Как составить и утвердить график отпусков

Правила составления приказа

Как любой другой приказ, данный документ на сегодняшний день не имеет строго установленного, унифицированного образца, поэтому он может составляться в свободном виде. Довольно часто сотрудники компаний используют старую, привычную типовую форму или внутренний разработанный шаблон написания приказа (который должен утверждаться в учетной политике организации), но вне зависимости от того, какой вариант будет выбран, документ всегда должен содержать ряд необходимых сведений:

• в первую очередь это название компании,
• дата составления документа,
• сведения о должностном лице, от имени которого пишется приказ
• и его подпись,
• а также собственно содержание документа
• и подписи всех сотрудников, которые в нем упомянуты.

При этом сам график отпусков может быть включен в приказ в «натуральном виде» или же указан в качестве приложения (это особенно актуально тогда, когда сам график в силу большого количества работников предприятия представляет из себя многостраничный документ).

Удостоверять приказ печатью предприятия не надо, поскольку он относится к внутренним документам фирмы, кроме того, начиная с 2016 года юридические лица имеют полное законное право не использовать для визирования документов оттиски штампов и печатей.

Приказ может быть написан как от руки (в последнее время этот способ применяется крайне редко), так и напечатан на компьютере, оформлен как на фирменном бланке организации (очень удобно – не нужно лишний раз вносить реквизиты), так и на обычном листе А4 формата. Составляется он обычно в одном экземпляре, который после ознакомления и подписания всеми упомянутыми в нем лицами, передается на хранение в архив предприятия, где и содержится в течение установленного для подобного рода документов, времени.

Другой комментарий к статье 123 ТК РФ

Комментируемая статья регламентирует вопросы, связанные с установлением очередности предоставления оплачиваемых отпусков.

Ежегодные оплачиваемые отпуска за второй и последующие годы работы предоставляются в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления этих отпусков, которая определяется графиками отпусков, утверждаемыми работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 года N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» утверждена форма Т-7 «График отпусков». Данная форма применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. Следует, однако, отметить, что с 1 января 2013 года в соответствии с информацией Минфина России N ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 года Федерального закона от 6 декабря 2011 года N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Работодатель должен направить проект графика отпусков в выборный орган первичной профсоюзной организации, представляющий интересы всех или большинства работников. Выборный орган первичной профсоюзной организации не позднее 5 дней со дня получения проекта направляет работодателю мотивированное мнение по проекту графика отпусков в письменной форме. В случае отрицательного мнения вопрос урегулируется в порядке, установленном ст.372 ТК РФ.

График отпусков должен утверждаться не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года.

С момента утверждения график отпусков обязателен для исполнения как работодателем, так и работниками. Следовательно, изменения графика отпусков должны утверждаться работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, т.е. в том же порядке, как и утверждение графика отпусков.

________________
См.: Комментарий к Трудовому кодексу Российской Федерации / Отв. ред. В.Л.Гейхман, Е.Н.Сидоренко. 6-е изд., испр. и доп. М.: Издательство «Юрайт», 2010.

В соответствии с постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 года N 1 при переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного им на это. Перенос отпуска производится в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, на основании документа, составленного в произвольной форме.

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.

Однако отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть предоставлен по их желанию в удобное для них время. К таким работникам относятся:
— работники в возрасте до 18 лет (ст.267 ТК);
— мужья, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам (в период этого отпуска) (ч.4 комментируемой статьи);
— супруги военнослужащих, отпуск которым может предоставляться одновременно с отпуском их мужей (жен) (п.1 ст.11 Федерального закона от 27 мая 1998 года N 76-ФЗ);
— работающие в районе Крайнего Севера и приравненных к ним местностях родители (опекуны, попечители), которые имеют право получить ежегодный оплачиваемый отпуск или часть его (не менее 14 календарных дней) для сопровождения ребенка в возрасте до 18 лет, поступающего в образовательное учреждение среднего или высшего профессионального образования, расположенное в другой местности (см. ст.322 ТК РФ);
— лица, работающие по совместительству (ст.286 ТК РФ);
— участники Великой Отечественной войны, инвалиды войны, ветераны боевых действий, в том числе инвалиды, ветераны труда (ст.ст.14-20, 22 ФЗ «О ветеранах»).

Право на отпуск в удобное время для соответствующих категорий работников установлено также Законом РФ от 15 мая 1991 года N 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС» и некоторыми другими.

В перечисленных случаях время отпуска работника определяется графиком лишь постольку, поскольку им не выражено желание использовать отпуск в период, указанный в ТК РФ. При этом реализация работником своего права на отпуск в установленный ТК РФ период при отсутствии согласия на это работодателя не может быть основанием для его увольнения за прогул.

Последние изменения в 2021 году

Все важные аспекты были оговорены в Постановлении Правительства РФ за номером 1648, опубликованном 10 октября 2020 года. В соответствии с документом был утвержден перенос выходных дней на 2021 год:

1. Субботу 2 января перенесли на 5 ноября (пятница).
2. Воскресенье 3 января на 31 декабря (пятница).
3. Субботу 20 февраля на 22 числа этого же месяца (понедельник).
4. Новогодние каникулы в этом году продлились с 1 до 10 января.
5. День защитника отечества – с 21 по 23 февраля.
6. Международный женский день – 6-8 марта.
7. Майские праздники будут разделены на две части – с 1 по 3 и с 8 по 10 мая.
8. День России – 12-14 июня.
9. День народного единства – 4-7 ноября.

Наниматель по своему усмотрению может предоставлять отпуск тем, кто еще не проработал 6 месяцев. Но он не должен делать это. Есть категории, которым по их запросу обязаны предоставить отпускные дни, даже если они не отработали полгода:

1. Женщины перед отпуском по беременности и родам или после него.
2. Несовершеннолетние сотрудники.
3. Те, кто усыновил ребенка в возрасте до 3-х лет.

При составлении графика, отпуск в удобное время должен быть предоставлен тем, у кого в семье жена находится в декрете по уходу за ребенком, родителям детей-инвалидов, супругам военнослужащих, ветеранам и участникам ликвидации аварии на ЧАЭС.

Часто задаваемые вопросы
Правила ухода в отпуск по трудовому кодексу в 2021 году

Как составить правильно трудовой договор с работником?

Кому положен отпуск в удобное время независимо от графика?

Нюансы отражения отпуска в табеле учета рабочего времени

Говоря об указании дней отпуска в табеле учета рабочего времени, важно отметить, что:

• нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, отмечаются буквенным кодом «В» или цифровым кодом «26». Ведь такие дни не включаются в число календарных дней отпуска (ст. 120 ТК РФ);
• в случае болезни работника во время отпуска, возможно, придется вносить исправления в табель учета рабочего времени. Например, в ситуации, когда работник не продлял свой отпуск на дни болезни, а решил неотгулянные дни перенести на другое время.

При подготовке материала использовался источник(и) glavkniga.ru и pronedra.ru

Отпуск не по графику — когда и кому можно

Основное правило — работники оформляют отпуск в соответствии с утвержденным графиком. Но некоторые сотрудники могут пренебречь таким постулатом и уйти на отдых в удобное для них время.

Кому положен отпуск в удобное время независимо от графика

• Работники с тремя и более несовершеннолетними детьми (преференция сохраняется до момента достижения младшим ребенком 14-летнего возраста в соответствии со ст. 262.2 ТК РФ).
• Ветераны боевых действий.
• Несовершеннолетние работники.
• Женщины, уходящие вне плана на отдых перед декретом, сразу после отпуска по беременности и родам или отпуска по уходу за ребенком.
• Один из родителей несовершеннолетнего ребенка с инвалидностью.
• Почетные доноры, Герои РФ, Герои труда.
• Супруги военнослужащих вправе оформлять отпуск одновременно с супругом.
• Лица, которых отозвали из очередного отпуска.

Формирование умного графика отпусков

Если в вашей компании активно используют программное обеспечение, рекомендуем скачать в начале статьи умный график на 2022 год в excel с учетом праздников — сервис, который сам считает дату начала и окончания периода отдыха, если он выпадает на официальные нерабочие дни. Но если в вашем регионе утверждены дополнительные даты отдыха, их придется вписать в программу самостоятельно, чтобы они тоже учитывались.

Пользоваться программой легко. Вводите сведения обо всех работниках и запланированных датах отпусков, их продолжительности во вкладке «Планировщик». Автоматически появятся сведения о датах окончания отдыха, причем допускается заполнять сразу несколько периодов. Сервис самостоятельно определит дату, когда уведомить работника (выделено красным).

Во вкладке «Сформировать график» нажмите кнопку и появится заполненный данными унифицированный бланк.

Обязательно загляните во вкладку «Ближайшие отпуска». В колонке (выделено красным) перечислены все федеральные праздничные дни. Если в вашем регионе добавлены дополнительные нерабочие даты, дополните колонку. Программа автоматически учтет их при расчете периода отдыха.

А если нажать на кнопку «Ближайшие отпуска», в таблице появится список работников, которых вскоре придется отправить отдыхать. Таблицу легко распечатать и разослать начальникам подразделений или оставить себе, чтобы ни о чем не забыть.

Нормативная база

• 2018-10-23 17:05:29
  А как же уведомление на отпуск?

• 2019-04-24 03:48:04
  Если мы в столбце количество календарных дней поставили сотруднику 28 дней, а он потом решил взять по 14 дней, как тогда отразить это в графике?

• 2019-02-02 08:43:14
  Отлично

• 2019-02-13 06:27:29
  Спасибо! Мне тоже очень понадобились эти документы, выручили!!!!!!!!

• 2019-08-20 10:56:40
  Спасибо огромное за статью!!!

• 2020-02-06 07:44:20
  Спасибо!!!!

• 2020-11-09 07:16:58
  Спасибо.Четко и понятно!

• 2018-10-24 10:29:20
  Его никто не отменял, в ТК написано что надо уведомить, как уведомить не написано, каждый решает этот вопрос по своему

• 2018-11-15 13:16:36
  да, придется писать что форма утверждена приказом, это уже будет не унифицированная форма

• 2019-04-24 08:56:09
  Есть графы фактическая и примечание, туда и пишите даты фактического отпуска, а в примечание сделайте пометку о переносе

• 2018-11-08 12:47:45
  Спасибо за помощь в написании заявлений и приказов. Очень ценно.

• 2018-11-15 07:46:31
  Если мы добавляем в форму 2 дополнительных столбика, в дальнейшем в правом верхнем углу мы сможем также писать Т-7 ….. как на изначальной форме?Или придется писать форма утверждена приказом №…… ?

Необходимо ли вносить изменения в график отпусков

График отпусков обязаны соблюдать все стороны, как работники, так и руководство предприятия.

Тем не менее, учитывая, что действие такого графика имеет продолжительность, равную году, то жизнь может диктовать различные обстоятельства, в результате которых приходится корректировать сроки отпусков.

Причинами корректировки графика могут быть следующие:

1. Неожиданное увольнение сотрудника.
2. Трудоустройство нового специалиста.
3. Непредвиденное заболевание работающего лица, требующего лечение в санаторно-курортных учреждениях.
4. Возникновение производственной необходимости и т.д.

Если изменение графика осуществляются по инициативе работающего лица, то в таком варианте работнику нужно подать на имя директор заявление, с приложением подтверждающих документов, аргументирующих потребность ухода в отпуск вне графика.

Если же изменения графика осуществляется администрацией предприятия, то в этом варианте требуется письменное согласие работающего лица.

И в первом и во втором варианте, должен быть издан приказ директора предприятия об изменение графика отпусков.

Как составить график отпусков?

Статья 123 ТК РФ подробно описывает процедуру составления отпусков. Главное – определяют очередность, в которой сотрудники должны получать оплачиваемые отпуска. Графический документ сохранение за работниками прав, которые описаны конституцией. После составления таких бумаг работодатель решает сразу несколько задач:

1. Заблаговременное оформление отпуска, передача компенсаций.
2. Беспроблемный поиск замены для сотрудника, оформляющего отдых.
3. Контроль своевременности предоставления перерывов. Легче не допускать накопления слишком большого количества дней, которые не были использованы.

Надо помнить о некоторых сотрудниках, наделенных правом выбирать для перерывов удобное время по желанию. Если такой выбор есть – требуется получить заявление, в котором сам гражданин указывает, когда ему удобнее уйти на отдых. Если мнение с самого начала учитывается – потом внести какие-либо изменения можно, только если стороны пришли к взаимному согласию.

Сотрудники могут попросить изменить первоначальные даты, даже когда документ уже утвержден. Но, примеру, не устраивает используемое там время. Для этого тоже составляют заявление, описывают даты, отличные от указанных первоначально. Корректируют соответствующим образом, если у работодателя нет возражений.

Что такое график отпусков?

Работодатель в течение года обязан предоставить своим сотрудникам возможность отдохнуть. Для этого трудовым законодательством предусмотрены очередные оплачиваемые отпуска. График отпусков – это внутренний документ организации, позволяющий учитывать интересы и работодателя, и трудового коллектива.

В документе содержатся сведения о том, когда каждый из работников планирует выйти в отпуск и вернуться к работе. При этом должны быть предусмотрены ситуации, исключающие прерывание производственного процесса.

Очередность предоставления очередных отпусков закреплена статьей 123 ТК.

Оформление графика отпусков в организации: как сделать правильно

В большинстве случаев вопрос о порядке проведения мероприятий по оформлению графика отпусков закрепляется во внутренних распорядительных документах компании, например в положении о порядке предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, в инструкции по делопроизводству и пр.

В тех условиях, когда исследуемый вопрос не освещен в организационных руководящих документах предприятия, следует обращаться к трудовому законодательству и брать за основу сложившуюся практику.

Процедурам разработки и оформления графика отпусков должна предшествовать предварительная подготовка, которая может выполняться следующими способами:

1. По причине того, что график содержит информацию о периодах нахождения в отпусках сотрудников всех структурных подразделений, то рациональнее первоначально разрабатывать графики отпусков в каждом из таких подразделений. Представленная схема актуальна для крупных предприятий. В таком порядке управляющие отделов, участков, бригад и пр. первоначально составляют графики на вверенный им трудовой коллектив.В дальнейшем названные проектные документы направляются в кадровую службу, работники которой осуществляют их анализ и вносят поправки, поскольку начальник бригады может в полной мере не владеть обстановкой в вопросах предоставлениях отдельным категориям подчиненных сотрудников установленных законодательством льгот.Впоследствии представленная схема разработки графика отпусков предусматривает проведение бесед с соответствующими сотрудниками и руководителями их подразделений по каждому изменению в представленных проектах. При этом не стоит ограничиваться обсуждением предполагаемых периодов отдыха исключительно с работниками, поскольку начальники при составлении проекта этого документа осуществляют планирование деятельности подразделения, а смещение временных интервалов отпусков льготников может коснуться промежутков отдыха других сотрудников и нарушить эффективность трудового процесса.Закончив работу с каждой структурной единицей, кадровый сотрудник приступает к разработке единого графика отпусков предприятия.
2. Второй способ предварительной подготовки заключается в проведении бесед со всеми сотрудниками компании. Наибольшую актуальность такой подход приобретает в организациях с небольшим количеством персонала. В том случае, если фирма включает в себя структурные подразделения, первому руководителю нецелесообразно перекладывать на себя задачу выяснения и учета пожеланий сотрудников — оптимальным вариантом будет возложить это на начальников структурных единиц. Дополнительные опросы могут проводить и работники кадровой службы, но полностью исключать начальников подразделений из процедуры составления графика отпусков нелогично, поскольку именно они отвечают за четкую организацию деятельности вверенного им отдела.

Правила оформления, составления и утверждения

Составить, заполнить и утвердить график наниматель обязан до начала текущего календарного года. Все особенности этого процесса могут быть прописаны в правилах ВТР, коллективном договоре или иных документах, используемых в компании.

Что касается рекомендаций по составлению и оформлению, на основании информации из Роструда можно выделить несколько главных аспектов:

1. Проще всего составлять отдельный график для каждого структурного подразделения. Сделать один документ для большого количества работников намного сложнее и этот процесс занимает немало времени. К тому же, вероятность ошибок в этом случае намного больше.
2. Работу чаще всего выполняет руководитель структурного подразделения или его заместитель. Все документы сдают в кадровую службу, которая составляет сводную ведомость.
3. График отпусков должен обязательно содержать данные о времени начала периода и его продолжительности для каждого сотрудника. Обычно длительность варьируется от 28 до 56 суток, все зависит от сферы деятельности и особенностей работы. Кроме того, может быть указана не точная дата, а ориентировочный период.
4. В документе указывают название структурного подразделения или отдела. Прописывают не только фамилию, имя и отчество каждого работника, но и его должность, а также табельный номер (при наличии).
5. При указании даты начала отпуска делается 2 графы. В одной указывают планируемое число, во второй – фактическое, когда у сотрудника начался отпускной период.

В целом, принципиальной разницы в сравнении с документами, которые готовились раньше, нет. Поэтому в компаниях, что и в предыдущие годы постоянно составляли график, особых вопросов по его заполнению не возникает.

После сдачи готового варианта руководителю кадровой службы или главному бухгалтеру, он должен обязательно заверить его своей подписью, после чего график передают руководителю. Он утверждает его и документ приобретает юридическую силу, а значит – обязателен к исполнению как сотрудниками, так и администрацией.

Для чего нужен график отпусков

График отпусков формируется, чтобы облегчить и узаконить процесс ухода работников в ежегодный основной и допотпуск. Наличие данного документа помогает в таких ситуациях:

• работодатель будет выплачивать отпускные согласно сроку, регламентированному законодательством. В этом случае он обезопасит себя от риска получения штрафа за нарушение норм трудового права;
• работодатель сможет найти сотрудника, который будет выполнять работу при уходе основного работника в отпуск. В такой ситуации появляется реальная возможность не приостанавливать производственный процесс;
• работодатель сможет видеть всю информацию о количестве сотрудников, непосредственно работающих в конкретный момент времени;
• работодателю не нужно будет получать заявления от сотрудников о предоставлении им отпусков;
• сотрудники компании будут заранее знать, что человека в определенный период не будет на работе и смогут решать свои взаимосвязанные задачи заранее. Эта визуализация может быть также расположена на корпоративном портале, если настроить интеграцию Битрикс с 1С ЗУП.

Формирование графика отпусков

Правила составления графика сейчас законодательно не установлены. Форма графика простая, она включает следующие реквизиты:

• сначала идет наименование организации;
• затем пишется дата согласования с профсоюзом;
• далее идет наименование документа;
• в правом верхнем углу отмечается утверждение документа руководителем;
• далее идет таблица с указанием периодов отпусков, при этом они приводятся для каждого работника с указанием фамилии, имени, отчества, структурного подразделения, должности, табельного номера. Также рекомендуется указать не только планируемые даты, но и реальные, причины перенесения.

Шаблон графика из Постановления Госкомстата достаточно удобен, но его можно переработать (внести графу с ознакомлением и т.д.).

Мне нравится1Не нравится

Помощь юристов:

Звоните бесплатно по России:

8 800 301-86-49

Советы юристов по телефону!Горячая линия бесплатной юридической помощи работает для вас 24 часа в сутки!

В каком случае вносятся изменения в график и на основании чего?

Законом не запрещается вносить какие-либо коррективы в уже принятый график отпусков. Это, с другой стороны, является необходимостью, если у работников возникает потребность в переносе времени отдыха, либо на предприятие приходят новые сотрудники.

ТК определяет случаи, когда работодатель должен произвести перенос отпуска на другое время:

• Болезнь при нахождении в отпуске;
• Необходимость во время нахождения в отпуске исполнить свои гражданские обязанности, если по закону на этот период должно предоставляться освобождение от работы.

Кроме этого, время отпуска может переноситься, если компания не предупредила сотрудника о будущем времени отдыха в установленный срок. Для того, чтобы на основании этой причины внести изменения в график, необходимо, чтобы работник написал заявление с указанием новой желаемой даты отдыха.

Важно! Существуют исключительные случаи, когда закон разрешает оформить перенос отпуска, если предполагается, что отсутствие сотрудника в ранее определенное время нарушит нормальное функционирование компании. Но делать это можно только если получено письменное согласие работника.

Если обе стороны отношений согласны с переносом, и это оформлено документально, отдел кадров создает приказ о внесении изменений в график отпусков. Такой документ создается в свободной форме, и содержит причину переноса, старую и новую согласованную дату.

Инструкция по заполнению графика отпусков 2021 года

Рассмотрим заполнение документа на примере унифицированной формы Т-7:

1. В соответствующей строке указывается наименование организации. Оно прописывается полностью без сокращений с указанием формы собственности.
2. При утверждении графика учитывается мнение профсоюзного органа работодателя. Если таковой имеется, то реквизиты соответствующего документа вносятся в поле. При отсутствии профсоюза в компании оно остается пустым.
3. График отпусков должен иметь уникальный номер, дату составления и год, на который он составлен.
4. В правом верхнем углу прописывается гриф «УТВЕРЖДАЮ», должность руководителя организации, его личная подпись, расшифровка подписи и дата утверждения.
5. Ниже следует табличная часть документа, где по каждому из работников указываются в графах с 1 по 6:

• подразделение (отдел);
• должность в соответствии со штатным расписанием;
• ФИО без сокращений;
• номер по табелю;
• количество дней отпуска;
• дата его начала.

Если планируется разбить отпускные дни на несколько периодов, то каждый из них прописывается отдельной строкой с указанием количества дней и даты начала.

Графы с 7 по 9 заполняются уже по фактическому использованию дней отпуска и его переносу.

1. Подписывает график руководитель кадровой службы или лицо, ответственное за учет кадров в организации. Указывается его должность, проставляется личная подпись, которая расшифровывается.

С графиком отпусков необходимо ознакомить работников под роспись. Для этого допустимо предусмотреть дополнительную графу в графике или составить отдельную ведомость, в которой каждый работник должен поставить свою личную подпись и дату ознакомления.

Срок хранения документа составляет один календарный год (п. 693 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

Исполнение и изменение

За 2 недели до наступления даты отпуска о нём следует напомнить, направив работнику уведомление. Как вариант, можно сразу выпустить приказ. Главное – сделать это как минимум за 14 дней до начала периода отдыха. Его фактическая дата отмечается в графе 7 формы Т-7.

Для корректировки документа выпускается приказ руководителя, в котором указывается суть изменений. В графах 7-10 формы Т-7 отражаются новые данные. Аналогичным образом график отпусков может быть изменён для внесения сотрудника, который был принят в штат после утверждения документа. Однако делать это необязательно – предоставить ему период отдыха можно на основании приказа.