Акт инвентаризации основных средств инв-1 — образец 2020 — 2021 годов

Как проводится инвентаризация

Для начала разберемся с вопросом, как компании инвентаризируют основные средства и товарно-материальные ценности. В первую очередь оформляется соответствующий приказ. Для него разработана унифицированная форма № ИНВ-22, форма по ОКУД 0317018. В ней содержится такая информация:

• наименование организации;
• структурное подразделение;
• состав инвентаризационной комиссии;
• перечень проверяемых обязательств, имущества и основных средств;
• время и место инвентаризации;
• основание для проведения инвентаризации.

Инвентаризации подлежат как основные средства и активы, находящиеся в собственности организации, так и ОС, которые пришлось арендовать.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyru

Перечень составляется в двух экземплярах. Первый — для бухгалтерской службы для составления сличительной ведомости (если есть расхождения с бухгалтерским учетом). Второй — для материально ответственного лица (МОЛ).

ВАЖНО!

До начала процедуры у материально ответственного лица берется расписка, что все документы сданы в бухгалтерию, следовательно, приняты к учету или списаны в расход. Она составляется на унифицированной форме описи, внизу на заглавном листе. Отдельного документа не нужно.

Положение по ведению бухучета и отчетности (утв. приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н) содержит полный перечень случаев, при которых обязательно проведение инвентаризации. Приведем наиболее важные из них:

• подготовка годовой бухотчетности;
• смена материально ответственных лиц компании, в частности, кладовщиков;
• продажа и выкуп имущества, а также предоставление его в аренду;
• установлены случаи хищения ТМЦ либо их порчи, а также злоупотребления;
• реорганизация или ликвидация компании;
• произошли стихийные или бедствия чрезвычайные ситуации, вызванные экстремальными условиями.

При формировании акта необходимо принимать во внимание следующие моменты:

• Акт составляется комиссией по инвентаризации. Его должны подписать все члены комиссии, их должно быть как минимум два человека.
• Официальный бланк акта установило законодательство. Однако организация вправе разработать свой собственный бланк акта.
• В начале документа должна быть указана причина его оформления.
• В обязательном порядке нужно указать председателя комиссии, а также всех ее членов (они записываются в алфавитном порядке).
• Необходимо четко расписать все события, которые привели к формированию акта.
• По итогам инвентаризации нужно будет сделать выводы и выдвинуть рекомендации.
• Заключительный акт инвентаризации должен утвердить управляющий компании.

По объему:

• полная. Проводится во время аудита на предприятии, до начала составления годовых отчетов, при ревизиях. Предполагает осуществление контроля за ТМЦ фирмы, денежными средствами, операциями по договорным отношениям с другими организациями;
• частичная – контроль фактического наличия определенной части средств предприятия. Например, денежной наличности во время ревизии, при смене уполномоченного лица, увольнении работника.

По способу:

• выборочная – контроль наличия ценностей на выбор, относящихся к ведению конкретного работника;
• сплошная – полностью охватывает структурные подразделения организации.

По назначению:

• плановая. Перед проведением составляются и утверждаются графики проверки. Сотрудников не информируют о конкретном времени проведения;
• внеплановая – при возникновении непредвиденных обстоятельств (увольнение работника, стихийное бедствие);
• повторная – если есть сомнения относительно достоверности и объективности предыдущей проверки;
• контрольная. После проведения очередной плановой или внеплановой процедуры может быть назначена контрольная, где принимают участие лица, входящие в состав комиссии.

Отдельная документация ведется в отношении отгруженных товарно-материальных ценностей.

Инвентаризация в отношении них включает в себя контроль за суммами, учитываемыми на счетах бухучета.

Условно такую проверку можно разделить на две части:

• проверка отгруженных ТМЦ, по которым время оплаты не просрочено;
• проверка отгруженных ТМЦ, по которым адресат отгрузки просрочил оплату.

При проверке каждой из указанных частей составляются отдельные акты ИНВ-4 .

По каждой отдельной «непросроченной» отгрузке ТМЦ в акте отражаются:

• название ТМЦ;
• конкретная численность ТМЦ;
• цена;
• день отгрузки;
• подтверждающие документы.

По каждой отдельной «просроченной» отгрузке ТМЦ в акте отражаются:

• реквизиты покупателя;
• название ТМЦ;
• цена;
• день отгрузки;
• реквизиты расчетного документа.

Какие цели ставятся и какие результаты могут быть

Исходя из вышеизложенного, нетрудно понять основные цели и задачи этого мероприятия.

1. В первую очередь это удостоверение в том, что все основные средства, зачисленные на баланс организации, находятся в целости и сохранности, нет излишков или недостачи, что все фактические данные полностью соответствуют тем, что отражены в документах.
2. Благодаря инвентаризации руководство получает возможность получить реальную картину по имуществу предприятия, а также провести своевременное списание основных средств (поломанных, устаревших или же утраченных).
3. Имеет эта процедура и дисциплинарный характер: зная о ее проведении (особенно если она осуществляется регулярно), материально-ответственные работники выполняют свои должностные обязанности с большей тщательностью и надежностью, не допуская халатности и преднамеренных нарушений.

Ответственные лица по форме

Как правило, форма ИНВ-22 заполняется от лица директора предприятия (или его заместителя). Председателем инвентаризационной комиссии обычно выступает главный бухгалтер (его зам), однако в частных случаях ответственные лица могут изменяться. Количество членов может быть меньшим, чем предусмотренное документом количество полей.

Должности могут сокращаться, а ФИО приводиться в форме фамилии и инициалов. В постановлении Госкомстата нет никаких указаний на то, что расшифровывать подпись нужно с указанием полного имени и отчества.

Образец заполнения состава членов комиссии показан ниже:

Составные части формы

Опись имеет несколько страниц. Первая является вводной, на ней располагается часть с распиской, второй и последующий элементы представлены в виде таблицы. В заключении ставятся подписи ответственных лиц.

Первая часть формы

В начале указываются принципиально важные моменты. В виде небольшой таблицы в крайней правой стороне листа перечисляются номера формы по ОКУД, ОКПО, код вида деятельности организации, номер документа и дата его составления, две даты: начала и завершения инвентаризации (даже если она проводилась одним днем, указание обеих идентичных обязательно), вид проводимой операции и номер счета бухгалтерского учета. Последние две графы заполняются бухгалтером уже после проставления подписей членов комиссии и рассмотрения руководителем.

Также отдельные строчки оставлены под полное наименование организации (допустимы сокращения до ООО, ОАО, ИП и пр.), название подразделения. Последним в подавляющем большинстве случаев является склад под каким-либо порядковым номером, так как форма ИНВ-5 наиболее распространена в складской политике.

Важный момент! В верхней части непременно должно быть обозначено основание для проведения инвентаризации. Это может быть приказ, уведомление либо распоряжение руководителя компании в целом или ее подразделения.

В любом случае процесс инвентаризации должен производиться под руководством и с ведома заинтересованных лиц. Этот факт должен иметь документальное подтверждение.

Часть с распиской

На первом же листе документа располагается расписка материально ответственного лица о том, что к моменту начала проведения инвентаризации все необходимые для этого документы первичной отчетности были сданы в бухгалтерию, а ТМЦ (товарно-материальные ценности) оприходованы и приняты под ответственное хранение.

Также на начало процесса прохождения проверки все материальные ресурсы, списанные со счетов, должны указываться в бумагах на выбытие. Нежелательно их фактическое нахождение в самом складском помещении во избежание недопонимания.

В расписке также обязательно указывается дата ее подписи и срок снятия остатков материальных ценностей.

Вторая часть формы — табличная

Информация очень компактно размещена в таблице. Использование последней чрезвычайно удобно. Бланк был сформирован в 90-е годы, но до сих пор остается актуальным. Строки таблицы заполняются по мере сличения фактического наличия товарно-материальных ценностей на складе с данными в существующих документах. Столбцы должны содержать следующую информацию:

• Порядковый номер строки.
• Название и код по ОКПО поставщика либо получателя.
• Номенклатурный номер товара, его сорт, вид или группа, полное наименование.
• Место хранения (обычно указывается номер ячейки или места).
• Дата, когда был принят товар на ответственное складское хранение.
• Наименование, номер и дата документа, который свидетельствует о поступлении ТМЦ на склад (например, накладная 25 от 23.08.2019 года).
• Единица измерения оприходованного товара и код этой единицы по ОКЕИ (г, кг, л, шт. и пр.).
• Сколько фактически есть ТМЦ, общее количество и стоимость.
• Сколько товара имеется по данным ведущегося в настоящее время бухгалтерского учета.

Если последние два столбца у одной и той же колонки не идентичны, то это недоработка бухгалтера либо кладовщика (или другого материально ответственного за описываемый товар лица). Форма ИНВ-5 удобна именно тем, что есть возможность проиллюстрировать подобного рода расхождения.

Заключительная часть

Когда инвентаризация близится к завершению, председатель комиссии и все ее члены должны просмотреть составленную таблицу и поставить свои подписи в конце инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение. Подписи будут свидетельствовать о том, что наличие товаров, их фактическое количество и стоимость проверены.

Важно! Отдельно в конце указывается общая сумма всех ТМЦ цифрами и прописью. Материально ответственное лицо ставит свою подпись после всех членов комиссии в знак того, что претензий к их работе не имеет и согласен с предоставляемыми данными

В бланке оставлено место для подписей двух таких МОЛ, но их может быть и больше. Ниже подписи ответственного лица обычно располагается подпись бухгалтера, сверяющего произведенные в документе вычисления

Материально ответственное лицо ставит свою подпись после всех членов комиссии в знак того, что претензий к их работе не имеет и согласен с предоставляемыми данными. В бланке оставлено место для подписей двух таких МОЛ, но их может быть и больше. Ниже подписи ответственного лица обычно располагается подпись бухгалтера, сверяющего произведенные в документе вычисления.

Порядок проведения инвентаризации в РФ

Перед началом инвентаризации, которая будет проводиться в преддверии годовой отчетности, необходимо позаботиться о правильном оформлении всех необходимых документов. Так, условно выполнение проверки можно разделить на этапы:

1. Издание приказа. Управленец должен создать письменный документ, который и станет основанием для проверки. Для этого используется унифицированный бланк. Здесь подробно указывается информация о проверяющих, имуществе, сроки проверки. Указывается и дата, до которой комиссия обязана произвести все действия, связанные с инвентаризацией.
2. Обычно в комиссию входят сотрудники бухгалтерии, управляющие отдельными подразделениями, технологи, экономисты. Также это могут быть и другие специалисты. Как правило, старшим назначается руководитель подразделения. К проверяющим обязательно присоединяется материально ответственный сотрудник.
3. Перед проверкой ответственный работник дает расписку, которая будет свидетельствовать о том, что все приходные и расходные документы, оформляемые на протяжении определенного периода, правильно составлены и сданы в бухгалтерский отдел. Также в расписке говорится, что списание материалов проводилось по закону.
4. Также выполняется проверка всех измерительных приборов, которые будут использоваться. Определяются остатки, которые числятся в бухгалтерии. Специалисты фиксируют имеющуюся документацию до начала проверки.
5. Сама проверка состоит из взвешиваний, пересчетов, замеров. Когда проверяющие делают перерыв, это имущество должно оставаться под охраной или под замком.
6. Оформление сличительных ведомостей. Это позволяет выявить несоответствие. После инвентаризации составляется протокол, куда вносятся выводы комиссии.

Как составляется акт инвентаризации

Составляется акт минимум в двух копиях. Здесь запрещено делать какие-либо правки. Избегайте помарок и опечаток. В соответствующих строках указываются проверяемые объекты, вес, количество и др.

При составлении акта обязательными являются подписи всех специалистов, которые входят в состав проверяющей группы. Нужно помнить, при отсутствии одной подписи, документ будет признан недействительным. После окончания инвентаризации работник, отвечающий за данные ценности, документально подтверждает правильность работы комиссии, указывает, что к проверке не имеет никаких претензий.

Предназначение унифицированной формы ИНВ-3

Опись ИНВ-3 предназначается для хозсубъектов. В документе фиксируются итоги проведения. Она представляет собой подсчет фактического наличия у юрлица ценного имущества (ТМЦ, документации, запасов и прочего).

Инвентаризационная опись ТМЦ предназначена для следующих целей:

1. Определения точного наличия ценностей, которые стоят на балансе физического или юридического лица.
2. Возможности подготовки бухгалтерского отчета за календарный год.
3. Подтверждения фактов хищения или кражи материальных ценностей предприятия.
4. Установления действительного ущерба, причиненного организации в результате несчастных случаев, пожара, землетрясения, затопления, обвала конструкции, выхода из строя единиц оборудования, невозможности создать необходимые условия для хранения (отсутствие электричества в морозильных камерах и т.д.).
5. Передачи фактического количества имущества от одного должностного лица к другому (если один начальник подразделения меняет на конкретном посте другого).

В результате осуществления ревизии информация, отраженная в инвентаризационной описи, может быть следующая:

1. Полное соответствие действительного и учетного остатка. Стоит отметить, что такие факты в большинстве случаев становятся возможными при имуществе, состоящем из крупногабаритных ценностей либо с достаточно большой стоимостью. Если же на балансе имеется большое количество малоценного сырья, материалов, товаров, то соответствие таких остатков редко происходит.
2. Определение излишков материальных ценностей.
3. Определение недостачи. Также часто полученные результаты содержат сведения как об излишках одного вида имущества, так и о недостаче других.

Форма ИНВ-3 задействуется российскими экономическими субъектами как инструмент для оформления результатов инвентаризации — процедуры, в ходе которой выявляется фактическое наличие в установленных местах их хранения каких-либо ресурсов, находящихся в собственности или распоряжении конкретного субъекта (товарно-материальных ценностей, запасов, документов и т. д.).

Подробнее о процедуре инвентаризации товарно-материальных ценностей читайте в статье «Инвентаризация материально-производственных запасов».

Унифицированная форма ИНВ-3 составляется в 2 экземплярах. Она должна быть подписана сотрудниками, входящими в состав инвентаризационной комиссии. Данные для внесения в рассматриваемую форму определяются исходя из результатов пересчета, процедур взвешивания, измерения тех или иных ресурсов по каждому установленному месту их хранения.

Первый экземпляр формы ИНВ-3 должен быть направлен в бухгалтерию, второй остается в распоряжении МОЛ.

Каким образом используется документ

Каждый субъект предпринимательской деятельности должен правильно организовать и вести документооборот. Это требование Федерального законодательства касается всех коммерческих компаний и индивидуальных предпринимателей. Каждая хозяйственная операция, которая проводится субъектами, должна оформляться соответствующим первичным документом. На основании данных первичного учета работники бухгалтерии заполняют учетные регистры.

В данном случае унифицированная ведомость ИНВ-26 является документом первичного учета. Ее будет задействовать бухгалтерия:

• для списания недостачи в пределах норм естественной убыли (если речь идет о товарах, которые при хранении могут терять в весе);
• для отнесения недостач на материально ответственных лиц (будет осуществляться удержание с заработных плат);
• для оприходования излишков (унифицированная форма будет задействоваться при определении базы налогообложения по прибыли);
• для заполнения учетных регистров;
• для формирования отчетности.

Оформленная по всем правилам и подписанная ответственными лицами унифицированная форма подшивается в отдельную папку. Она должна храниться субъектом предпринимательской деятельности на протяжении 3-х лет.

Коротко об основных моментах внезапной проверки средств, хранящихся в кассе

Инвентаризация может проводиться по нескольким причинам:

• выявление избытка или нехватки наличности в кассе;
• завершение календарного года;
• смена материально ответственного лица;
• ликвидация предприятия;
• форс-мажорные обстоятельства (пожары, затопления и пр.).

Проверка обязательно должна проводиться комиссией в составе нескольких сотрудников, а также в присутствии лица, которое несет ответственность за соблюдение норм хранения кассовой наличности. По итогам инвентаризации обязательно должен составляться соответствующий акт, с вынесением решения об устранении обнаруженных нарушений.

Что такое инвентаризация

Под этим термином понимается проверка и подсчет основных средств, числящихся на балансе предприятия. В свою очередь, к основным средствам относится все имущество компании, которое используется для осуществления ею своей деятельности. В частности, это: оборудование, техника, приборы, транспорт, здания и сооружения и т.д. Одной из главных особенностей объекта, для его причисления к основным средствам, должен быть период его использования: не менее одного года, а также определенный минимальный порог стоимости (который устанавливается на законодательном уровне и с течением времени меняется).

Решения для бизнеса

• магазины

одежда, обувь, продукты, игрушки, косметика, техника Подробнее

• склады

материальные, внутрипроизводственные, сбытовые и транспортных организаций Подробнее

• маркировка

табак, обувь, легпром, лекарства Подробнее

• производство

мясное, заготовительное, механообрабатывающее, сборочно-монтажное Подробнее

• rfid

радиочастотная идентификация товарно-материальных ценностей Подробнее

• егаис

автоматизация учётных операций с алкогольной продукцией Подробнее

Шаг №3: переходим к таблице. Она включает основной смысл проведения сверки, поскольку в ней подробный перечень всего, что входит в ТМЦ предприятия. Это может быть: сырье, детали и заготовки, готовая продукция, все товарные единицы, а также мебель, техника и прочий инвентарь, который имеет стоимость и находится на балансе.

В среднем любая фирма имеет множество позиций. И учет практически невозможен без компьютерной программы – вручную это займет много часов. Лучшее для коммерческих объектов, складских помещений предлагает . Это программное обеспечение для проведения инвентаризации оборудования и инструментов, материалов, основных средств с использованием штрихкодов. Таким образом, все первые 9 столбцов уже сразу несут в себе информацию о товарной единице, их количестве, стоимости, серийном номере. Потребуется только вписать «Фактическое наличие». Отметки делает комиссия при сопровождении сотрудника, несущего ответственность. Никакого подлога данных быть не может. Запрещено заполнять ведомость, ориентируясь только на слова и заверения МОЛ, надо все точно проверить, посмотреть, удостовериться и запротоколировать.

После перечисления подводится итог. Для удобства подсчета конечные выводы делаются постранично. А затем складываются воедино. Количество страниц зависит от того, насколько объемная номенклатура.

Шаг №4: все члены проверочной комиссии ставят свои подписи в знак того, что они подтверждают полученные сведения. Это же делает материально ответственный сотрудник. Кто может входить в состав проверяющих:

• администраторы;
• бухгалтер;
• люди, занимающие руководящие должности;
• специалисты по соседнему цеху и пр.

Главное, что перечень лиц утвержден заранее приказом.

Документальное оформление результатов проверки

Естественно, факт проверки должен быть зафиксирован документально. В этих целях оформляют приказы, акты, учетные журналы, описи, сличительные документы. Все документы, оформляемые в процессе инвентаризации, должны иметь минимум две копии.

Существует множество унифицированных бланков, используемых для конкретных ситуаций. В них должна указываться такая информация:

• название компании;
• наименование документа;
• описание объектов, подлежащих инвентаризации;
• указание измерительных единиц, стоимости и количества;
• проверяющие, их должности и подписи с расшифровками.

Законодательство не запрещает добавлять в унифицированную форму какие-либо новые пункты, или изменять уже имеющиеся. Однако при этом нужно помнить, перечисленные пункты необходимо оставить без изменения.

Обязательные реквизиты ИНВ-3

При использовании в ходе проведения инвентаризации унифицированной формы описи, сотрудникам проверяющей комиссии необходимо знать, какие обязательные реквизиты подлежат заполнению. Инвентаризационная опись ИНВ-3 должна содержать:

Страница 1 описи — расписка

Заполнение описи начинается с внесения обязательных реквизитов в расписку:

1. В поля «Организация» и «Структурное подразделение» вносятся полное либо сокращенное фирменное наименование организации согласно ее учредительным документам. Если штатным расписанием деление на структурные отделы фирмы не предусмотрено, соответствующее поле остается незаполненным.
2. В качестве основания для проведения инвентаризации указывается внутренний распорядительный документ исполнительного органа фирмы (постановление, приказ, распоряжение), дата его составления и регистрационный номер. Ненужное наименование документа подлежит зачеркиванию.

Периодичность проведения инвентаризаций определяется руководством конкретного юрлица. Проверка может быть плановой либо осуществляемой в срочном порядке. Инвентаризационные описи товарно-материальных ценностей при плановой инвентаризации по своей форме и содержанию ничем не отличаются от составляемых в ходе незапланированной проверки.

1. В поля «Дата начала инвентаризации» и «Дата окончания инвентаризации» вносятся соответствующие времени проведения инвентаризационных действий календарные обозначения.
2. Номер документа и дата его составления заполняются в соответствии с действующей в организации политикой ведения и учета внутреннего документооборота.
3. В графе «Вид товарно-материальных ценностей» указывается наименование подлежащих учету товаров либо иной производственной продукции.
4. Следующее порядковое поле должно содержать сведения о виде владения, на основании которого юр. лицо осуществляет пользование либо распоряжение ТМЦ – собственность, аренда, хранение, переработка и пр.
5. В качестве материально ответственных лиц указываются должности и личные данные работников, на которых возложена обязанность по ведению учета и инвентаризации ценностей. Такая обязанность может быть предусмотрена трудовым договором, приказом, распоряжением, соглашением о возложении обязанности по осуществлению сохранности ТМЦ, должностной инструкцией и др.
6. В конце расписки указывается фактическая дата снятия остатков товара.

ИНВ-3: образец заполнения 2-4 страниц описи

Инвентарная опись товарно-материальных ценностей (страницы 2, 3, 4) представлена в форме таблицы, включающей в себя следующие сведения:

• номера счетов и субсчетов;
• наименование и характеризующие ТМЦ сведения;
• количество ценностей, единица измерения, номенклатурный номер;
• стоимость единицы товара;
• сведения о фактически выявленном количестве ТМЦ и об отраженных объемах по данным бухучета.

Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей в итоговой строке заполняется, по всем сведениям, цифрам и суммам исключительно прописью.

Подписывают бланк инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей все члены специально созданной для проведения инвентаризации комиссии. Кроме того, опись заверяется подписью либо подписями материально ответственных за сохранность ценностей работников, а также визируется главным бухгалтером, подтверждающим проведение сличительной операции.

Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей — образец

Каждая фирма или организация с определённой периодичностью подвергается различного рода проверкам, в число которых входит и инвентаризация. Она проводится для определения фактического числа товарно-материальных ценностей, которое может значительно отличаться от данных бухгалтерской отчётности.

Такая проверка проводится по необходимости, обязательная периодичность для неё не установлена. Её можно проводить в любое время, но в обязательном порядке руководитель организации должен дать на неё своё разрешение.

В ходе проведения инвентаризации составляется опись товарно-материальных ценностей. Это официальный документ, который в дальнейшем будет использоваться в бухгалтерской отчётности в процессе списания несуществующих или испорченных объектов.

Заполняется официальный бланк в соответствии со всеми установленными нормами и правилами.