Для чего нужна управленческая отчетность и что именно в нее входит?

Объекты управленческого учета

Объектом управленческого учёта является любая информация о применении ресурсов компании, то есть расходах на бизнес-процессы в целях получения выгоды. Данная информация необходима для принятия обоснованных управленческих решений, обеспечивающих эффективную и непрерывную работу организации.

К основным объектам управленческого учёта можно отнести:

• денежные средства всей компании, а также ее отдельных структурных единиц
• внутренняя финансовая отчетность
• ресурсы и бизнес-процессы компании
• итоги финансовой деятельности

Руководство компании само принимает решение о том, какие экономические показатели стоит задействовать, в каких аналитических разрезах классифицировать объекты управления и осуществлять их учет, какие необходимы отчеты для бизнеса и так далее.

Подбор системы для управленческой отчетности в 1С

Система приложений «1С:Предприятие» считается многофункциональной, необходимой для автоматизации работы организаций разных форм и типов, автоматизации опций учета. Применение 1С как системы управленческого учета позволяет решить любые задачи по получению почти любых требуемых для менеджмента сведений. 

Внесение автоматизированных систем учета приводит к увеличению регулирования затрат и доходов, а следовательно, увеличению дохода, вырастает финансовая стойкость, понижается риск банкротства, организации становится проще адаптироваться к влиянию внешних факторов. 

Общая градация систем рассмотрена в таблице.

Выбор верной конфигурации зависит от требований к системе, масштабов и специфики функционирования предприятия. Однако независимо от того, какая система выбирается, в каждом случае нужно проводить тщательный предпроектный анализ перед внесением (либо настройки) системы учета.

Табель учета рабочего времени в 1С:ЗУП
Как работает ERP-система для производства

Задачи управленческого учета

Основная задача управленческого учета – предоставление информации с помощью составления типизированных и индивидуальных вариантов отчетов. Вид и состав таких отчетов зависит от их назначения и меняется в соответствии с задачами в каждой конкретной компании.

Формирование структуры управленческого учета открывает возможность решения следующих задач:

• Сбор и консолидация информации о состоянии финансовых, трудовых и материальных ресурсах компании, анализ этой информации.
• Анализ отклонений затрат и доходов от утвержденных показателей.
• Оперативный расчет и планирование показателей себестоимости производимых товаров и услуг, анализ их отклонения от планов.
• Управленческий учет финансовой деятельности предприятия. Анализ финансовых результатов работы компании и отдельных её подразделений.
• Контроль и прогнозирование хозяйственной деятельности компании.
• Прогнозирование ожидаемых событий по различным видам деятельности компании на основе результатов прошедших периодов.
• Обеспечение всех заинтересованных сотрудников отчетностью в удобном виде.

Третий вариант банковской управленческой отчетности Форма 6. Структура управленческой отчетности

Определение и виды управленческой отчетности

Итак, управленческая отчетность представляет собой определенный пакет документов, содержащих количественные и качественные показатели деятельности подразделений и организации в целом. Точная структура и глубина детализации отчетных данных определяется управленческим штатом предприятия. Основные виды представляемых документов:

Управленческий баланс. Данный отчет очень похож на бухгалтерский баланс, но есть принципиальная разница в порядке занесения статей расхода и прихода, которая оказывает влияние на информативность для руководящего состава

Например, несколько категорий статей по схожему направлению можно объединять в одну группу, чтобы не рассеивать внимание множеством цифр. Здесь основная задача – представить отчет о расходах и доходах за определенный период по основным направлениям;

• Отчет о движении денежных средств (прямым или косвенным способом), который отображает направление денежных потоков компании. Документ наглядно показывает состояние активов, распределение ресурсов и уровень получения прибыли. При этом четко определена классификация расходов и поступлений средств;
• Отчет о прибылях и убытках (отчет о финансовых результатах) – используется на базе бухгалтерской регулярной отчетности. Документ имеет табличный вид и отображает финансовую деятельность организации: коммерческие и управленческие затраты, продажная себестоимость, выручка компании. Конечный показатель документа указывает на полученную прибыль или размер убытка за отчетный период.

Также для анализа деятельности предприятий могут быть введены отчеты следующих форм:

• Операционные отчеты: инвестиционные, функциональные, проектные;
• Производственные: запасы сырья, незавершенное производство;
• Показатели KPI: эффективность, производительность, затраты, функционирование. Иными словами, KPI отображает ключевые данные по эффективности работы отдельных сегментов (отделов) предприятия. С его помощью сопоставляют затраченные ресурсы с полученными результатами;
• Анализ рентабельности – применяют для отчетности перед акционерами и инвесторами, когда ключевое значение имеет сумма прибыли, нежели отдельные цифры показателей.

Периодичность составления отчетности, а также степень конкретизации данных для руководства компании определяется индивидуально. Ключевым фактором в данном вопросе является динамика работы и принципы управления. Так, в небольших предприятиях руководитель требует еженедельной оперативной сводки по каждому отделу или подразделению, а в больших холдингах на уровне руководства рассматриваются результаты ежемесячной или ежеквартальной работы.

Достоверность управленческой информации

Если в управленческую отчетность закрались ошибки, неточности, для учета были выбраны не вполне адекватные методы, либо по вине халтурного отношения менеджеров, проводящих учет и составляющих требуемые документы, это может быть чревато серьезными осложнениями для бизнеса.

Любой бизнес обладает определенным запасом «прочности», поэтому недостоверность управленческой информации может какое-то время не оказывать серьезного влияния, внезапно обернувшись роковыми последствиями.

Случается, что в бизнесе все благополучно, но его владелец может осознать, что в какой-то мере перестал контролировать ситуацию. Он не знает, откуда берутся активы, какие у него обязательства перед кредиторами и чем они обеспечены, и если его управленцы оставят бизнес, что может случиться в любой момент, он может оказаться весьма в плачевном положении.

Возможна принципиально иная ситуация, когда вроде бы стабильно работавшее предприятие в одночасье «вылетает в трубу». Со стороны это можно объяснить просто неудачным стечением обстоятельств, но в бизнесе все процессы объективны

К СВЕДЕНИЮ! Необходимость срочного принятия экстренных решений для руководства бизнеса означает недостоверность получаемой в течение определенного времени управленческой отчетности.

Общие черты данных видов учета

Используя общую систему получения, фиксации, анализа, обработки и интерпретации информации на предприятии, финансовый и управленческий учет имеют много совместных черт. К нам относятся:

• основной предмет анализа – прибыль и затраты организации;
• главная цель – повышение эффективности и рентабельности деятельности организации;
• общеупотребительные принципы организации учета;
• использование данных из общей учетной системы бизнес-структуры;
• применение результатов учета непосредственно для осуществления руководства предприятием;
• минимизация финансовых рисков на предприятии;
• выявление внутренних финансовых резервов;
• контроль динамики имущественных средств фирмы;
• уточнение целесообразности принимаемых бизнес-решений;
• одинаковое отражение многих операций предпринимательской деятельности.

Отчеты по денежным средствам

Отчет по движению денежных средств

Стоит отметить, что отчет о движении денежных средств может формироваться двумя способами: прямым и косвенным.

Косвенный способ предполагает пересчет остатка денежных средств с помощью анализа отчета о доходах и расходах (величина полученной прибыли в периоде плюс амортизация) и статей баланса (величина немонетарных статей – задолженностей, запасов, прочих активов и пассивов). Этот способ формирования ОДДС хорош для анализа уже свершившихся фактов коммерческой деятельности и ответа на вопрос собственников: «Прибыль есть, а где деньги?»

Мы же в статье обратимся к отчету о движении денежных средств построенному прямым способом, т.е. напрямую по движению денежных средств.

У такого способа построения есть немало преимуществ:

• он понятен не только финансисту, но и любому здравомыслящему менеджеру;
• он дает возможность заглянуть «внутрь» цифр, «провалиться» до первичной проводки;
• на его основании легко делать прогноз.

Форма отчета о движении денежных средств, представленная в таблице 9, очень похожа на форму отчета о доходах и расходах, но строки в ней – это поступления и выплаты, а не начисления. В отчете не будет немонетарных статей (в т.ч. амортизации), но появятся статьи движения средств, не отраженные в отчете о доходах и расходах (такие как выплаты дивидендов, НДС, например).

Таблица 9. Отчет о движении денежных средств 

Формировать отчет о движении денежных средств прямым способом можно чаще чем раз в месяц, так как он не зависит от закрытия финансового периода, но всегда нужно пользоваться критерием целесообразности. С помощью возможностей 1С можно настроить автоматическое формирование отчета, при условии, что первичные платежные документы вносятся с использованием статей движения денежных средств.

Операционные отчеты управления денежными средствами

В этой группе лидирует платежный календарь, как наиболее удобный инструмент работы с платежами и поступлениями.

Суть платежного календаря – с помощью наглядной визуализации обеспечить сотрудника ответственных за проведение платежей (назовем его казначеем) информацией о ликвидности предприятия в ближайшие дни (недели).

Форма платежного календаря полностью повторяет отчет о движении денежных средств, но составляется от очень подробно с тем, чтобы каждый приход / выплата денежных средств могли быть раскрыты и обработаны. Казначей должен иметь возможность запланировать реестр платежей по дням оплаты, исходя из запланированных приходов и остатков денежных средств на счетах. Ведется такой календарь ежедневно.

В стандартных конфигурациях 1С не реализована возможность ведения платежного календаря, но она есть во многих разработанных решениях для 1С. Благодаря этим решениям предприятие проводит согласование платежей в электронном виде через заявки на оплату. Согласованные заявки на оплату являются той базой, из которой казначей формирует реестры на оплату на тот или иной день. Как только платеж выполнен, он переходит в состав платежных поручений исполненных и уменьшает остаток на расчетном счете. Весь процесс проходит с минимальным вмешательством ручного труда.

Бюджет движения денежных средств

Если предприятие ведет бюджет доходов и расходов, то в планировании бюджета денежных средств либо нет необходимости (если кассовые разрывы невелики), либо он может быть сформирован практически в автоматизированном режиме.

Говоря об автоматизации, я имею в виду, что бюджет доходов и расходов заполнен в 1С и заполнены так же сроки оплаты по основным договорам с покупателями и поставщиками. Тогда планирование денежных средств превращается в легкий процесс:

Запланировали выручку -> программа посчитала оплату от покупателя исходя из сроков оплаты в договоре.

Запланировали расходы -> программа посчитала оплату поставщику исходя из сроков операционного цикла и сроков оплаты в договоре.

Статья получилась обзорная по множеству управленческих отчетов, которые вы можете использовать в своей работе. Выбирайте те, которые применимы именно для вашей отрасли и внедряйте их в ежедневную деятельность и успех в постановке управленческого учета на предприятии вам обеспечен.

Общие характеристики управленческой отчетности

Назначение управленческих отчетов отлично от бухгалтерских. Бухгалтерские (регламентированные) — в первую очередь служат интересам внешних пользователей информации:

• материнским кампаниям,
• потенциальным инвесторам,
• ФНС,
• государственным и негосударственным службам и фондам,
• аналитикам и исследователям рынка.

Внутренним пользователям: топ-менеджменту, управляющему совету или собственнику регламентированная отчетность не интересна, так как составляется она поздно, без должной детализации и не отражает тех выводов, которые должен сделать для себя собственник после ее прочтения.

Управленческие отчеты служат целям внутренних пользователей – они всегда содержат актуальную информацию по необходимым областям учета и в необходимой детализации.

Характеристики управленческих отчетов:

1. Информативность – они содержат всю необходимую для анализа и принятия управленческих решений информацию.
2. Лаконичность – в них есть только полезная информация, представленная в наиболее сжатой форме.
3. Своевременность – отчет отражает ситуацию в текущий момент и / или прогноз развития ситуации на несколько финансовых периодов вперед.
4. Детализируемость – каждая заинтересовавшая цифра в отчете может быть раскрыта в понятных, информативных и лаконичных аналитиках.
5. Уместность – объем затраченных усилий на формирование управленческого отчета должен быть меньше, чем эффект от создания этого отчета.

Как формируется

Управленческий учет — это подсистема другого, бухгалтерского, которая самостоятельно ведется компанией в соответствии с установленными в организации нормами.

Чтобы корректно составить все это, необходимо сгруппировать все данные в 3 блока:

• положение, перемены и результативность;
• основные показатели функционирования;
• исполняемость бюджетов.

Чаще всего на объектах, где хотят внедрить грамотное управление, используют разные форматы отчетов — по закупкам, о ГП, задолженностях, продажах или запасах.

Чтобы однозначно истолковывать полученную информацию, на нее смотрят с различных сторон, включают разнообразные классификаторы. Сколько и каких именно — определяется исходя из направления деятельности компании, ее объемов и сложности. Можно поделить все по разновидностям потребителей, товарам, ответственности или активам.

Организация управленческого учета на предприятии

При формировании методологии управленческого учета с нуля необходимо исходить из того, какой объем информации достаточен руководителям компании для выработки управленческих решений. Структура отчетов и состав показателей, характеризующих состояние компании, определяется конкретными задачами, стоящими перед пользователями отчетности.

На первом этапе, компания для ведения управленческого учета может использовать только «3 основных отчета»:

1. Отчет по прибылям и убыткам (финансовый результат, P&L)
   Позволяет оценить финансовый результат деятельности компании за отчетный период. Структура доходов и расходов определяется необходимой степенью детализации. Используется не только по компании в целом, но по отдельным ЦФУ (центры финансового учета – сегменты бизнеса, проекты, организационная структура) для анализа эффективности их деятельности.
2. Движение денег (cash flow)
   Состоит из 3 разделов по следующим видам деятельности: операционная, финансовая и инвестиционная. Данный отчет показывает возможность компании осуществлять инвестиционные и финансовые вложения за счет денежного потока от операционной деятельности.
3. Управленческий баланс
   Назначение и структура управленческого баланса часто совпадает с бухгалтерским, но в нем отражаются экономическое состояние компании по управленческому учету, показывается взаимосвязь между предыдущими отчетами и проверяется корректность их составления. Основное правило составления Управленческого баланса — разница между Активами и Пассивами должна равняться нулю.

Управленческая аналитика в 1С

Рассмотренные выше способы формирования управленческой отчетности в 1С Бухгалтерии подразумевают вывод в отчет уже существующей в базе информации. Что же делать если аналитики, используемой в бухгалтерском учете недостаточно? Или трактовка операций в управленческом учете отличается от бухгалтерской?

Решение этих вопросов может вызвать определенные трудности, связанные как техническими особенностями типового решения 1С, так и с организационными, например, разделения доступа. Реализовать сбор дополнительной управленческой аналитики в 1С Бухгалтерии можно с помощью следующих способов:

1. Проработка справочников статей затрат и статей движения денежных средств
2. Добавление субконто на существующие счета учета (на каждом счете можно использовать до 3 субконто)
3. Добавление новых счетов или субсчетов к уже существующим счетам

Такое решение позволит существенно упростить получение управленческих данных и избежать изменения конфигурации. Но при этом заполнение дополнительных аналитик может вызвать увеличение трудозатрат бухгалтерской службы компании.

Помимо добавления самих элементов управленческого учета в 1С Бухгалтерию необходимо описать методику их использования и заполнения, регламентировать сроки подготовки управленческих отчетов и определить ответственных за корректность предоставленных данных.

В заключении можно отметить, что подготовка управленческой отчетности в 1С Бухгалтерия без использования дополнительных инструментов подойдет небольшим и средним компаниям с минимальными расхождениями между методиками управленческого и бухгалтерского учета.

Реализацию более сложных моделей управленческого учета, например, при наличии операций, которые учитываются по-разному в разных системах учета или не учитываются в бухгалтерии вовсе, лучше реализовать с помощью систем, приспособленных для этого.

В качестве альтернативы для решения задач управления финансами собственники малого и среднего бизнеса могут использовать веб-сервис «Управленка», который имеет встроенную интеграцию как с 1С Бухгалтерией, так и с крупнейшими банками РФ. Так же информацию в сервис можно загрузить оп шаблонам из Excel, что существенно упрощает ввод операций, которых нет в бухгалтерии.

Рис. 7 Сервис «Управленка»

Сервис «Управленка» позволяет дополнить движения по расчетному счету и кассам управленческими аналитиками. В качестве управленческих аналитик используются следующие субъекты:

• Статьи движения денежных средств
• Проекты, сегменты или направления бизнеса

С помощью правил в сервисе можно реализовать гибкое заполнение аналитики по загружаемым документам, в зависимости от контрагента, назначения платежа и других реквизитов.

Использование специализированных средств позволяет. не тратя времени на внедрение модулей для 1С в соответствии с принятой методологии управленческого учета, в минимальные сроки получить настроенные отчеты и управленческую аналитику в необходимом разрезе.

Как повысить информативность управленческой отчетности?

Предлагаем несколько рекомендаций, которые помогут успешно справиться с этой задачей:

1. Ключевые показатели отчета располагаются в правом верхнем углу.

Мы читаем сверху вниз, справа налево, поэтому к концу листа или таблицы внимание пользователя ослабевает. А ведь согласно общепринятой практике именно там располагаются самые важные данные

Ключевые показатели отчетности должны располагаться в правом верхнем углу. По этой же логике итоговая цифра суммирования должна располагаться слева от суммируемых данных или над ними.

В отчете о движении денежных средств (см. пример) показатель свободного денежного потока располагается в начале отчета, так как является основным показателем этого отчета. Название раздела «Операционная деятельность» удалено — это лишний с позиции извлечения информации показатель. Показатель операционного денежного потока, который обычно располагается под статьями поступления и платежей денежных средств, является суммой статей «Поступления» и «Платежи», поэтому располагается над ними.

2. Избегайте большого количества цветов заливки в отчетности, тем более ярких.

От них устают глаза пользователя, хуже воспринимается текст. Лучше избегать ярких цветов и использовать полутона.

3. Качественный отчет должен включать данные не более чем на одном листе формата А4 или помещаться на экране компьютера.

При разработке системы отчетности должен применяется дедуктивный метод: данные представляются от общего к частному. Ему соответствует технология drill down (сверления) — значение показателя «раскрывается» для получения следующего уровня детализации. Это позволяет начинать просмотр с агрегированных данных и продвигаться на более детальные нижние иерархические уровни шаг за шагом.

При реализации форматов отчетов в Excel детализирующие данные выносятся в отдельный отчет.

Пример 5

Ключевые показатели отчета о движении денежных средств компании «СлавинЪ» за 2018 г.:

• операционный денежный поток (ОДП);
• инвестиции (Инв);
• свободный денежный поток (СДП);
• свободный денежный поток нарастающий (СДПН)

представлены на графике.

Как видим, у компании выраженный сезонный характер деятельности. В июне, сентябре и декабре идет спад продаж, и операционный денежный поток отрицательный. В мае отрицательное значение объясняется тем, что в месяце мало рабочих дней.

Компания постоянно инвестирует в новое оборудование и технологии. Инвестиции увеличиваются после месяцев пиковых продаж. В сентябре свободный денежный поток отрицательный, но компании не пришлось привлекать стороннее финансирование, так как в августе были получены деньги, которых достаточно для инвестиций в сентябре.

Общий тренд нарастающего свободного денежного потока — восходящий. Это говорит о том, что компания зарабатывает деньги.

Контроль выплаты аванса сотрудникам в ЗУП 3.1

В 1С: ЗУП 3.1 отсутствует штатная возможность контролировать возможность выдачи авансов сотрудникам, которые с начала текущего месяца были в отпуске, на больничном, либо имеют задолженность по кредиту, выданному на предприятии. Кроме того, в ведомость могут попадать и уволенные сотрудники.
Результатом бесконтрольной выдачи аванса является возникновение отрицательного сальдо по сотруднику в конце месяца, что приводит к невозможности удержать НДФЛ и проблемам при формировании 6-НДФЛ.
Расширение предназначено для контроля бухгалтером по расчету заработной платы наличия отработанных дней с начала месяца и задолженности по заработной плате у сотрудника прямо в расчетных документах 1С: ЗУП 3.1 при выдаче сотрудникам аванса.

1000 руб.

Заключение

В заключение необходимо отметить, что ответственный подход к составлению отчетной документации управленческого предназначения не означает строгое следование правилам оформления стандартных форм. Руководитель предприятия вправе сам решать, в каком виде он хочет получить данные по работе своего подразделения или фирмы в целом. Главная задача ответственных лиц заключается в беспрекословном следовании установленному регламенту внутри организации и представление информативной отчетности с актуальными и верными показателями. Контроль выполнения требований по оформлению может быть возложен на управляющих отдельными подразделениями, либо руководителя финансовым отделом.