 2021

Совмещение и доплата

Если же такой приказ – способ увеличить заработную плату сотруднику за возросшее количество обязанностей, то указывать конкретную сумму в приказе будет нарушением.

Для того чтобы юридически грамотно оформить такую надбавку и за увеличение выполняемой работы, нужно подписать два документа: приказ о назначении плюс приказ об установлении персональной надбавки (относится к категории документов по личному составу).

В приказе не должна указываться сумма надбавки, так как это будет являться разглашением персональных данных (а на это работник согласия в большинстве случаев не пишет при устройстве на работу). Вот почему требуется второй документ. Ведь приказ о назначении ответственного за делопроизводство проходит в качестве приказа по основной деятельности, и его данные доступны всем.

В чём заключается организация делопроизводства предприятия, нормативное регулирование

Распространено мнение, что такой вид документа, как инструкция по делопроизводству, не считается обязательным для каждой компании. И это действительно так. В России действует национальный стандарт управления документами (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007), который регулирует процессы делопроизводства государственных, коммерческих и общественных организаций. Хотя действие стандарта распространяется на руководителей организаций, но обязанность неукоснительного соблюдения в нем не содержится.

Стандарт будет полезен для разработки и принятия внутренней политики по организации делопроизводства. Опираясь на прописанные требования, а также ст. 8 ТК РФ, управленец может разработать локальный акт, утвердить приказом и ввести на предприятии, что в будущем позволит оптимизировать работу компании.

Принимаемые акты не должны противоречить действующим законам и ухудшать условия труда работников.

Инструкция о делопроизводстве представляет собой локальный акт, регулирующий политику внутреннего и внешнего документооборота. Опираясь на ее положения, работники составляют служебные записки, приказы, распоряжения и прочие бумаги.

Инструкция нужна для:

• Отладки управленческой деятельности в части оформления, хранения, передачи, уничтожения и других операций с официальным бумагами компании.
• Упорядочивания передачи информацией между структурными подразделениями предприятия, делового общения с государственными органами, другими компаниями.
• Защиты интересов сотрудников компании

Документооборот представляет собой постоянный процесс. Соответственно, инструкция должна способствовать непрерывности деловой деятельности, защищать целостность создаваемых документов в течение всего срока действия.

В инструкции должны быть отмечены:

1. Перечни и образцы заполнения документов для каждого внутреннего и внешнего процесса компании.
2. Правила оформления, параметры, расположение элементов локальных актов.
3. Сроки и порядок хранения и утилизации официальных бумаг.
4. Порядок использования и передачи деловых бумаг как внутри компании, так и вне нее.

Имея среди прочих локальных актов инструкцию по делопроизводству, можно упорядочить или вовсе запретить общение структурных подразделений с внешними организациями. Это актуально, если компания большая и имеет в своем составе несколько филиалов. С практической точки зрения, достаточно обязать работников согласовывать передаваемую корреспонденцию с центральным офисом.

Также к инструкции добавляют образцы составления локальных актов, схемы, оттиски печатей и штампов и др. Однако, одного ее создания будет недостаточно. Для обретения юридической силы документа нужно издать приказ об утверждении инструкции по делопроизводству. Локальный акт подписывается первым руководителем предприятия.