Документы организации: собираем и храним

Сколько лет хранить бухгалтерскую документацию

Например, если документ составлен в дложен, то срок хранения начинает исчисляться с 1 января года. Из этого правила есть два исключения. Храинть, течение четырехлетнего срока начинается после отчетного налогового периода, в котором документ последний раз использовался для составления должен отчетности, исчисления и уплаты Сколько. Если компания утратила первичку в результате должен, то документы она обязана восстановить.

В том Сколькко и за Выписка из егрюл какие нужны документысколько года, а не только за год. Об этом напомнили специалисты Минфина России в письме от В котором ссылаются на положения пункта 5 статьи 93 Доначисление ндс проводки кодекса РФ.

В котором сказано, что в ходе налоговой проверки инспекторы не вправе требовать у компании документы, которые ранее уже были представлены в инспекцию в ходе камеральной или выездной проверки. Исключение составляют те бумаги, которые ранее были представлены в виде подлинников, но были возвращены налоговиками, а затем компания их утратила вследствие обстоятельств непреодолимой силы.

Еще одно основание для восстановления документов — срок хранения документов, необходимых для расчета налогов, составляет четыре года. Об этом сказано в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ.

В Налоговом кодексе сказано: Это 10 лет максимум. Плюс еще четыре года после того, как убыток будет погашен. Но что относится к документам по убыткам? Только декларации прошлых лет или вся первичка? Для хранения бухгалтерских документов нужно храня специальные помещения, сейфы или шкафы п.

Бланки строгой отчетности хранят в сейфах, металлических шкафах или в специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность п. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами собирают в хронологическом порядке и переплетают.

Остальные документы можно храня в специальных помещениях или в закрывающихся документах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Новое в журнале Правовед.ru

По законодательству о бухучете первичные и сводные учетные документы можно составлять на бумажных R70 nalog ru или в электронном виде ч.

Регистры налогового учета Сколько можно вести на бумажных носителях, в электронном виде или на любых машинных носителях ст. Наконец, налоговые декларации расчеты можно, а в некоторых случаях нужно сдавать в электронном виде ст.

А раз первичку, документы бухгалтерского и налогового учета, а также налоговые декларации расчеты можно храня в электронном виде, то и хранить их можно в таком же документе. Единственное условие — такие документы должны быть заверены по всем правилам электронной подписью.

Срок хранения документов после ликвидации ИП | Статьи | Журнал «Кадровое дело»

При прекращении предпринимательской деятельности очень важно знать, какой срок хранения документов после ликвидации ИП установлен для конкретного вида документации. Рассмотрим действующие периоды хранения налоговых, бухгалтерских отчетов и кадровых документов

Из этой статьи вы узнаете:

• какие документы необходимы для прекращения деятельности индивидуального предпринимателя;
• сроки хранения документов после закрытия ИП;
• что делать с документами при закрытия ИП.

Срок хранения документов после закрытия ИП

В соответствии с положениями действующего законодательства ликвидация индивидуального предпринимателя может быть связана с различными причинами. Чаще всего бизнесмены сами принимают решение прекратить предпринимательскую деятельность. Если закрытие ИП носит принудительный характер, то, скорее всего, речь идет о банкротстве предпринимателя или принятом соответствующем решении суда.

Как и любой другой процесс предпринимательской деятельности, закрытие ИП сопровождается оформлением ряда документов. В данной статье представлен перечень документации, необходимой для прекращения предпринимательской деятельности, и рассмотрен срок хранения документов после закрытия ИП.

Какие документы необходимы для закрытия ИП

Для официального прекращения предпринимательской деятельности ИП предоставляет в регистрирующий орган ряд документов, в том числе:

• оформленное по установленной форме и подписанное заявление. На данный момент законодательством не предусмотрено нотариальное удостоверение подписи;
• подтверждающий уплату госпошлины документ, а именно выданная Сбербанком квитанция.

Если у ИП нет возможности лично передать документы сотрудникам налоговой инспекции, допускается пересылка квитанции и заявления по почте. В таком случае отправляется ценное письмо с проведенной описью вложения.

Сроки хранения документов после закрытия ИП

После завершения процедуры ликвидации индивидуального предпринимателя налоговая служба в течение 3 лет имеет право провести проверку факта прекращения предпринимательской деятельности.

Действующим НК РФ предусмотрено, что налогоплательщиками обеспечивается в течение 4 лет сохранность данных налогового и бухгалтерского учета, а также прочих необходимых для уплаты налоговых платежей документов.

Указанные сроки хранения документов после закрытия ИП являются обязательными вне зависимости от сферы деятельности и причины закрытия предпринимателя.

Специальные требования действуют для кадровой документации. В течение 75 лет должны храниться:

• распоряжения индивидуального предпринимателя о приеме, переводе, увольнении сотрудников;
• приказы руководителя ИП;
• распоряжения о предоставлении работникам длительных отпусков;
• личные карточки и личные дела персонала (обязательному хранению подлежат карточки и дела не только постоянных, но и временных работников);
• расчетные ведомости, в которых отражены все начисления зарплаты;
• наряды и табели сотрудников вредных профессий;
• заключенные трудовые соглашения.

При проведении проверок также могут потребовать предоставить книги кассиров, кассовые ленты с контрольными суммами и некоторые другие документы, устанавливающие факт проведения расчетных операций с населением. Для такой первичной учетной документации действует срок хранения не меньше 5 лет.

Говоря про сроки хранения документов со сведениями об оплате страховых взносов, отметим, что в данном случае период хранения регламентируется ФЗ 212-ФЗ, устанавливающим обязанности плательщиков взносов страхования. В Федеральном законе сказано, что подтверждающие начисление и уплату страховых взносов документы должны хранить в течение 6 лет.

Что делать с документами при закрытия ИП?

Сегодня на территории РФ порядок хранения документов после закрытия ИП устанавливается в соответствии с действующими правилами работы архивов организаций, а также положениями законодательства об архивном деле и других нормативных актов.

Как было сказано ранее, при ликвидации индивидуального предпринимателя обязательному сохранению в течение 75 лет подлежат документы по личному составу и постоянного хранения. Такие документы передаются в архивное учреждение и важны для уволенных сотрудников, являясь единственным основанием для расчета, начисления им в будущем пенсий, восстановления трудового, в том числе льготного, стажа.

Таким образом, при закрытии ИП необходимо соблюдать обязательные требования к хранению кадровой, налоговой и бухгалтерской документации. Кадровая документация подлежит сдаче в архивные учреждения.

Таблица сроков с изменениями в 2021 году

Сроки хранения документов, составленных до 18 февраля 2020 года, определены Приказом Минкультуры №558 от 25 августа. На документы, составленные после этой даты, распространяются требования Перечня №236.

В таблице указаны самые важные для бухгалтеров документы с измененными сроками хранения.

Документ	Новый срок	Старый срок
Договор дарения (пожертвования) имущества	до ликвидации организации	постоянно
Договор лизинга	пят лет по истечении срока действия договора или выкупа имущества	постоянно
Документы по залогу недвижимости	десять лет	постоянно
Договор мены недвижимости	до ликвидации организации	пять лет
Договор поручения	пятнадцать или десять лет в зависимости от вида имущества	пять лет
Договор кредита или займа с условием о залоге имущества	десять лет	пять лет
Паспорта сделок	пятнадцать лет	постоянно
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности	пять лет при условии погашения долга	пять лет
Счета-фактуры	пять лет	четыре года
Документы о получении зарплаты (при наличии лицевых счетов)	шесть лет	пять лет
Реестр сведений о доходах физлиц	Пять лет	Семьдесят пять лет
Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пеней и штрафов	пять лет	срок не установлен
Справка о состоянии расчетов с бюджетом	пять лет	срок не установлен
Расчет по страховым взносам	пятьдесят лет	срок не установлен
Документы о переоценке основных фондов и амортизации	пять лет после выбытия основных средств или нематериальных активов	постоянно
Документы о списании основных средств и нематериальных активов	пять лет после выбытия основных средств или нематериальных активов	постоянно
Акты приема-передачи недвижимости новому правообладателю	пять лет после выбытия имущества	постоянно
Книга учета доходов и расходов при упрощенной системе налогообложения	пять лет	постоянно

В завершении статьи хотелось бы еще раз отметить, что большая часть документов, составленных в процессе хозяйственной деятельности организации или индивидуального предпринимателя, должны храниться в течение нескольких лет.

Но важно учитывать, что должна обеспечиваться не только сохранность и неизменность документации, но и возможность ее быстрого поиска в архиве. Так как налоговая инспекция может сделать запрос документа в любой момента

А установленный действующим законодательством срок подготовки ответа составляет всего десять рабочих дней. И обеспечить своевременную подготовку данных невозможно без правильной организации номенклатуры дел – вся документация сразу распределяется по видам и срокам хранения. Такой подход позволит избежать не только начисления штрафных санкций, но и лишних трудовых затрат.

Документы при увольнении сотрудника в 2021 году
Что делать с книгой по учету трудовых книжек, заведенной до 1 сентября 2021 года?

Где хранятся документы после ликвидации ООО

Документ, которые были задействованы в хозяйственной деятельности ликвидируемой компании могут быть переданы на хранение:

1. В вышестоящую компанию (если она есть и ее деятельность не прекращена). При этом порядок передачи документов на хранение предусматривается договоренностями между сторонами.
2. В государственный архив или архив муниципалитета. В данном случае заключается договор на обеспечение хранения документов (обычно возмездный) между ответственными лицами ликвидируемой компании и архивов.

Подготовить документы ликвидируемого общества на хранение в вышестоящую организацию или архив в праве следующие лица:

1. Учредители, директор или ответственные сотрудники (к примеру, специалисты кадровой службы), если ликвидация ООО происходит добровольно.
2. Конкурсная комиссия, если ликвидация ООО происходит в порядке банкротства.

Основными задачами лиц, ответственных за организацию сохранности документов, являются:

• обеспечение целостности и комплектности передаваемых на хранение документов;
• упорядочение документов (например, согласно определенным категориям);
• проведение необходимых юридических действий при передаче документов на хранение в вышестоящую компанию или архив.

При подготовке документов к передаче на хранение могут выявляться такие, которые в архив можно не направлять (например, если срок хранения документа уже истек). Данные документы должны быть уничтожены в установленном порядке.

Срок хранения личных учетных дел страхователей после ликвидации

Документы Бывшим работникам предприятия требуются различные справки и подтверждающие документы для назначения пенсий, установления стажа, назначения пособий. Именно поэтому информация должна быть передана на хранение в государственные архивы для включения в состав архивных документов.

Чтобы правильно сформировать всю документацию, подлежащую хранению в архиве, создается специальная ликвидационная комиссия, работающая по принципам согласно Приказа № 558 (имеющим силу с 30.09.11 года). Она составляет акт о передаче дел, заверяет его печатью. Следовательно, документы должны быть переданы на хранение до момента уничтожения печати.

Срок хранения документов после ликвидации ООО Временные сроки по основным документам прописаны законодательно в Приказе № 558, выпущенном 25 августа 2010 года, в части первой НК РФ по стат. 23.

Что делать с документацией в случае ликвидации компании?

Рассматриваемая санкция, как правило, применяется при не слишком серьезных нарушениях — таких как ошибки в комплектовании или в ведении учета архивных документов.

• 2500 — 5000 рублей (накладывается на должностное лицо);
• 200 000 — 300 000 рублей (накладывается на юридическое лицо — в данном случае, ликвидируемую организацию).

Основание: статья 13.25 КоАП РФ.

Санкция, о которой идет речь, применяется в отношении:

• ООО в статусе участника рынка ценных бумаг при невыполнении обязанностей, связанных с обеспечением хранения ценных бумаг и иных документов, которые применяются в ходе различных финансовых правоотношений;
• любого ООО, нарушившего предписания статьи 50 Закона «Об ООО» № 14-ФЗ, в которой устанавливаются требования по обеспечению хранения определенных типов документов.

Место хранения

Не все документы, образующиеся в бизнесе, имеют важное историческое значение и длительные сроки хранения. Однако, например, кадровую документацию нужно хранить 75 лет, поэтому одной из задач ИП является обеспечение сохранности столь важных бумаг

Когда таких документов немного, их удобно хранить в несгораемом сейфе. Самыми часто запрашиваемыми документами считаются бумаги по госрегистрации ИП и первичка. Их лучше всегда держать под рукой и не убирать далеко.

Бывшие предприниматели часто интересуются, где и сколько времени хранить бумаги после закрытия бизнес-проекта? Некоторые считают, что снятие с налогового учёта является поводом для уничтожения всех бумаг. Не стоит верить в это заблуждение, так как коммерсанта имеют право проверить в течение трёх лет после прекращения деятельности, поэтому все документы должны быть в порядке. Документы с истёкшим сроком хранения после прохождения проверочных мероприятий можно уничтожить путём сжигания или измельчения, оформив это специальным актом.

В соответствии с п. 10 ст. 23 закона № 125-ФЗ, если предприниматель завершил деятельность, в том числе в результате банкротства, вся документация с не истёкшим сроком хранения должна быть передана в муниципальный архив. Речь идёт о документах, включённых в состав Архивного фонда, таких как приказы по личному составу, личные дела и карточки сотрудников, штатные расписания и структура, приказы по основной деятельности, лицевые счета по зарплате.

Стоимость услуги по закрытию ИП

Наши услуги	Цена
Подготовка документов на закрытие ИППодача-получение в МИФНС 46 нашим специалистом по доверенности	6000
Подготовка и сдача финальной налоговой декларации в ИФНС (нулевая / ненулевая)	4000 / по договоренности
Решение вопросов с долгами ПФР (при необходимости)	от 10000 р
Накладные расходы
Государственная пошлина за прекращение деятельности индивидуального предпринимателя	160
Нотариальные расходы (если подаете по доверенности нашим курьером): заверение заявления на прекращение деятельности заверение копии паспорта доверенность 2 копии с нее	примерно:140010001500240———4140

После закрытия ИП вы получите на руки полный пакет документов:

1. Лист записи о прекращении деятельности, с отметкой МИФНС 46.
2. Декларация УСН или НДФЛ с подтверждением электронной сдачи.

Срок хранения бухгалтерских документов в организации

Закон о бухучете говорит, что документы бухучета нужно хранить не менее пяти лет (п. 1 ст. 29 закона 402-ФЗ), а Налоговый кодекс устанавливает срок в 4 года для документов, которые были основанием для налогового учета и расчета налогов (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ), а для расчета страховых взносов – 6 лет (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ). Здесь возникает противоречие, т.к. некоторые документы, например, накладные, относятся и к бухгалтерскому, и к налоговому учету. В этих случаях безопаснее руководствоваться большим сроком.

В Перечне типовых документов от Минкультуры для некоторых документов назначены и более длинные сроки, вплоть до постоянного.

Постоянно придется хранить, например:

• годовые бухгалтерские отчеты с приложениями (в том числе консолидированные и по МСФО);
• передаточные акты, разделительные и ликвидационные балансы;
• свидетельства о постановке на учет в налоговых органах;
• Книги учета доходов и расходов (КУДиР) – организациям и ИП, которые применяют УСН. Здесь сроки из Перечня типовых документов вступают в противоречие с Налоговым кодексом. КУДиР – это документ налогового учета, а по Кодексу его нужно хранить не постоянно, а 4 года. В таких случаях безопаснее не уничтожать документ хотя бы 10 лет, т.к. в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, срок «постоянно» не может быть меньше 10 лет;
• договоры по лизингу имущества организации и документы к ним;
• документы о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации;
• акты о передаче прав на недвижимость с баланса на баланс;
• договоры дарения;
• документы по операциям с ценными бумагами;
• переписку о разделе совместной собственности юридических лиц;
• паспорта сделок.

75 лет нужно хранить документы по личному составу и о выплаченных доходах, например:

• трудовые договоры;
• реестры сведений о доходах физлиц;
• ведомости на выдачу дивидендов;
• лицевые счета и карточки работников. Причем если лицевых карточек нет, то до 75 лет удлиняются сроки хранения других документов: о приеме выполненных работ по договорам подряда и трудовым, расчеты платежей по страховым взносам, карточек по форме 1-НДФЛ, сведения о доходах физлиц, документы о получении зарплаты и других выплат.

Если документы по личному составу были созданы после 2003 года, их хранят не 75, а 50 лет (статья 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

10 лет хранят документы, например:

• по продаже движимого имущества;
• договоры по залогу имущества организации и документы к ним;
• оперативные отчеты по счетам в иностранной валюте за границей.

Особым образом определяется срок хранения документов, которые подтверждают полученный убыток. Организации на общей системе и на УСН с объектом «Доходы минус расходы» могут в течение 10 лет переносить убыток на будущие периоды и за счет него уменьшать налогооблагаемую базу. Подтверждающие убыток документы организация обязана хранить в течение всего срока, пока он не будет использован полностью (п. 4 ст. 283 и п. 7 ст. 346.18 НК РФ).

Как хранить

Место хранения документов законом никак не регламентируется, то есть каждый решает сам. Можно хранить в офисе, можно дома, можно и на даче. Следует знать, что на рынке есть и специальные компании, занимающиеся архивированием документов. И эти компании с удовольствием окажут эту услугу и вам. И если у вас большой документооборот, то вы оцените данное рыночное предложение.

Одним словом, хранить можно где угодно, важно, знать это место и в случае необходимости найти нужные документы, так как закон все же описывает правила хранения и систематизации документов. Это означает, что вы несете ответственность за сохранность документов: как их содержания, так и их внешнего вида

Сроки по ключевым документам ИП: текущие нормы

Документов, поименованных в Перечне приказа № 236 — огромное количество. Наиболее востребованными индивидуальным предпринимателем могут быть:

1. Налоговые декларации и расчеты.

Текущий срок их хранения в соответствии с новыми правилами Росархива — 5 лет. При этом декларации ИП до 2002 года включительно хранятся 75 лет (п. 310 Перечня).

Отдельный срок установлен для Расчетов по страховым взносам — 75 лет по отчетам до 2003 года, 50 лет – по Расчетам за периоды с 2003 г. и позднее (п. 308 Перечня). При этом карточки учета выплат и страхвзносов должны храниться 6 лет (при отсутствии лицевых счетов и ведомостей по зарплате – также 75/50 лет).

Пятилетний срок применяется для справок 2-НДФЛ, а при отсутствии лицевых счетов, зарплатных ведомостей их хранят 75/50 лет (п. 312 Перечня).

Документация по информационному обмену с ИФНС хранится 6 лет, если она касается реструктуризации долгов, и 5 лет – в остальных случаях.

1. Книга учета доходов и расходов на «упрощенке» (КУДиР).

Срок хранения документов ИП на УСН, а именно — КУДиР, по новым правилам составляет 5 лет (п. 318 Перечня).

1. Счета-фактуры (составляемые как плательщиками НДС, так и неплательщиками в предусмотренных законом случаях).

Срок их хранения— 5 лет (п. 317 Перечня).

1. Кадровые документы (если у ИП есть работники):

• трудовые договоры, должностные инструкции, личные дела – 75/50 лет;
• сведения о трудовой деятельности – 75/50 лет;
• приказы о дисциплинарных взысканиях — 3 года; об отпусках, командировках – 5 лет; о приеме, увольнении, переводе, совмещении – 75/50 лет;
• графики отпусков – 3 года;
• заявления о выдаче справок, документов о работе от работодателя — 1 год;
• журналы инструктажа по охране труда (ОТ) — 45 лет, по проверке знаний по ОТ – 5 лет;
• списки лиц, работающих на «вредном» производстве – 75/50 лет;
• согласия на обработку персональных данных – 3 года.

Безусловно, это не исчерпывающий перечень документации, которая может применяться в бизнесе: предпринимателю нужно внимательно изучить новый норматив от Росархива и определить, какие документы, поименованные там, он использует на практике.

В соответствии с приказом № 237, все сроки, отраженные в приказе № 236, исчисляются с 1 января года, что идет за тем, в котором они были закончены делопроизводством (осуществлено их подписание, завершено их ведение). Это значит, что, например, КУДиР при УСН за 2020 год должна храниться в течение 2021-2025 годов.

Что касается сроков, закрепленных в НК РФ, то основной из них приведен в подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ — 4 года для любых документов, содержащих данные бухгалтерского или налогового учета. На них следует ориентироваться, определяя на любом налоговом режиме сроки хранения документов ИП — на ЕНВД, на «упрощенке», на ОСНО.

Вместе с тем, ИП необходимо хранить:

• не менее 6 лет — документы по страховым взносам (подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ);
• не менее 4 лет — документы по обучению и оценке квалификации работников (подп. 2 п. 3 ст. 264 НК РФ);
• документы по убыткам — в течение всего срока, когда ИП на ЕСХН или УСН 15% использовал право на уменьшение налоговой базы на сумму ранее полученного убытка (п. 7 ст. 346.18, п. 5 ст. 346.6 НК РФ).

Таким образом, можно говорить о том, что в одних случаях сроки «привязаны» к определенной системе налогообложения, в других — являются общими для всех налоговых режимов. Есть также те, которые определены только для ИП-работодателей.

Если по одним и тем же документам в НК РФ и других нормативах установлены разные сроки хранения, то применяется тот источник, где сроки хранения продолжительнее.

Отметим, что установленный законом срок хранения бухгалтерских документов ИП должен соблюдать, если ведет бухучет по Закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Предприниматели не обязаны вести бухучет, но могут это делать. По общему правилу первичка и другие документы, учитываемые в соответствии с указанным законом, хранятся не менее 5 лет после отчетного года, если иными документами не предусмотрены более длительные сроки (п. 1, 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

Порядок перехода на новую номенклатуру

Номенклатура дел понадобится для организации текущего процесса делопроизводства и последующей передачи документов на хранение. В систематизированном перечне заголовков дел, которые оформляются в делопроизводстве в течение года, указываются сроки их хранения. Этот перечень потребуется для правильного составления документов, организации их учета/сохранности, а также быстрого поиска.

В номенклатуре должны отражаться все направления работы и функции индивидуального предпринимателя или организации. В противном случае в делопроизводстве будут появляться документы, которые не входят в номенклатуру. А это может привести к нарушению порядка хранения и утрате документов.

Приказом Минкультуры утверждена форма номенклатуры дел. Переход на новую номенклатуру может выполняться с учетом следующих нюансов:

• необходимо ввести нумерацию структурных подразделений;
• номера потребуются для формирования индекса дел, по причине включения порядкового номера дел, а также номера структурного подразделения.

В качестве справки. Допускается введение сложных индексов, которые состоят из группы цифр, отделенных дефисом при многоуровневой внутренней структуре организации. Это могут быть отдельные номера, присвоенные департаментам, отделам внутри департамента и рабочим группам внутри отдела. На втором этапе перехода на новую номенклатуру должны разрабатываться правила формирования заголовков дел. В заголовке необходимо отражать основное содержание и состав документации дела. Запрещается использование таких наименований как «переписка» или «документы». Должна быть конкретизация:

• «корреспонденция с ИФНС»;
• «документы по приему на работу».

 Обратите внимание. В заголовке запрещено использовать также конкретные формулировки – «Общая корреспонденция», «Разное», «Входящие документы».. На третьем этапе происходит перераспределение всех дел по периодам хранение, а также введение порядка делопроизводства, согласно которому документу формируются по делам, согласно сроку хранения

С точным распределением по срокам хранения могут возникнуть сложности, в таком случае используется двоичная система:

На третьем этапе происходит перераспределение всех дел по периодам хранение, а также введение порядка делопроизводства, согласно которому документу формируются по делам, согласно сроку хранения. С точным распределением по срокам хранения могут возникнуть сложности, в таком случае используется двоичная система:

• все документы относятся к делам постоянного или временного хранения;
• разделение дел по конкретным периодам выполняется на следующем этапе ответственными за ведение дел в компании сотрудниками. 

Полезная информация. Стандартом Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» установлены правила включения электронных документов в номенклатуру. Согласно ГОСТу электронное дело представляет собой электронный документ или их совокупность, которые формируются в соответствии с номенклатурой дел. Электронные дела входят в общую с делами номенклатуру на бумажном носителе. На добавление в общую номенклатуру электронных документов распространяются правила, которые используются в отношении бумажной документации.

Сроки по ключевым документам ИП: текущие нормы

Документов, поименованных в Перечне приказа № 236 — огромное количество. Наиболее востребованными индивидуальным предпринимателем могут быть:

1. Налоговые декларации и расчеты.

Текущий срок их хранения в соответствии с новыми правилами Росархива — 5 лет. При этом декларации ИП до 2002 года включительно хранятся 75 лет (п. 310 Перечня).

Отдельный срок установлен для Расчетов по страховым взносам — 75 лет по отчетам до 2003 года, 50 лет – по Расчетам за периоды с 2003 г. и позднее (п. 308 Перечня). При этом карточки учета выплат и страхвзносов должны храниться 6 лет (при отсутствии лицевых счетов и ведомостей по зарплате – также 75/50 лет).

Пятилетний срок применяется для справок 2-НДФЛ, а при отсутствии лицевых счетов, зарплатных ведомостей их хранят 75/50 лет (п. 312 Перечня).

Документация по информационному обмену с ИФНС хранится 6 лет, если она касается реструктуризации долгов, и 5 лет – в остальных случаях.

1. Книга учета доходов и расходов на «упрощенке» (КУДиР).

Срок хранения документов ИП на УСН, а именно — КУДиР, по новым правилам составляет 5 лет (п. 318 Перечня).

1. Счета-фактуры (составляемые как плательщиками НДС, так и неплательщиками в предусмотренных законом случаях).

Срок их хранения— 5 лет (п. 317 Перечня).

1. Кадровые документы (если у ИП есть работники):

• трудовые договоры, должностные инструкции, личные дела – 75/50 лет;
• сведения о трудовой деятельности – 75/50 лет;
• приказы о дисциплинарных взысканиях — 3 года; об отпусках, командировках – 5 лет; о приеме, увольнении, переводе, совмещении – 75/50 лет;
• графики отпусков – 3 года;
• заявления о выдаче справок, документов о работе от работодателя — 1 год;
• журналы инструктажа по охране труда (ОТ) — 45 лет, по проверке знаний по ОТ – 5 лет;
• списки лиц, работающих на «вредном» производстве – 75/50 лет;
• согласия на обработку персональных данных – 3 года.

Безусловно, это не исчерпывающий перечень документации, которая может применяться в бизнесе: предпринимателю нужно внимательно изучить новый норматив от Росархива и определить, какие документы, поименованные там, он использует на практике.

В соответствии с приказом № 237, все сроки, отраженные в приказе № 236, исчисляются с 1 января года, что идет за тем, в котором они были закончены делопроизводством (осуществлено их подписание, завершено их ведение). Это значит, что, например, КУДиР при УСН за 2020 год должна храниться в течение 2021-2025 годов.

Что касается сроков, закрепленных в НК РФ, то основной из них приведен в подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ — 4 года для любых документов, содержащих данные бухгалтерского или налогового учета. На них следует ориентироваться, определяя на любом налоговом режиме сроки хранения документов ИП — на ЕНВД, на «упрощенке», на ОСНО.

Вместе с тем, ИП необходимо хранить:

• не менее 6 лет — документы по страховым взносам (подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ);
• не менее 4 лет — документы по обучению и оценке квалификации работников (подп. 2 п. 3 ст. 264 НК РФ);
• документы по убыткам — в течение всего срока, когда ИП на ЕСХН или УСН 15% использовал право на уменьшение налоговой базы на сумму ранее полученного убытка (п. 7 ст. 346.18, п. 5 ст. 346.6 НК РФ).

Таким образом, можно говорить о том, что в одних случаях сроки «привязаны» к определенной системе налогообложения, в других — являются общими для всех налоговых режимов. Есть также те, которые определены только для ИП-работодателей.

Если по одним и тем же документам в НК РФ и других нормативах установлены разные сроки хранения, то применяется тот источник, где сроки хранения продолжительнее.

Отметим, что установленный законом срок хранения бухгалтерских документов ИП должен соблюдать, если ведет бухучет по Закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Предприниматели не обязаны вести бухучет, но могут это делать. По общему правилу первичка и другие документы, учитываемые в соответствии с указанным законом, хранятся не менее 5 лет после отчетного года, если иными документами не предусмотрены более длительные сроки (п. 1, 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

Сроки по ключевым документам ИП: текущие нормы

Документов, поименованных в Перечне приказа № 236 — огромное количество. Наиболее востребованными индивидуальным предпринимателем могут быть:

1. Налоговые декларации и расчеты.

Текущий срок их хранения в соответствии с новыми правилами Росархива — 5 лет. При этом декларации ИП до 2002 года включительно хранятся 75 лет (п. 310 Перечня).

Отдельный срок установлен для Расчетов по страховым взносам — 75 лет по отчетам до 2003 года, 50 лет – по Расчетам за периоды с 2003 г. и позднее (п. 308 Перечня). При этом карточки учета выплат и страхвзносов должны храниться 6 лет (при отсутствии лицевых счетов и ведомостей по зарплате – также 75/50 лет).

Пятилетний срок применяется для справок 2-НДФЛ, а при отсутствии лицевых счетов, зарплатных ведомостей их хранят 75/50 лет (п. 312 Перечня).

Документация по информационному обмену с ИФНС хранится 6 лет, если она касается реструктуризации долгов, и 5 лет – в остальных случаях.

1. Книга учета доходов и расходов на «упрощенке» (КУДиР).

Срок хранения документов ИП на УСН, а именно — КУДиР, по новым правилам составляет 5 лет (п. 318 Перечня).

1. Счета-фактуры (составляемые как плательщиками НДС, так и неплательщиками в предусмотренных законом случаях).

Срок их хранения— 5 лет (п. 317 Перечня).

1. Кадровые документы (если у ИП есть работники):

• трудовые договоры, должностные инструкции, личные дела – 75/50 лет;
• сведения о трудовой деятельности – 75/50 лет;
• приказы о дисциплинарных взысканиях — 3 года; об отпусках, командировках – 5 лет; о приеме, увольнении, переводе, совмещении – 75/50 лет;
• графики отпусков – 3 года;
• заявления о выдаче справок, документов о работе от работодателя — 1 год;
• журналы инструктажа по охране труда (ОТ) — 45 лет, по проверке знаний по ОТ – 5 лет;
• списки лиц, работающих на «вредном» производстве – 75/50 лет;
• согласия на обработку персональных данных – 3 года.

Безусловно, это не исчерпывающий перечень документации, которая может применяться в бизнесе: предпринимателю нужно внимательно изучить новый норматив от Росархива и определить, какие документы, поименованные там, он использует на практике.

Как определить важность бухгалтерских документов для организации?

Как же понять, на каких бумагах при их хранении необходимо ставить пометку «до минования надобности», и что с ними предстоит делать в дальнейшем? В этом случае профессиональные юристы рекомендуют проводить отдельную экспертизу ценности хранимых документов.

Основное требование, которым должны руководствоваться члены комиссии, – это не только ценность самих сведений в хранимых бумагах, но и тот ущерб, который может понести организация при их утере.

Таким образом, требуется увеличивать сроки хранения для следующих финансовых и бухгалтерских документов: любые договоры и сметы по тем работам, которые даже теоретически могут увеличить стоимость как самого предприятия, так и отдельных его компонентов; все бумаги и электронные носители, относящиеся к конкурсным закупкам; все документы, которые так или иначе могут потребоваться в случае судебных разбирательств (даже теоретически возможных).

Для чего нужно хранить документы после ликвидации ООО

Необходимость в хранении документов после ликвидации общества вызвана возможностью возникновения таких обстоятельств, при которых требуется поднять официальные отношения, заключенные при ведении деятельности ООО. К данным обстоятельствам можно отнести следующие:

1. Обращение бывших сотрудников за информацией о своем стаже. В качестве объектов для данной информации выступают личные дела работников, сведения о периоде работы, зарплатные ведомости и др.
2. Обращение учредителей и руководства компании для получения информации о взаиморасчетах с кредиторами и дебиторами. К ним относят первичную документацию, акты выполненных работы, акты приема-передачи, договоры, соглашения и прочие документы.
3. Обращение контролирующих органов за получением информации из первичной документации и бухгалтерской отчетности.