Приказ о направлении работника в командировку — образец

В каком порядке и с учетом каких особенностей следует заполнять форму Т-9а

Форма приказа Т-9а как правило применяется в тех случаях, когда в служебную командировку необходимо направить несколько сотрудников. Отличием данной формы по своей структуре является то, что здесь список сотрудников расположен слева направо, а не сверху вниз, поэтому бланк можно использовать только для ограниченного числа работников предприятия.

Так называемая «шапка» бланка заполняется аналогично форме Т-9. Далее заполняются все необходимые строки и графы но в отношении нескольких сотрудников одновременно.

Основание: Служебное задание от 20.03.2020г.

Когда все строки будут заполнены, документ подписывают руководитель предприятия и сотрудник, отправляемый в командировку. Подписи должны быть расшифрованы.

Каким образом определяются продолжительность служебной командировки и даты выбытия/прибытия из служебной командировки

Продолжительность служебной командировки определяет непосредственный руководитель сотрудника, при этом он учитывает сложность, объем и другие факторы служебного задания.

Дату отправления транспортного средства, например, поезда, автобуса, самолета от основного рабочего места командируемого принято считать днем выезда сотрудника в служебную командировку. Соответственно, дата возвращения из командировки, это дата прибытия какого-либо транспортного средства к месту обычной работы сотрудника (Постановление Правительства РФ от 13.10.2008г. № 749).

При возвращении работника из служебной командировки, к примеру, в 00:20, то этот день надо зафиксировать как полный день возвращения из служебной командировки.

Состав документа

Служебное задание командированному сотруднику, составленное любым законным способом (на унифицированном бланке или без него) содержит определенные реквизиты:

1. Шапка документа. Состоит из наименования документа, номера, даты, наименования фирмы, отправившей сотрудника в служебную поездку.
2. Данные о командированном сотруднике. ФИО, должность, табельный номер, подразделение, к которому он относится.
3. Данные о командировке. Сюда войдет наименование принимающей стороны, место командировки, даты ее предполагаемого начала и завершения. Указывают число дней командировки, в том числе без нахождения в пути. В бланке Т-10а предусмотрено наименование организации, которая оплачивает служебную поездку. Обычно это та же фирма, в которой работает командированный. Если документ составляется в свободной форме, по правилам внутренних ЛНА, этот пункт может опускаться, иметься в виду по умолчанию.
4. Основание. Здесь указываются реквизиты документа-основания. Чаще всего это приказ о командировке, но может быть и другой документ, например, план дистанционных работ, если в командировку отправляется технический специалист.
5. Задание. Вписывается цель командировки, по пунктам.
6. Отчет о выполнении задания. Заполнение этого пункта происходит после возвращения сотрудника либо им самим, либо непосредственным руководителем, способным объективно оценить, выполнил ли подчиненный поставленное задание.
7. Подписи. Расписываются руководитель фирмы, подразделения и сам работник. Отдельным пунктом выносится резолюция о выполнении задания и подпись руководителя подразделения под ней (во второй раз, по возвращении сотрудника).

Во многих случаях бланк Т-10а не используется, поскольку имеет ограниченные формой поля для заполнения. Если содержание служебного задания объемное, заполнять такой документ неудобно. Тогда применяется свободная форма с включением в нее вышеназванных данных.

Вопрос ответ:

Приказ на командировку за сколько дней делается?

Процедура отправки специалиста в командировку регламентируется ст. ст. 166-169 ТК РФ, а также Положением о командировках, принятым Правительством РФ (пост. № 749 от 13.10.2008 года).

На этом основании, для отправки специалиста в командировку потребуется опубликовать приказ. При возврате из командировки, специалист обязан отчитаться о результатах своей деятельности заполнив, рекомендованную форму № Т-10а, которая обязана быть утверждена директором предприятия.

Законодательными нормами РФ не установлен период, за который директор предприятия обязан опубликовать распоряжение на командировку. Поэтому, такой документ может быть опубликован заранее, по усмотрению директора фирмы.

Кто подписывает приказ на командировку директора?

Понятие служебной командировки отображено в ст. 166 ТК РФ, согласно которому командировка – это отправка работающего лица по распоряжению директора предприятия для осуществления трудовых обязательств на установленный период за пределами основного предприятия, согласно Положению «О служебных командировках», утвержденному Правительством РФ под № 749 от 13.10.2008 года.

При этом, надо отметить, что директор – это физлицо, которое, как правило, (если оно не является владельцем фирмы) является наемным работником. Поэтому, при оформлении командировки директора, процедура такая же, как и при отправке в командировку любого работающего специалиста, то есть:

1. Должен быть опубликован приказ.
2. Выписано командировочное удостоверение.
3. Выполнен авансовый отчет по окончанию командировки.

Так как все распорядительные документы подписываются руководителем предприятия, то и распоряжение на командировку директора также визируется ним, а также, он же расписывается в графе «Ознакомлен с приказом».

Нужна ли печать на форме Т-9?

Согласно законодательным нормативам РФ, приказ на командировку считается внутриведомственным бланком. Поэтому печать на таком распорядительном документе ставить не требуется. Достаточно будет подписи директора.

Что будет если отправить сотрудника в командировку без приказа?

При отъезде в командировку без опубликованного распоряжения могут быть следующие последствия:

• Отсутствие основания для официального удостоверения нахождения в командировке.
• Штраф предприятию при внеплановом аудите налоговой инспекцией.

голоса

Рейтинг статьи

Приказ о направлении работника в командировку по форме Т-9

Форма Т-9 используется в качестве стандартного бланка, для приказа на отправление сотрудника в поездку по служебной необходимости, проще говоря – в командировку. Основная информация, которая должна содержаться в этом документе: дата заполнения, личные данные сотрудника, место назначения (должно отличаться от постоянного места работы командировочного) и цель поездки. Подписывается форма Т-9 руководителем организации и тем сотрудником, который отправляется в командировку.

Кто составляет приказ на командировку

Форму Т-9 должен заполнять либо специалист кадрового отдела, либо бухгалтер предприятия. Но для этого у них должно быть соответствующее распоряжение руководителя организации.

Особенности заполнения

Форма Т-9 предназначена для заполнения только на тех работников организации, которые большую часть времени находятся на основном месте работы. Для тех сотрудников, в чей функционал входят постоянные разъезды (например, водители), приказы на командировку писать не нужно.

Следует учесть, что предварительного согласия на командировку у сотрудников спрашивать не нужно – руководство имеет право отправить в служебную поездку любого работника на свое усмотрение.

Исключения составляют те, кто имеет детей до трехлетнего возраста, а также матери и отцы-одиночки – эти категории работников могут быть отправлены в командировку только с предварительного согласия.

Заполнение приказа по форме Т-9

Часть 1

Условно форму Т-9 можно поделить на 3 части. Первое, что нужно указать в приказе на командировку: наименование компании с указанием ее организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО). Затем в приказ вписывается код ОКПО (берется он из правоустанавливающих документов), номер приказа по внутреннему документообороту, а также дата его заполнения.

Часть 2

Вторая часть данного документа включает в себя основные сведения. Здесь необходимо вписать личную информацию о сотруднике: ФИО (полностью), его табельный номер, должность и структурное подразделение (отдел), к которому он относится. Далее пишется место назначения (страна и город), срок командировки (в календарных днях) с указанием даты ее начала и окончания.

Обращайте внимание на подсчёт дней

При оформлении формы Т-9 важно правильно подсчитать командировочные дни – поездка должна быть рассчитана со дня отъезда на день приезда. То есть, в том случае, если по проездному документу время отправления 23:45, этот день необходимо включить в срок командировки (то же самое касается дня приезда)

Если командировочный приезжает ночью в 00:05 – этот день также должен быть включен в поездку.

Часть 3

В третьем разделе нужно обозначить цель командировки и обязательно прописать за чей счет она будет оплачена.

Цели поездки можно условно поделить на два вида.

Общие цели:

• закупка сырья, оборудования, материалов для деятельности организации;
• переговоры с партнерами, заключение новых сделок, договоров, контрактов;
• личное участие представителя компании в спорных переговорах;
• поиск новых поставщиков и знакомство с новыми рынками сбыта;
• получение новых умений, знаний и навыков, научные изыскания.

Узконаправленные цели

• контроль за работой филиала, структурного подразделения;
• обучение молодых специалистов;
• ремонт и обслуживание техники и оборудования в филиалах и структурных подразделениях.

Чуть ниже после строк о целях и оплаты поездки нужно внести ссылку на документ, который послужил основанием для командировки. После того, как приказ оформлен по всем правилам, его нужно предоставить на подпись директору организации. В самую последнюю очередь форму Т-9 о командировке должен подписать и сам сотрудник, направляемый в служебную поездку. Напротив его подписи ставится дата создания приказа.

Нужна ли печать на форме Т-9

Как свидетельствует ГОСТ «Унифицированная система документации» печать на приказе на командировку ставить не нужно, поскольку данный документ относится к внутренней документации предприятия и заверять его подлинность нет необходимости.

Подтверждение командировочных расходов

При возвращении из командировки сотрудник обязан предоставить в бухгалтерию организации все документы, подтверждающие его затраты. Это могут быть:

• проездные билеты, чеки о платной автодороге, парковке и т.п;
• чеки с автозаправочных станций о суммах, потраченных на бензин (при поездке на личном автомобиле);
• чеки, счета, квитанции из гостиниц или отелей о тратах за съем комнат;
• любые другие платежные документы, повреждающие расходы, связанные с командировкой.

На основании этих чеков и квитанций нужно будет либо вернуть часть полученных авансом командировочных либо получить компенсацию за израсходованные сверх аванса средства.

Порядок и алгоритм составления приказа

Последние изменения в нормативных актах и законах по кадровой работе предполагают следующий алгоритм действий:

• приказ является главенствующим документом при направлении сотрудника в командировку;
• приказ регулирует процессы в командировке (например, цель);
• с 2015 года организациям разрешено не создавать такие документы как: служебное задание, командировочное удостоверение, отчеты о поездке со стороны сотрудника;
• вышеперечисленные документы к приказу могут составляться тогда, когда руководство считает объективной необходимостью их формирование;
• вся используемая при командировках документация фирмы должна в обязательном порядке указываться в учетной политике при ссылке на документооборот;
• у больших и крупных компаний заранее составляется план командировок, который утверждается руководством;
• для малых фирм при возникновении необходимости командировки руководителем подразделения составляется докладная записка, в которой    прописываются моменты:  обоснование поездки, цель, предполагаемые задачи, период, список кандидатов;
• среди целей указывают: производственные или представительские варианты;
• по данным докладной записки руководитель принимает решение о необходимости такой поездки;
• руководитель дает задание кадровому сотруднику издать письменный приказ по формам Т-9 и Т-9а, которые утверждены Росстатом;
• форма Т-9 применяется в отношении одного сотрудника;
• форма Т-9а применяется, если количество командируемых сотрудников более 1;
• после подписания приказ отправляется на ознакомление к соответствующим лицам: начальнику подразделения и самим сотрудникам;
• копии приказа передаются в бухгалтерию, в которой оформляется финансирование расходов на поездку, документация на получение суточных;
• командируемые и руководитель структурного подразделения параллельно обязаны подсчитать суммы предполагаемых расходов по командировке в день. При этом на имя директора подается заявление об их выдаче;
• один экземпляр приказа передается кадровому сотруднику, который ответственен за табелирование. На основании данного документа он проставляет в табеле  рабочие дни сотрудника, а сам приказ является основанием для этого.  В табеле учета оформление командировки шифруется  кодом 06 или «К».

Пример № 1. Пример расчета командировочных расходов.

Исходные данные:

• период для расчета -12 месяцев;
• период работы Сидорова А.А.: 10.02.2006 по 25.02ю2014;
• командировка – 7 дней;
• в расчетном периоде 247 рабочих дней;
• исключаемые периоды составили: 14 дней отпуска и 8 дней по болезни;
• начисления за все месяцы, кроме августа и сентября – 60000 рублей, а августе: 35000, в сентябре: 22000 рублей;

Алгоритм расчета:

• фактически отработанные дни: 247 – 8 – 14 = 225 дней;
• определяем средний заработок: (60*10) + 35+22 = 657 т.р.;
• расчет среднедневного заработка: 657/ 225 = 2,92 т.р.;
• расчет сумм командировочных: 2,92 * 7 = 20,44 т.р.

Трудовой договор, Дополнительное соглашение, Материальная ответственность, Коллективная материальная ответственность, Кадровый перевод, Индексация, Т-53 для ЗУП 3 внешние (7 печатных форм). Создание ведомостей по каждому сотруднику одной кнопкой

1. Комплект из 6 печатных форм для документов: Прием на работу, Индексация, Кадровый перевод, Кадровый перевод списком для ЗУП 3.1.11 и более ранних
Трудовой договор, дополнительное соглашение, договор личной материальной ответственности, договор коллективной материальной ответственности, индексация, Ведомость Т-53 без лишних строк. Не требуется изменения конфигурации. Подключается через стандартное подключение внешних обработок.
2. Обработка для создания ведемостей из начисления зарплаты.
3. Расширение конфигурации для ЗУП 3.1.11 и КА 2.4.6 для редактирования стажа как в ЗУП 2.5 (Из трудовой деятельности сотрудника. Если ввели строки трудовой деятельности, то стаж считается до даты приема сотрудника).

1 стартмани

Пошаговая инструкция по оформлению приказа о командировке

Подготовкой бланка занимается уполномоченное на работу с кадрами лицо – делопроизводитель, кадровик и тому подобное. Для его составления можно воспользоваться унифицированной формой типа №Т-9а или №Т-9. Этот типовой шаблон был утвержден Госкомстатом. Также никто не запрещает работодателю разработать самостоятельно указанный бланк. Далее разберемся, как поэтапно оформляется приказ об утверждении положения о служебных командировках в целом:

Нужно убедиться, что своими действиями вы не нарушаете нормы законодательства

Важно помнить, что направление в служебную командировку сотрудников льготных категорий возможно лишь после получения от них письменного согласия на это. А также не забывайте, что вовсе запрещается откомандировать беременных сотрудниц.

Заполнение «шапки» документа

Вне зависимости от того, как бланк вы используете, в его верхней части должно указываться название вашей организации, наименование самого документа, его номер и дата оформления.

Заполнение распорядительной части. В ней указывается:
Данные командированного подчиненного (ФИО, должность, наименование структурного подразделения, табельный номер);
Место назначения (должно содержать подробное описание, а не указание на страну или город);
Длительность командировки в количестве календарных дней (от даты отправления до даты прибытия). Кроме этого в условиях должны указываться источники финансирования и вид транспорта, которым будет пользоваться командированный сотрудник. Если подчиненному предоставляется служебный транспорт, то вам может пригодиться приказ на командировку на служебном автомобиле, который разработали наши юристы.

Заверьте документ. На бланке должно предусматриваться место, где генеральный директор или иное уполномоченное лицо проставит свою подпись.

Ознакомьте сотрудника с документом. Ознакомление должно производиться под роспись. Рядом с подписью также укажите дату. Так вы сможете обезопасить себя от проблем при проведении проверки, доказав факт ознакомления сотрудника с приказом.

Скачать образец приказа на командировку на служебном автомобиле

Скачать образец приказа о направлении в командировку работников по форме Т-9а

Скачать образец приказа об утверждении положения о служебных командировках

Как оформить командировку в 2020 году

Еще в 2015 году в порядке оформления служебных поездок (командировок) произошли существенные изменения, выразившиеся в отмене обязанностей:

• применять командировочные удостоверения, составлять служебные задания и отчеты о командировке (подп. «е» п. 2 постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595) — с января;
• вести учет командированных работников (п. 3 постановления Правительства РФ от 29.07.2015 № 771) — с августа.

Принятие решения о командировании работника по-прежнему остается за его руководителем, который определяет место, цель и сроки поездки (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

По возвращении из командировки работник так же, как и прежде, должен составить авансовый отчет, приложив к нему все необходимые документы, подтверждающие его расходы в поездке. По датам документов на проезд будет установлена фактическая продолжительность пребывания в командировке (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Таким образом, в настоящее время порядок оформления командировок определяется составлением всего 2 обязательных документов:

• распоряжения руководителя о поездке;
• отчета работника о расходах по ней.

На основании чего оформляется приказ

По новым правилам оформление командировки в настоящее время требует только издания соответствующего распоряжения руководителя об этом.

По мере необходимости, начальники отделов или иные ответственные лица, которые считают что нужно отправить сотрудника в командировку, составляют на имя директора компании докладную или служебную записки.

В них они обосновывают причину предстоящей командировки, ее цель, продолжительность во времени, а также предлагают кандидатуры для этой поездки. Цели командировки могут быть представительными или производственными.

Руководитель, изучив поступившие документы, принимает решение по данному вопросу, для оформления которого издается приказ о направлении в командировку.

На крупных предприятиях командировки планируются. Это может выражаться в составлении плана командировок на текущий год. При наступлении времени указанного в этом документе, отдел кадров подготавливает приказ на командировку, который передается руководителю для подписания.

Кроме этого, в организации может составляться служебное задание, которое в настоящее время используется организациями на их усмотрение. Оно также может использоваться в качестве одного из источников для формирования распоряжения.

Каким бы ни было основание для этого документа, ответственное лицо может использовать фирменный бланк или специализированный бланк унифицированная форма т-9.

Внимание! Форма приказа на командировку должна быть зафиксирована в учетной политике предприятия или же Положении по командировкам, которое может оформляться в организации.

Типичные ошибки при заполнении формы «Т-9»

Бланк формы «Т-9» является документом, на основании которого формируются все необходимы документы для сотрудника, направляемого в служебную командировку.

Форма «Т-9» является основным документом на время командирования сотрудника с основного места работы в интересах компании.

Ошибки:

• неверно указано наименование организации (компании);
• неверно указана организационно-правовая форма компании;
• ошибка в ФИО сотрудника, руководителя;
• должность сотрудника, руководителя не соответствует действительности;
• не указано полное ФИО сотрудника, направляемого в командировку;
• отсутствует табельный номер сотрудника, присвоенный в организации;
• не указано наименование структурного подразделения в случае его наличия;
• неверно указано место, куда направляется сотрудник в служебную командировку (страна, наименование пункта назначения и наименовании компании);
• неверное указано количество календарных дней, на время которых направляется сотрудник компании в служебную командировку, с указанием даты отъезда и приезда;
• не указана цель, отъезда в командировку;
• не указано за кого происходит финансирование командировки;
• неверно указана дата и номер служебной записки на основании которой создается приказ о направлении работника в командировку;
• отсутствует подпись должностного лица (ФИО) предприятия или организации;
• отсутствует подпись сотрудника, которого направляют в командировку, об ознакомлении с приказом.

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку издается в одном экземпляре. Хранится приказ в специально –отведенном месте в организации (предприятии) – это может быть бухгалтерия либо отдел кадров, на руки командируемому работнику не выдается.

Бланк формы «Т-9» является основным документом, на основании которого формируются все необходимы документы для сотрудника, направляемого в служебную командировку и все эти документы подшиваются и хранятся в одном месте, которые при необходимости легко можно будет найти.

Сроки хранения приказов на служебную командировку определены нормами трудового законодательства. Так, приказ «о командировке» по территории «России» хранится, не менее 5-лет, а вот приказ на поездку за границу, либо командировка, связанная с вредными и опасными условиями труда, то срок увеличен в разы и составляет-75 лет. По истечении сроков хранения издается приказ на уничтожение документов.

Номера приказов, присваиваются по соответствующей хронологии и ведутся в специальном журнале учета приказов по личному составу.  Учет документов на служебную командировку должен вестись в строгом порядке.

Все документы, связанные со служебной командировкой необходимо тщательно проверить на предмет наличия заполнения соответствующих реквизитов, наличие подписей всех лиц, указанных в этих документах, наличие даты, где она предусмотрена. Документы по служебной командировке служат основанием и документальным обоснованием для законного признания расходов, понесенных работодателем в связи с производственной (служебной) необходимостью командирования сотрудников.