Расчетный листок по заработной плате

Способы передачи расчетного листка

Итак, мы определили, что расчетный листок выдавать обязательно. Также определили и структуру документа, обязательные реквизиты и составляющие. Теперь становится актуальным вопрос, как выдавать расчетный листок.

Со штатными работниками проблем не возникает. В «знаменательный» день нужно раздать расчетные листки на руки. А факт вручения завизировать в специальном учетном журнале. Получатель ставит подпись и дату получения.

Что делать, если работника нет на месте в день выдачи расчетного листка? Если наемный специалист в отпуске или приболел, или, например, это внештатный (дистанционный) сотрудник, то порядок выдачи расчетных листов согласуйте заранее.

Например, созвонитесь с отсутствующим специалистом и определите, каким способом ему направить расчетный листок. Допустимы следующие варианты:

1. По доверенности получит другое лицо. Например, сотрудник сломал ногу и лежит в больнице. Явиться за расчетным документом он не может, как и получить заработную плату наличными из кассы организации. В таком случае придется подготовить доверенность на получение расчетки и(или) заработной платы. Данный способ используется крайне редко, так как считается проблематичным, в сравнении с другими.
2. Направление расчетного листка по почте заказным письмом с описью вложений. Почему именно заказным с описью? Да потому что опись вложения будет являться подтверждением того, что именно расчетный листок был направлен работнику. При условии, что документ был направлен в установленные сроки, опись вложения будет подтверждением того, что работодатель исполнил требования законодательства. Например, если подчиненный обратится в суд. Однако за почтовые услуги придется платить.
3. По электронной почте. Самый простой, быстрый и бесплатный способ передачи расчетного листка — это отправка по электронной почте. Данный способ до недавнего времени считался неправомерным, однако ситуация изменилась. Причем отправку расчетных листков по электронной почте можно предусмотреть для всех работников, а не только для отсутствующих или дистанционных. Это небольшая, но все-таки экономия.

Обратите внимание, что просто так отказаться от выдачи бумажных расчетных листков в пользу электронных нельзя. Необходимо такое решение закрепить в коллективном договоре, трудовом договоре с сотрудником либо в отдельном локальном нормативном акте по организации. Такое мнение выразил Минтруд России в Письме от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560, определив, что отправка расчетных листков по электронной почте не противоречит положениям закона ( ст

136 ТК РФ )

Такое мнение выразил Минтруд России в Письме от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560, определив, что отправка расчетных листков по электронной почте не противоречит положениям закона ( ст. 136 ТК РФ ).

Также не стоит забывать о том, что расчетный листок содержит персональные данные о заработной плате. И передавать документ через третьих лиц недопустимо. Помимо нарушения действующего законодательства, такой проступок может спровоцировать конфликт внутри коллектива организации. Именно поэтому нужно назначить ответственного за соблюдение порядка выдачи расчетных листков.

Как утвердить бланк

Определившись с формой документа, ее необходимо утвердить отдельным локальным актом, например, приказом или распоряжением руководителя. Допустимо включить бланк в учетную политику, например, как отдельное приложение к ней. Организация вправе использовать форму расчетки, которую предлагает бухгалтерская программа для расчета заработной платы.

ВАЖНО!

Применять в работе не утвержденный бланк недопустимо. Если учреждение не закрепит форму документа в локальном распоряжении, но выдавать такие расчетки будет, то руководство могут привлечь к административной ответственности по 5.27 КоАП.

Как оформить документ

Как в отношении формата ведомости, так и в плане ее оформления все отдается на откуп составителю. Документ можно сформировать на простом обыкновенном листке бумаги или же на бланке с фирменными реквизитами и логотипом предприятия. Также ведомость можно нарисовать от руки или напечатать на компьютере (в подавляющем большинстве случаев используется второй вариант).

Ведомость делается всегда в одном оригинальном экземпляре. Ее объем может быть различным, но если она содержит несколько листов, они должны быть пронумерованы по порядку и скреплены при помощи толстой суровой нити. На последней странице на узелок наклеивается листок бумаги, на котором указывается количество страниц, дата и подпись ответственного работника.

Налог на доходы физических лиц

В обязательном порядке сотруднику должна быть предоставлена информация о сумме удержания налога на доходы физических лиц (НДФЛ) из суммы оплаты труда. Ставка налога составляет 13 % от облагаемого дохода.

Часто у сотрудников возникают вопросы о порядке удержания налога из заработной платы. Обывателю сложно понять, какие выплаты облагаются налогом, а какие нет.

Общий облагаемый доход в расчетном листке можно рассчитать, вычтя из итоговой суммы начисленных выплат суммы, которые выплачиваются работодателем, но не облагаются налогом. К часто встречающимся из них относятся:

• пособие по беременности и родам;
• выходное пособие;
• командировочные расходы (за исключением суточных более 700 руб. при поездках внутри страны и 2500 при поездках за рубеж);
• материальная помощь (частично).

Вопреки представлениям многих работников, налог на доходы удерживается из оплаты больничных листов, а также из компенсации за неиспользованный отпуск, которую выплачивают при увольнении.

Если у вас есть дети в возрасте до 18 лет или в возрасте до 24, обучающиеся на дневной форме обучения в образовательных учреждениях с государственной аккредитацией, то вам положен стандартный налоговый вычет на каждого ребенка, на который будет уменьшен облагаемый налогом доход. При этом на первого и второго ребенка вы получите вычет в размере 1400 рублей, и 3000 на третьего и каждого последующего.

Для того чтобы получить вычет, работник должен написать заявление на имя работодателя и приложить к нему копию свидетельства о рождении ребенка, справку об обучении (если ребенок старше 18 лет).

В заключение еще раз напомним о необходимости разработки простого и понятного для рядового работника порядка информирования об оплате труда. Не стоит относиться к этому формально. Это позволит избежать многих вопросов и конфликтных ситуаций.

Когда следует формировать документ

Чтобы не наступила ответственность за неисполнение норм законодательства, необходимо выдавать листы учета заработной платы в тот момент, когда осуществляется перечисление каждой части дохода.

Передача денежных средств подтверждается документально, поскольку в ином случае у директора компании будет отсутствовать доказательство того, что зарплата была перечислена.

Зафиксировать факт передачи можно разными способами:

1. Отправка электронного документа по локальной почте. Данный способ является наиболее удобным и не требует затрат, однако, использовать его могут не все компании.
2. Выдача расчетного листа под роспись.

Основная обязанность работодателя – дать сотруднику разъяснения, касающиеся расчета суммы дохода по листу. Работник должен четко понимать, какие суммы приведены в документе и что они обозначают.

Основным составляющим является срок хранения документа и расшифровка кодов. Так, в документе могут содержаться следующие обозначения:

2400	Чистая прибыль
1210	Полный размер полученного дохода
2330	Выплаты с учетом процентов

Все коды, используемые в бухгалтерии, могут быть отражены в интернете. В случае, если сотруднику что – либо непонятно, он может получить необходимую информацию у бухгалтера.

Общий срок хранения листов о сумме дохода не определен, однако, очень важно своевременно предоставить его сотруднику и убедиться в том, что он был получен. Для учета данных нужно вести специальный бухгалтерский журнал, в котором отражается факт получения работником листка

Для учета данных нужно вести специальный бухгалтерский журнал, в котором отражается факт получения работником листка.

Если данное требование не соблюдается, то работодатель должен хранить документы у себя в течение долгого времени.

Для чего он нужен?

Получая расчетный листок при увольнении, сотрудник может узнать все составляющие своей заработной платы и итоговую сумму, которую ему выплатит работодатель при расчете в последний рабочий день.

Мнение эксперта
Лебедев Сергей Федорович
Юрист-практик с 7-летним опытом. Специализация — гражданское право. Большой опыт в защите в суде.

За счет детализации всех начислений и удержаний у сотрудника есть возможность определить, имеются ли какие-либо несоответствия в выплатах, указанных в бланке, с теми, которые полагаются ему в соответствии с трудовым договором и нормами ТК РФ.

Расчетный листок позволяет сделать максимально прозрачными отношения между работодателем и сотрудником относительно оплаты труда. Сотрудник при выявлении недочетов в выплатах может взыскать с работодателя недостающую сумму, а работодатель в случае неправомерного предъявления претензий по поводу произведенных начислений может доказать свою правоту, предъявив расчетный лист.

Слово закона

Рассмотрим, что говорит закон по поводу расчетного листка и необходимости его применения.

Что это за документ?

Расчетный лист – это официальный документ, служащий для информирования трудящихся о:

• размере заработной платы;
• структуре дохода, включая все начисления и удержания;
• “чистом” доходе за минусом всех удержаний;
• размере удержанного НДФЛ и др.

По сведениям из расчетного листа работник может получить комплексную информацию о своей зарплате.

В каких случаях и для чего используется?

Ст.136 ТК РФ содержит важное указание для работодателей. Так, согласно положениям указанной статьи, выплата зарплаты во всех случаях должна сопровождаться уведомлением сотрудника в письменной форме о:. Так, согласно положениям указанной статьи, выплата зарплаты во всех случаях должна сопровождаться уведомлением сотрудника в письменной форме о:

Так, согласно положениям указанной статьи, выплата зарплаты во всех случаях должна сопровождаться уведомлением сотрудника в письменной форме о:

• структурных элементах зарплаты, выплаченной за расчетный период;
• суммах, начисленных трудящемуся, в том числе денежных компенсаций за факты несоблюдения работодателем регламентированных сроков выплаты зарплаты;
• удержаниях, произведенных в силу исполнительных листов, судебных решений, заявлений работника или приказов руководства организации;
• общей сумме к выплате (“чистая” зарплата).

Следом сказано, что форма утверждается непосредственно работодателем с учетом мнения профсоюза.

И хотя в статье не сказано, что работников обязательно оповещать именно посредством расчетного листка, из буквального смысла законодательных положений можно сделать такой вывод.

Таким образом, расчетный листок по заработной плате используется:

• во всех случаях при выплате зарплаты или иного вознаграждения работнику;
• в произвольной форме (унифицированной формы нет);
• только в письменном виде (устная форма оповещения не допускается).

Положен ли при увольнении?

Ст

136 ТК РФ указывает, что листок должен выдаваться под роспись при каждом случае выплаты дохода, причем неважно какого – зарплата или аванс

Аб. 4 ст.84.1 ТК РФ устанавливает, что в дату прекращения трудовых правоотношений трудящемуся выдаются:

• трудовая книжка;
• все невыплаченные ранее суммы (окончательный расчет);
• заверенные работодателем документы, которые в дальнейшем могут потребоваться работнику (и которые так или иначе связаны с исполнением трудовой функции).

Из смысла норм закона следует вывод, что работодатель обязан выдать работнику листок в день увольнения.

Нужен ли при перечислении зарплаты на карту?

В силу положений Письма Роструда от 18.03.2010 № 739-6-1, порядок выдачи листов в случае, если выплата дохода осуществляется путем перечисления средств в кредитную организацию, определяется руководством компании.

Важно! Предусмотреть порядок выдачи листков при выдаче зарплаты на банковские карты можно в приказе руководителя, определяющем форму листка

Обязаны ли их выдавать?

Обязательны ли расчетные листки?

Таким образом, каждому трудящемуся нужно выдавать лист при выплате дохода – аванса, зарплаты или иного вознаграждения за труды.

Кто составляет?

Расчетный лист обязан составить специалист бухгалтерской службы или иной сотрудник предприятия, так или иначе имеющий доступ к сведениям о полагающихся конкретному работнику выплатах.

Ни руководитель, ни даже бухгалтер компании не обязаны ставить на листке свою роспись. Более того, в документе даже не проставляется печать организации.

Связано это с тем, что листок носит исключительно информационный характер и не удостоверяет факт получения тех или иных выплат.

Общая информация о расчетном листке заработной платы

Под расчетным листком по зарплате понимается специализированный документ, куда заносятся сведения о предоставленных денежных средствах, начислениях и дополнительных выплатах, полагающихся работнику по завершению отчетного периода за осуществляемую им трудовую деятельность. Так, из него можно узнать следующую информацию:

• о зафиксированном окладе;
• о надбавках, премиях и бонусах, в том числе нерегулярных;
• при наличии соответствующих предпосылок — о возмещении средств, а также о компенсациях;
• об отчислениях в госказну и во внебюджетные фонды.

Таким образом, расчетный листок является документом, посредством которого работник может не только видеть полную и прозрачную картину расчетов с ним работодателя, но и выявлять имеющиеся нестыковки в порядке предоставления ему средств. Во втором случае он вправе отстаивать свои права в суде, используя расчетный листок в качестве документального доказательства нарушений.

Впрочем, при нахождении в документе ошибок любому работнику необходимо, в первую очередь, обратиться в бухгалтерию предприятия за разъяснениями. Практика демонстрирует, что ошибки, зачастую, делаются бухгалтерами ненамеренно и оперативно корректируются (чаще всего — в день обращения сотрудника).

Расчетный листок является обязательным для предоставления коллективу документом. Распространенным заблуждением является тот факт, что наниматели не обязаны выдавать его. Законодатель постановляет, что невыдача расчетного листка является нарушением положений ТК РФ, что, в свою очередь, влечет за собой ответственность на основании ст. 5/27 КоАП РФ (обязанность выплатить штраф, который для должностных субъектов составит от 1 до 5 тыс. руб., для компаний – от 30 до 50 тыс. руб.).

Для каких целей служит платежная ведомость?

Назначение платежной ведомости — это подтверждение факта выдачи денежных средств работникам. Получение зарплаты наличными деньгами сотрудники подтверждают постановкой своей подписи.

Ведомость имеет унифицированную форму Т-53 на двух листах — на первом приводятся общие данные о работодателе и сумме к выплате, на второй — пофамильный перечень всех сотрудников с указанием суммы заработной платы у каждого.

Если остаются не выплаченные суммы, они депонируются, о чем делается отметка на второй странице бланка Т-53.

Составленные ведомости подлежат регистрации в журнале учета форма Т-53а.

Как заполнить форму Т-53 при выплате зарплаты?

Заполнение платежной ведомости выполняется на основании расчета зарплаты, выполненного бухгалтером. Основанием может стать расчетная ведомость Т-51 или расчетно-платежная Т-49.

Первая страница бланка Т-53 включает:

• сведения о наименовании организации и ОКПО;
• название подразделения (если выплата заработной платы будет производиться в отношении конкретного отдела);
• корреспондирующий счет — счет бухгалтерского учета, на который будут отнесены расходы на выдачу зарплаты (например, 44 для торговых организаций или 20 для производственных);
• в кассу для оплаты в срок — период, на протяжении которого наличные деньги будут храниться в кассе для их выдачи сотрудникам в качестве заработной платы;
• сумма — общая денежная сумма зарплаты, подлежащая выдаче на руки по данной платежной ведомости (в прописном и цифровом виде);
• подпись руководителя и главного бухгалтера;
• номер и дата документа (обычно ведется порядковая нумерация с начала года);
• расчетный период, за который производится выплата.

Второй лист бланка Т-53 содержит таблицу, состояющую из шести граф:

• 1 — порядковый номер строки таблицы;
• 2 — табельный номер сотрудника, которому нужно выплатить заработную плату;
• 3 — фамилия и инициалы работника;
• 4 — сумма зарплаты к выдаче;
• 5 — подпись работника, проставляется в момент получения денег (если сумма депонируется, то в этой графе ставится отметка «депонировано»);
• 6 — примечание (для необходимых пометок).

Заполняется столько листов с таблицей, сколько необходимо для отражения данных обо всех сотрудниках.

Прописью и цифрами пишется сумма, которая выдана персоналу и которая депонирована.

Ответственный работник, выдавший деньги (например, кассир), ставит свою подпись.

Сроки выдачи заработной платы через кассу

На первом листе бланка Т-53 имеется строка под названием «в кассу для оплаты в срок». Здесь указываются крание сроки периода, в течение которого полученные наличные деньги должны быть переданы персоналу в качестве заработной платы.

Этот срок составляет 5 дней, включая день снятия наличных денег со счета.

Что такое депонированная сумма?

Денежные средства, не выданные отдельным сотрудникам в качестве зарплаты в отведенный срок, подлежат переводу в безналичный вид на расчетный счет. Эта заработная плата считается депонированной.

Напротив фамилий сотрудников, не получивших деньги, ставится отметка «депонировано» в графе 5.

Далее считается общая не выплаченная сумма, ее размер прописывается в соответствующей строке ниже.

Деньги передаются в банк. Как только работник сможет получить зарплату, деньги вновь снимаются со счета и выплачиваются на основании расходного кассового ордера или платежной ведомости.

Что это и для чего он нужен

Расчетный лист – это документ, в котором работодатель информирует работника о полученной заработной плате, а также о произведенных удержаниях. В нем также указывается сумма подоходного налога и другие сведения, к примеру, премии за выслугу и т. д.

Он представляет собой выписку, которая должна выдаваться работнику при получении им заработной платы.

Их выдача в первую очередь направлена на защиту прав работника. Он должен получать документированное подтверждение о своевременной и полной заработной плате. Если без указания причин зарплата не соответствует той, которая была указана при заключении трудового договора, с помощью данного документа работник может в судебном порядке оспорить это.

Когда следует формировать документ

Расчетный листок нужно делать за несколько дней до зарплатных выплат, выдавать же его можно также заранее или в день выдачи заработной платы. При этом, следует помнить о том, что обычно выдача зарплаты делится на два этапа, в разницей в две недели — так вот расчетный листок должен предоставляться сотрудникам в день получения ими «окончаловки», когда все необходимые суммы уже подсчитаны.

Надо сказать, что расчетный лист касается только заработной платы, поэтому формировать его для выдачи, например, отпускных не нужно.

При увольнении расчетный листок делать следует обязательно (он передается увольняющемуся в его последний рабочий день вместе с заработной платой).

Составные части заработка в листке по зарплате

Составляющие заработка указывает ст. 129 ТК РФ. Ведь к стандартному окладу прибавляются другие выплаты.

6 основных причин для выплаты надбавок:

• получение классного чина. Причем в случае повышения чина надбавка также увеличивается.
• особые условия трудовой деятельности.
• выслуга лет.
• усердный труд.
• работа с ненормированным графиком;
• выполнение обязанностей за отсутствующего работника.

Порядок, как именно выплачивать вознаграждения, и сколько составляет выплачиваемая сумма, фиксируется локальными актами.

Если работнику выдаются подарки, то сведения об этом вносятся в документы.

Удержания также отражаются в документах. Пишется, сколько составляют алименты, налог на доходы физ. лиц и другие отчисления из заработка.

Выдавать расчетные листки нужно с определенным количеством граф, чтобы отражались все суммы к выплате.

Как утвердить форму листка

Выдавать расчетный листок можно после того, как профсоюзная организация утвердит форму документа. Профсоюз учитывает мнение большинства работников на предприятии. Поэтому порядок выдачи расчетных листков считается соблюденным после утверждения профсоюзом.

Ответ о том, утверждается бланк или нет, должен быть предоставлен не позднее пяти дней.

Зачастую в компании нет профсоюза или другого органа, защищающего интересы трудящихся. Правила выдачи расчетных листков по зарплате будут соблюдены, если руководитель утвердит форму документа своим распоряжением.

Случается, что между директором компании и представительным органом возникает спор, как производится выдача расчетных листков по зарплате согласно положениям трудового кодекса. Спорные вопросы решаются судами.

При обращении к инспекторам по труду, контролирующая организация должна провести проверку не позднее одного месяца.

2 способа утверждения бланка:

• издать распоряжение;
• проставить гриф утверждения на документе.

Более удобным является первый способ, поскольку документ выдается без дополнительных грифов утверждения.

Нужно предоставить в распоряжении сведения о том, что учтено мнение профсоюза. Указать реквизиты решения профсоюзной организации.

Алгоритм извещения сотрудников о выплате вознаграждения

На вопрос о том, что такое расчетный листок, есть простой ответ. Это документ, отражающий сведения о заработной плате сотрудника. Выдаваться он должен при каждой выплате вознаграждение. Поэтому расчетный лист выписывается дважды: при выплате заработной платы и аванса.

Зачастую сотрудники не извещаются за тот период, когда платится аванс. Но нарушением закона это являться не будет, поскольку впоследствии производится полноценное информирование.

Как выдавать извещения о зарплате

Закон не обязывает информировать о выплаченной сумме в какой-либо строгой форме. Некоторые компании просто отдают извещения сотрудникам на руки.

Обязанность выдавать извещения под роспись отсутствует. Но желательно зафиксировать порядок предоставления уведомлений.

Приведем пример. Компания «Ремсервис» регулярно выдавала своим специалистам документы, подтверждающие факт оплаты. Квитанции выдавались просто на руки, без подписи. Когда пришел с проверкой инспектор по труду, некоторые сотрудники заявили, что листков не получали. Было зафиксировано нарушение, поскольку выданные документы нигде не фиксировались.

Поэтому, хорошо, когда компании понимают, насколько важно корректно вести делопроизводство.

Согласно трудовому законодательству работодатели не обязаны выдавать расчетные документы под роспись. Однако во избежание проблем с проверяющими организациями можно вести запись. Руководитель своим распоряжением назначает человека, ответственного за выдачу финансовой документации.

2 удобных способа учета выдачи листков:

• записывать выданные листки в специальный журнал;
• вести список работников и выдавать документы под роспись.

Окончательное решение о том, как именно вести делопроизводство, остается за руководителем фирмы.

Заверку печатью обычно не делают. Если работник просит, фирма может ставить печать, это не будет нарушением. Сотрудник может попросить поставить печать, поскольку зачастую судьи отказываются принимать незаверенные документы.

Налог на доходы физических лиц

В обязательном порядке сотруднику должна быть предоставлена информация о сумме удержания налога на доходы физических лиц (НДФЛ) из суммы оплаты труда. Ставка налога составляет 13 % от облагаемого дохода.

Часто у сотрудников возникают вопросы о порядке удержания налога из заработной платы. Обывателю сложно понять, какие выплаты облагаются налогом, а какие нет.

Общий облагаемый доход в расчетном листке можно рассчитать, вычтя из итоговой суммы начисленных выплат суммы, которые выплачиваются работодателем, но не облагаются налогом. К часто встречающимся из них относятся:

• пособие по беременности и родам;
• выходное пособие;
• командировочные расходы (за исключением суточных более 700 руб. при поездках внутри страны и 2500 при поездках за рубеж);
• материальная помощь (частично).

Вопреки представлениям многих работников, налог на доходы удерживается из оплаты больничных листов, а также из компенсации за неиспользованный отпуск, которую выплачивают при увольнении.

Если у вас есть дети в возрасте до 18 лет или в возрасте до 24, обучающиеся на дневной форме обучения в образовательных учреждениях с государственной аккредитацией, то вам положен стандартный налоговый вычет на каждого ребенка, на который будет уменьшен облагаемый налогом доход. При этом на первого и второго ребенка вы получите вычет в размере 1400 рублей, и 3000 на третьего и каждого последующего.

Для того чтобы получить вычет, работник должен написать заявление на имя работодателя и приложить к нему копию свидетельства о рождении ребенка, справку об обучении (если ребенок старше 18 лет).

В заключение еще раз напомним о необходимости разработки простого и понятного для рядового работника порядка информирования об оплате труда. Не стоит относиться к этому формально. Это позволит избежать многих вопросов и конфликтных ситуаций.