Образец заполнения авансового отчета в 2020 — 2021 годах

Для чего нужен авансовый отчет

Авансовый отчет это бланк, составляемый материально ответственным лицом, которому в подотчет была выдана установленная в приказе сумма денежных средств для выполнения поставленной перед работником производственной цели.

Деньги подотчетному лицу могут выдаваться либо налично из кассы, либо путем перечисления средств на карт-счет сотрудника. Составление авансового отчета является обязанностью работника, которому были выделены в подотчет определенные суммы.

Существует унифицированная форма авансового отчета, разработанная органами статистики. Компании могут в своей деятельности применять ее, или разработанный ими с учетом существующих особенностей бланк. Большинство специализированных программ включаются бланк авансового отчета форма АО-1.

Список целей, на которые из кассы предприятия могут выдаваться в подотчет суммы, определяется администрацией компании. В этом распоряжении проставляется пофамильный список работников, размер, сумм которые могут быть выплачены каждому работнику, и направления расходования средств.

Внимание: подотчетным лицом может выступать физлицо, с которым организация оформила договор подряда, а не только штатные работники организации.

Требования положений нормативных актов таковы, что при выдаче в подотчет сумм работнику обязательно должно соблюдаться направление расходование средств. Нельзя получить деньги на одно мероприятие, а израсходовать их на другую цель.

Поэтому особенностью данного документа является то, что он сначала проверяется бухгалтерией, а потом происходит утверждение произведенного расхода директором компании. Кроме этого авансовый отчет является регистром первичных документов, которые к нему прикладываются в качестве подтверждения расходования средств.

Важно: расходы можно отражать в бухучете после того, как руководитель компании подписал авансовый отчет. Выявленные неточности и ошибки желательно уточнять и сразу же исправлять

Так как при проведении проверок контролирующие органы часто уделяют этому документу особое внимание.

Если они обнаружат ошибки, расходы по этому документу обязательно не будут приняты к учету при исчислении налогооблагаемой базы.

В каком случае применяется авансовый отчет

В бухгалтерии компании должен находиться официальный документ, в котором содержится список лиц, имеющих право получать деньги под отчет. Это могут быть хозяйственные расходы, оптовое приобретение товара, командировки, покупка горючих и смазочных материалов и др. По расходному кассовому ордеру подотчетное лицо получает деньги в кассе компании. Естественно, в этом документе должна быть указана цель, на которую будут потрачены средства. Закон не ограничивает сроки, на которые выдаются данные средства. Эти сроки устанавливают руководители компании.

Вернувшись из командировки, или после окончания срока, если он был определен компанией, в течение трех рабочих дней подотчетное лицо обязано оформить и принести в бухгалтерию авансовый отчет. При этом к нему должны прилагаться документы, которые подтвердят все расходы. При этом производится окончательный расчет.

Подотчетные суммы выдаются только тем сотрудникам компании, которые работают здесь по трудовому договору. Перед выдачей наличных, бухгалтерия должна проверить, не имеется ли у этого сотрудника задолженностей по авансам, которые он получал раньше. При их наличии работнику запрещено выдавать подотчетные средства.

Пошаговая инструкция

В организации заполнением авансового отчета занимаются подотчетный сотрудник и бухгалтер.

Сотрудник, получивший авансовые средства, заполняет лицевую сторону. Необходимо указать информацию:

• краткое, полное наименование организации, ее код в соответствии с классификацией ОКПО;
• реквизиты документа — его номер и дату;
• далее необходимо оставить место для визирования отчетности руководителем компании — после проверки документа бухгалтером руководитель ставит свою подпись, дату и указывает подотчетную сумму прописью;
• фамилию, имя и отчество подотчетного лица, его должность, табельный номер и структурное подразделение;
• назначение выданной подотчет суммы.

После внесения первичной информации подотчетному служащему необходимо заполнить табличную часть отчета.

Если руководствоваться формой АО-1, то сотруднику надлежит вписывать сведения в левую и правую таблицы.

В левой таблице указываются данные об авансированных денежных средствах:

• общая сумма;
• денежная единица аванса — рубль или иностранная валюта;
• остаток или перерасход (при наличии).

В правой таблице приводятся бухгалтерские сведения: счета и субсчета, по которым проводится аванс, с указанием точных размеров затрат. Эту часть заполняет бухгалтер.

Далее необходимо прописать оправдательную документацию: количество чеков и квитанций, подтверждающих расход.

В лицевой части документа отведено место для резолюции главного бухгалтера. После проверки сведений таблицы и документов, предоставленных в срок, главбух прописывает цифрами и прописью отчетную сумму.

Если по авансу образовался перерасход или, наоборот, остаток денежных средств, отразите это в отчетности. Указывается и приходный (расходный) кассовый ордер, на основании которого были произведены операции с остатками.

После табличной части ставят подписи бухгалтер, кассир и главный бухгалтер.

Далее заполняем оборотную сторону.

В первую очередь в таблице приводятся реквизиты и наименование всех приложений — подтвердительной документации (чеки, счета, билеты, квитанции). Прописывайте не только их номер и дату, но и точную учетную сумму и счета, субсчета, по которым будут проводиться операции. Табличную часть оборотной стороны заверяет своей подписью лицо, которое получило аванс.

В завершении оформляется расписка бухгалтера, которая отрезается и передается служащему. Отрезная часть подтверждает факт того, что сотрудник отчитался за выданный аванс и предоставил все необходимые документы. Бухгалтер под свою подпись заполняет данные: Ф.И.О. ответственного работника, реквизиты АО-1, сумму аванса прописью, количество оправдательных документов и дату, в которую отчитался служащий. Бухгалтер подписывает документ, только если отчетность предоставлена в положенный срок.

Шапка документа

От

В поле От вводится дата оформления документа. Автоматически подставляется текущая дата, но ее можно изменить вручную.

Подотчетное лицо

В поле Подотчетное лицо указывается Фамилия Имя Отчество (ФИО) сотрудника, который составляет Авансовый отчет. ФИО выбирается из справочника Физические лица.

Склад

В поле Склад указывается наименование склада из справочника Склады, на который приходуются товарно-материальные ценности (ТМЦ), приобретенные через подотчетника.

Организация

В этом поле указывается наименование нашей Организации. Поле отображается, если в справочнике Организации зарегистрировано несколько организаций. Автоматически в документ подставляется название той организации, которой в справочнике Организации присвоен признак Использовать как основную. PDF

Ссылка НДС

Рассмотрим особенности заполнения данной ссылки.

При нажатии на ссылку НДС открывается форма Цены в документе. Порядок ее заполнения следующий:

Тип цен – наименование цены, выбираемое из справочника Типы цен номенклатуры.

• Если Тип цен выбран, то цена приобретения ТМЦ будет заполняться автоматически в соответствии с ценой, установленной с помощью документа Установка цен номенклатуры.
• Если Тип цен не выбран, то будет подставляться последняя цена данного товара по любому из документов приобретения. Для ТМЦ, поступившего впервые, цена приобретения не заполнится, ее нужно установить вручную.
• НДС – выбирается один из вариантов либо НДС в сумме, либо НДС сверху. Выбранный вариант не влияет на проводки, а используется лишь для удобства указания НДС в табличной части.
• флажок НДС включать в стоимость устанавливается в том случае, если необходимо чтобы в проводках НДС был включен в стоимость товаров (работ, услуг) (далее – ТРУ) без выделения его на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям».
• Валюта — указывается валюта, в которой составляется авансовый отчет.
• Курс — курс валюты, в которой составляется авансовый отчет.

Подробнее про авансовые отчеты в валюте

Что если нет подтверждающих документов

Если работник компании знает, что ему необходимо документально подтвердить свои расходы, он обязательно будет совершать сделки с организациями, которые представляют соответствующие документы. Однако подотчетное лицо может их просто потерять. Что же делать в этом случае?

Закон предполагает, если сотрудник не имеет возможности представить подтверждающие документы о потраченных средствах, компания имеет право требовать с него возврата денег. Благодаря этому организация защитит себя от штрафов.

Однако на ситуацию можно посмотреть и с другой стороны. В том случае, если подотчетное лицо действительно привезло купленный товар или оплатило услуги, цену которых можно проверить, то компания возмещает расходы своего сотрудника. Хотя здесь имеются некоторые нюансы. Во-первых, у работодателя должно быть желание идти навстречу сотруднику, который потерял подтверждающие документы. Во-вторых, с работника удерживается 13% от подотчетной суммы. Так как невозможно доказать трату средств, закон считает их доходом налогоплательщика, который обязательно должен облагаться налогом.

Что можно принять к учету

В компании должностные лица, принимающие авансовые отчеты подотчетных сотрудников компании должны знать, какие документы можно принять к учету.

В перечень подтверждающих расход бланков включены:

• Товарный чек с приложением к нему кассового чека, оформленного с помощью онлайн-кассы. Товарный чек может идти и без чека, если субъект хозяйствования, выписавший его, освобожден от применения ККА. В этом случае на товарном чеке обязательно должны присутствовать все обязательные реквизиты, по которым можно идентифицировать продавца.
• Квитанция к пко с приложением к ней чеков онлайн-касс. При этом в данный пакет документов обязательно нужно включать накладную либо акт на работы (услуги). В этих документах покупателем должно выступать юрлицо или ИП, которые выдали в подотчет суммы, а не сам работник.
• Квитанции, наряд-заказы и другие номерные бланки, относящиеся к БСО и являющиеся подтверждающими документами произведенного работником расходов.
• Выдаваемые транспортными компаниями билеты, страховые полисы, оформляемые в случаях осуществления перевозки грузов и пассажиров.

К подобным документами нормами могут устанавливаться дополнительные требования. К примеру, если документ по зарубежной командировке составлен на иностранном языке, нужно перевести его часть, которая относится к расходованию средств, на русский язык.

Важно: особое внимание следует уделять документам, которые составлены в выходные дни, когда сотрудник должен был отдыхать, а не выполнять свои трудовые обязанности

Для чего нужен авансовый отчет

Авансовый отчет это документ, составляемый материально ответственным лицом в случае осуществления им производственных или хозяйственных расходов, на которые ранее выдавались из кассы или путем перечисления деньги фирмы.

Данный бланк обязателен к заполнению, если осуществлялась выдача средств в подотчет. Росстат рекомендует использовать документ форма АО-1.

Перечень лиц предприятия, которым разрешается выдавать деньги, определяется на специальным приказом. В нем желательно отразить поименный список подотчетников, размер сумм, которые им могут выдаваться, а также закрепить цели расходования этих средств.

Подотчетными могут быть как работающие на предприятии лица, так и привлеченные по договорам подряда люди.

Законодательство требует, чтобы работники, которым выданы средства для произведения расходов, осуществили их в установленных целях, а руководитель проверив все представленные к авансовому отчету документы, утвердил эти затраты.

Только после того как авансовый отчет прошел процедуру утверждения, эти траты могут быть включены в состав затрат предприятия. Таким образом, этот бланк является первичным документом, подтверждающим наличные расходы компании.

Внимание! Оформляя и принимая авансовый отчет надо помнить, что его при проверке обязательно будут смотреть контролирующие органы, и если он составлен с неточностями или прилагаемые документы не соответствует установленным требованиям, то расходы по этому документу исключат при налогообложении.

Назначение авансов в авансовом отчете: где и что записать

Назначение аванса отражается в отдельной графе авансового отчета. Строгих правил при ее оформлении не существует. При этом необходимо учесть следующее:

• цель выдачи денег подотчетному лицу обычно отражается в приказе или служебной записке (форма документа утверждается самой компанией);
• графа «Назначение аванса» в авансовом отчете в краткой форме должна эту цель содержать.

Аванс сотруднику может быть выдан:

• на покрытие расходов, связанных с командировкой (оплату авиа- или железнодорожных билетов, проживание в гостинице, суточные и т. д.);
• приобретение товарно-материальных ценностей (запчастей, бензина и др.);
• почтовые расходы (отправку корреспонденции, покупку конвертов, открыток);
• иные расходы (представительские, рекламные и пр.).

В графе «Назначение аванса» не требуется отражать детализированную информацию о предстоящих расходах — достаточно указать название укрупненной группы расходов. Можно использовать следующие формулировки (например):

• «Командировочные расходы»;
• «Покупка ГСМ», «Для приобретения запчастей»;
• «Почтовые расходы», «Представительские расходы» и др.

Если сотрудник отчитывается сразу по нескольким видам расходов, возможна формулировка «Общехозяйственные нужды».

Что понадобится оформить кроме авансового отчета, если подотчетные средства потрачены на представительские расходы — см. в материале «Смета на представительские расходы — образец».

Общие рекомендации по использованию

При необходимости деньги под отчет работодатель выдает сотруднику, который должен по истечении определенного срока отчитаться за них перед бухгалтерией.

Когда это необходимо

Авансовый отчет нужен для того, чтобы получивший целевые деньги сотрудник отчитался за их расход перед работодателем.

Подотчетные суммы могут выдаваться на следующие нужны:

• покупку канцелярских и хозяйственных принадлежностей, ГСМ;
• командировки;
• общехозяйственные и представительские затраты;
• прочие.

Для этого он может самостоятельно заполнить типовой бланк документа или сдать бухгалтеру расходные бумаги. Он подготовит авансовый отчет с помощью компьютерной программы. Затем подотчетник проверяет соответствие распечатанного документа предъявленным им подтверждающим и подписывает отчет.

Кто и как составляет

Форма АО-1 заполняется работником, получившим деньги под отчет на хознужды или направленным в командировку.

Отчитаться за свои расходы подотчетник обязан в трехдневный срок с момента:

• истечения периода, на который выданы деньги, указанного в заявлении работника на получение суммы;
• выхода труженика на работу, если срок использования средств истек в период его нетрудоспособности или отпуска;
• прибытия из командировки.

В помощь сотрудникам при заполнении отчета работодатель может разработать инструкцию по его оформлению.

На лицевой части бланка подотчетник указывает следующие сведения:

• название фирмы;
• дату заполнения;
• подразделение, в котором он трудится;
• свои ФИО, должность, номер по табелю;
• предназначение аванса.

Оборотная сторона содержит таблицу. В ней сотрудник указывает, на что он потратил деньги. По каждому подтверждающему документу заполняется отдельная строка.

В ней отражают:

• номер;
• дату бумаги;
• название;
• израсходованную сумму.

В конце таблицы пишется суммарный расход. Далее, работник сдает отчет и оправдательные документы в бухгалтерию.

Получив от подотчетника форму АО-1, бухгалтер должен:

• проверить, верно ли она составлена;
• сверить сведения в таблице с прикрепленными бумагами;
• присвоить отчету номер.

Внизу лицевой стороны бухгалтер оформляет отрывную часть, в ней указывается:

• от кого получен бланк;
• номер и дата бумаги;
• израсходованная сумма;
• число документов-приложений;
• дата проверки и подпись.

Расписка отрывается от основного бланка и отдается подотчетнику. Это свидетельствует о том, что документ проверен и принят.

На обороте бухгалтер оформляет строки:

№ 7	Принятая к учету сумма в рублях.
№ 8	Сумма в валюте.
№ 9	Счет списания расходов.

Затем заполняются две таблички на лицевой стороне отчета.

В левой указывают:

• остаток (перерасход) по данным предыдущего аванса;
• выданная сумма;
• фактически израсходованные средства;
• остаток или перерасход.

Во второй таблице проставляются необходимые проводки. Данные о внесенном остатке или выплаченном перерасходе бухгалтер заносит в ячейку в нижней части формы. Здесь же ставится номер и дата приходного либо расходного ордера. После заполнения, бухгалтер передает отчет директору для подписи.

Бланк формы АО-1:

Основания для выдачи

Предприятие выдает авансы подотчетным лицам на предстоящие целевые затраты. Размер выплаты утверждается приказом директора, в нем также отражают: цели расходов, срок использования денег, порядок отчета за них.

На предприятии обязательно должен быть приказ о перечне лиц-подотчетников. Хранится он в бухгалтерии. Отдельным распоряжением руководителя устанавливается предельный срок пользования деньгами.

Основание для выплаты подотчетной суммы на служебную поездку — приказ начальника или командировочное удостоверение. Отчет о затратах труженик обязан предоставить в течение трех дней после приезда.

Если труженик имеет задолженность по выданному ранее авансу, очередную сумму под отчет он получить не вправе. Сотруднику запрещается передавать полученные под отчет средства какому-либо другому лицу.

Как заполнить отчетность для бюджетников

Авансовый отчет по форме 0504505 – это унифицированная форма первичного документа, который является обязательным для всех типов государственных и муниципальных учреждений (казенных, бюджетных и автономных).

Лицевая форма авансового отчета заполняется подотчетным лицом. Работник вносит данные о себе – фамилия, имя, отчество, а также указывает, в каком структурном подразделении он значится.

Далее подотчетник заполняет обратную сторону листа, графы 1-6:

1. В графе 1 нужно проставить порядковый номер документа, подтверждающего расходы.
2. В графе 2 указывается дата оправдательного документа.
3. В графе 3 указывается индивидуальный номер документа.
4. В графе 4 отражается наименование организации, предоставившей услугу, название самой услуги и наименование подтверждающего документа.
5. В графе 5 прописывается сумма расходов, что были произведены.
6. В графе 6 прописывается сумма расходов в валюте.

Вам также будет интересно:

— Составление табеля учёта рабочего времени по формам Т-12 и Т-13
— Служебная записка на возмещение денежных средств (образец)

Заполненный подотчетным лицом авансовый отчет согласовывается с руководителем и вместе со всеми подтверждающими документами передается в бухгалтерию. Ответственный бухгалтер должен заполнить расписку, которая находится в нижней части бланка. Расписка отрезается от документа и передается подотчетному лицу.

На лицевой стороне отчета бухгалтер заполняет графы со следующей информацией:

1. Сумма отчета.
2. Сумма выданного аванса.
3. Неиспользованный остаток предыдущего аванса.
4. Проводки по произведенным тратам.
5. Остаток неиспользованных сумм или перерасход.

На тыльной стороне отчетности бухгалтер вносит данные в графу 7, графу 8 – суммы, что были приняты к учету, а также в графу 9, графу 10 – бухгалтерские записи по произведенным тратам.

Журнал регистрации авансовых отчетов в 2021 году вести не обязательно. Но организация имеет право сохранить данную форму учета, ведь это позволяет упростить осуществление внутреннего контроля.
Скачать пример заполнения авансового отчета (форма ОКУД 0504505)

БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ всегда доступны для Вас! Именно Вашу проблему можно решить так:

• опишите вашу ситуацию юристу в онлайн чат;
• напишите вопрос в форме ниже;
• позвоните 8 (499) 350-55-06 доб. 145 — Москва и Московская область
• позвоните 8 (812) 309-06-71 доб. 704 — Санкт-Петербург и область
• позвоните 8-800-555-67-55 доб. 686 — По России, звонок бесплатный

Распечатать

Что если нет подтверждающих документов

Если работник приложил к авансовому отчету документы с неустранимыми недостатками (к примеру, поврежденные), либо не приложил их вообще (кассовый чек потерян, получить дубликат нельзя), то это не значит, что нельзя принимать авансовый отчет.

Нужно помнить, что товары или работы, на которые выдавались деньги, могут быть реально получены. В такой ситуации бухгалтеру все равно необходимо проверить поданный документ, а руководитель уже сам решает — утверждать его либо нет.

Если руководитель принимает положительное решение, и дает указание возместить подотчетному лицу затраченные средства без подтверждающих на это документов нужно помнить, что все эти затраты нельзя будет учесть при расчете налога за этот период. Если организация работает с НДС, то входной налог принять к вычету также не получится.

Вкладка Возвратная тара

Вкладка Возвратная тара заполняется при приобретении подотчетным лицом материалов с возвратной тарой.

На данной вкладке заполняются те же графы, что и на вкладке Товары, но применительно к таре.

Документ (расхода)

Графа Документ (расхода) содержит данные аналогичной графы из вкладки Товары о документе, по которому приобретены ТМЦ с возвратной тарой. Сведения заполняются вручную.

Номенклатура

В графе Номенклатура выбирается наименование тары из справочника Номенклатура. Заполнение данной графы не имеет особенностей по сравнению с другими ТМЦ. Если вид номенклатуры Услуги, то такую позицию нельзя будет подобрать в табличную часть вкладки Возвратная тара. Приобретение услуг отражается на вкладке Прочее.

Контрагент

В графе Контрагент указывается наименование поставщика на вкладке Товары, который поставил ТМЦ с возвратной тарой. Наименование поставщика выбирается из справочника Контрагенты.

Счет учета

Графа будет видна, если в персональных настройках пользователя установлен флажок Показывать счета учета в документах. PDF

Узнать более подробно о Персональных настройках пользователя

В графу Счет учета автоматически подставляется счет учета тары согласно настройкам, выполненным в регистре сведений Счета учета номенклатуры. Регистр Счета учета номенклатуры – это специальный регистр, в котором устанавливается связь между счетом учета номенклатуры и ее видом или наименованием. PDF

Счет расчетов

Графа Счет расчетов предназначена для отражения обязательства перед поставщиком по возврату тары. При заполнении строки в графе Счет расчетов будет автоматически выбран из Плана счетов счет 76.05 «Расчеты с прочими поставщиками и подрядчиками». Графу Счет расчетов можно изменить вручную.

Как исправить ошибку в авансовом отчете

Авансовый отчет подлежит проверке главным бухгалтером и в установленный срок утверждается руководителем. АО является первичным документом и все исправления в нем следует делать по правилам бухучета.

При исправлении в первичном документе должна указываться дата, подписи лиц, составивших этот документ, а также указание их ФИО. Запрет на исправление установлен только на кассовые и банковские документы.

Порядок исправлений в первичных документах будет следующим:

1. Неправильные данные (сумма или текст) зачеркивают, а над ними записываются верные данные (сумма или текст). Зачеркивать текс следует одной чертой, чтобы то, что перечеркнули можно было прочесть.
2. Далее ставится надпись «Исправлено», которая подтверждается подписью лиц, подписывающих АО;
3. Ставится дата исправления документа.

Что, если не подтверждать

Деньги, выданные для приобретения товаров на хоз. нужды, должны расходоваться по целевому назначению. Алгоритм использования таких средств регламентирован п. 6.3 Указания ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014 года. Выдача денег в подотчет выполняется на основании письменного запроса подотчетного лица и приказа директора предприятия.

Если подотчетное лицо не отчитается перед бухгалтерией за полученный аванс, то директор фирмы имеет один месяц для принятия мер. Согласно ст. 137 ТК РФ работодатель, после просроченного времени для отчета за выданные средства, получает право на удержание долга из зарплаты работника. Для этого директору понадобится:

1. На протяжении одного месяца, после завершения времени сдачи АО, потребовать от должника объяснительную, а также заручиться его согласием на удержание долга из зарплаты.
2. На основании объяснительной и согласия — директор обязан издать распоряжение на взыскание долга согласно ст. ст. 241 и 248 ТК РФ.
3. Если же подотчетное лицо не желает добровольно вернуть аванс, то директор, на основании ст. 248 ТК РФ вправе подать исковой запрос в суд для взыскания долга.

Сроки сдачи

Подотчетное лицо обязано отчитаться перед руководством предприятия за полученные им на ведение хоз-административной деятельности средства не позже трёх рабочих дней в соответствии с ФЗ.

После приезда из командировки сотрудник обязан написать отчет также не позже 3-х календарных дней после возвращения.

В случае нарушения сроков сдачи эпизод декламируется как нарушение по кассовой дисциплине и облагается штрафом в соответствии с текущим федеральным законодательством.

Для того, чтобы проанализировать допустимые и недопустимые случаи неисполнения сроков предоставления авансового отчета, следует обратиться к Федеральному Кодексу об Административных правонарушениях, в частности, статья 15.1 регулирует данный вопрос.

Нужно учитывать то, что прямой ответственности за нарушение авансовой отчетности на законодательном уровне не существует, однако сам факт всё равно будет зафиксирован. Таким образом, организации не следует боятся санкций от налоговых органов.

Организация должна регулярно поддерживать контроль над выделяемыми ей денежными средствами на поддержание собственной работоспособности, поэтому следить за течением этих средств – это забота именно организации, а никак не федеральных органов.

В случае если сотрудник не возвращает выданные ему авансом средства, предприятие может выписать их из зарплаты работника, однако здесь нормы регулируются законодательно (статья 137 Трудового кодекса).

Также данная ситуация может решиться судебным путём, если сотрудник не согласен с решением руководства организации-работодателя.

Руководитель организации – это лицо, фактически ответственное все за ресурсы организации, т.е. во многих случаях задолженность по невозвращению подотчетных денег может формально значиться не на счету работника, а на счету руководителя.

Денежные средства, выданные под отчет, формально будут считаться долгом перед компанией, но при этом они не будут являться его заработком и не будут облагаться налогом на доходы физлиц.

Авансовый отчет для индивидуальных предпринимателей

Если ИП имеет возможность вести хозяйственный учет, то заполнение авансовых отчетов ему не требуется. В случае ведения хозяйственного учета ИП надлежит заполнять книгу учета доходов и расходов в соответствии с установленными правилами. ИП надлежит составлять финансовые отчеты для налоговой инспекции с целью корректной процедуры налогообложения. Вести хозяйственный учет можно, только если предприниматель оформил упрощенную систему налогообложения. В таких случаях отчеты составляются на основании фактически произведенных расходов и оформленных проводок.

Если ИП находится на основной системе налогообложения, то авансовый отчет он составляет в том же порядке и в те же сроки, что и компании. Указания ЦБ РФ № 3210-У допускают возможность формирования регистров авансирования в специализированных бухгалтерских программах.

Порядок составления авансового отчета для ИП:

• подотчетное лицо пишет заявление о предоставлении аванса;
• бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер;
• подотчетное лицо отчитывается о произведенных расходах, прикладывая все чеки;
• формируется авансовый отчет;
• данные о затратах вносятся в книгу учета доходов и расходов.

Наличие авансового отчета подотчетного лица индивидуального предпринимателя, находящегося на УСН, не является обязательным. Законодательством не предусмотрены нормативные документы, устанавливающие обязанность и сроки подачи отчетности по авансу для ИП на упрощенке.

Аналогичной является ситуация и для индивидуальных предпринимателей на ЕНВД. Все приходные и расходные операции отражаются в книге учета доходов и расходов и подтверждаются приходными и расходными ордерами соответственно. Вся документация и отчетность подтверждаются подписью самого ИП. Реквизиты приходных и расходных ордеров вносятся в книгу учета по срокам их исполнения.

Порядок заполнения

Рассмотрим, как заполнить авансовый отчет (образец заполнения 2020 г. смотрите ниже). Для примера подойдет унифицированная форма АО-1 «Авансовый отчет».

Подотчетное лицо вносит данные в следующие поля.

Заполнение лицевой стороны формы № АО-1:

• наименование организации, которая выдавала денежные средства под отчет;
• дата составления;
• структурное подразделение;
• данные подотчетного лица: Ф.И.О., должность, таб. номер;
• назначение аванса, например: командировочные расходы, хоз. нужды и др.;
• в нижней части следует указать количество приложенных оправдательных документов.

Заполнение оборотной стороны формы № АО-1:

• все реквизиты оправдательного документа(ов), подтверждающего произведенные расходы;
• сумма произведенных расходов отражается в столбце «Сумма расхода по отчету».

Работник финансовой или бухгалтерской службы проверяет поля, заполненные подотчетным лицом, и дополнительно заполняет следующие поля:

• номер;
• сведения о выданных денежных средствах с разбивкой по суммам: предыдущие авансы (остаток или перерасход); выданные из кассы по текущим расходам (справочно с указанием валют);
• «израсходовано» — следует указать утвержденную сумму;
• «остаток/перерасход» — рассчитывается сумма оставшихся денежных средств;
• «бухгалтерская запись» — должна содержать проводки, которые будут проведены по итогам утверждения отчета.

После проверки правильности заполнения документа, точности, а также целевого использования выданных средств бланк направляется на утверждение руководителю организации.

После утверждения авансового отчета на его оборотной стороне указываются суммы в столбце «Сумма расхода, принятая к учету» с указанием счетов бухгалтерского учета, на которые будут отнесены затраты подотчетного лица. Авансовый отчет, проводки по нему должны соответствовать записям, сделанным в регистрах бухгалтерского учета. Далее проводятся окончательные расчеты с подотчетным лицом.

Отрывную часть авансового отчета возвращают работнику. Этот корешок является доказательством предоставления отчетности по подотчетным средствам.

Документы, которые также вас могут заинтересовать

• Отчет о работе и заработной плате локомотивных бригад. Форма N 4-т (ТТО-5)
• Отчет о работе по адвокатированию конкуренции в части предупреждения нарушений антимонопольного законодательства, а также законодательства о размещении заказов, законодательства о рекламе, законодательства о естественных монополиях. Форма N 13 (годовая)
• Отчет о работе уполномоченного (доверенного) лица по охране труда профессионального союза. Форма N 1-У
• Отчет о работе городской (районной) психолого-медико-педагогической комиссии по г. Москве
• Отчет о работе комиссии по обязательному психиатрическому освидетельствованию работников Московской области
• Отчет о работе Московской городской (районной) психолого-медико-педагогической комиссии
• Отчет о работе системы внутреннего финансового контроля. Форма N 1-проверка (квартальная)
• Отчет о работе ведомственного финансового контроля. Форма N 1-ревизия (квартальная)
• Отчет о работе по выявлению нарушений антимонопольного законодательства на рынках в отдельных сферах деятельности. Форма N 4 (полугодовая, годовая)
• Отчет о работе технического (главного технического) инспектора труда, технической инспекции труда общероссийского профсоюза, территориального объединения организаций профсоюзов. Форма N 19-ТИ
• Отчет о работе комиссии по вопросам выплат пособий, денежных компенсаций, сумм в возмещение материального ущерба. Форма N СЗ-2
• Отчет о работе городской (районной) психолого-медико-педагогической комиссии в г. Москве
• Отчет о путевых работах. Форма N ПО-13
• Отчет о психически больных. Форма N 6-МУ-ЛП
• Отчет о прочих основных материально-технических средствах, не вошедших в форму N 8/МТС СД, приобретенных самостоятельно за счет сумм, выделенных Судебным департаментом при Верховном Суде Российской Федерации судом общей юрисдикции, управлением (отделом) Судебного департамента в субъекте Российской Федерации. Форма N 8А/МТС СД
• Отчет о процессах инкубации. Типовая межотраслевая форма N СП-29
• Отчет о прохождении углубленного медицинского обследования сотрудниками органов наркоконтроля. Форма N 10-МУ-ЛП
• Отчет о прохождении реструктуризации налоговой задолженности в соответствии с Постановлениями Правительства Российской Федерации. Форма N 4-РЕС
• Отчет о прохождении решений антимонопольных органов через судебные инстанции в случае их обжалования. Форма N 2 (полугодовая, годовая)
• Отчет о прохождении стажировки кандидатом в эксперты системы сертификации в области пожарной безопасности в Российской Федерации

Вкладка Билеты

На вкладке Билеты по кнопке Заполнить или Добавить автоматически указываются билеты, приобретенные организацией для данного работника из справочника Билеты.

Перевозчик

В графе Перевозчик указывается наименование перевозчика или посредника, у которого приобретен билет, выбирается из справочника Контрагенты.

Счет затрат / Подразделение

В графе Счет затрат/Подразделение заполняются сразу два поля:

• счет, на который будут отнесены затраты в БУ. В поле автоматически отражается счет, указанный в настройках Учетной политики как Основной счет учета затрат PDF. При необходимости Счет затрат можно поменять вручную;
• подразделение учета затрат. Выбирается из справочника Подразделения то подразделение, к которому относятся произведенные затраты. Автоматически подставится то подразделение, которому присвоен признак Использовать как основное. PDF

Подразделения заполняется только в том случае, если включена Настройка плана счетов Учет затрат по подразделениям. PDF

Субконто

• В графе Субконто отражается статья затрат статья затрат из справочника Статьи затрат

  Вид расхода — Командировочные расходы.

  :