Образец внутренней описи документов личного дела

Составляем описи дел

В данной статье предлагаем вашему вниманию полезную информацию о правилах составления в организации описей дел в различных ситуациях.

Наиболее часто в организации возникает необходимость в составлении описей дел: Любая опись содержит перечень дел и предназначена для их учета и раскрытия содержания, чтобы в дальнейшем ее можно было использовать в справочных целях и в целях оперативного поиска документов. Архив организации комплектуется документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

В последнем случае, прежде всего, имеют виду дела по личному составу, кроме того, в архиве могут быть составлены описи дел специфических видов документов. Для определения сроков хранения используют: В зависимости от принятого распределения обязанностей в каждой организации обработка дел, в соответствии с требованиями Основных правил, может происходить до передачи или уже непосредственно в архиве после передачи туда дел. Сдаточная опись документов составляется сотрудником структурного подразделения по установленной Основными правилами форме (Пример 1) в двух экземплярах (первый экземпляр передается в архив, второй – в отдел).

Опись дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы: Графа «Примечание» используется для отметок об особенностях формирования и физического состояния дел, о передаче дел и т.п. Если информации на обложке дела недостаточно для заполнения формы описи, в справочных целях используют номенклатуру дел.

В описи дел не принято повторять одинаковые заголовки. Заголовок первого дела пишется полностью, затем повторяющаяся часть заменяется на слова «То же».

Однако в начале нового листа описи заголовок всегда указывается полностью. В конце документа необходимо указать цифрами и прописью количество дел, включенных в сдаточную опись, указать первый и последний номера дел, литерные и пропущенные номера при их наличии. Сдаточную опись дел в архив подписывает ее составитель, ставят подписи передающий дела (часто совпадает с составителем) и принимающий дела с указанием должностей.

Затем документ утверждает начальник структурного подразделения. Опись дел структурного подразделения Общество с ограниченной ответственностью «Хлопок»

Личное дело

— совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Состав документов личного дела работника: заявление о приеме на работу; трудовое соглашение (контракт); документы об образовании (копии); документы об утверждении в должности (копии или выписки), в том числе это могут быть выписки из протоколов учредителей, акционеров, ученых советов, документы конкурсных комиссий, результаты тестирования; рекомендательные письма или характеристики; должностные инструкции (регламенты); аттестационные листы, отзывы, представления; паспортные данные, свидетельство о браке и т.д. (копии); заявления и приказы (копии или выписки) о переводе на другую должность, представления, справки-объективки; документы о награждении, наложении взысканий (копии); сведения о доходах, имуществе и справки проверки полноты и достоверности данных сведений (для государственной или муниципальной службы); невостребованные документы (свидетельства, дипломы, трудовые книжки и т.п.); заявления и приказы (копии или выписки) об увольнении, переводе и т.д.; иные документы в случае необходимости, в частности для государственной службы.

Формирование личных дел работника. Документы, которые относятся к личному делу работника представлены в приложениях 9,10,11,12,13,14,15,16,17,18,19. Внутренняя опись личного дела и акт передачи личного дела в архив.

Опись — архивный справочник, представляющий собой, систематизированный перечень заголовков дел. Внутренняя опись документов дела — это учетный документ, который содержит перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов дела, индексов, дат, заголовков и нумерации листов дела.

Она является обязательным документом в процессе учета дел с особо ценной для компании информацией. Внутренняя опись документов дела имеет унифицированную форму и заполняется на отдельном листе.

Внутренняя опись дела должна быть подписана составителем. Примечание (делаются пометки об особенностях физического состояния документов дела (изъятие, включение, замена их на копии и т.д.) со ссылками на соответствующие акты.) Итоговая запись (цифрами и прописью указывается количество документов, количество листов внутренней описи.) Внутренняя опись представлена в приложении 20.

Акт — это официальный документ, который констатирует произошедшее действие или факт хозяйственной жизни и подписывается уполномоченными должностными лицами. Акт передачи дел представлен в приложении 21.

Как правильно оформить личное дело

Его обязанности составляют:

• первичное заведение личного дела;
• внесение в него новых записей и документов;
• изъятие документов временного хранения с истекшим сроком или уже недействительных;
• при необходимости заверение копий;
• внутренняя опись входящих в дело документов;
• плановая проверка состояния личных дел;
• ежегодное ознакомление сотрудника с личным делом под его роспись;
• хранение дел;
• помещение неактуальных дел в архив.

ВАЖНО! Сотрудник, ведущий личные дела, должен иметь разрешенный доступ к персональным данным работников

Обложка личного дела

Личное дело представляет собой совокупность большого количества документов, что диктует обязательность какого-либо способа легкого поиска нужной информации. Принято систематизировать сведения из личного дела на титульном листе (обложке). Удобно пользоваться требованиями к оформлению обложки, которые остались неизменными с 17.07.1972 года (ГОСТ17914-72):

• сверху оставляется место для будущего архивного штампа;
• сверху по центру располагается полное и сокращенное наименование организации;
• ниже указывается структурное подразделение (нужно оставить несколько строк для отражения информации о возможной перемене отдела);
• номер дела (по номенклатуре, принятой в фирме);
• фамилия, имя и отчество сотрудника, на которого заводится дело;
• правый нижний угол несет информацию о сроках ведения дела: дате открытия, то есть дня приема на работу, и дате закрытия (приказа об увольнении);
• здесь же пишется количество листов в деле на момент описи;
• срок хранения дела.

Опись состава личного дела

Все документы, попадающие в ту папку, должны нумероваться и подшиваться, а также занимать свое место в перечне документов.

Опись документов личного дела может располагаться на внутренней стороне картонной обложки папки либо быть подшита последней.

Сверху листа, предназначенного для этой цели, пишется название («ОПИСЬ документов личного дела»), далее пишется ФИО сотрудника в именительном падеже. Опись удобно вести в виде следующей таблицы.

После таблицы словами и цифрами пишется количество документов и входящих в опись листов. В конце ставится дата проведения описи и подпись исполнителя с расшифровкой.

Какие документы включать в состав личного дела?

Исходя из определения понятия «трудовая деятельность» документы, связанные с ней, начинают оформляться с момента приема на работу. То есть личное дело сотрудника начинается с трудового договора и приказа о приеме на работу. Заканчивается оно приказом об увольнении.

Сразу отметим, что не включаются в состав личного дела трудовая книжка и личная карточка, так как эти обязательные документы подлежат отдельному хранению в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Не будем называть все документы, которые должны включаться в состав личных дел госслужащих и перечислены в , поскольку многие из них имеют отношение только к прохождению государственной службы (например, заявление о приеме на работу, справка о доходах, документы о включении служащего в кадровый резерв). С учетом приведем приблизительный максимальный перечень, который подойдет для государственных и муниципальных учреждений.

* В связи с изменениями в пенсионном законодательстве вместо свидетельства будет предоставляться другой документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в электронном виде ().

К личному делу сотрудника могут приобщаться и иные документы.

Отметим, что оригиналы приказов хранятся отдельно. Что касается трудовых договоров, они также могут храниться отдельно, а в личное дело тогда помещают только копию. Все зависит от кадрового документооборота в конкретной организации.

Как правило, в состав личного дела не включаются документы временного хранения: справки с места жительства, справки о состоянии здоровья и т. д. Но поскольку обязательных требований нет, вопрос о том, какие документы включать в личное дело сотрудника, решает работодатель в зависимости от специфики работы учреждения.

Скачать образец документа

Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов, находящихся в деле N ___ том N _____

за 20__ год

-----------T-------------------------T----------T-------------T------T----------¬

¦Порядковый¦     Номер документа     ¦   Номер  ¦Вид и краткое¦Номера¦Отметка об¦

¦  номер   ¦          и дата         ¦экземпляра¦ содержание  ¦листов¦изъятии   ¦

¦          +---------T---------------+          ¦ документа,  ¦      ¦документа ¦

¦          ¦входящего¦подготовленного¦          ¦   откуда    ¦      ¦из дела и ¦

¦          ¦         ¦  (исходящего) ¦          ¦поступил, кто¦      ¦его место-¦

¦          ¦         ¦               ¦          ¦ подготовил  ¦      ¦нахождение¦

+----------+---------+---------------+----------+-------------+------+----------+

¦    1     ¦    2    ¦       3       ¦     4    ¦      5      ¦   6  ¦    7     ¦

+----------+---------+---------------+----------+-------------+------+----------+

L----------+---------+---------------+----------+-------------+------+-----------

Всего в опись внесено ______________ документов, на ______ листах,

                        (прописью)

_____ листов из дела изъято, взамен их подшито ___________________

                                              (прописью и цифрами)

справок-заместителей.

Опись составил:

__________________________________________________________________

                  (должность, Ф.И.О. сотрудника,

__________________________________________________________________

        составившего опись, его подпись с указанием даты)

Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ сейчас. Пригодится.

Вы нашли то что искали?

* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!

Смежные документы

• Опись: образцы (Полный перечень документов)
• Поиск по фразе «Опись» по всему сайту
• «Внутренняя опись документов, находящихся в деле МВД России».doc

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

• Внутренняя опись документов дела в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области
• Внутренняя опись документов, находящихся в деле (наряде), подлежащем сдаче в архив на постоянное и временное хранение (свыше 10 лет)
• Внутренняя опись документов дела постоянного и долговременного хранения и дела по личному составу в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанциях)
• Внутренняя опись документов в делах постоянного срока хранения
• Внутренняя опись документов, находящихся в деле в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации
• Внутренняя опись документов судебного дела в таможенном органе
• Внутренняя опись дела, тома, заведенных в прокуратуре, следственном органе или их учреждении
• Внутренняя опись документов дела или производства в органах прокуратуры Российской Федерации
• Внутренняя опись документов дела Федеральной службы судебных приставов
• Инвентаризационная опись нефти и нефтепродуктов. Форма N 32-НП

Как правильно составить

Опись дел – это одна из наиболее распространенных разновидностей. Составляют ее по определенным правилам. Указываются следующие пункты:

1. Порядковый номер документа – имеется в виду, что в личном деле или прочей папке, группирующей файлы, каждый документ всегда нумеруется с присвоением уникальной цифровой или цифробуквенной комбинации.
2. Индекс – в некоторых случаях документу также приписывается свой уникальный индекс. Это особенно актуально, когда одно дело содержит очень большое количество бумаг, поэтому наряду с номером прописывается буквенная комбинация, которая позволяет быстро найти его в общем списке. Если индекса нет, ставится пометка «без индекса» или «б/н».
3. Дата – здесь имеется в виду не дата составления документа, а дата его регистрации. Иногда эти показатели не совпадают, поэтому их следует проверять заранее, чтобы впоследствии не было расхождений.
4. Заголовок документа всегда составляется таким образом, чтобы по его названию можно было легко определить не только суть, но и принадлежность к определенной категории дел или разделу делопроизводства.
5. Номера листов – обычно проставляются сверху и по центру, но всегда остаются на усмотрение организации. Для удобства в учетной политике компании всегда принимается исходное решение, согласно которому оформляются все документы, в том числе и их страницы.
6. Примечания – необязательный, но довольно распространенный в применении раздел, где ответственное лицо может добавить свои комментарии, касающиеся движения документации или папок с делами. Например, дело ушло в архив или документ был изъят для передачи контрагенту (или, наоборот, возвращен) и т.п.
7. Итоговая отметка – это запись, в которой отражается общее количество документов, страниц, экземпляров, видов (оригиналы, заверенные и незаверенные копии). Приводится для удобства, чтобы нужные бумаги можно было найти сразу.

Образцы документов

• Акт определения кадастровой стоимости земельных участков (приложение к оценочной описи земельных участков))
• Бланк описи снабжения (приложение к контракту на модернизацию (переоборудование) судна)
• Ведомость-опись обязательств-поручений (обязательств), оформленных покупателями за проданные товары в кредит. Специализированная форма N 9-ТКр
• Ведомость-опись поручений-обязательств (обязательств), оформленных покупателями за товары, проданные в кредит. Унифицированная форма N КР-3
• Внутренняя опись документов личного (учетного) дела пострадавшего от несчастного случая на производстве (профзаболевания)
• Внутренняя опись дела в администрации городского округа Рошаля Московской области
• Внутренняя опись документов на проведение работ по сертификации продукции в области пожарной безопасности в Российской Федерации. Форма N 18 (рекомендуемая)
• Внутренняя опись документов дела
• Внутренняя опись документов дела в Федеральной регистрационной службе
• Внутренняя опись дела администрации городского поселения Сычево Волоколамского муниципального района Московской области
• Внутренняя опись документов дела постоянного хранения в аппарате Центральной избирательной комиссии Российской Федерации
• Внутренняя опись документов дела в Федеральном агентстве по обустройству государственной границы Российской Федерации
• Внутренняя опись (дела по материалам таможенной ревизии)
• Внутренняя опись документов дела в Федеральном агентстве по образованию
• Внутренняя опись (типовая форма; не засчитывается в общее количество; не оплачивается) (приложение к инструкции по делопроизводству)
• Внутренняя опись документов дела по делопроизводству в Главном управлении Госадмтехнадзора Московской области
• Внутренняя опись документов, находящихся в деле МВД России
• Внутренняя опись документов дела в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области
• Внутренняя опись документов, находящихся в деле (наряде), подлежащем сдаче в архив на постоянное и временное хранение (свыше 10 лет)
• Внутренняя опись документов дела постоянного и долговременного хранения и дела по личному составу в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанциях)
• Внутренняя опись документов в делах постоянного срока хранения
• Внутренняя опись документов, находящихся в деле в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации
• Внутренняя опись документов судебного дела в таможенном органе
• Внутренняя опись дела, тома, заведенных в прокуратуре, следственном органе или их учреждении
• Внутренняя опись документов дела или производства в органах прокуратуры Российской Федерации
• Внутренняя опись документов дела Федеральной службы судебных приставов
• Инвентаризационная опись нефти и нефтепродуктов. Форма N 32-НП
• Инвентаризационная опись оружия, патронов
• Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности. Унифицированная форма N ИНВ-16
• Инвентаризационная опись наличия нефтепродуктов на судах. Форма N 35-НП

Опись документов: зачем нужна

Ответственность за сохранность описи возлагается на сотрудника кадровой службы. К сожалению, встречаются случаи обращения в суд из-за потерянных документов, которые не были своевременно описаны.

Особенно актуален этот вопрос для трудящихся предпенсионного возраста. Известно, что для оформления пенсии важен непрерывный стаж. А подтвердить его иногда бывает возможно только путем предоставления в ПФР всех справок и локальных документов, удостоверяющих переводы по служебной лестнице.

Описи подлежит не вся документация, которая хранится в личных делах персонала. Она прилагается к:

• Папкам, имеющим заголовок «Личное дело». Это значит, что на папке не указывается, какие именно документы здесь находятся, в каком количестве и на какой срок они здесь размещены.
• Папкам, отправляющимся на долговременное хранение в архив учреждения. При этом срок хранения должен превышать 10 лет. Перед отправкой в архив ответственный кадровик должен составить опись.

Ответственный сотрудник за данный вид работы назначается локальным приказом. В крупных компаниях эта работа поручается отделу кадров. В небольших учреждениях, а также частных фирмах и ИП, с данным видом работы вполне может справиться офис-менеджер.

Она не требует профессиональной подготовки. Главное, что должен знать ответственный сотрудник, это как составлять опись и заполнить все графы в соответствии с нормативами современного русского языка.

В настоящее время федерального единого образца описи не существует. Абсолютное большинство компаний пользуется локальным шаблоном.

Корпоративный шаблон должен быть утвержден работодателем. Кроме того, он обязательно регистрируется в учетной политике компании.

На что обратить внимание

Есть несколько ключевых моментов.

Первый и основной — это определить, что должно быть в личном деле сотрудника в 2019 году и с какой целью документы туда включаются. Кадровых документов по персоналу образуется много. Если задаться целью формализировать всю жизнь человека в период его работы в организации, то персональные дела становятся многотомными в пересчете на одного сотрудника. Это усложняет работу, да и ни к чему.

В работе с личным делом очень важно помнить, что обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора этой информации (пункт 2 статьи 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 152 (ред

от 29.07.2017) «О персональных данных»).

Если спросить кадровиков про хранение копии паспорта в личном деле работника, то многие ответят, что так положено, но на норму сослаться не смогут (видимо, слышали или прочитали где-то, что в персональном деле обязательно присутствует копия паспорта, или вшили, чтобы просто была на всякий случай). Между тем, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013 прямо требует аргументировать необходимость сохранения работодателем копий паспортов сотрудников. Только в случае обоснованной необходимости это хранение признается законным. Аналогично и с заявлениями о приеме на работу, которые обязательны для госслужбы, но для остальных организаций — уже давно элемент пережитого прошлого: сейчас этот документ при трудоустройстве не нужен.

Второй момент, на который следует обратить внимание, — хранение ЛД, личных карточек Т-2 и трудовых книжек. Трудовые книжки содержатся как бланки строгой отчетности — в сейфах и доступ к ним имеет ограниченный контингент лиц (пункты 42, 45 правил, утвержденных постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (ред

от 25.03.2013) «О трудовых книжках»). Персональные дела некоторые организации тоже держат в металлических шкафах. Но в одном сейфе эти документы находиться не должны, что исключает возможность хранить трудовые книжки в персональных делах

Трудовые книжки содержатся как бланки строгой отчетности — в сейфах и доступ к ним имеет ограниченный контингент лиц (пункты 42, 45 правил, утвержденных постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках»). Персональные дела некоторые организации тоже держат в металлических шкафах. Но в одном сейфе эти документы находиться не должны, что исключает возможность хранить трудовые книжки в персональных делах.

Теперь о возможности хранить карточки Т-2 в личных делах. Прямого запрета на это нет, и теоретически есть возможность в ЛНА прописать, что Т-2 хранятся в ЛД, поскольку каждое предприятие определяет порядок документооборота самостоятельно. Однако, как правило, кадровые специалисты предпочитают держать Т-2 под рукой.

Книги

Нормативные правовые актыОбщественные и гуманитарные наукиРелигия. Оккультизм. ЭзотерикаОхрана труда, обеспечение безопасностиСанПины, СП, МУ, МР, ГНПодарочные книгиПутешествия. Отдых. Хобби. СпортНаука. Техника. МедицинаКосмосРостехнадзорИскусство. Культура. ФилологияДругоеКниги издательства «Комсомольская правда»Книги в электронном видеКомпьютеры и интернетБукинистическая литератураСНиП, СП, СО,СТО, РД, НП, ПБ, МДК, МДС, ВСНГОСТы, ОСТыЭнциклопедии, справочники, словариДомашний кругДетская литератураУчебный годСборники рецептур блюд для предприятий общественного питанияЭкономическая литератураХудожественная литература