Порядок учета и списания гсм по путевым листам в 2021 году

Заполняем путевой лист автокрана

Диспетчер может заполнять свою часть от руки либо на компьютере, водитель чаще вносит данные вручную. Составлять документ нужно в одном экземпляре, после заполнения его проверяют и сдают в бухгалтерию для расчета зарплаты и списания ГСМ.

Рассмотрим особенности заполнения. Первым делом необходимо внести полные данные об организации.

Для ИП:

• ФИО;
• почтовый адрес;
• ОГРНИП;
• контактный телефон.

Для юрлиц:

• организационно-правовая форма;
• наименование компании;
• ОГРН;
• адрес;
• контактный телефон.

По правилам 2021 года нужно также указать сведения о перевозке. Нужно обозначить вид сообщения и вид перевозки. Минтранс уточнил особенности заполнения этого реквизита в письме от 3 марта 2021 года № ДЗ-468-ПГ. В нашем случае нужно указать «городское сообщение, перевозка грузов».

Затем вносят сведения об автокране. Нужно указывать их согласно документации. Что нужно вписать:

• гаражный номер (если таковой есть);
• марку автокрана (можно кириллицей и латиницей);
• государственный номер;
• регистрационный номер.

Затем указывают номер путевого листа и серию (если обозначается), период действия документа, от кого поступила заявка (предприятие), ФИО шофера и номер его удостоверения.

Внимание! Выписать путевой лист можно на один рабочий день, смену или рейс. Один лист — на одну машину

Далее заполняют блок с разрешением выезда. Здесь указывают показания одометра при выезде, расписывается механик в том, что выезд разрешен, при этом он должен проставить отметку: «Выпуск на линию разрешен».

Шофер расписывается в том, что принял транспорт в технически исправном состоянии. Также диспетчер фиксирует время выезда из гаража и ставит свою подпись. Аналогичные действия он проделывает после того, как водитель вернется с задания.

В следующем блоке медработник фиксирует состояние водителя и допускает его к работе или нет. Ставит дату, время и подпись в подтверждение этих данных. С 2021 года медработник должен после предрейсового медосмотра ставить отметку: «предрейсовый медосмотр пройден, к исполнению трудовых обязанностей допущен», а по итогам послерейсового (если нужно): «послерейсовый медосмотр пройден».

После этого заполняют задание крановщику. В таблице нужно указать следующие сведения:

1. В распоряжение какого хозяйствующего субъекта вступает транспорт. Нужно вписать наименование компании.
2. Откуда и куда следует автокран.
3. Вид работ, предстоящих транспортному средству.

Потом следует таблица откосов. Здесь отмечают глубину каналов, выбирают тип грунта, пишут расстояние от основания.

Следующая табличка необходима для учета расхода горючего. Сотрудник, выдающий топливо, замеряет объем при выезде и остаток при возвращении. Записывает данные и ставит подпись.

Далее указывают ответственного за безопасные работы: пишут его ФИО, номер удостоверения и дату выдачи. Затем также указывают ФИО стропальщиков, номера их удостоверений и даты выдачи, а также даты проверки знаний.

Следующая табличка — для внесения данных о сдаче крана. Что в ней должно быть:

• ФИО водителя (он же и принял кран в начале смены);
• ФИО механика, принявшего кран;
• показания одометра по возвращении в гараж;
• подпись механика.

На оборотной стороне располагается таблица со сведениями о выполнении задания. Ее заполняет водитель-крановщик. Необходимо указать:

1. Порядковый номер записи.
2. Дату выполнения работ.
3. Наименование объекта (организации).
4. Наименование выполненной работы.
5. ФИО стропальщика, номер его удостоверения и дату последней проверки знаний.
6. ФИО ответственного за безопасное производство работ (он также ставит подпись).
7. Время начала и окончания работ. В часах и минутах.
8. Количество перемещений груза.
9. ФИО начальника участка (прораба или старшего мастера) и подпись.

Затем в подтверждение сведений расписывается водитель, а затем — диспетчер после проверки всех данных.

Далее указывают: сколько часов транспорт пробыл в наряде, работе и простое (если таковой случился), сколько горючего было использовано. После этого заполняют данные для расчета зарплаты: табельные номера крановщика и стропальщика, вид зарплаты, сумму. Эту часть должен оформлять бухгалтер после проверки диспетчером или иным ответственным сотрудником правильности заполнения путевого листа.

Печать на документе ставится только в том случае, если организация продолжает ее использовать.

Какую форму использовать

Для автомобильного (стрелового самоходного) крана используют так называемый бланк с красным шрифтом или с красной полосой. Им прописаны правила техники безопасности для водителя и стропальщика, поэтому именно этот бланк чаще предпочитают унифицированной форме №3 спец, которая разработана Госкомстатом для специального автомобиля. Таковым является и автокран.

«Форма с красным шрифтом» не унифицированная, однако она содержит все необходимые реквизиты и данные.

К сведению! С 2021 года начали действовать обновленные правила заполнения путевых листов, дополнился и перечень реквизитов. Нововведения утвердил приказ Минтранса от 11 сентября 2020 года №368. Он заменил приказ от 18 сентября 2008 года №152

Также важно соблюдать правила по заполнению первички, указанные в ФЗ от 6 декабря 2011 года №402

Если компании не подходит унифицированный или любой другой бланк из типографии, она может разработать свой. Единственное правило — количество обязательных реквизитов должно быть соблюдено. Их можно менять местами, главное, чтобы все они были включены в бланк.

Так как законодатель добавил новые обязательные реквизиты путевого листа, компаниям и ИП придется дополнять существующие у них формы.

Правила заполнения

Заполнением этой формы в автотранспортных организациях занимаются диспетчеры, а в остальных компаниях — уполномоченный на выпуск автомобилей в рейс работник. Такие обязанности устанавливают приказом руководителя организации, поскольку тот, кто заполняет документ, несет ответственность за допущенные в нем ошибки. Иногда оформлением бумаг занимаются сами водители. Но по общему правилу водители обязаны заполнять только свою часть документа — записывать данные о пробеге автомобиля в соответствии с показателями приборов в машине.

Выписывают путевку только на один рейс, один рабочий день или смену. В унифицированном бланке предусмотрена возможность продлить срок действия этого документа, поскольку с машиной в рейсе могут происходить различные ситуации, а движение без путевого листа является нарушением.

Путевый лист имеет несколько разных форм в зависимости от вида ТС. Эти формы отличаются содержанием и требованием к заполнению. Мы собрали их в таблицу, чтобы каждая организация легко сориентировалась и выбрала необходимую.

Если организации подходят такие путевые листы, скачивайте бланки прямо по ссылкам в таблице из соответствующих постановлений. На каждом учетном документе, чтобы он имел юридическую силу, обязательно ставят штамп организации-владельца или арендатора ТС. Кроме того, необходимо проставлять время отъезда из гаража и точное время возвращения авто на место

Принимайте во внимание и другие требования к их оформлению

В частности, как при выезде ТС из гаража, так и после его возвращения в гараж записи проверяют на соответствие показателей приборов в автомобиле, таким как датчик топлива, одометр и т. д. Техническое состояние ТС обязан завизировать уполномоченный сотрудник, например механик организации. Данные о предрейсовом медицинском осмотре обязательно заполняет медработник с указанием даты. Запись должна сообщать о том, что водитель «прошел предрейсовый медицинский осмотр и допущен к исполнению трудовых обязанностей». При необходимости ставится отметка о медосмотре после рейса.

Иногда для заполнения путевок используется специальная программа. Она позволяет скрывать ненужные области документа, точно определять, сколько времени заняла дорога, поставить точное число на каждый документ. Объявление об использовании программы необходимо сделать всем диспетчерам, чтобы путевки оформлялись одинаково. Кроме того, это облегчит жизнь водителям, которые смогут учесть каждый рубль, потраченный на дорогу, и вывести точные остатки. Отсутствие такой программы нарушением не является, так как новые бланки не запрещается заполнять вручную.

Как правильно заполнять путевой лист грузового автомобиля?

Заполнение ПЛ грузового автомобиля зависит от того, каким образом оплачивается работа водителя. Если труд водителя оплачивается по сдельным расценкам, за основу путевого листа берется форма № 4-С. Если же зарплата водителя рассчитывается по повременным расценкам — соответственно, форму № 4-П. В случае №4-П допускается одновременная перевозка грузов до двух заказчиков в течение одной смены водителя.

Вне зависимости от того, какую форму вы выбрали, оба бланка будут содержать в себе неполную информацию. Их нужно дополнить обязательными реквизитами, утвержденными Приказом Минтранса РФ от 11.09.2020 № 368. Модернизированный образец бланка следует закрепить в учетной политике компании.

Итак, какие дополнительные данные нужно внести в унифицированную форму путевого листа? На этот вопрос исчерпывающе ответили на v2b.ru.

Согласно Приказу Минтранса РФ № 368, с 01.01.2021 в бланке ПЛ должны быть следующие обязательные реквизиты:

1. Наименование документа и его номер.

2. Срок действия документаДата, в течение которой действует путевой лист. Как правило, путевой лист заполняется на один день, но если документ нужен в течение большего количества времени – необходимо указать даты начала и завершения периода применения ПЛ.

3. Собственник ТС.Если владелец автомобиля — юридическое лицо, то указывается его наименование, организационно-правовая форма, местонахождение, номер телефона, ОГРН. Если собственник – ИП, то его фамилия, имя и отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.

4. Сведения о ТСК ним относятся тип, марка и модель автомобиля. Также сведения о прицепе или полуприцепе, если они идут “в комплекте”. Регистрационный номер автомобиля и прицепаПоказания пробега автомобиля (в полных км по одометру) при выезде с парковки и по возвращении из рейса, а также после завершения рабочей сменыДата и время осуществления предрейсового и предсменного контроля техсостояния ТСДата и время пуска транспорта на линию и его возврата.

Предрейсовый и предсменный контроль техсостояния авто осуществляет работник, ответственный за данный участок работы. В путевом листе он отражает:

• состояние ТС;
• дату и время выпуска и возвращения ТС на линию;
• результат осуществления предрейсового или предсменного контроля в виде отметки «Выпуск на линию разрешен» (п. 16 Порядка заполнения ПЛ).

Если за рулем одного и того же автомобиля работают несколько водителей, можно заполнить отдельный документ на каждого из них — п. 8 и 10 порядка заполнения ПЛ. Если на один грузовик оформлено несколько путевых листов для разных водителей, в документе необходимо указать:

• сведения о водителе, который выезжает со стоянки первым, дату и время, а также показания пробега;
• сведения о водителе, который заезжает на стоянку последним, дату и время и показания пробега на момент заезда.

5. Информация о водителе.Полные ФИО, дата и время предрейсового и послерейсового медосмотра (если такая обязанность установлена законом).

Результаты предрейсового и послерейсового осмотра отмечаются специальными штампами: «Прошел предрейсовый медосмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен» или «Прошел послерейсовый медосмотр» (согласно п. 15 порядка заполнения ПЛ, и п. 16 и 17 порядка проведения медосмотров, утвержденных Приказом Минздрава РФ от 15.12.2014 № 835н).

6. Сведения о перевозке. О том, как заполнить данные реквизиты, Минтранс объяснил в письме от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ. Всего существует 4 вида сообщения:

• городское;
• пригородное;
• междугородное;
• международное.

Если же для осуществления перевозки затрагивается несколько видов сообщений, в соответствующей графе путового листа нужно будет указать все эти виды через запятую.

Что касается поля «Вид перевозки», здесь потребуется отразить один из следующих видов перевозок:

• регулярная перевозка пассажиров и багажа;
• перевозка пассажиров и багажа по заказу;
• перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
• перевозка грузов
• перевозка грузов для собственных нужд;
• организованная перевозка группы детей.

Правила выдачи путевого листа

Важно знать: для каждого транспортного средства в автопарке должен заполняться отдельный путевой лист. Если на одном и том же автомобиле работают несколько водителей, путевой лист рекомендуется оформить на каждого из них

После заполнения путевого листа диспетчером документ должен быть выдан под расписку водителю. Выписывать новый путевой лист можно только после сдачи предыдущего.

Путевой лист: бланк и его заполнение

Для каждого эксплуатируемого транспортного средства составляется отдельный бланк путевого листа. Срок действия документа законодательно ограничен. Приказом Минтранса установлен диапазон от одного дня до одного месяца. При посменной работе на одном автомобиле нескольких водителей разрешено составлять несколько путевок (по количеству водителей) для этого транспортного средства.

Бланки различаются по типу эксплуатируемых автомобилей:

• путевой лист грузового автомобиля;
• для легковых машин;
• трамваев;
• спецтранспорта;
• автобусов;
• легковых видов такси.

Данные о показаниях одометра вносятся в документ не самим водителем, а уполномоченным руководителем предприятия должностным лицом. Подписи ответственных лиц проставляются с обязательными расшифровками фамилий и указанием инициалов. Вместо собственноручных подписей для заверения сведений в документе можно использовать штампы. ИП наделен полномочиями самостоятельного удостоверения показателей одометра только в том случае, если он выполняет обязанности водителя.

При составлении для одного автомобиля сразу нескольких путевых листов показатель одометра вносится так:

• при выезде с места стоянки данные заносятся в путевой лист легкового автомобиля (или другого транспортного средства), выданного водителю, который осуществил первым рейсовый выезд;
• при окончании поездок и возврате автомобиля на место его постоянной стоянки данные с одометра вписываются в бланк водителя, который осуществил заезд последним.

Все составляемые путевые листы с декабря (2018 год полностью попадает под действие обновленных норм, в 2021 году изменения затронули только часть декабря) должны быть в единственном экземпляре. Выдача заполненных бланков осуществляется под роспись ответственному водителю. Возврат документа реализуется при его закрытии.

Бухгалтерия признает путевку действительной, если в ней присутствует отчет о проверке технического состояния автомобиля перед выездом. Осмотр может производиться только аттестованным в транспортной инспекции лицом. Пометки в путевые листы (бланк скачать можно ниже) должны содержать информацию:

• исправно ли транспортное средство и его технические узлы;
• разрешен выезд после осмотра или нет;
• подпись механика, ответственного за проверку;
• расшифровка ФИО проверяющего лица;
• время и точная дата проведения осмотра.

Норма актуальна, если составляется путевой лист грузового автомобиля или легкового транспортного средства, пассажирских машин. Действие записей механика и медицинского сотрудника прекращается после истечения срока, на который выписывалась путевка. При отсутствии механика в штате предприятия необходимо заключить договор на регулярные осмотры со специализированным техническим центром.

Форма путевого листа легкового автомобиля и другого типа транспортного средства может быть оформлена на 1 рейсовую поездку, на 1 день или сразу на месяц. Продление срока действия подписанного бланка не допускается. Все выдаваемые путевки должны быть зарегистрированы в специальном журнале (допускается его ведение в электронном формате).

Для чего необходимо составлять путевые листы

Нет необходимости оформлять путевку, если транспортное средство применяется для личных нужд. Однако при использовании транспортного средства для ведения бизнеса законодательство обязывает оформлять документ. Это касается и тех случаев, когда автомобиль является собственностью организации. Путевка также необходима и в том случае, если автомобиль работает на компанию по договору аренды.

Наличие правильно оформленного документа позволяет избежать неприятностей, которые могут доставить сотрудники автоинспекции. Кроме этого, путевка позволяет правильно рассчитывать топливо и другие дорожные расходы. А при расчете налогов этот документ является подтверждением затрат. Ведь в путевке расписываются все ответственные лица: сотрудник заправочной станции, бухгалтер, руководитель, диспетчер.

В путевке указывается вся информация, связанная с поездкой: время выезда и приезда, объем заправленного топлива и его остатки, используемые ГСМ, цифры спидометра и др. Если сотрудник ГИБДД остановит автомобиль, выполняющий поручения фирмы, он обязательно потребует предъявить путевку, заполненную должным образом. Так инспектор сможет определить компанию, к которой относится машина, узнать данные ее владельца и получить информацию о водителе. Такие данные понадобятся и управляющему фирмы. Так руководство убеждается, что шофер на служебном автомобиле выполняет свои прямые обязанности.

Многие организации имеют партнеров, с которыми ведут общую деятельность. В таких ситуациях оформленный документ является официальным подтверждением того, что предоставляемые услуги, связанные с транспортировкой чего-либо, были оказаны. Также нужно знать, при расчете зарплаты шоферу используются данные именно этого путевого листа. Когда компания подвергается налоговой проверке, этот первичный документ запрашивается в первую очередь.

Особенности работы с путевым листом автобуса

Функция путевого листа — зафиксировать те сведения, на основании которых водителю начисляют заработную плату. В данном случае это пройденный километраж. Также указывают сведения о самом автобусе, времени выезда, возвращения, потраченные ГСМ и т.д. ГСМ на основании путевого листа подлежат списанию.

Информация о том, как нужно работать с путевыми листами, указана в приказе Минтранса от 18 сентября 2008 года №152. В 2018 году в документ были внесены изменения.

На каждый автобус надо оформлять свой путевой лист. Делается это до начала рейса. В случае если во время действия документа автобус используется несколькими водителями, то можно оформить на него несколько путевых листов: по одному на каждого водителя.

Даты, время, показания должны заверять диспетчер и сам водитель. Данные о медосмотре заполняет медработник, а о техническом состоянии автобуса — механик. Он тоже расписывается за достоверность внесенной информации.

Выписанные путевые листы необходимо собственникам транспортных средств фиксировать в журнале регистрации путевых листов.

Важно! Путевые листы хранить в организации необходимо не менее 5 лет

Нюансы, которые нужно учитывать при оформлении документов

Для обоснования предприятием затрат, связанных с передвижением автотранспорта, путевки должны быть составлены согласно требованиям Приказа Минтранса РФ № 368 от 11.09.2020. Бланки, заводящиеся для автомобильных рейсов, должны заполняться с учетом:

• Строго регламентированных граф: номера, наименования, срока действия документа, информации о собственнике ТС, включая реквизит «Сведения перевозки».
• Включения в документ только одного шофера. Если машиной во время маршрута управляют несколько должностных лиц, для каждого из них нужно составить путевой лист.
• Хронологически правильного порядка номеров путевок.
• Отображения каждого документа в бумажном или компьютерном журнале.

Как и прежде, нормативный документ разрешает предприятиям разрабатывать персональную форму путевок и вести учет с ее помощью либо применять типовой бланк с включением граф, обязательных в текущем году.

Путевой лист образца 2021 года

Обратите внимание: Существует судебное решение, поддерживающее налоговиков. Имея недостаток реквизитов в путевом листе, они отказывают организации в списании расходов

Основание – несоответствие приказу Минтранса №152.

Новый бланк путевого листа с 2021 года ничем не отличается от образца 2020 года.

Это обязательный реквизит документа

К прохождению предрейсового медосмотра вынуждает Приказ Министерства здравоохранения №835н, вступивший в силу с 01.05.15 гВажность своевременного его проведения заключается в том, что игнорирование требования, влечет наказание. Путевой лист выдается водителю до медицинского осмотра.Исполнение предписания касается организаций и ИП (даже если используется личный транспорт, и за рулем находится его владелец)

Без данного реквизита, документ считается не действительным. ФНС откажется списывать средства по путевке, заполненной с нарушением законодательства, и будет права. Если же сотрудник ГИБДД обнаружит, что сведения отсутствуют, выпишет штраф по части 2, ст. 12.31.1 КоАП РФ:• организации – 30 тыс. рублей;• водителю – 3 тыс.;• директору – 5 тыс.

• сведения о перевозке — потребуется включить в документ данные о видах сообщения (например, городском, пригородном, междугородном или международном) и видах перевозки пассажиров или грузов (регулярные, по заказам, легковым такси). Данные сведения закреплены в ст. 4 и 5 закона от 08.11.07 № 259-ФЗ);
• сведения о ТС — кроме типа и модели ТС теперь следует дополнительно указывать его марку, а при использовании с прицепом или полуприцепом следует отразить в ПЛ и марку прицепа/полуприцепа. Уточняется, что сведения о ТС включают в себя показания одометра как при выезде его с парковочной стоянки, так и при заезде на парковку по окончании рабочей смены. Если в компании эксплуатируются трамваи и троллейбусы, в ПЛ следует указывать их регистрационные и (или) инвентарные номера;
• обязанность послерейсового медосмотра водителей предусмотрена лишь в случае обязательности этой процедуры согласно законодательству РФ.

Опираясь на перечисленные сведения, бухгалтер компании или ИП не только осуществляет контроль использования ТС и эффективности работы водителя, но и производит начисление зарплаты водителю, механику и диспетчеру. Оформлением ПЛ и ведением учета их выдачи обычно занимается руководитель подразделения, бухгалтер, диспетчер или другое назначенное лицо.

novye_rekvizity_putevogo_lista_2021_obrazec.jpg

Путевой лист (ПЛ) является важным учетным документом, сопровождающим работу любого транспортного средства компании – легкового, грузового, пассажирского. В нем фиксируется вся информация, касающаяся эксплуатации автомобиля:

Из правил убрали оговорку, при которой путевой лист нужен только при перевозке пассажиров и груза. А в п. 8. Приказа сказано, что путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, эксплуатируемое юридическим лицом и (или) индивидуальным предпринимателем.

Если вы еще не обновили форму путевых листов в вашей организации, самое время сделать это сейчас. С января 2021 года вступил в силу Приказ Минтранса № 368, который устанавливает новые обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов. Эти правила будут действовать вплоть до 2027 года.

Обязательные реквизиты путевого листа 2021

Теперь контролер ТС, после того как проведет предрейсовый осмотр, обязан ставить в путевом листе отметку: «Выпуск на линию разрешен». Форма этой отметки не регламентирована. Это может быть как штамп, так и отдельная строка в путевом листе — что намного проще.

С 01.01.2021 действуют новые правила оформления путевого листа для такси. Изменений введены приказом №368, от 11 сентября 2020 года. Настоящий приказ определил требования к путевому листу до 1 января 2027 года.