Сведения о главной книге и плане счетов

Инструкция по заполнению кассовой книги

В соответствии с новым Указанием, весь порядок ведения кассовой документации будет делиться на: обычный и упрощенный. По простому порядку документацию будут вести ИП и субъекты малого предпринимательства, а соблюдать обычный порядок должны все юридические лица, кроме банков.

Подписи в кассовой документации должны проставлять бухгалтер и кассир. Если на предприятии отсутствует бухгалтер, тогда подписи проставляет руководитель организации. А также, если кассовые операции осуществляет только предприниматель, то в документации достаточно его подписи.

С начала июня 2014 платежные агенты для учета денежных средств, которые были получены по средствам агентской деятельности, обязаны вести отдельную кассовую книгу. Также отдельными ордерами должны оформляться все операции по принятию и расходу денежных средств в рамках деятельности платежного агента.

Важно, что после нового Указа Центрального банка, все формы документов не претерпели изменений. Требования к ведению кассовой книги включают в себя обязательное оформление данной операции на основании 6 документов:

Требования к ведению кассовой книги включают в себя обязательное оформление данной операции на основании 6 документов:

• книга для учета выданных и принятых денег необходима для учета движения денежных средств в течение дня;
• приходный и расходный кассовые ордеры, предназначенные для оформления поступления и выдачи в кассу наличности;
• кассовая книга, необходимая для сбора информации обо всех операциях с наличными деньгами;
• платежная ведомость для учета выплаченной заработной платы;
• расчетно-платежная ведомость, предназначенная для учета рабочих часов, удержаний и выплат заработной платы работникам.

В бумажные кассовые документы, кроме приходного кассового ордера, можно вносить исправления. Они должны оформляться особенным образом. Рядом с каждой поправкой необходимо указать инициалы лиц, которые исправили данные, а также дату исправления.

Как заполняется кассовая книга в свете произошедших изменений?

1. Всю кассовую документацию разрешается вести в электронном формате. Исправления в данных документах недопустимы. Для подтверждения документов необходима электронная подпись.

2. Не требуется заполнение отчетов кассира (второго листа кассовой книги).

3. Единый приходный кассовый ордер теперь можно оформить не только на основании дневной контрольной ленты кассового аппарата, но и на основании БСО.

4. Получателю больше не нужно указывать сумму полученных наличных письменно в расчётном кассовом ордере.

5. Для выдачи денег в подотчет работнику необходимо оформить в произвольной форме заявление, в котором будет указана сумма наличных и срок, на который выдаются денежные средства, дата и подпись директора.

6. В ведомостях о выдаче заработной платы по-прежнему напротив фамилии работника указывается «депонировано», а вести реестр депонированных средств больше не требуется.

Образец оформления кассовой книги

Образец кассовой книги обязательно учитывает следующие правила:

• на титульном листе обязательно указание полных реквизитов юридического лица или индивидуального предпринимателя, а также временной промежуток, на который заводится книга;
• на бланке листов, сверху, указывается полная дата заполнения листа;
• в ячейке «остаток средств на начало рабочего дня» цифрами вносится сумма денежных средств, находящихся в кассе на начало дня. Эта цифра переносится из ячейки «остаток средств на конец дня» за предыдущий рабочий день;
• по данным расходного и приходного кассовых ордеров заполняются с 1 по 5 столбцы;
• в первом столбце указывается номер ордера;
• во второй столбец вносятся фамилия и инициалы лица, которое получило либо сдало деньги в кассу;
• третий столбец заполняется только организациями;
• суммы расхода и прихода вносятся в остальные два столбца;
• сумма всего расхода и прихода, указанных в предыдущих строках, вносится в поле «перенос»;
• на все незаполненные ячейки ставится прочерк;
• в ячейку «итого за день» цифрами вносятся отдельно суммы прихода и расхода за рабочий день;
• в ячейке «остаток на конец дня» указывается остаток наличных в кассе, который необходимо рассчитывать по формуле:

ОНД+СПД-СРД, где

ОНД — остаток наличных средств на начало дня,

СПД — сумма прихода за рабочий день;

СРД — сумма расхода за день.

• ниже расписывается кассир и бухгалтер (или руководитель предприятия);
• еще ниже указывается количество приходных и расходных кассовых ордеров.

Преимущества

Программа Главная книга бухгалтера имеет несколько преимуществ по сравнению с конкурентами и ведением отчетности в таблицах эксель. Как всем известно, самым сложным и трудоемким процессом является заполнение плана счетов. Чтобы облегчить участь бухгалтера, разработчик добавил образец заполнения. Конечно, это не полный отчет, но по нему можно составить правильную главную книгу.

Для удобства в программе журнал разбит на дебит и кредит. Таким образом, бухгалтеру будет проще вести отчетность. Также возможно посмотреть итоги и сальдо.

Заполнение главной книги можно осуществлять по отдельным счетам. Для этого достаточно в навигационной панели выбрать интересующий вас счет, а затем внести корректные данные

Важно отметить, что счета можно добавлять и редактировать. Это очень удобно, потому что могут быть внесены корректировки по счетам. Иногда бывают случаи, когда бухгалтерская форма уже заполнена, но появляются новые сведения

Не стоит расстраиваться, так как программа «Главная книга» позволяет произвести редактирование документов. При этом все корректировки сразу отражаются в итогах

Иногда бывают случаи, когда бухгалтерская форма уже заполнена, но появляются новые сведения. Не стоит расстраиваться, так как программа «Главная книга» позволяет произвести редактирование документов. При этом все корректировки сразу отражаются в итогах.

Инструкция по ведению

Форма гроссбуха, применяемая на предприятии, утверждается непосредственно руководством организации и после опубликования приказа становится обязательной к применению бухгалтерами. Заполнять книгу нужно в следующей последовательности:

1. В начале работы бухгалтер должен занести в документ названия и номера счетов, субсчетов и субсубсчетов, применяющихся компанией для расчётов с другими организациями и физическими лицами и зафиксированных в учётной политике фирмы.
2. После внесения данных необходимо заполнить колонки «Дебет» и «Кредит» в разделе остатков на счетах на момент начала очередного отчётного периода.
3. Третий этап – внесение сумм по всем расчётам, осуществлённым компанией за отчётный период.
4. Последним этапом работы является подсчёт общей суммы кредита и дебета на конец отчётного периода, занесение данных в соответствующие колонки и проверка правильности их заполнения (суммы по дебетовым и кредитным счетам должны иметь одинаковые значения).

Здесь вы можете бесплатно скачатьбланк документаипример его заполненияв формате Excel

Стоит отметить, что в организациях, имеющих лицензированные пакеты бухгалтерского учёта 1С, главные книги формируются автоматически, поэтому необходимости в ручном учёте трат и получений финансовых средств в таких компаниях нет.

В случае, если в данные гроссбуха вносились изменения, они должны быть заверены подписями лиц, ответственных за ведение, с инициалами и расшифровкой подписи. При оформлении в электронном виде документ должен быть заверен электронной подписью руководителя предприятия или бухгалтера.

Помимо данных по расчётным счетам, в журнале должны содержаться следующие сведения:

• Наименование документа.
• Наименование организации, его ведущей.
• Год, по операциям за который составлен гроссбух.
• Величина измерения объектов бухучёта в денежном выражении.
• Должности лиц, ответственных за ведение отчётности в соответствии с нормативными документами.
• Подписи ответственных лиц с данными, необходимыми для их однозначной идентификации (расшифровки подписи, инициалы и иные реквизиты).

Формирование документа в программе 1С вы можете посмотреть на следующем видео:

Главная книга в бухгалтерии: как правильно заполнять

Ведение документации в бухгалтерии — строго упорядоченная система операций, в которой не допускается неточностей, разночтений, недооформления. Естественно, что для удобства работы вся эта система должна быть единой, и результатом работы организации в финансовом плане, и бухгалтерии в частности, является главная книга.

Ведение и назначение

Главная книга — это сводный документ (своеобразный журнал), который заполняется в течение одного календарного года. Не допускается ведение документа более длительное время, например, на протяжении нескольких лет. Скачать главную книгу в формате xls

Все записи ведутся в строгом хронологическом порядке, начиная с января и заканчивая декабрем отчетного года. Главная книга должна содержать всю информацию по всем имеющимся на предприятии (причем любой формы собственности) синтетическим счетам. То есть главная книга — это отражение всей хозяйственной деятельности организации.

Зачем нужна главная книга для бухгалтера?

Прежде всего для работника бухгалтерии этот документ необходим для перепроверки собственной работы, так как при занесении информации все уже отработанные операции просматриваются еще раз.

Важная информация
То есть все текущие операции в течение одного календарного года тщательно прорабатываются, сведения по ним разносятся в различные контрольные журналы (начальный этап проверки), и далее все те же сведения заносятся и в этот документ (итоговый этап проверки).

Для бухгалтерии значение такого рода журнала переоценить трудно — ведь его ведение является итогом и оценкой профессиональной деятельности работников финансового отдела.

https://youtube.com/watch?v=LpHR8Q9g-iE

Зачем нужен этот документ для предприятия?

Основным его предназначением служит получение информации для составления сальдового баланса. Он включает в себя сведения по вступительным и исходящим сальдо, а также текущим оборотам по каждому отдельному синтетическому счету. Естественно, баланс предприятия — это важнейший показатель его производственно-финансовой деятельности, и то, что он проходит несколько этапов проверки является неоценимой помощью при анализе годовой работы.

Выверка информации

Перед тем, как начинать оформление записей, следует выверить первоисточники. То есть сведения в журналах-ордерах должны быть верными. В случае обнаружения в них ошибок допускается внесение исправлений (методом зачеркивания и подписывания верного значения). Только после этого можно приступать к оформлению.

Внимание
Как уже было отмечено, в этом журнале собирается информация только по синтетическим счетам, то есть по текущим (в отчетном периоде) оборотам средств или имущества информации. Записи оформляются следующим образом

Все кредитный обороты отражаются по каждому отдельному синтетическому счету одной записью. Обороты по дебету отражаются только в корреспонденции с соответствующими кредитуемыми счетами.

После записи посредством итогового суммирования выполняется выверка внесенных сведений. В первую очередь суммируются обороты (их итоги), во вторую — сальдо по всем записям. В итоге должны соблюдаться два равенства: суммы сальдо по кредитам и дебетам, а также суммы оборотов по кредитам и дебетам. Если хотя бы одно равенство не верно, то следует перепроверить всю информацию.

Перепроверку начинают с подсчета кредитных оборотов, оформленных в журналах-ордерах, и если полученная сумма совпадает с тем, чем завершается главная книга, то очевидно, что ошибка допущена в записях дебетов.

В результате щепетильной работы бухгалтерии итоговые цифры документа будут составлять оборотный баланс предприятия.

Даже при отлаженной на предприятии работы автоматизированной бухгалтерской программы ведение такого рода журнала обязательно, так он является сводным итогом, касающимся оформления хозяйственной деятельности организации.

Совет
Заполнять журнал можно и программно-вычислительным методом, так как существуют программы, позволяющие путем простого ввода информации получать итог. Причем редактура данных в программе намного проще, чем на бумажном носителе, и имеется возможность «с лету» оценить все необходимые равенства.

Стоит помнить, что основной документ, которым интересуются контролирующие органы во время проведения плановых и внеплановых проверок, это главная книга. Поэтому ее грамотное, четкое и соответствующее действительности ведение оградит руководство организации, главного бухгалтера и собственников от всевозможных проблем.

По материалам: http://cleverbuh.ru/buxgalterskij-i-nalogovij-uchet/glavnaya-kniga-v-buxgalterii/

Какие документы есть еще:

• Все документы из раздела «Бухучет»
• Рубрикатор всех типовых образцов и бланков документов

Что еще скачать по теме «Бухучет»:

• Сведения о численности и уровне профессионального образования работников организаций агропромышленного комплекса. Форма N 2-К
• Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений, начисляемых плательщиками страховых взносов — страхователями в пользу физического лица. Форма N СЗВ-6-3 (образец заполнения)
• Сведения о проведении торгов и о других способах размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд (форма N 1-торги). Форма N 1-Т (квартальная (нарастающим итогом)
• Образец оформления обложки дела
• Образец оформления положения

• Важные нюансы при покупке фирмы
• Процесс переписки квартиры на другого человека
• Процесс получения визы в США
• Процесс продажи машины
• Процесс строительства гаража (с бюрократической точки зрения)
• Строительство частного дома в городской черте

Суть

Ведение бизнеса требует огромного объема бухгалтерского учета, который лучше всего обслуживается с помощью специального программного обеспечения для бухгалтерского учета. Если это не вариант для владельца бизнеса, то хорошей альтернативой будет использование Microsoft Excel. Специалисты, ведущие учетные записи компании, должны понимать термины и методы бухгалтерского учета, а также понимать различные инструменты Excel для создания точных бухгалтерских проводок. По мере роста бизнеса рекомендуется использовать соответствующее бухгалтерское программное обеспечение.

Порядок заполнения КУДиР для ИП на УСН по шагам

Журнал учета доходов и расходов состоит из титульного листа и пяти разделов. Но сама структура ее будет зависеть от объекта налогообложения, выбранного предпринимателем.

1. При использовании при расчетах налога по схеме «доходы минус расходы» заполняются:

• титульный лист;
• раздел 1 со справкой, где записываются доходы и расходы, учитываемые для УСН;
• раздел 2, если приобретались основные средства;
• раздел 3 при понесенных убытках прошлых лет;
• разделы 4 и 5 не заполняются.

1. При объекте «доходы» заполнение обязательно:

• титульного листа;
• раздела 1;
• разделы 4 и 5.

Разберем заполнение КУДиР на Усн «Доходы» подробнее.

Титульный лист

Обязательно указывается налоговый период, за который составлена книга и дата открытия (как правило, это 1 января текущего года).

Ниже записываются сведения о налогоплательщике с указанием организационно-правовой формы и наименования. В случае с индивидуальным предпринимателем прописывается его ФИО.

При указании кодов налогоплательщика следует обращать внимание, что для организаций строка содержит ИНН и КПП, а для предпринимателей расположена ниже только ИНН. Обязательно делается запись о том, какой объект налогообложения принят у конкретного лица: «доходы» или «доходы минус расходы»

Обязательно делается запись о том, какой объект налогообложения принят у конкретного лица: «доходы» или «доходы минус расходы».

Ниже следует информация об адресе предпринимателя, прописав его полные почтовые реквизиты.

Раздел I. Доходы и расходы

Он состоит из табличных частей и справки, в которой производится расчет итогов для исчисления налоговой базы за налоговый период (календарный год). В таблицы заносятся сведения о конкретных видах доходов и расходов. На каждый квартал отведена своя табличная часть, поэтому в форме их четыре. Обязательно подведение по каждой из них промежуточных итогов в соответствии с отчетными периодами (1 квартал, полугодие и 9 месяцев, в конце годовой итог).

Заполнение раздела 1 различается в зависимости от объекта налогообложения. Так, при учете «доходы» в графе 5 отражаются только расходы, связанные с полученными субсидиями от государства в рамках поддержки предпринимательства. Справка к разделу 1 для учитывающих только доходы не заполняется.

Если рассматривать заполнение по графам, то соблюдается следующий порядок:

• графа 1 — содержит порядковый номер операции;
• графа 2 — отражает информацию о первичном документе, используемом в качестве доказательства полученного дохода или понесенных расходов;
• графа 3 — содержит описание операции в произвольной форме;
• в графах 4 и 5 — проставляются суммовые значения доходов и расходов, подтвержденные документально (при учете «доходы» графа 5 не заполняется).

В четвертой отражаются все денежные средства, поступившие в кассу и на расчетный счет, за исключением:

• средств, не относящихся к предпринимательской деятельности ИП;
• сумм, полученных в качестве займа;
• сумм задатка за товар или услугу;
• средств учредителей, перечисленных в качестве вклада в уставной капитал;
• возвратов налогов, излишне внесенных в бюджет, а также возвратов от поставщиков за товар ненадлежащего качества.

К разделу I составляется справка, где ИП на УСН указывают итоговую сумму только по строке 010. Она совпадает с результатом расчета по таблице доходов и расходов.

К разделу I составляется справка, где ИП на УСН «Доходы» указывают итоговую сумму только по строке 010. Она совпадает с результатом расчета по таблице «Итого за год».

Оформление возврата

При возврате части полученных сумм от поставщиков следует сторнировать эту запись в КУДиР. Сведения вносятся в периоде, когда средства были возвращены «минусовой» суммой.

Раздел IV. Расходы

Этот раздел оформляется в обязательном порядке только при выбранном объекте налогообложения, когда для расчета налога играют роль полученные доходы. В нем отражаются все выплаты, которые принимаются налоговыми органами, чтобы уменьшить сумму налога в соответствии с нормами п.3.1 ст.346.21 Налогового кодекса. Для предпринимателя это обязательные страховые взносы на ОПС и ОМС, исчисленные и уплаченные за себя.

Раздел V. Сумма торгового сбора

В новую форму КУДиР с 1 января 2018 года введен раздел 5, который заполняют только организации и ИП, уплачивающие торговый сбор. Он введен временно только на территории г. Москва.

Налоговый учет в книге учета доходов и расходов должен соответствовать следующим принципам:

• обеспечивать полноту отраженных сведений;
• осуществляться постоянно и непрерывно;
• быть достоверным.

Все данные, отраженные в этом регистре учета являются основанием для исчисления базы, облагаемой УСН.

Что это за документ?

Главная книга (сокращённо гроссбух) – основной документ финансового учёта в компаниях, зарегистрированных на территории России. В него вносятся данные о транзакциях по всем счетам бухгалтерского учёта, используемых предприятием.

По каждому счёту бухгалтерская служба должна внести следующие данные:

• Сальдо по состоянию на 1 января года, для которого составляется книга.
• Обороты по дебетовым и кредитовым счетам.
• Сальдо на конец каждого месяца, входящего в отчётный год.

Согласно инструкции по применению ордерно-журнального счетоводства на предприятиях, суммы по дебету и кредиту в каждом отчётном периоде должны быть равны. Кроме того, сальдо по кредитовым и дебетовым счетам в каждом месяце также должны иметь одинаковые значения.

Документ необходим для отчёта перед работниками проверяющих органов, которые практически всегда требуют его для ознакомления. Кроме того, из данных гроссбуха легко узнать о типичных ошибках заполнения нормативных документов, выявить которые при проверках, например, отчётных ведомостей достаточно сложно.

Как рассчитать коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности — читайте в этой статье.

Для чего и как пишется расписка о возврате денежных средств — смотрите .

Что такое кассовая книга ИП

Для ИП кассовая книга – это специальная форма журнала, позволяющая внести данные по всем осуществляемым операциям с применением наличного расчёта с помощью ККМ. Относится к категории бух. отчётности. Обязательство по ведению подобного документа наложено на всех предпринимателей, независимо от того, с чем связана деятельность ИП, а также формы налогообложения (в том числе УСН). Госкомстатом установлена унифицированная форма КО-4. Вести книгу необходимо в течение всего календарного года. Журнал состоит из 50-ти страниц (либо 100).

Предъявляются требования к оформлению:

титульный лист кассовой книги должен содержать срок действия

Если листы в книге закончились до наступления окончания года, то требуется завести новую для продолжения записей в порядке хронологии;
на второй и последующих книгах требуется указать дату начала внесения записей и прекращения использования, что даёт возможность определять хронологический порядок;
не требуется нумеровать, прошивать, однако, эти действия не запрещены;
важно заверить печатью и подписью.. Для заполнения кассовой книги ИП разрешено использовать готовые журналы, напечатанные типографией

Ведением этого отчёта должен заниматься кассир, который ведёт работу по приёму наличности и фиксирует это действие записью в журнале. Кассиром должна быть проставлена подпись под заполненными листами журнала. По окончании рабочей смены кассир передаёт остатки средств бухгалтерии, вместе с первичной документацией («расходниками» и «приходниками»). Бухгалтер должен подписать лист журнала (либо предприниматель)

Для заполнения кассовой книги ИП разрешено использовать готовые журналы, напечатанные типографией. Ведением этого отчёта должен заниматься кассир, который ведёт работу по приёму наличности и фиксирует это действие записью в журнале. Кассиром должна быть проставлена подпись под заполненными листами журнала. По окончании рабочей смены кассир передаёт остатки средств бухгалтерии, вместе с первичной документацией («расходниками» и «приходниками»). Бухгалтер должен подписать лист журнала (либо предприниматель).

Заполнять титульный лист кассовой книги необходимо только следующими данными:

• ФИО ИП – полностью, без сокращений;
• временной период – год или конкретная дата, если книг несколько;
• ОКПО.

Обязан ли ИП выдавать чек и какой штраф предусмотрен за нарушение кассовой дисциплины

Разрешено согнуть лист по линии отрыва, чтобы заполнять две части разом при помощи копировальной бумаги. Заполнение вкладного листа осуществляется шариковой ручкой. Далее требуется разрезать лист по разметке, подшить первую часть

Важно приложить первичный документ к отчёту кассира

Разрешено использовать автоматизированный учёт кассовых операций:

1. Ведение электронной кассовой книги с последующим переносом на бумагу.
2. Ведение книги в электронном формате с заверением ЭЦП.

Первый вариант не отличается от ручного заполнения. В конце смены заполненные листы распечатываются для предоставления на подпись бухгалтеру или ИП. Нумерацию осуществляют по сквозному принципу.

Если выбран второй способ ведения кассовой книги, то требуется:

• позаботиться о защите информации от третьих лиц (защита паролем);
• защитить данные от потерь или искажения путём создания резервной копии или сохранения на серверах;
• создать ЭЦП для сотрудника, который несёт ответственность за заполнение кассовой книги в электронном виде.

Важно знать, что если книга подписана ответственным лицом, то никаких исправлений вносить нельзя. Если все указанные выше действия выполнены, то распечатка книги не требуется

Грамотно и корректно заполненная кассовая книга избавит от дополнительных рисков и издержек при проверках контролирующими органами. Неточности и ошибки в ведении этого документа караются штрафами.

Использование Excel в качестве главной книги

Важно отметить, что все компании отличаются друг от друга и, следовательно, будут иметь разные потребности в отчетности. Первым шагом в настройке бухгалтерского процесса является определение того, какие учетные метрики необходимо будет включить в зависимости от типа бизнеса

Простая настройка ведения учета должна сначала включать столбцы с датой транзакции, описанием транзакции и ссылочным номером, например номерами счетов-фактур или чеков. В следующих столбцах будут перечислены все учетные записи, которые будут использоваться в течение года. Тщательно продумайте выбор учетных записей, так как позже будет сложно вернуться и внести изменения. Слева направо первые перечисленные счета должны быть счетами отчета о прибылях и убытках, начиная с доходов и заканчивая расходами. Затем будут счета активов, затем счета пассивов и, наконец, любые счета собственного капитала.

В главной книге используется двойная бухгалтерия для отслеживания всех транзакций компании, и важно хорошо понимать эту концепцию, прежде чем начинать использовать Excel в качестве главной книги. Бухгалтерский учет с двойной записью основан на вводе как дебетов, так и кредитов для транзакции, так что в конечном итоге бухгалтерские книги уравновешиваются