Хранение первичной бухгалтерской документации

За какой период налоговая может запросить документы

Инспекторы ИФНС в указанных выше случаях могут попросить документацию, относящуюся к уточненной декларации или деятельности организации, выходящую за пределы 3 лет. Организации, которые могут подвергнуться такой глубокой проверке, должны хранить бухгалтерские и налоговые документы больше 3 лет.

Трехлетний период проверки, установленный для большинства предприятий, ведет обратный отсчет с даты принятия решения о ней. Так, если решение об изучении деклараций по НДС было принято в декабре 2017 г., а проверка началась в 2020, то проверяются все квартальные налоговые отчеты, начиная с 4-го квартала 2014 г.

Следующим предприятиям необходимо хранить декларации минимум три года:

• организациям и ИП, которые периодически корректируют свои отчеты в ИФНС;
• зарегистрированным в особой экономической зоне России;
• работающим с иностранными компаниями по СРП;
• инвесторам, заключившим договор с властями региона.

ПОСТОЯННО – ЭТО СКОЛЬКО?

Сроки хранения документов установлены типовыми перечнями:

• Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016; далее – Перечень 2010);
• Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182, в ред. от 28.04.2011; далее – Перечень 2007).

Срок хранения документа также может быть установлен и в отраслевых нормативных документах. При этом слово «постоянно» может быть заменено синонимом, например, «бессрочно».

Если организация не является источником комплектования государственного архива.

Графа 3 «Срок хранения документа» Перечня 2010 содержит сноску <*>, в которой указано, что срок хранения «постоянно» (Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет. Речь идет только о тех документах, сроки хранения которых указаны в Перечне 2010.

Таким образом, если организация не является источником комплектования государственного (муниципального) архива, она должна хранить документы со сроком «постоянно» как минимум 10 лет, а затем вольна их уничтожить в штатном режиме наравне с делами, у которых к этому времени истечет срок хранения. При этом в инструкции по делопроизводству или в другом локальном нормативном акте, посвященном хранению документов, целесообразно установить минимальный срок хранения для этих документов. Например:

Так как Общество не является организацией – источником комплектования государственных (муниципальных) архивов, срок хранения «постоянно» для управленческих документов равен 10 годам.

Обратите внимание

Перечень 2007 никаких подобных сносок или оформленных других способом указаний не содержит. Поэтому если документ по Перечню 2007 имеет срок хранения «постоянно», это означает хранение в период всего существования организации.

Если организация является источником комплектования государственного архива, то срок хранения «постоянно» означает «все время существования организации». Если у ликвидированной организации есть преемник, то «постоянно» продлится все время существования организации­-преемника. В случае, если организация ликвидируется без преемников, госархив, к которому она относится, проводит экспертизу ценности документов с постоянным сроком хранения и забирает в свои хранилища те, которые сочтет полезными. Документы, которые не заинтересовали архив, могут быть уничтожены.

СРОКИ ХРАНЕНИЯ ПЕРЕПИСКИ

Структурируем разновидности переписки и приведем сроки ее хранения. Для каждой разновидности укажем раздел Перечня 2019. Это поможет секретарю установить, в деятельности какого структурного подразделения организации появилась такая переписка, а значит, в какой раздел номенклатуры следует поместить это дело.

Дела с перепиской нужно формировать и хранить в определенном месте: у секретаря директора, в канцелярии организации либо у ответственных за делопроизводство в подразделениях.

В Таблице 1 приведена переписка со сроками хранения более пяти лет. В Таблице 2 – переписка с пятилетним сроком хранения. В Таблице 3 – переписка со сроками хранения менее пяти лет.

См. п. 4.4 Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (далее – Инструкция по применению Перечня 2019; утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).

См. п. 4.6 Инструкции по применению Перечня 2019.

Там же, п. 4.9.

Сроки

Представитель малого бизнеса склонен оптимизировать работу персонала, поэтому редко можно встретить в штате небольшого предприятия архивариуса. Обычно обязанности ведения делопроизводства и архива возлагаются на кадровика, бухгалтера или секретаря. Такой сотрудник должен обладать элементарными знаниями о сроках хранения различных групп документов. Для удобства эти данные представлены в таблице:

Срок хранения	Постоянно	75 лет	5 лет	менее 5 лет
Вид документов	Регистрационные. -Разрешительные. -Годовые отчёты. -КУДиР на УСН. -Приказы по основной деятельности. -Штатное расписание, структура.	Личные дела и карточки сотрудников. -Лицевые счета начисления зарплаты. -Трудовые договоры. -Приказы по личному составу. -Регистры кадрового учёта.	Первичные документы. -Квартальные отчёты. -Переписка. -Хозяйственные договоры. -Налоговые декларации. -Кассовые документы. -Больничные листы. -Заявления на отпуск.	Месячные отчёты. -Проекты приказов.

Договор об учреждении

Не так давно на вопрос: «Что является учредительными документами ООО?» существовал другой ответ. К ним относился не только устав, но и учредительный договор, заключаемый между участниками. В этом соглашении стороны подтверждают, что учреждают юридическое лицо для получения прибыли, указывают полные паспортные данные и размер долей в обществе.

Кроме того, в договоре описывается порядок внесения доли в уставный капитал. Общее правило гласит, что внести вклад в УК надо в течение четырёх месяцев после регистрации компании. Участники вправе установить чёткие сроки оплаты долей, а также санкции за их нарушение. Единственный участник договор об учреждении не заключает, ведь партнёров у него нет.

Зачем нужен договор об учреждении? Во-первых, обязанность его заключать закреплена законодательно: в статье 89 ГК РФ и статье 11 закона «Об ООО». Во-вторых, в устав образца 2021 года не включают сведения об участниках, поэтому из него нельзя узнать, кто является собственником фирмы. В-третьих, это соглашение имеет законную силу при продаже, наследовании, дарении доли в компании, доказывая право собственности конкретного лица.

Мы разобрали, что именно входит в учредительные документы ООО, с теоретической точки зрения. Повторимся ещё раз, регистрационные или учредительные документы — это только устав юридического лица, на основании которого действует общество с ограниченной ответственностью.

Но если говорить о том, что входит в список учредительных документов фирмы для практического применения, то это намного более полный перечень 2021 года. Здесь можно дать такое определение — это полная информация, связанная с регистрацией компании. Партнёры, контрагенты, банки, проверяющие, нотариусы, инвесторы и другие заинтересованные лица запрашивают следующие сведения:

• свидетельство о госрегистрации организации с указанием ИНН и ОГРН;
• свидетельство о постановке на налоговый учёт по месту юридического адреса;
• устав;
• договор об учреждении;
• список участников;
• выписку из ЕГРЮЛ с кодами ОКВЭД, которые отражают направление деятельности;
• протокол или решение о создании юридического лица;
• протокол и приказ о назначении руководителя;
• справку о присвоении кодов статистики;
• информацию о наличии филиалов и обособленных подразделений (при наличии).

Как правило, по такому запросу представляют копии, заверенные подписью руководителя и печатью общества. В некоторых случаях, например, при открытии расчётного счёта или при совершении сделок с долями через нотариуса, для достоверности копий требуется представить и оригиналы.

Собираетесь открывать свой бизнес? Не забудьте про расчетный счёт — он упростит ведение бизнеса, уплату налогов и страховых взносов. Многие банки предлагают выгодные условия по обслуживанию и ведению расчётных счетов, ознакомиться с предложениями можно здесь.

Документы об учреждении общества надо хранить бессрочно, а при порче или утрате – восстановить. Официальные бумаги, такие, как свидетельства государственного образца с регистрационной печатью ИФНС, выдают в виде дубликатов по заявлению руководителя.

Сведения из реестра юридических лиц в электронном виде можно получить бесплатно с помощью сервиса ФНС. За бумажной версией выписки из ЕГРЮЛ обращайтесь в регистрирующую инспекцию, за это взимается пошлина. Внутренние решения, протоколы, приказы легко восстановить за подписями участников и руководителя. О порядке хранения и ответственности за его нарушение подробнее читайте в статье «Документы организации: собираем и храним».

Сроки хранения документов ИП

Все налогоплательщики сталкиваются с необходимостью хранить документы вне зависимости от применяемого ими режима налогообложения (ОСНО, УСН, ЕНВД, ЕСХН и др.) или организационно-правовой формы (АО, ООО, ФГУП и т. д.). Нет исключений и для индивидуальных предпринимателей.

Даже если ИП работает один и у него отсутствует большая часть административно-хозяйственных, кадровых и иных распорядительных документов, а применение упрощенки с объектом «доходы» превращает первичку по расходам в макулатуру (обосновывать затраты нет необходимости), обязанность по сохранению определенных видов документации остается.

Например, такой документ, как книга учета доходов, в которой бизнесмен отражает полученную выручку и на основе которой производит расчет УСН-налога, Налоговым кодексом запрещено ликвидировать в течение 4 лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ), а перечнем Росархива (с 18.02.2020) в течение 5 лет.

ВАЖНО! При несовпадении сроков хранения в разных НПА нужно ориентироваться на больший. Подробнее о нюансах применения упрощенки с базой «доходы» читайте в этой статье. Подробнее о нюансах применения упрощенки с базой «доходы» читайте в этой статье

Подробнее о нюансах применения упрощенки с базой «доходы» читайте в этой статье.

Или ИП применяет ОСНО и начисляет НДС — оформленные счета-фактуры также придется подшить в дело и хранить 5 лет. Такой срок хранения установлен новым перечнем Росархива с 18.02.2020.

Подробнее читайте в материале «Какой срок хранения счетов-фактур?».

Сколько хранить документы ИП

ИП, помимо основной документации, рекомендуется сохранять все договоры, акты, чеки, квитанции и прочие первичные документы, накапливаемые в процессе ведения хозяйственной деятельности.

Перечень документов, подлежащих обязательному хранению, и сведения о продолжительности их хранения содержатся в тексте Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ». Время хранения документов ИП определяется различными законодательными актами:

1. Пункт 8 ст. 23 НК РФ указывает на необходимость сохранения документов бухгалтерского и налогового учёта, бумаг, подтверждающих получение доходов, несение затрат (имеющих значение для исчисления налогов) и уплату налогов в прошлом на протяжении как минимум 4 лет.
2. Часть 12 Приказа Минфина РФ № 86 назначает четырёхлетний срок хранения Книги учёта доходов и расходов, первичных документов учёта и регистрации ИП.
3. Пункт 1 ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» предписывает хранить бухгалтерскую отчётность и первичную бухгалтерскую документацию не менее 5 лет.
4. Пункт 8 ст. 28 Федерального закона № 212-ФЗ говорит о том, что документы об уплате обязательных страховых отчислений в ПФР (ИФНС), ФОМС и ФСС подлежат хранению на протяжении 6 лет.
5. Приказ Минкультуры РФ № 558 содержит предписания о сохранении личных дел сотрудников (включая трудоустроенных на временной основе), трудовых контрактов и бумаг об увольнении в течение 75 лет.

Статьи 14 и 17 Федерального закона № 125-ФЗ накладывают на ИП обязательство по соблюдению правил архивного дела — предприниматель должен создать условия для размещения, систематизации и обеспечения сохранности бумаг от внешних воздействий. Местом размещения документов может быть:

• часть офиса;
• отдельное помещение, не подвальное и не чердачное;
• архив в сторонней компании, предлагающей услуги по сохранению документации.

Учредительных документов у ИП нет, но есть другие, подтверждающие законность его деятельности. Это юридическая база, доказывающая легальность проведения хозяйственных операций, поэтому хранить документы нужно отдельно от корреспонденции, счетов, бланков и прочих бумаг. Если какой-то документ потерялся или был повреждён, восстановить его нужно незамедлительно — за отсутствие бумаги в ответственный момент порой приходится платить больше, чем за оформление дубликата.

Виды документов

Некоторые предприниматели считают, что, так как они не являются юридическими лицами, и для них предусмотрены послабления и упрощения, такие как отсутствие обязательного бухучёта, то вести и содержать в порядке другие бумаги они не обязаны. На самом деле, это не так, потому что в ст. 17 закона № 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации» прописана обязанность организаций, в том числе ИП, организовать должное комплектование и хранения важных документов бизнесмена.

Разберёмся, какие документы, связанные с бизнес-деятельностью, относятся к важным бумагам, которые предприниматель должен хранить под рукой:

• регистрационные;
• учетные;
• разрешительная документация;
• отчётные (налоговая, бухгалтерская, статистическая отчётность, отчёты в фонды);
• кадровые;
• документы по хозяйственной деятельности (договоры, кассовые, первичные документы).

Работа ИП начинается с регистрации в налоговой. Поэтому статус хозяйствующего субъекта необходимо подкреплять такими бумагами, как:

• статистические коды;
• лист записи ЕГРИП.

Внимание! С начала 2017 года свидетельство ОГРН и ИНН при постановке на учёт ИП уже не выдают. Однако бизнесмены, которые регистрировались в более ранние периоды, должны бережно хранить оригиналы выданных налоговой бланков. После постановки на налоговый учёт бизнесмену следует позаботиться о лицензировании своей деятельности, если того требует вид планируемых работ или услуг

В отдельных делах нужно будет хранить оригиналы всех видов разрешительной документации:

После постановки на налоговый учёт бизнесмену следует позаботиться о лицензировании своей деятельности, если того требует вид планируемых работ или услуг. В отдельных делах нужно будет хранить оригиналы всех видов разрешительной документации:

• лицензий;
• допусков;
• разрешений;
• сертификатов соответствия и качества;
• уведомлений о начале деятельности.

В процессе деятельности коммерсанту на упрощенке придётся вести учёт поступивших и израсходованных средств. Ведением Книги учёта доходов и расходов (КУДиР) ограничивается для него весь обязательный бухучёт (на ЕНВД и этого можно не делать). Что касается собственной налоговой отчётности, то её придётся хранить большинству ИП, кроме приобретателей патента, так как они не предоставляют декларации.

Ещё одним важным видом документации для бизнесмена является первичка:

Поскольку первичный документ является первоисточником хозяйственной операции, фиксирует её совершение, комплектовать и хранить первичку в делах крайне важно. Формировать отдельно от первичных документов нужно также все хозяйственные договоры, соглашения, контракты, акты о приёмке выполненных работ. Они служат основанием для подтверждения связи контрагентов, подрядчиков, поставщиков и клиентов, покупателей и продавцов

Они служат основанием для подтверждения связи контрагентов, подрядчиков, поставщиков и клиентов, покупателей и продавцов.

Если коммерсант расширяет свой бизнес, он нанимает сотрудников в помощь, так как уже не справляется с работой в одиночку. Выступить в роли работодателя —для ИП это серьёзный шаг. Усложняется не только состав его отчётности, но и появляются кадровые документы:

• трудовые договоры;
• трудовые книжки;
• лицевые счета начисления заработной платы;
• штатные расписания;
• приказы по личному составу;
• графики отпусков;
• должностные регламенты и инструкции;
• личные карточки форты Т-2;
• табеля учёта рабочего времени;
• книги, журналы учёта (инструктажей, трудовых договоров, приказов, личных дел и т. д.).

В своей работе современные бухгалтеры и кадровики уже давно применяются специальные программы: 1С, ДКС, Контур. Поэтому часть документации формируется в электронном виде. Контролирующие органы, в частности, налоговые инспекции, стимулируют налогоплательщиков налаживать электронный документооборот, а значит, некоторые документы можно даже не печатать на бумаге. Из-за этого часто возникают вопросы, сколько нужно хранить документы в электронном виде, или их можно сразу удалять? Закон не разделяет бумажные и электронные типы документов, поэтому срок хранения у них одинаков.

КЛАССИФИКАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ

Все бухгалтерские документы с точки зрения выполняемой ими функции укрупненно можно разделить на две большие группы:

• документы бухгалтерского учета;
• документы налогового учета.

Документы бухгалтерского учета

Бухгалтерская документация является частью системы управленческой документации организации в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации. Руководствуясь последовательностью документирования хозяйственной деятельности компании бухгалтерскую документацию можно разделить на три части:

• первичная – документация, фиксирующая факты совершения хозяйственных операций; на основании ее ведется бухгалтерский учет;
• регистры бухгалтерского учета – предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых первичных учетных документах;
• отчетная бухгалтерская документация – единая система данных об имущественном и финансовом положении компании, о результатах ее хозяйственной деятельности.

Бухгалтерские документы также классифицируются по назначению и типам документов. Общая схема движения бухгалтерских документов начинается с первичных документов. Предположим, что мы заключаем договор с контрагентом на поставку продукции с безналичным способом оплаты. Последовательность действий будет следующей:

• заключаем договор;
• выставляем контрагенту счет на оплату;
• покупатель платежным поручением подтверждает факт оплаты им продукции;
• для отгрузки продукции выставляем товарную накладную и счет-фактуру.

Таким образом, основной перечень первичных документов будет таким:

• договор;
• счет;
• платежные документы;
• товарная накладная;
• счет-фактура;
• акт о сдаче-приемке выполненных работ (оказания услуг).

Бухгалтерские документы важны не только в текущей деятельности организации, но и для последующей отчетности. Кроме того, их по тем или иным поводам могут запросить государственные инстанции

Это значит, что важно организовать хранение этих документов

Документы налогового учета

К документам налогового учета относятся:

• первичные учетные документы;
• аналитические регистры налогового учета;
• расчет налоговой базы.

Структура документирования налогового учета похожа на структуру документирования бухгалтерского учета:

• первичные учетные документы – документы, являющиеся подтверждением налогового учета. Это те самые первичные учетные документы, которые являются основанием ведения бухгалтерского учета, а кроме того, документы, которые предусмотрены для оформления операций законодательством о налогах и сборах;
• аналитические регистры налогового учета – это либо измененные регистры бухгалтерского учета, либо самостоятельные регистры, которые формируются и ведутся по аналогии с регистрами бухгалтерского учета, но без применения двойной записи;
• расчет налоговой базы – можно представить, как документ синтетического налогового учета, аналогичный по своим функциям синтетическим регистрам бухгалтерского учета.

Непосредственное документирование налогового учета – это «вотчина» бухгалтеров. Едва ли они «впустят» в эту область секретаря. Поэтому не будем углубляться в детали. Нас интересует именно архивное хранение этих документов.

За какой период налоговая может провести проверку

При выездной форме сотрудники ИФНС по общим правилам могут проводить проверку за предыдущие три года, что следует из статьи 89 НК РФ.

В некоторых случаях охватываемый налоговой проверкой промежуток времени может превышать три года, если она проводится в организациях:

• предоставивших уточненную декларацию, когда инспекторы могут запросить документы, превышающие трехлетний период;
• работающих в режиме соглашения о разделе продукции с иностранными организациями — документы могут быть запрошены за любой период действия этого режима;
• исключенных из государственного реестра особой экономической зоны — бухгалтерские и налоговые документы могут быть затребованы за любой период;
• являющихся участниками регионального инвестиционного проекта, когда происходит анализ бухгалтерских документов за последние 5 лет.

В любом случае инспекция, вынося решение о проведении контрольных мероприятий, должна сообщить, за какой период будет проверять организацию (Письмо Минфина России от 26.07.2018 № 03-02-07/1/52519).

Часто задаваемые вопросы

Можно ли перерегистрировать ИП в ООО?

Нет, такой процедуры законодательством не предусмотрено. Если гражданин хочет осуществлять предпринимательскую деятельность от имени ООО, а не от имени ИП, ему следует закрыть ИП и открыть ООО.

Нужно ли платить налоги и взносы после закрытия ИП?

Прекращение регистрации индивидуального предпринимателя не влечет автоматического прекращения его обязательств по уплате налогов. Эти обязательства прекращаются только в случаях:— уплаты налога или сбора— в связи со смертью физического лица (ст. 44 НК РФ)Поэтому, если какие-то налоги за время работы в качестве ИП у вас остались неуплаченными, их нужно доплатить.

Ответственность за нарушение правил хранения документации

За ненадлежащее хранение ключевых бумаг предприятия полагается административная ответственность. Рассмотрим статьи, которые регулируют данный вопрос:

• Статья 15.11 КоАП. За нарушение сроков хранения учетных бумаг полагается наказание в виде административного штрафа в размере 2-3 тысяч рублей. Данный штраф вменяется должностным лицам.
• Статья 13.20 КоАП. При уничтожении бумаг раньше срока или нарушении условий их хранения полагается штраф в размере 100-300 рублей для рядовых сотрудников, 300-500 рублей – для должностных лиц.
• Статья 120 НК РФ. Отсутствие первичной документации и прочих важных бумаг – правонарушение и с точки зрения Налогового кодекса. Если нарушение закона выявлено на протяжении одного налогового периода, штраф составит 10 тысяч рублей. Если же правонарушение выявляется не в первый раз, штраф увеличивается до 30 тысяч рублей. Если в результате уничтожения документов произошло уменьшение налоговой базы, уплачивается штраф в размере 20% от размера налоговых отчислений, которые не были перечислены. Однако этот штраф не должен быть больше 40 тысяч рублей.
• Пункт 6.8 Положения о бухгалтерских документах №105. Согласно ему при утрате документов руководитель обязан организовать комиссию по расследованию причин произошедшего.

ВАЖНО! Документы могут быть уничтожены неумышленно. К примеру, причинами их пропажи может быть форс-мажор (пожар, наводнение) или кража, поджог, совершенный злоумышленниками

В этом случае нужно зафиксировать факт происшествия. Понадобится заключение соответствующих служб. К примеру, если произошел пожар, нужна справка от службы пожарного надзора. Если же документы похищены или уничтожены злоумышленником, понадобится справка из полиции. Данные документы необходимы для того, чтобы подтвердить факт непричастности руководителей предприятия к инциденту.

Сколько лет хранить бухгалтерскую документацию

Например, если документ составлен в дложен, то срок хранения начинает исчисляться с 1 января года. Из этого правила есть два исключения. Храинть, течение четырехлетнего срока начинается после отчетного налогового периода, в котором документ последний раз использовался для составления должен отчетности, исчисления и уплаты Сколько. Если компания утратила первичку в результате должен, то документы она обязана восстановить.

В том Сколькко и за Выписка из егрюл какие нужны документысколько года, а не только за год. Об этом напомнили специалисты Минфина России в письме от В котором ссылаются на положения пункта 5 статьи 93 Доначисление ндс проводки кодекса РФ.

В котором сказано, что в ходе налоговой проверки инспекторы не вправе требовать у компании документы, которые ранее уже были представлены в инспекцию в ходе камеральной или выездной проверки. Исключение составляют те бумаги, которые ранее были представлены в виде подлинников, но были возвращены налоговиками, а затем компания их утратила вследствие обстоятельств непреодолимой силы.

Еще одно основание для восстановления документов — срок хранения документов, необходимых для расчета налогов, составляет четыре года. Об этом сказано в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ.

В Налоговом кодексе сказано: Это 10 лет максимум. Плюс еще четыре года после того, как убыток будет погашен. Но что относится к документам по убыткам? Только декларации прошлых лет или вся первичка? Для хранения бухгалтерских документов нужно храня специальные помещения, сейфы или шкафы п.

Бланки строгой отчетности хранят в сейфах, металлических шкафах или в специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность п. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами собирают в хронологическом порядке и переплетают.

Остальные документы можно храня в специальных помещениях или в закрывающихся документах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Новое в журнале Правовед.ru

По законодательству о бухучете первичные и сводные учетные документы можно составлять на бумажных R70 nalog ru или в электронном виде ч.

Регистры налогового учета Сколько можно вести на бумажных носителях, в электронном виде или на любых машинных носителях ст. Наконец, налоговые декларации расчеты можно, а в некоторых случаях нужно сдавать в электронном виде ст.

А раз первичку, документы бухгалтерского и налогового учета, а также налоговые декларации расчеты можно храня в электронном виде, то и хранить их можно в таком же документе. Единственное условие — такие документы должны быть заверены по всем правилам электронной подписью.

Сколько хранятся бухгалтерские и налоговые документы

На предприятиях ведется отдельно налоговый и бухгалтерский учеты, хотя первичная документация при этом практически совпадает. Вне зависимости от периода проверки срок хранения документов устанавливается ФЗ № 402-ФЗ. В нем указан перечень и срок их хранения. Минимальный срок составляет пять лет.

Срок хранения в пять лет установлен для договоров поставки, подряда, актов выполненных работ, приходных и расходных ордеров, главной, кассовой книг, книг покупок и продаж, другой первичной документации. Минимум столько же времени хранятся декларации, отчеты в Комитет статистики, ФСС, ПФР, ФОМС, другие контролирующие организации. Сохраняется деловая переписка с контрагентами и государственными структурами. Все, что касается учета персонала, хранится 75 лет: реестр сведений о доходах, личные карточки и трудовые договоры, подаваемые индивидуальные сведения в Пенсионный фонд.

Организациям на основе кодекса и 402-ФЗ рекомендуется составить локальный акт о сроке хранения разных видов бухгалтерских документов.

Подробнее о сроках хранения бухгалтерских документов рассказано в отдельной статье на нашем портале.

Если документы ИП утрачены или испорчены

Отсутствие у вас первичных документов, регистров бухгалтерского и налогового учета, счетов-фактур, а также неправильное отражение данных в финансовых документах в систематическом порядке (более двух раз за год) – это грубое нарушение, регламентируемое ст. 120 НК РФ. Штрафы в данном случае установлены от 10000 рублей.

Потерянные документы можно и нужно восстановить. Договоры, акты, товарные накладные вы можете запросить повторно у контрагентов. Если потерян учетный документ, то необходимо назначить расследование, возможно, с предоставлением справки о причине потери (потоп, кража, пожар) от соответствующей службы. Акт по результатам расследования отправляется с заявлением в свободной форме в налоговую инспекцию (ФНС) – там в свою очередь устанавливают сроки на восстановление бумаг.

Регистрационные документы ИП можно запросить в налоговой инспекции по отдельности каждый, подав заявление на выдачу дубликата и квитанцию об уплате госпошлины в размере 300 рублей.

Хранящиеся документы по истечении срока архивирования можно утилизировать: сжечь или порезать на специальном оборудовании. Однако будьте предельно осторожны, чтобы случайно не уничтожить еще действующие или требующие хранения данные.

Закон не ограничивает индивидуального предпринимателя в перечне бумаг, которые можно архивировать. Если вам спокойно и удобно хранить все – храните, но не где вздумается, а в специальных местах, предназначенных для этого. Документы, надлежащим образом размещенные в архиве, как броня, защитят ваш бизнес в случае споров с налоговой инспекцией или контрагентами.

В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы, регистры бухучета, бухотчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года.

В целях главы 25 НК налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов, которыми признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, понесенные при осуществлении деятельности, направленной на получение дохода .

Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК налогоплательщики обязаны в течение 4 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено НК.

Такие разъяснения дает Минфин в письме № 07-01-09/25966 от 18.04.2018.

Срок хранения документов после ликвидации ИП | Статьи | Журнал «Кадровое дело»

При прекращении предпринимательской деятельности очень важно знать, какой срок хранения документов после ликвидации ИП установлен для конкретного вида документации. Рассмотрим действующие периоды хранения налоговых, бухгалтерских отчетов и кадровых документов

Из этой статьи вы узнаете:

• какие документы необходимы для прекращения деятельности индивидуального предпринимателя;
• сроки хранения документов после закрытия ИП;
• что делать с документами при закрытия ИП.

Срок хранения документов после закрытия ИП

В соответствии с положениями действующего законодательства ликвидация индивидуального предпринимателя может быть связана с различными причинами. Чаще всего бизнесмены сами принимают решение прекратить предпринимательскую деятельность. Если закрытие ИП носит принудительный характер, то, скорее всего, речь идет о банкротстве предпринимателя или принятом соответствующем решении суда.

Как и любой другой процесс предпринимательской деятельности, закрытие ИП сопровождается оформлением ряда документов. В данной статье представлен перечень документации, необходимой для прекращения предпринимательской деятельности, и рассмотрен срок хранения документов после закрытия ИП.

Какие документы необходимы для закрытия ИП

Для официального прекращения предпринимательской деятельности ИП предоставляет в регистрирующий орган ряд документов, в том числе:

• оформленное по установленной форме и подписанное заявление. На данный момент законодательством не предусмотрено нотариальное удостоверение подписи;
• подтверждающий уплату госпошлины документ, а именно выданная Сбербанком квитанция.

Если у ИП нет возможности лично передать документы сотрудникам налоговой инспекции, допускается пересылка квитанции и заявления по почте. В таком случае отправляется ценное письмо с проведенной описью вложения.

Сроки хранения документов после закрытия ИП

После завершения процедуры ликвидации индивидуального предпринимателя налоговая служба в течение 3 лет имеет право провести проверку факта прекращения предпринимательской деятельности.

Действующим НК РФ предусмотрено, что налогоплательщиками обеспечивается в течение 4 лет сохранность данных налогового и бухгалтерского учета, а также прочих необходимых для уплаты налоговых платежей документов.

Указанные сроки хранения документов после закрытия ИП являются обязательными вне зависимости от сферы деятельности и причины закрытия предпринимателя.

Специальные требования действуют для кадровой документации. В течение 75 лет должны храниться:

• распоряжения индивидуального предпринимателя о приеме, переводе, увольнении сотрудников;
• приказы руководителя ИП;
• распоряжения о предоставлении работникам длительных отпусков;
• личные карточки и личные дела персонала (обязательному хранению подлежат карточки и дела не только постоянных, но и временных работников);
• расчетные ведомости, в которых отражены все начисления зарплаты;
• наряды и табели сотрудников вредных профессий;
• заключенные трудовые соглашения.

При проведении проверок также могут потребовать предоставить книги кассиров, кассовые ленты с контрольными суммами и некоторые другие документы, устанавливающие факт проведения расчетных операций с населением. Для такой первичной учетной документации действует срок хранения не меньше 5 лет.

Говоря про сроки хранения документов со сведениями об оплате страховых взносов, отметим, что в данном случае период хранения регламентируется ФЗ 212-ФЗ, устанавливающим обязанности плательщиков взносов страхования. В Федеральном законе сказано, что подтверждающие начисление и уплату страховых взносов документы должны хранить в течение 6 лет.

Что делать с документами при закрытия ИП?

Сегодня на территории РФ порядок хранения документов после закрытия ИП устанавливается в соответствии с действующими правилами работы архивов организаций, а также положениями законодательства об архивном деле и других нормативных актов.

Как было сказано ранее, при ликвидации индивидуального предпринимателя обязательному сохранению в течение 75 лет подлежат документы по личному составу и постоянного хранения. Такие документы передаются в архивное учреждение и важны для уволенных сотрудников, являясь единственным основанием для расчета, начисления им в будущем пенсий, восстановления трудового, в том числе льготного, стажа.

Таким образом, при закрытии ИП необходимо соблюдать обязательные требования к хранению кадровой, налоговой и бухгалтерской документации. Кадровая документация подлежит сдаче в архивные учреждения.