Виды удержаний из заработной платы: примеры и образцы расчетов

Что делать, если сотруднику переплатили?

На практике переплата по заработной плате может быть совершена по ряду причин.

Если бухгалтер допустил ее, есть три варианта выхода из ситуации:

1. Поговорить с сотрудником и попросить добровольно внести излишне выплаченную сумму в кассу предприятия. Особенно такой способ рационален, когда выплата только была совершена, и деньги еще не были израсходованы.
2. Совершить удержание переплаченной суммы с письменного согласия работника. Можно установить определенные размеры удержаний на оговоренный период, но не более 20% от ежемесячной зарплаты.
3. Подать исковое заявление в судебную инстанцию с целью принудительного взыскания излишне переплаченной суммы. Этот вариант используют, если сотрудник не желает возвращать лишние суммы и согласие на удержание не написал.

При использовании любого из способов рекомендуется составить акт, где отображен факт ошибки и размер переплаты.

Копия документа направляется на ознакомление работнику. После этого сотрудник вносит в кассу предприятия излишнюю сумму, дает согласие на удержание, или работодатель подает иск в суд.

Можно ли удержать сумму переплаты из заработной платы работника?

Законодатель довольно строг к вопросу взыскания излишне уплаченных работнику сумм.

Ст. 137 ТК РФ содержит перечень случаев по образованию переплаты, когда допускается удержание излишне уплаченных денег:

• при возмещении неотработанного аванса;
• возврат неизрасходованных сумм командировочных;
• при допущении счетных ошибок;
• при излишне уплаченных отпускных (кроме случаев п. 1 и 2 ст. 77 и  п. 1, 2, 5, 6,7 ст. 83 ТК РФ);
• переплата совершена по причине неправомерных действий работника, признанных судом;
• если органом по труду доказано нарушение норм.

При других обстоятельствах взыскать излишне переплаченную сумму из заработной платы работодатель с работника не сможет.

В ТК РФ нельзя найти конкретного понятия счетной ошибки. Но, согласно письму от 01.10.2012 № 1286-6-1 счетной признается ошибка, допущенная в результате арифметических подсчетов.

Приведем конкретные примеры в форме таблицы:

На практике, большинство ситуаций разрешаются мирно. Сотрудник, получивший неположенную сумму, самостоятельно вносит переплаченные деньги в кассу предприятия или соглашается на удержание из заработной платы.

В каком размере можно выполнить взыскание?

Ст. 138 ТК РФ  устанавливает ограничение на размеры удержаний из заработной платы в размере 20%. Поэтому период взыскания долга может затянуться на несколько месяцев, в зависимости от суммы задолженности.

Пример:

Предположим, сотруднику переплатили зарплату на 10 тыс. руб.

Его ежемесячный доход составляет 20 тыс. руб.

20% от 20 тыс. составляет 4 тыс.

Больше, чем эта сумма, по закону с сотрудника взыскать нельзя даже при его согласии.

Поэтому при такой зарплате весь долг будет взыскан при удержаниях за 3 месяца (4000 + 4000 + 2000).

По соглашению сторон допускается установить и меньший размер удержания из заработной платы.

Например, сотрудник и работодатель пришли к соглашению о ежемесячных удержаниях из зарплаты в размере 10% в счет погашения задолженности, которая образовалась при переплате в результате счетной ошибки бухгалтера.

Если сотрудник желает возвращать долг большими платежами, он может просто получать зарплату и потом самостоятельно вносить сумму задолженности в размере, превышающем установленные законом 20%.

Какие излишне выплаченные работнику суммы можно удержать из — его зарплаты

Здесь все просто. Согласия работника не требуется. Нужно лишь посчитать переплаченные отпускные, издать приказ (распоряжение) об удержании в произвольной форме, ознакомить с ним работника под роспис ь статьи 22, 130, 137 ТК РФ . А затем удержать задолженность из «увольнительных» выплат. Но максимум, что можно вычесть, — 20% от причитающихся работнику сумм (после удержания НДФЛ, ведь сумма налога работнику не причитается), если это единственное удержани е ст. 138 ТК РФ; Письмо Минздравсоцразвития от 16.11.2011 № 22-2-4852 .

• неотработанные авансы в счет зарплаты. Этот долг может появиться, например, когда работнику в начале месяца был выплачен аванс по зарплате за этот месяц, а работник, не отработав его, ушел до конца месяца в отпуск за свой счет или на больничный;
• неизрасходованные и невозвращенные подотчетные суммы, в том числе выданные при направлении в служебную командировк у Письмо Роструда от 11.03.2009 № 1144-ТЗ ;
• выплаты при невыполнении норм труда или просто е статьи 155, 157 ТК РФ . Такая задолженность возникнет, если вы оплатите работнику простой или недоработку исходя из того, что они произошли по вашей вине либо по причинам, не зависящим от обеих сторон, а потом выяснится, что виноват был работник. Удержать в этом случае излишние выплаты можно только после того, как вы обратитесь в суд и суд установит вину работника в простое или недоработк е Определение Московского облсуда от 15.12.2011 № 33-25895 ;
• суммы, излишне выплаченные из-за счетной ошибки. Причем это необязательно зарплата. Сюда же относятся любые суммы, ошибочно выплаченные работнику в рамках трудовых отношений или в связи с ними. Так же считают и специалисты Роструда.

Отпускные из-за неотработанных дней

В данном случае сложностей возникнуть не должно. Даже не требуется получать согласие со стороны работников.

Переплаченные отпускные должны быть удержаны

Достаточно выполнения действий в следующем порядке:

• проводится подсчет переплаченных отпускных;
• издается приказ по поводу удержания произвольной формы;
• сотрудника знакомят с документом под личную роспись;
• задолженность удерживается.

Но удержать можно не более 20% от сумм, причитающихся тому или иному гражданину. По крайней мере, если действие осуществляется один раз. Работнику обязательно передается расчётный лист, где указывается разновидность удержания вместе с конкретной суммой.

Пересчет налогов

Ситуация: нужно ли пересчитать налоги и страховые взносы при удержании с сотрудника излишне выплаченной зарплаты? Выплата произошла в прошлых периодах и была обнаружена после сдачи отчетности по налогам.

Ответ на этот вопрос зависит от того, по какой причине произошла излишняя выплата.

Если излишняя выплата зарплаты не связана со счетной ошибкой, то налоги не пересчитывайте и уточненные декларации не представляйте. Так поступайте, если:

сотрудник не выполнял нормы труда или находился в простое (эти обстоятельства должны быть установлены комиссией по трудовым спорам или судом);

ошибка была вызвана неправомерными действиями самого сотрудника. Например, если он подал в бухгалтерию неправильные документы на стандартные налоговые вычеты (это обстоятельство должно быть подтверждено судом).

В этих случаях уменьшение заработка сотрудника на излишние выплаты – это не исправление ошибки бухгалтера, требующее корректировки уточненных деклараций. Это одно из удержаний по инициативе администрации, которое организация произвела в положенное время (ст. 137 ТК РФ). Сумму выплат сотруднику в месяце корректировки включите в расчет зарплатных налогов и взносов с учетом удержаний.

Если излишняя выплата зарплаты связана со счетной ошибкой в прошлых отчетных (налоговых) периодах, налоговую базу за прошлые периоды нужно скорректировать (ст. 54 НК РФ). Также поступайте, если сотрудник по собственному желанию возместил организации излишне выплаченную зарплату. Так как в рассматриваемом случае к моменту обнаружения ошибки отчетность по налогу на прибыль уже сдана, в инспекцию подайте уточненные декларации, поскольку в связи с излишней выплатой зарплаты по этому налогу образуется недоимка (п. 1 ст. 81 НК РФ). По НДФЛ в результате исправления ошибки возникнет переплата. Если производится перерасчет за прошлые налоговые периоды, когда форма 2-НДФЛ уже сдана, необходимо еще раз подать ее в инспекцию.

В отношении взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование необходимо учитывать следующее. Если в каком-либо отчетном периоде была излишне начислена зарплата, то корректировать облагаемую базу по взносам за этот период не нужно. Это объясняется тем, что база для начисления взносов формируется на дату начисления выплат (ч. 1 ст. 11 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Поэтому оснований для корректировки базы за тот отчетный период, в котором зарплата была излишне начислена, нет. Следовательно, предоставлять уточненный расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам за прошлые периоды не требуется. Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минздравсоцразвития России от 28 мая 2010 г. № 1376-19.

Пример пересчета налоговых обязательств при удержании с сотрудника излишне выплаченной зарплаты. Излишняя выплата зарплаты произошла в связи со счетной ошибкой бухгалтера в прошлом отчетном (налоговом) периоде. Организация применяет общую систему налогообложения

В середине августа бухгалтер ООО «Альфа» обнаружил, что при расчете зарплаты за май была допущена счетная ошибка, из-за которой менеджеру организации А.С. Кондратьеву была начислена излишняя сумма в размере 10 100 руб. Страховые взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование организация платит по общим тарифам. Сумма облагаемых взносами выплат в пользу Кондратьева не превысила с начала года лимит по взносам.

В августе бухгалтер «Альфы» пересчитал налоги с суммы излишне выплаченной зарплаты. За май были излишне начислены:

• пенсионные взносы – 2222 руб. (10 100 руб. × 22%);
• взносы в ФСС России – 293 руб. (10 100 руб. × 2,9%);
• взносы в ФФОМС России – 515 руб. (10 100 руб. × 5,1%);
• взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний – 20 руб. (10 100 руб. × 0,2%).

Также был излишне удержан НДФЛ в сумме 1313 руб. (10 100 руб. × 13%).

Отчетным периодом по налогу на прибыль в «Альфе» является квартал. Организация применяет метод начисления. По итогам первого полугодия авансовый платеж по налогу на прибыль был рассчитан к доплате. Поэтому из-за счетной ошибки при выплате зарплаты по налогу на прибыль образовалась недоимка за первое полугодие. Сумма недоимки составила 2630 руб. ((10 100 руб. + 2222 руб. + 293 руб. + 515 руб. + 20 руб.) × 20%).

«Альфа» перечислила в бюджет налог на прибыль (2630 руб.) и пени за каждый день просрочки платежа.

Отражаем суммы переплаты в бухгалтерском учете

В соответствии с п. 80 Инструкции № 162н , п. 102 Инструкции № 174н , п. 105 Инструкции № 183н задолженность работника, возникающая при перерасчете ранее выплаченной ему заработной платы, отражается методом «красное сторно следующей корреспонденцией счетов:

Дебет счета 0 302 11 000 «Расчеты по заработной плате»

Кредит счета 0 206 11 000 «Расчеты по оплате труда»

При этом операции по корректировке ранее начисленных отпускных (заработной платы), НДФЛ и страховых взносов отражаются методом «красное сторно».

Требования по возмещению ущерба, образовавшегося в связи с переплатой бывшему работнику зарплаты (в том числе с переплатой бывшему работнику за неотработанные дни отпуска при его увольнении до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск), отражаются записью (Письмо Минфина РФ от 09. 11. 2016 № 02‑06‑10/65506):

Дебет счета 0 209 30 560 «Увеличение дебиторской задолженности по компенсации затрат»

Кредит счета 0 206 11 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по оплате труда»

Отметим, что приведенная в письме Минфина проводка по переносу задолженности со счета 0 206 11 000 «Расчеты по оплате труда на счет 0 209 30 000 «Расчеты по компенсации затрат вводится в инструкции № 162н, 174н, 183н Приказом Минфина РФ от 16. 11. 2016 № 209н .

Далее необходимо отметить: в своих разъяснениях в вышеназванном письме чиновники Минфина отмечают, что применяемая методология бухгалтерского учета не содержит каких‑либо ограничений по кодам видов финансового обеспечения (КВФО) (деятельности), в рамках которых могут отражаться расчеты с использованием счета 0 209 30 000 «Расчеты по компенсации затрат». Чиновники допускают оформление таких операций по КВФО 4 и 5.

Погашение задолженности по переплате зарплаты и отпускных при добровольном согласии работника производится:

либо посредством внесения наличных денежных средств в кассу или на лицевой счет учреждения;
либо посредством удержания из последующих начислений заработной платы

Обратите внимание, что общий размер всех удержаний при каждой выплате зарплаты не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50% зарплаты, причитающейся работнику (ст. 138 ТК РФ)

В бухгалтерском учете погашение задолженности отражается по кредиту счета 0 209 30 000 «Расчеты по компенсации затрат». При этом делаются стандартные записи, приведенные в инструкциях № 162н, 174н, 183н.

Суммы, списанные с балансового учета в связи с признанием судом виновного лица неплатежеспособным, отражаются по кредиту счета 0 209 30 000 и дебету счета 0 401 10 173 «Чрезвычайные доходы от операций с активами с одновременным отражением задолженности на забалансовом счете 04 «Задолженность неплатежеспособных дебиторов».

Рассмотрим пример по отражению данной операции в учете.

В бюджетном учреждении произошла переплата зарплаты работнику. Ввиду технической ошибки бухгалтер ошибочно дважды перевел денежные средства на банковскую карту работника. За ноябрь 2016 года ему была начислена зарплата в сумме 63 000 руб. , из нее были удержан НДФЛ в сумме 8 190 руб.

Однако вместо 54 810 руб. на карточку было перечислено 109 620 руб. Выплата зарплаты производилась за счет субсидии, выделенной для выполнения государственного задания

Работник, обнаружив переплату, вернул излишек в кассу учреждения.

В соответствии со ст. 1102 ГК РФ излишне выплаченная зарплата признается неосновательным обогащением и должна быть возвращена работником учреждению. В ситуации, описанной в вопросе, недобросовестности со стороны работника нет, поэтому удержать сумму по своей инициативе работодатель не может. В данном случае работодатель для взыскания излишне выплаченных сумм обязан проинформировать работника в письменной форме о механизме образования излишне выплаченных сумм и размере их удержания (или погашения). Кроме того, для производства удержаний работник должен быть согласен с их размером.

Свое согласие он подтверждает письменно.

По условиям примера сумма переплаты произошла по причине двойного перечисления одной и той же суммы заработной платы, поэтому корректировка НДФЛ и страховых взносов не производится.

В учете были сделаны следующие записи:

Операции по начислению заработной платы

Удержание сумм, выплаченных из-за допущенных ошибок, или в связи с провинностью

Взыскать часть суммы из оплаты труда работника можно только в трех конкретных случаях, о которых упоминается в законодательстве:

• Допущение счетной ошибки.
• Если работник не выполнял нормы труда.
• Если ему выдали излишнюю оплату в связи с его же незаконными действиями.

Во всех остальных случая удержание излишней суммы из заработной платы не предусмотрено. И об этом должны знать как сотрудники, так и работодатели.

У многих бухгалтеров возникает вопрос о том, что такое счетная ошибка. Поскольку в постановлениях и законах нет четкого определения, специалисты опираются на общее понимание данного словосочетания. Под такой ошибкой (помаркой) можно подразумевать все ситуации, когда неправильно выполняется арифметическое действие (вычитание, умножение, деление, сложение) либо происходит «описка» – вместо одной цифры бухгалтер вносит другую случайно. Если же заработная плата считается не по правилам, с нарушениями общих принципов – пересчета быть не должно.

Удержание может быть произведено, если сотрудник не вышел на работу по своей вине. Если же он не вышел по вине работодателя или в связи с не зависящими ни от кого причинами, то простой оплачивается в 2/3 от среднего заработка.

Удержание может быть произведено, если сотрудник не вышел на работу по своей вине.

Переплата зарплаты

Иногда возникают случаи, когда у работника образуется долг перед фирмой. Например, если он не отработал аванс, который был ему выплачен. Также бывают ситуации возникновения задолженности перед компанией при увольнении сотрудника, полностью отгулявшего отпуск до окончания года. Можно ли удержать эти средства из зарплаты?

Иногда случается так, что работнику в результате ошибки выплачивается большая сумма, чем полагается. Давайте последовательно разберем, как действовать в ситуации, если выявлен просчет. Сначала нужно сообщить о таком факте руководителю предприятия. Для этого можно составить докладную записку. Затем, не откладывая в долгий ящик, необходимо подготовить уведомление для сотрудника. В документе нужно указать причину переплаты, а также ее сумму. В бумаге обязательно нужно отметить, что всему виной счетная ошибка. Предложите работнику вернуть сумму к такому-то сроку. Не лишним будет упомянуть, что в противном случае деньги фирма может удержать из зарплаты. Ознакомить с этим документом сотрудника необходимо под роспись. Однако следует помнить, что нельзя удерживать за один месяц более чем 20 процентов от оклада.

Действия работодателя↑

Ограничения при удержании

Даже в том случае, когда работодатель имеет право взыскать излишне выплаченную зарплату с сотрудника, существует ряд ограничений.

Во-первых, сделать это можно только с согласия работника. Если работник против – то придется идти в суд. При этом в статье 137 ТК РФ не говорится, как должно быть оформлено согласие работника – устно или письменно. Во избежание недоразумений, лучше зафиксировать согласие письменно.

Во-вторых, согласно статье 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%. Значит, период удержания может растянуться на несколько месяцев.

По соглашению сторон возможно возмещение ущерба с рассрочкой платежа – например, работник будет отдавать не по 20%, а по 10% ежемесячно. В такой ситуации работник подписывает обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей.

Если работник уволится до окончания выплат – работодатель сможет взыскать остаток задолженности через суд.

Оформляем удержание

После того, как согласие работника получено, работодатель издает приказ об удержании излишне выплаченной суммы. Издать приказ нужно не позднее месяца после обнаружения выплаты. Работника знакомят с приказом под роспись.

После этого работодатель в рабочем порядке удерживает оговоренную сумму из зарплаты работника.

Удержание с уволившегося сотрудника

Уволившемуся работнику необходимо направить уведомление о выявленной ошибке и предложение вернуть излишне полученную сумму. В уведомлении нужно указать, что, если бывший сотрудник не вернет излишне выплаченную ему сумму, работодатель обратится в суд.

Если бывший сотрудник отказался возвращать деньги, работодателю необходимо обратиться в районный суд. В ходе разбирательства работодателю придется доказать факт совершения счетной ошибки или вины работника.

К заявлению нужно приложить копии и оригиналы следующих документов:

• трудового договора с бывшим работником;
• документов по расчету и выплате заработной платы;
• акта о выявленной ошибке;
• уведомления, направленного работнику, с предложением вернуть излишне выплаченную сумму.

Удержание суммы ущерба с виновного лица

Если излишняя зарплата не подлежит возврату работником, работодатель вправе взыскать ущерб с бухгалтера, совершившего ошибку. Действия работодателя в этом случае зависят от того, заключен ли с виноватым сотрудником договор о материальной ответственности.

Причиненный работниками ущерб возмещается в порядке, приведенном в статье 248 Трудового кодекса. Так, если размер причиненного ущерба не превышает среднего месячного заработка работника, его взыскание осуществляется на основании письменного приказа (распоряжения) руководителя, который должен быть издан не позднее месячного срока со дня окончательного установления размера причиненного работником ущерба.

При этом ни Трудовой кодекс, ни какой другой нормативный акт в настоящее время не предусматривают конкретный срок, в течение которого работодатель обязан произвести окончательное установление размера ущерба.

Если установленный для издания приказа (распоряжения) срок истек, взыскание ущерба может быть произведено только с согласия виновного работника или посредством направления обращения (иска) в суд.

Также только с согласия работника или в судебном порядке может быть взыскан ущерб, размер которого превышает средний месячный заработок работника.

Переплата заработной платы: как вернуть излишне уплаченную зарплату?

Мнение эксперта
Михайлов Владислав Иванович
Юрист с 6-летним стажем. Специализируется в области семейного права. Знает о законе все.

Расчет зарплаты, особенно при внушительной численности персонала – весьма трудоемкий процесс, при котором случаются и досадные ошибки, например, начисление и выплата излишней суммы.

Если работнику переплатили заработную плату, порядок возврата переплаты зависит от причин, по которым она возникла. В одних случаях излишне выплаченную зарплату можно удержать из выплат сотруднику, в других – переплату придется доказывать в суде.

Еще одна сложность – может возникнуть необходимость пересчета налогов и взносов. Обо всем по порядку – в нашей статье.

Следующая
ДругоеВкладыш в трудовую книжку: как оформить, образец 2021 года, правила заполнения

Истечение срока, установленного для возврата излишних средств

Если существуют излишние выплаты, то для возврата со стороны работника в каждом случае устанавливают строгие сроки:

Когда нельзя произвести удержания

В остальных случаях ошибочно выданную зарплату удержать с сотрудника нельзя – он может возместить ее только по собственному желанию (п. 3 ст. 1109 ГК РФ). В частности, нельзя взыскать с сотрудника излишне выплаченную зарплату, если переплата произошла в результате технической ошибки (определение Верховного суда РФ от 20 января 2012 г. № 59-В11-17).

Ситуация: можно ли провести удержания, если зарплата сотруднику ошибочно выплачена два раза: по карточке и через кассу?

Ответ: нет, нельзя.

Предложите сотруднику вернуть излишне полученные деньги. Если он откажется, обратитесь в суд.

Законодательство разрешает удерживать ошибочно выплаченную зарплату в случае счетной ошибки бухгалтера (ст. 137 ТК РФ). Однако под счетной ошибкой понимается ошибка при расчете размера зарплаты (т. е. арифметическая ошибка в расчетах) (письмо Роструда от 1 октября 2012 г. № 1286-6-1, определение Верховного суда РФ от 20 января 2012 г. № 59-В11-17).

Если же за один и тот же период зарплата сотруднику была выдана дважды, то такая ошибка счетной не считается. Ведь никаких искажений в определении размера зарплаты не было.

В подобной ситуации организации придется доказать в суде, что действия ее сотрудника были направлены на получение не полагающихся ему сумм. В качестве доказательств могут быть использованы:

справки из банка о том, что зарплата сотрудником была получена ранее, чем в кассе организации;

ведомость (расходный кассовый ордер) на получение той же суммы зарплаты в кассе с подписью сотрудника;

документы, подтверждающие суммы начисленной сотруднику зарплаты (расчетные ведомости, лицевой счет).