Как получить электронную подпись (эцп) для ип: скачать образец, пример заполнения

Для чего ЭЦП необходима ИП

В целом в электронно-цифровой подписи содержится вся та информация, которая ему нужна, когда он:

• Сдает в электронном виде отчетность в контролирующие органы;
• Подписывает электронные документы (декларация по УСН и так далее);
• Взаимодействует с государственными информационными системами;
• Участвует в госзакупках, аукционах и торгах на электронных торговых площадках (ЭТП): zakupki.gov.ru, Сбербанк-АСТ, ОТС и другие.

В чем выгода предпринимателю использовать электронно-цифровую подпись:

1. Меньше тратится времени на подтверждение сделок с контрагентами и сдачу отчетности в контролирующие органы. Поскольку с помощью электронной подписи это можно сделать через интернет.
2. Защита от подделки злоумышленниками подписи. Конечно, тут речь идет об усиленной квалифицированной электронной подписи.
3. Денежная экономия. Нет необходимости тратить деньги на бумагу, отправку и доставку распечатанных документов.

Что такое усиленная квалифицированная электронная подпись

Квалифицированная ЭП генерируется в удостоверяющих центрах, аккредитованных Министерством коммуникаций и связи; для её кодировки используется алгоритм, соответствующий государственным стандартам.  Этой подписи доверяют все государственные органы, включая арбитражные суды. Документ, заверенный УКЭП, имеет безусловную юридическую силу, подпись может быть использована во всех операциях электронного документооборота.  

Представленная ниже сравнительная таблица пояснит, чем отличаются оба вида усиленной ЭП.

Квалифицированная электронная подпись состоит из следующих элементов:

• сертификат закрытого ключа – код для формирования зашифрованной подписи электронного документа;
• сертификат открытого ключа – код для расшифровки документа с ЭП;
• сертификат ключа проверки – содержит сведения о сроках использования КЭП и персональные данные её собственника.

Усиленная электронная подпись – это созданный специальной программой файл в формате doc.sig, который прикрепляется к основному документу. Программное обеспечение – средство криптографической защиты информации – приобретается вместе с сертификатом КЭП и устанавливается на компьютер для работы с электронными документами. 

При подписании документа программное обеспечение сканирует всю содержащуюся в нем информацию и добавляет к нему электронную подпись — шифрованный файл, созданный с помощью закрытого ключа. Код ключа усиленной ЭП – длинная последовательность цифр и символов с объемом информации до 32 байт, которая хранится на токенах (защищенных паролем флэшках) или смарт-картах.

При открытии документа программа СКЗИ проверяет неизменность содержащейся в нем информации – если она идентична исходнику, документ имеет силу. Расшифровать подпись можно с помощью открытого ключа – файла, в котором заключена информация о владельце подписи и его полномочиях. Сертификат открытого ключа доступен всем участникам документооборота: если с его помощью открывается документ, значит, он подписан именно владельцем этой КЭП.

В сертификате проверки ключа проставляются даты начала и окончания действия подписи («штамп времени»).  Документы, подписанные в этот период, сохраняют юридическую силу на неограниченных срок. Для подписания более поздних документов необходимо получить КЭП с новым сертификатом.

Получение УКЭП – платная услуга (см. ниже подробности).

Как пользоваться ЭЦП

Перед использованием ЭП нужно подготовить необходимые инструменты. Сначала потребуется криптопровайдер – специальное программное обеспечение, которое реализует алгоритм преобразования данных. Оно позволяет создавать подпись, проверять, шифровать и расшифровывать ее.

Сертификат и ключ – элементы, выдаваемые в удостоверяющем центре. Они содержатся на специализированном защищенном носителе, который обеспечивает безопасное хранение содержимого. Такой накопитель называется токеном.

Не получится воспользоваться ЭЦП без оборудованного рабочего места. Правильно должен быть настроен браузер, чтобы не блокировалось осуществление необходимых операций. При настройках по умолчанию работа с ЭП будет невозможна из-за политики безопасности операционной системы. По этой причине нужна установка дополнительных надстроек и плагинов. Правильно настроенный браузер на 98% обеспечивает бесперебойное функционирование.

Для установки сертификата на флеш-карту выполняют следующие действия:

• вставляют в специальный разъем в корпусе компьютера;
• через панель управления находят нужное ПО;
• заходят в «Сервис» и нажимают на «Просмотреть…»;
• при помощи команды «Обзор» находят контейнер и нажимают «Ок» и «Далее»;
• кликают на кнопку «Установить»;
• в окне «Мастер импорта» подтверждают операцию клавишей «Далее»;
• отмечают пункт «Автоматически выбрать хранилище» и нажимают «Готово».

В конце операции появляется уведомление о том, что СКПЭП сохранена в папку «Личное».

Бесплатно можно создать ЭЦП в пакете MS Office. Заверять документ нужно по такому алгоритму:

1. Поставить курсор на строчку, где требуется расписаться.
2. Открыть вкладку «Вставка» и кликнуть на клавишу «Строка подписи Microsoft Office».
3. Заполнить все графы в окне, появившемся на экране.

Как работает ЭП с pdf-файлами, можно узнать через Acrobat и Adobe Reader. Для этого потребуется полная их версия.

Выглядеть подпись может по-разному, но в большинстве случаев это маленький штамп.

Есть ли у электронной подписи срок годности?

Срок действия сертификата ключа проверки электронной подписи (как квалифицированной, так и неквалифицированной) зависит от используемого средства криптографической защиты информации (СКЗИ) и удостоверяющего центра, в котором был получен сертификат.

Как правило, срок действия составляет один год.

Подписанные документы действительны и после окончания срока действия сертификата ключа проверки электронной подписи.

Обновление ЭЦП

Период действия электронной подписи равняется 1-му году. По его истечении сертификат утрачивает работоспособность. Заверить им электронные документы не получится, выдается ошибка. Для восстановления работоспособности пользователю следует направить в удостоверяющий центр запрос на формирование и регистрацию нового сертификата. Процедура его активации не отличается от первичной настройки. После начала установки предыдущий сертификат отключится. Поэтому новый рекомендуется настраивать за пару дней до окончания действия предыдущего, так как он не проверяется на действительность.

Где оформить подпись

Минкомсвязи предъявляет все более строгие требования к удостоверяющим центрам, чтобы сократить число мошеннических историй. Похоже, скоро на рынке останутся только коммерческие УЦ с солидным финансовым обеспечением. Приведем список крупных удостоверяющих центров в России, где можно получить электронную подпись для ИП, и расскажем об их особенностях.

Что такое электронная подпись

Технически это особый файл с уникальным сочетанием знаков или комбинация из логина и паролей. Такой файл помогает увидеть, кто именно и в какое время подписал документ и не было ли изменений в документе после этого.

Электронной цифровой подписью пользуются обычные граждане-«физики», ИП и сотрудники организаций для отправки отчетов, справок, заявлений и обмена документами.

Термин «электронная цифровая подпись» (ЭЦП) используется с 2002 года, но теперь он устарел. С января 2014 закон окончательно установил понятие «электронная подпись» (ЭП) и ввел три вида этой подписи (-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011): 

• простая (ПЭП);

• усиленная неквалифицированная (НЭП);

• усиленная квалифицированная (КЭП).

Открытый и закрытый ключ ЭП

Технология надежной ЭП строится на комплекте из открытого и закрытого ключа. Они зашифрованы сложным криптографическим методом, взломать их почти невозможно. 

Закрытый ключ — это уникальный набор знаков, с помощью которого создается каждая подпись. Этот ключ хранится на носителе или в облаке под паролем, который знает только владелец. 

Открытый ключ — тоже набор знаков, который известен всем пользователям информационной системы. Он нужен для проверки подписи: получатель документа с помощью открытого ключа понимает, кто подписал документ и не было ли правок после подписания.

Сертификат ЭП

Для работы с электронной подписью получают сертификат в удостоверяющем центре: это документ, в котором ИП значится как владелец конкретной подписи, его выдают как на бумаге, так и в виде файла. В нём прописаны: 

• уникальный номер сертификата, даты начала и окончания его действия;

• сведения о владельце;

• сведения об удостоверяющем центре, который выдал сертификат;

• открытый ключ проверки подлинности подписи;

• название средства ЭП или стандарты, которым соответствует подпись.

Все сведения о выданных сертификатах на КЭП хранятся в едином государственном реестре. Сведения передают в реестр удостоверяющие центры, после того как подтвердят подлинность информации о владельце подписи. Для безопасности сертификат выдается на год, ежегодно его приходится перевыпускать. Также если вы потеряете флешку с подписью или забудете пароль, можно отозвать старый сертификат и выпустить новый. 

Особенность подписи для ИП

Подпись всегда выпускают для определённого человека. Даже если это директор юрлица, ЭП все равно выпускают лично для него, также подпись содержит данные о юрлице и дает право подписывать отчёты и заявления от имени этой компании.

ИП тоже выпускает подпись на себя. Отличие от подписи простого «физика» в том, что в ЭП предпринимателя есть сведения о его основном регистрационном номере — ОГРН. Чтобы внести в подпись эти данные, предприниматель собирает комплект документов и подаёт их в удостоверяющий центр. 

Сферы применения подписи

Квалифицированная подпись помогает ИП решать такие задачи:

• сдавать через интернет отчеты и документы по требованиям в налоговую и фонды;

• подписывать электронные документы и обмениваться ими с контрагентами через систему электронного документооборота;

• работать с Госуслугами, Росреестром и другими государственными информационными площадками;

• участвовать в торгах, госзакупках и работать с ЕГАИС и ФГИС «Меркурий».

Иногда без ЭП просто нельзя работать: например, расчёт по страховым взносам налоговая принимает только в электронном виде, если у работодателя более 10 сотрудников.

Чем отличается цифровая подпись для ИП от других

Главная разница — сведения по владельцу, содержащиеся в электронной подписи, и комплект документов, который необходимо предоставить юридическому лицу и предпринимателю для того, чтобы ее выпустить. При этом электронная цифровая подпись делится на простые и усиленные. Простые — это логин и пароль для входа в аккаунт, код для оплаты онлайн-покупок, который пользователь получает в SMS-сообщении.

Простые ЭЦП можно подделать, а усиленные — нет. Поэтому компаниям и предпринимателям лучше пользоваться усиленной ЭЦП, а именно: квалифицированной электронной подписью (КЭП). Это один из видов усиленной ЭЦП. Есть также неквалифицированная (НЭП).

КЭП для ИП, как и НЭП, создается с помощью криптографических программ. Однако у КЭП по сравнению с НЭП степень защиты данных выше: она подлежит сертификату, который соответствует требованиям Приказа ФСБ РФ № 795 от 27 декабря 2011 года.

Ключи квалифицированной подписи, которые сгенерированы из уникальных символов, хранятся на USB-носителе.

Кроме того, у квалифицированной подписи больше возможностей. Например, владелец усиленной квалифицированной подписи может участвовать в торгах, а пользователь НЭП — нет.

Для каждой задачи необходимы разные виды электронно-цифровой подписи. Поэтому прежде чем цифровая подпись будет выпущена, ИП нужно уточнить, для каких целей ему она нужна.

К примеру, простую электронную подпись предприниматель может использовать в рамках внутреннего или внешнего документооборота. Однако в случае с внешним документооборотом у предпринимателя должно быть соглашение со второй стороной по передаче документов.

Предприниматель может также применять простую подпись, когда участвует в судебных разбирательствах.

Усиленная неквалифицированная подпись подойдет для заверения бланков или форм, которые предприниматель передаст второй стороне. При этом в рамках внешнего электронного документооборота с использованием неквалифицированной подписи участники обмена должны, как в случае и с простой подписью, оформить соответствующий договор. Согласно этому договору, электронный документ, который подписан усиленной неквалифицированной подписью, приравнивается к заверенной бумажной форме.

Усиленная квалифицированная электронная подпись пригодится предпринимателю, например, в рамках взаимодействия с контролирующими органами, участия в торгах.

Виды электронной подписи

Законодательством РФ утверждены 2 вида ЭЦП:

• простая,
• усиленная, которая бывает:
  • квалифицированной,
  • неквалифицированной.

Простая электронная подпись свидетельствует только о том факте, что ЭП сформирована определённым человеком. Она используется физическими лицами.

Неквалифицированная электронная подпись — хоть и более защищённый вариант ЭЦП, но, как и простая, имеет ограниченный спектр действий и мало подходит для бизнеса. Она является аналогом подписи физического лица в договорах, актах, прочем документообороте. Стоит отметить, что такая подпись практически не применяется при ведении бизнеса, так как её функции достаточно ограничены. С её помощью невозможно вести онлайн-отчётность с налоговой, получать полноценные коммуникации с порталом госуслуг. А регистрировать и платить за такую визу надо.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) — один из самых необходимых и многофункциональных инструментов для предпринимателя, который даёт возможность сформировать удобный и эффективный документооборот между регуляторами, гос. структурами, а также контрагентами ИП.

Получение усиленной квалифицированной визы является необходимым условием для ведения частного бизнеса при взаимодействии:

• с единым порталом госуслуг РФ — получение услуг, информации и документов,
• с ИФНС, ПФР, соц. фондами, межведомственной структурой регуляторов — сдача отчётности и документооборот,
• с платёжными и банковскими системами — формирование расчётных документов через интернет,
• с государственными и муниципальными образованиями — в части онлайн-исполнения документооборота (разрешения, официальные запросы и пр.).

Таким образом, УКЭП — полноценная официальная подпись предпринимателя. По законодательству РФ она обладает абсолютной юридической силой.

Таблица: сравнение разных видов электронной подписи

Как получить электронную подпись?

Обычно все удостоверяющие центры подробно консультируют на своих сайтах всех желающих получить электронную подпись. Вкратце этот процесс мы опишем здесь:

1.Выбрать удостоверяющий центр из организаций, аккредитованных Минкомсвязью.

2.Подать вместе с заявлением необходимый пакет документов, который будет различаться в зависимости от типа владельца ЭП – обычное физическое лицо, ИП или организация. Минимальным пакет документов будет у обычного физического лица – копия паспорта, СНИЛС и свидетельства об ИНН. С требованиями к оформлению документов надо ознакомиться в самом центре, потому что некоторые из них принимают только нотариальные копии, а другие запрашивают оригиналы документов для сверки.

3. Идентифицировать личность заявителя – явившись лично в удостоверяющий центр или направив заверенную телеграмму через Почту России.

4.В оговоренный срок явиться в точку выдачи ЭП для получения квалифицированного сертификата и ключей электронной подписи.

Шаг 3. Обратитесь в удостоверяющий центр

Найдите ближайший удостоверяющий центр на сайте Минкомсвязи

При выборе центра обратите внимание на то, чтобы у него не закончилась аккредитация. Заявку можно подать лично, либо онлайн на сайте центра

Время рассмотрения заявки — от 1 до 3 дней.

После того как заявку одобрят, оплатите услугу. Стоимость электронной подписи разная. Например, в в Москве сертификат электронной подписи для ИП и юрлиц будет стоить 1650-3200 рублей. 

Цена зависит от назначения сертификата. Например, можно получить электронную подпись только для работы с ЕГАИС или для сдачи отчетности в контролирующие органы. Вам нужно будет сказать в удостоверяющем центре, для каких целей нужна электронная подпись.

Сертификат вы можете получить в любом городе, не обязательно по месту прописки, главное — чтобы вы смогли забрать электронную подпись лично.

Наталья Фомина,
юрист:
— Если говорить о практической стороне вопроса, электронную подпись можно получить удаленно. Если говорить о законности такой подписи, то, конечно, подпись, выданная удаленно, незаконна, только если удостоверяющим центром не производились дополнительные меры по идентификации личности клиента.

Для работы с электронной подписью нужна программа СКЗИ. Можно купить ее в интернете или приобрести токен с уже встроенной СКЗИ в удостоверяющем центре.
Во втором случае вы сможете пользоваться электронной подписью с любого устройства, просто вставив в него токен.

Самая распространенная СКЗИ в России — «КриптоПро GSP». Она позволяет регистрироваться на государственных порталах, подписывать документы, проверять подлинность электронной подписи, шифровать и расшифровывать документы. Стоимость годовой лицензии на эту программу при условии ее установки на одном рабочем месте — 1 350 рублей. 

Про квалифицированную электронную подпись (КЭП)

КЭП выпускает удостоверяющий центр (УЦ), аккредитованный Минэкономсвязью. ЭП записывают на защищенный носитель (токен), на компьютер или личный телефон работника.

Такую же подпись используют для обмена электронными УПД, счетами-фактурами, для сдачи отчетности в госорганы.

КЭП действует 1 год, и за ней работники должны съездить в УЦ. Это требование ФСБ.

КЭП подтвердит создание, подписание и неизменность документа.

По 63-ФЗ КЭП применим для всех документов. Кроме тех, которые закон требует оформлять исключительно на бумаге. Сейчас таких документов 2: книги учета бланков и движения трудовых книжек и трудовые книжки (если работник не согласен на электронное ведение).

КЭП подойдет для подписания трудового договора, приказа о приеме на работу, заявления на увольнение.

Где получить электронную подпись?

Придумать и создать электронную подпись самому нельзя, ее выдачей занимаются специализированные организации — удостоверяющие центры. Требования к ним установлены статьей 16 закона № 63-ФЗ, и среди них:

• стоимость чистых активов организации должна составлять не менее одного миллиона рублей;
• финансовое обеспечение ответственности за убытки, причиненные третьим лицам, должно составлять не менее полутора миллиона рублей;
• количество в штате квалифицированных работников, непосредственно осуществляющих деятельность по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, должно быть не менее двух.

Удостоверяющие центры должны получить аккредитацию в Минкомсвязи. Найти подходящий региональный удостоверяющий центр или проверить его аккредитацию можно здесь:

Кликнув на название выбранного удостоверяющего центра, вы попадете на страничку с краткой информацией о нем, а с нее – на сайт самой организации. 

Какое-то время получить электронную подпись можно было и в некоторых филиалах Ростелекома, но сейчас его удостоверяющий центр сообщает, что по техническим причинам временно приостановил оказание этой услуги.

Разновидности электронных подписей

Получение ЭЦП для ИП существенно упростит документооборот и ведение бизнеса в целом. Это аналог личной подписи, который позволяет визировать электронные файлы, проходить авторизацию и заверять документы на государственных порталах. Например, с помощью ЭЦП можно подать налоговую декларацию удалённо через сайт ФНС и существенно сберечь время на поездке в отделение и заполнение бумажного бланка.

Удобство и время — 2 самых важных фактора, которые определяют практическую пользу электронной подписи. Но чтобы получить ключ цифровой подписи, оптимально подходящий именно вам, нужно разобраться с разновидностями ЭЦП. Они отличаются между собой степенью защиты и возможностями.

Электронные подписи делятся на 3 разновидности по степени защиты

Простая электронная подпись

Самая распространённая разновидность — простая — хорошо знакома не только предпринимателям. Ею регулярно пользуются все граждане. Это коды доступа из смс, ссылки в электронных письмах и даже сочетания логинов и паролей для авторизации на сайтах. Существуют только в виртуальном пространстве, не являются отдельным устройством, а следовательно, не требуют специального оформления (за исключением регистрации логина на сайте).

Для чего используется: подтверждение платежей и банковских операций, авторизация на сайтах, для получения некоторых государственных услуг.

Усиленная неквалифицированная

Более сложный вариант электронной подписи — усиленная неквалифицированная или НЭП — имеет весьма ограниченное назначение. Она не так безопасна, как квалифицированная. Представляет собой USB-устройство, проще говоря флэшку. На ней записан электронный вариант подписи владельца. Функциональные возможности позволяют проверить, редактировали ли документ после заверения НЭП. Это оптимальный вариант, если требуется заказать ЭЦП для торгов.

Для чего используется: для участия в торгах по государственным и муниципальным закупкам, для электронного документооборота внутри компания, а также физическими лицами для отправки налоговых документов.

Усиленная квалифицированная

Самый защищённый, а потому востребованный бизнесом вариант — усиленная квалифицированная или КЭП. Действительна только при наличии у владельца бумажного подтверждающего сертификата. Выглядит также как флэшка. Программное обеспечение для этого типа устройств сертифицировано ФСБ, поэтому получить квалифицированную электронную подпись можно только в аккредитованных центрах и учреждениях.

Для чего используется: полностью равноценна подписи от руки, нужна для сдачи налоговой отчётности и оформления окончательных решений по электронным аукционам.

ЭЦП помогает предпринимателям вести электронный документооборот и подавать налоговые декларации удалённо