Польза еженедельного планирования

Распределите задачи по дням

Начните планирование своего времени с малого: возьмите за отрезок неделю. Постепенно вы перейдёте на долгосрочные перспективы — от месяца до года. 

Выделите каждому дню страницу и распределите задачи на неделю. Сначала запишите срочные и важные дела из первого квадрата — их поставьте в верх списка.

Одна из главных ошибок новичков — планировать на день десять дел, а выполнять только два или три. Приходится переписывать невыполненные задачи на завтра и ощущать неудовлетворённость. Чтобы этого избежать, записывайте только те дела, которые вам точно нужно сделать именно в этот день. Для остальных сделайте список «дела на неделю» и обращайтесь к нему, когда появится время. В этом случае вам легче будет распределять своё время и всё успевать.

Не пытайтесь занять весь день, задача планирования — высвободить время для творчества и отдыха, эффективно распределив ресурсы в течение дня. 

Найдите наставника, который будет контролировать ваш прогресс и интенсивность нагрузок. В «Домашней школе Фоксфорда» вы можете попросить наставника напоминать вам об учебных задачах и помочь составить учебный план, а также научиться правильно организовать своё время.

Что такое бизнес-план

Это программа действий, где описаны цели, к которым стремится бизнес (обычно стартап), и подробные пути их достижения. Эту программу можно сравнить с разветвленной картой метро, в которой есть финансовые, маркетинговые и операционные линии. Бизнес-планы нужны для привлечения инвесторов и успешной самопрезентации компаний. Они также помогают им придерживаться поставленных целей и не отходить от намеченной траектории.

Бизнес-план точно необходим стартапам, но также пригодится и зрелым компаниям. В идеале он должен периодически обновляться и подстраиваться под новые цели. По нему легко следить, какие задачи были решены и в какую сторону стоит двигаться. Бизнес-план пригодится и компаниям, решившим открыть новые направления или проекты. Открывать их без бизнес-плана все равно, что приехать в незнакомый город без подготовки. Поездка может оставить приятные впечатления, а может провалиться: турист по ошибке может попасть в опасный район, где с ним случится неприятная история. Или потратит все деньги, когда до конца отпуска остается еще неделя. С заранее подготовленным планом удачная поездка не гарантирована, но ее вероятность становится выше. То же касается и качественного бизнес-плана: он должен расписывать все шаги, предусматривать будущие траты и обозначать возможные проблема, а также содержать описание самого бизнеса, его идеи, перспективы и сравнение с конкурентами из отрасли.

Сотрудник — жизнь в CRM-системе

Планируйте время — причём не только на день, но и на неделю, и на месяц. Редко кто занимается деятельностью с высокой степенью непредсказуемости. CRM-система, установленная у сотрудника на ПК, должна прежде всего стать деловым календарём с бонусом: напоминаниями и оповещениями, чтобы не забыть ни одного дела и выполнить задачи в срок.
Планируйте вовремя — лучше всего строить план работы в начале периода, когда вы ещё не приступили к выполнению задач

В этом правиле есть приятный бонус: возможно, что-то можно делегировать другим сотрудникам, а самому сосредоточиться на более крупной, но важной задаче.
Расставляйте приоритеты важности и срочности. Безусловно, на работе всегда будут задачи со сроком «ещё вчера» и формулировкой «да тут по мелочи», но в целом основные задачи должны иметь проставленный приоритет (кстати, тоже делается в CRM-системе и вообще любом таск-менеджере).
Группируйте однородные задачи — это позволит сосредоточиться на выполнении цепочки заданий и закрывать бОльшие части проекта.
Экономьте время на рутинной работе

Например, на поиске контактов или документов. Если у вас есть CRM-система, то в ней найти нужный контакт и документ — дело считанных секунд, если нет — найдите подходящее приложение для контактов, аккуратно распределяйте документы по папкам и разделам (не, ну кто-то же продолжает так жить!).
Будьте ленивыми — всегда старайтесь упростить путь выполнения задачи. Так даже внутри самого жёсткого плана вам удастся выиграть время на более сложную задачу ну или на небольшой перерыв.
Регламентируйте время (это больше относится к руководителям) — на звонки, совещания, презентации, поездки к клиенту. Очевидно, что ситуации бывают разные, но зная норматив, сотрудник с меньшей вероятностью его нарушит.

РегионсофтRegionSoft CRMRegionSoft CRM

1. жёстко регламентировать отношения, выполнять строго определённый круг задач, входить в конфликт и требовать формализации каждой просьбы, тем самым абсолютно разрушая рабочую атмосферу и человеческие отношения;
2. воспользоваться CRM-системой, которая поможет руководителю видеть, мониторить и регулировать загруженность подчиненных, а подчинённым следить за прогрессом и успешно планировать свои рабочие дела.

Как составить бизнес-план

Есть несколько правил, которые стоит соблюдать при составлении бизнес-плана

Они помогут привлечь внимание инвестора и построить устойчивую компанию, которая будет приносить прибыль

План должен быть коротким и информативным. Ни один инвестор не станет читать план на сто страниц. Если у проекта сложная структура, требуется крупное финансирование и план необходимо снабдить сопроводительной документацией, ее стоит включить в приложение, к которому можно обратиться по желанию инвестора.

План должен быть понятным. Нужно осознавать, к какому инвестору вы идете. Люди, которые вкладывают деньги в исследования, не всегда разбираются в научной терминологии. Также и инвесторы, которые помогают молодежным стартапам, могут не понимать сленг и интересы нового поколения. План должен быть написан простым языком, который наглядно объясняет что, как и почему.

Элементы плана стоит тестировать. Прежде чем идти к инвестору, проверьте свою идею на практике. Опросите потенциальную аудиторию и узнайте ее мнение о продукте, протестируйте различные элементы бизнеса, попросите экспертов проверить ваши данные и гипотезы. Чем лучше проработан план на начальном этапе, тем выше его жизнеспособность.

Нужно определить цели и задачи. Предположим, что у вас есть идея создать свой магазин украшений. Определитесь, какой будет ваша цель на ближайшие 3-5 лет. Один магазин в торговом центре, сеть магазинов, онлайн-магазин или выход на рынок СНГ. Конкретизация целей поможет показать инвестору, на какую прибыль он может рассчитывать, а компании — увидеть свои возможные перспективы и выстраивать к ним пошаговые ходы.

Плана не стоит бояться. Написание бизнес-плана может казаться большой и сложной работой, которая доступна только профессионалам. Для начала рекомендуем представить свою идею в голове и кратко расписать ее на бумаге. Затем стоит обратиться к каждой маленькой цели и продумывать, как ее можно достичь. Пошаговый подход к составлению плана сделает работу проще. Помните, что вы не первый человек, который садится за план без необходимого опыта.

Экономика инноваций

Что такое стартап и как развить его в успешный бизнес

Какие ошибки допускают при составлении бизнес-плана

Елена Малькова, бизнес-тренер, консультант по организационному развитию в компании Malkova, выделяет две ключевые ошибки, которые могут испортить весь план.

Пропуск нулевого шага при подготовке бизнес-плана

Речь идет о работе с задачами, интересами и предпочтениями инвестора. Руководители компаний и предприниматели сегодня хорошо ориентируются в вопросах управления и развития бизнеса. Однако, несмотря на багаж знаний и опыта, часто спотыкаются на вопросе: «Зачем мы готовим бизнес-план?»

Бизнес-план — это инструмент для работы с инвестиционными проектами. Он отвечает на вопрос, каким образом предприниматель сможет заработать деньги и избежать критических финансовых угроз

Важно поставить себя на место инвестора и изучить его интересы. С этой точки зрения не так важно, кто выступает инвестором — банк, венчурный фонд, бизнес-агент или круг родственников

У каждой группы инвесторов своя картина мира, в которой есть ключ к позитивному решению

Информация не всегда доступна в полном объеме, но нужно обращать внимание на любые сигналы, связанные с задачами и интересами инвесторов. Так предприниматель сможет понять, что можно сделать, как оформить и преподнести информацию, чтобы инвестор смог оценить потенциал проекта, риски и принять решение

Произвольная организация работы с бизнес-планом

Предположим, что предпринимателю нужно обосновать перед инвесторами строительство нового цеха. Времени всегда не хватает, предприниматель чувствует, что находится на растущем рынке, и старается быстрее ухватить удачу за хвост. Он примерно прикидывает организацию работы в новой части производства, на скорую руку подтягивает строительный проект (часто довольно сырой), поручает финансисту сделать расчеты. В этой ситуации есть идея бизнес-проекта, но сам план создается «на коленке». Он годится в случае, если инвесторы так же хорошо чувствуют рынок и у них есть доверие и позитивный опыт работы с предприятием.

В других случаях, например, при выводе на рынок нового продукта, нужна последовательность в организации работы с бизнес-планом: исследование внешней среды, выделение рыночных трендов, фиксация идеи, поиск потенциальной бизнес-модели и т.д. Затем — определение круга потенциальных инвесторов, изучение их интересов и проработка позиции бизнес-плана.

Экономика инноваций

Как стать венчурным инвестором: пять шагов для начинающих

Для чего нужен план мероприятий

Написание плана мероприятий занимает достаточно много времени. И часто у сотрудников возникает вопрос о целесообразности траты времени на написание плана мероприятий

Но важно понимать, что любой процесс, который выполняют сотрудники должен быть расписан до мелочей, это необходимо для того чтобы добиться правильности его исполнения вне зависимости от того, кто данное мероприятие выполняет

Прежде всего план мероприятий необходим для подсчета затрат для выполнения задачи. Начинающие стартаперы, сталкиваются с тем что, казалось бы, гениальный план, на бумаге выглядит не окупаемым или не достижимым. Когда вы начинаете составлять план мероприятий, вы столкнётесь с тем что вам придётся просчитать и оцифровать все показатели вашего мероприятия. Поэтому одной из важнейших целей составление плана мероприятий является экономия и бережливое использование ресурсов. Ведь эффективность каждого мероприятия оценивается исходя из затраченных ресурсов и полученного результата.

Достижение сложных целей достигается за счет выполнения огромного комплекса мероприятий. При отсутствии заранее прописанного плана мероприятий вам придется тратить время на планирование каждого нового мероприятия. Хотя можно было бы сразу выполнять следующее мероприятие.

3 подхода к жизни

Хотите результатов, достижения своих целей или осуществления своей мечты? Существует 3 подхода к тому, как человек действует.

Первый подход — роботичность

Это подход для тех, кто живет по течению, кому лень формулировать свои собственные цели, жить и строить свою жизнь. Формулируя свои собственные цели вы избегаете состояния, когда Вы становитесь роботом.

Робот — существо, выполняющее чужие приказы. Это когда вы реализуете чужие цели, желания, намерения. Вы не живете своей жизни, а лишь исполняете чужую волю.

Есть люди, которым нравиться так жить. Ну, нравиться и нравиться, они имеют право на такую жизнь.

Второй подход — бери и делай

Этот способ прост в исполнении, но для того, чтобы он сработал, вам придется потратить очень много сил – финансовых, физических, эмоциональных. Да и времени такой способ занимает много. Называется он «бери и делай».

Так действует большинство людей. Они много работают, а вот результата практически нет. Изматывающий бег «белочки в колесе», который никогда не заканчивается и никуда не приводит. А каких «героических» усилий стоит достижение даже простых целей.

Третий подход — сначала план, потом действие

Этот способ потребует обдумать процесс достижения цели. Это способ найти оптимальное решение и самый короткий путь. Назвать его можно так «сначала план, потом действие». Этот способ доступен всем, но только некоторые им пользуются и достигают успеха.

Вы когда-нибудь видели строительство дома без подробного чертежа? Нет. Потому что именно по чертежу можно просчитать не только конструкцию дома, но и количество требуемых материалов, техники, людей, финансов, документов, времени. Другими словами, когда мы начинаем «строить дом», не представляя, каким он будет, то рискуем потратить больше, чем получим в итоге.

Поэтому сначала «чертеж» цели и план «строительства», а уже потом само «строительство».

Как составить план текста?

Существует довольно большое количество видов текстов, которые имеют четкую структуру. К ним относятся, например, новости, пресс-релизы, деловая корреспонденция, научные работы. Для примера приведем структуру новости: заголовок, лид (первый абзац – суть новости), содержание (раскрывает суть подробнее), бэкграунд (дополнительная информация).

Важно знать, какую структуру должен иметь текст, и придерживаться правил. Во-первых, читатели интуитивно ожидают, что текст определенного стиля и жанра будет иметь определенную структуру

Во-вторых, типовая структура составлена оптимальным образом для решения задачи, поставленной перед текстом.

Знание структуры текста – это важно!

Посмотрите, как значительно отличаются, например, структуры научного и журналистского текста:

Научный текст строится так, чтобы логично, аргументированно и убедительно подвести читателя к главной мысли текста

Таким образом, главная мысль находится в конце текста.

Журналистский текст строится по противоположному принципу: сначала – самое важное, затем – чуть менее важное, а конце – второстепенная информация.

Разница связна со спецификой текстов

В научной работе важно обосновать ее значимость, актуальность, подтвердить собственные мысли ссылками на материалы других ученых. Научные труды не читают на бегу, их внимательно изучают

Журналистские тексты «живут» в совершенно иных условиях. В них не вчитываются, их пробегают глазами за завтраком, по дороге на работу

Они должны привлечь внимание читателя и сразу сообщить ему важную информацию. Если не учесть эту разницу при подготовке материалов, тексты получатся «неработающими»

Общий алгоритм составления плана текста

Составить план любого текста поможет следующий алгоритм:

1. понять задачу текста,
2. определить, какая информация необходима для решения задачи,
3. изложить эту информацию в виде пунктов плана,

4. логично расположить пункты – и план готов.

Пункт 2 – выбор информации – может вызывать сложность, особенно если объем текста не ограничен. Здесь можно рассуждать следующим образом: готов ли потенциальный читатель текста воспринимать большой объем информации? Например, для рекламных текстов действует следующее общее правило: чем дороже и сложнее товар или услуга, тем больше объем текста. Если товар недорогой и решение о покупке может быть импульсивным, то объем текста уходит на второй план, а основной задачей становится запоминаемость.

Давайте попробуем составить план текста по этому алгоритму!

Допустим, мы готовим посты для блога компании, которая занимается продажей бытовой техники. Какой-то общепринятой структуры для постов в блоге не существует, поэтому рамками структуры мы не ограничены.

Тема сегодняшнего поста – интересные факты о холодильниках. Итак, начали:

1. Задача текста – получить интересный материал, который люди будут охотно читать и делиться им в социальные сети, отправлять друзьям.

2. Что нужно написать в тексте, чтобы решить эту задачу? Действительно интересные факты. Сколько их должно быть? Вероятно, от 5 до 10. Меньше 5 – слишком мало, больше 10 – долго и утомительно читать.

3. Ищем фактическую информацию. Допустим, нам удалось найти 20 интересных фактов. Выбираем из них 10 самых любопытных и кратко формулируем в виде пунктов плана-опорной схемы, например:

• Холодильник императора Нерона.
• Самый дорогой холодильник в мире.
• Холодильник размером с дом.
• …

4. Теперь ранжируем пункты по тому, насколько они интересны. Самые интересные размещаем в начале, а также оставляем один из самых интересных пунктов на конец текста – чтобы пост закончился на интересной ноте и у читателя был стимул поделиться постом. Вот и все, план готов.

Эксперимент: живу целый день по плану, а второй день без плана

День по плану:

7:00. Так как с вечера я написал перечень дел на следующий день, утром я проснулся с определенной целью.

10:00. Одна задача выполнена, теперь можно и позавтракать. Во время еды я не теряю время, а смотрю обучающее видео, как правильно гладить рубашку.

11:00. Какая там следующая задача? Дневник в помощь: открыл, увидел, пошел делать.

14:00. Полтора часа для тренировки и обед.

15:30. Ну а дальше все по плану: работа — ужин — работа.

22:00. Ложусь спать уставшим.

День без плана:

12:00. Утром я проснулся тогда, когда захотел. Чувствовалась некая свобода, но вместе с ней недовольство собой. На часах было 12:00, а я ничего еще не сделал.

13:00. Позавтракав, я не мог определиться с тем, что сейчас делать. Вроде бы надо сделать «то», но и про «это» не стоит забывать. В итоге меня одолела прокрастинация, и я просидел в телефоне до 2-х часов.

14:00. С горем по полам я взял себя в руки и начал дело, но ни тут то было. Во время работы я постоянно отвлекался. Будь это пришедшее сообщение в телефоне, или громкая музыка за окном.

20:00. Дальше «все как в тумане». Время 20:00, а я застаю себя с телефоном в руках. «О нет, я опять весь день потратил на просмотр бесполезных видео на ютубе!»

23:00. Пока я пытался прийти в себя, пришло время для сна. Ну, вот и подошел мой день «без плана» к концу.

Выводы делайте сами.

Сферы жизни

Так, выделяют 6 основных целей, но их может быть и гораздо больше:

• саморазвитие,
• финансы,
• дом,
• здоровье,
• семья,
• работа.

Для каждой из сфер жизни необходимо выбрать цель, которая самая приоритетная для вас. Более того, для того чтобы выполнять цели было гораздо легче, их разбивают на задачи по месяцам или даже по неделям. Например, если в сфере «саморазвитие» будет стоять цель: выучить английский язык, тогда задачи могут быть следующие:

1. Записаться на курсы английского языка.
2. Завести тетрадь для обучения.
3. Заниматься не меньше чем 3 раза в неделю по 60 мин.
4. Выучить стих на английском.
5. Написать рассказ о себе.

Перед составлением плана нужно спросить себя по очереди: чего я хочу добиться в сфере работы, здоровья и так далее? Ответы, которые приходят на ум, следует обдумать, действительно ли это вам необходимо. Так, шаг за шагом, план целей будет сформирован.

Цели и виды

Рассмотрим основные цели планирования:

• Установление объективных перспектив структуры.
• Рациональное применение имеющихся ресурсов.
• Определение того, какие ресурсы нужно приобрести для достижения поставленных задач.
• Снижение риска банкротства до минимума.
• Полноценное осуществление научно-технической политики.
• Оптимизация контрольных мер.

Планирование позволяет создать объективную картину деятельности предприятия, увидеть его слабые места.

Разновидности

Планирование можно подразделяться на разновидности в зависимости от определяющих признаков. К примеру, признаком является масштаб охвата. Планирование, в свете данной категории, делится на следующие типы:

• Общее (предполагает определение совокупных целей работы во всех областях предприятия).
• Частное (относится только к определенной области).

Если рассматривать содержательную часть, выделяются следующие типы планирования:

• стратегическое (определение дальних целей и ресурсов для их достижения);
• оперативное (предполагает анализ текущей деятельности и установление тактических целей);
• текущее (заключается в постановке задач на текущий год).

ВНИМАНИЕ! Стратегическое и текущее планирование дополняют друг друга. Второй вид основывается на поставленных целях в долгосрочной перспективе

Тип планирования зависит от области, в которой ставятся задачи:

• производственная часть;
• финансовая сфера;
• кадровые вопросы.

Планирование предполагает определение временного отрезка, на который устанавливаются цели и задачи. Исходя из этого, работа может быть:

• краткосрочной (от месяца до года);
• среднесрочной (1-5 лет);
• долгосрочной (более пяти лет).

Планирование может быть:

• жестким (то есть, его нельзя скорректировать);
• гибким (план построен с учетом вероятных изменений).

ВНИМАНИЕ! Жесткий метод на предприятиях применяется крайне редко. Ему сложно следовать

Большую эффективность показывает именно гибкая система.

Как составить план на год

В начале года все традиционно составляют список планов, целей и желаний на грядущий год. Кто-то перечисляет на красиво оформленном листе, кто-то ведет электронные списки, а другие планируют мысленно.

Все это отлично, но только многие так и не добиваются желаемого. Каждый раз переписывая одни и те же цели снова и снова. Пора остановиться и серьезно взяться за свою жизнь – в этом году вы выполните хотя бы 50% своих желаний.

А для этого достаточно использовать всего несколько секретных ходов:

1. Составляем список сфер, в которые вы хотите внести изменения. Очень удобно разбить все дела на несколько групп, чтобы ничего не забыть: семья, дом, работа, самообразование и т.п.
2. В каждой сфере распишите список конкретных целей, которые планируете осуществить. К примеру, в сфере «дом» – выбросить весь хлам, сделать ремонт в спальне, купить новую кровать и починить все сломанное. Ну такой примерный списочек, который так или иначе знаком каждому. Пройдитесь по всему списку, прислушиваясь к себе. Не сдерживайтесь, переписывайте все свои претензии и мечты по этой сфере – что исправить, чего достичь, чему научиться.
3. Каждую цель распишите на небольшие шажки. Желательно, чтобы каждое такое дело занимало не больше 30 минут. К примеру, задание «избавиться от всего хлама в доме» звучит очень сложно. Так что нужно разбить его на пункты, которые можно выполнять каждый день – разобрать шкаф в спальне, выкинуть лишнее с балкона, разобрать ящик с канцелярией, избавиться от ненужных книг…. Когда вы четко видите шаги, вам будет проще начать действовать. Постарайтесь максимально подробно расписать каждую свою цель в таком стиле.
4. Расставьте приоритеты в своих делах. Напротив каждой цели поставьте A, B, C или D. А – самые важные дела, которые обязательно нужно делать, В – сделать сразу, как только появится время, С – желательно сделать в этом году. Дела D – можно отложить, если не хватит на них времени.
5. По возможности запишите напротив каждого дела время, которое оно отнимет (примерно). Например, чтобы разобрать канцелярию в ящике хватит 30 минут, если не пуститься в воспоминания, рассматривая старые альбомы. Если не можете даже примерно прикинуть, сколько уйдет на это время, лучше ничего не ставить.

Вот теперь у вас есть список самых важных дел, которые необходимо выполнить в этом году. Вы видите последовательный план действий и можете примерно прикинуть время выполнения. Но и этого мало, чтобы успеть все выполнить за год. Теперь нужно грамотно спланировать работу, чтобы все осуществить.

Что такое план проекта и зачем он нужен

План — это не технические задания для сотрудников (хотя и оно входит в план), а организация и контроль. Вряд ли получится многого добиться, если непонятно, кто за какую задачу отвечает, какие трудности предстоит преодолеть, а главное — зачем.

Разрабатывая план проекта, ты определяешься с целями и участниками (в том числе подрядчиками), распределяешь задания и продумываешь график их выполнения. Придётся всё это сделать сразу, «на берегу» — по ходу работы план неизбежно придётся корректировать. А значит план должен быть.

Короче, план нужен, чтобы работа над проектом, была упорядочена и не страдала от подводных камней. Когда каждый участник команды будет знать, что и к какому дню нужно сделать, получится избежать ненужной суеты (ну или хотя бы снизить её до безопасного уровня) и ни о чём не забыть. Да и контролировать всех так куда проще.

Как расчистить «умственные завалы»

Техника расчистки умственных завалов проста и ее можно применять регулярно, для профилактики, или как «скорую помощь» в сложных ситуациях:

1. Составьте список уже начатых дел: больших и маленьких, серьезных и не очень. Сортировать и оценивать их не надо: записывайте все, что придет вам на ум.
2. Проставьте даты завершения каждого из этих дел – некий максимальный конечный срок.
3. Если вы руководитель, решите, кто будет делать каждую задачу.
4. Оцените действия по принципу:
   А – сделаю точно к назначенному сроку;
   В – возможно, сделаю к назначенному сроку;
   С – если не сделаю, то «не умру»… и вычеркните все задачи этой категории!
5. Выберите из списка действие из категории «А», которое вы сможете выполнить в течение следующих 20 минут и сделайте его!
6. Когда вы почувствовали удовлетворение от завершенного действия – выберите и сделайте следующее, затем следующее и следующее… Сделайте все задачи категории «А», переходите к категории «В».

Если вы сделаете, то повышение уровня вашей личной энергии гарантировано. И вы сможете с новыми силами приступить к реализации ваших новых целей!