Заполнение формы сзв-м при увольнении сотрудника

Что будет, если работнику не выдать СЗВ – М?

Сотрудник увольняется. Что должен выдать работодатель ему на руки? Раньше работодатель выдавал работнику справку по форме 2-НДФЛ. После введения новой отчетности работодатель становится страхователем и должен выдавать своему бывшему сотруднику отчет СЗВ-М (ФЗ №27).

Если возникнет вопрос у бухгалтера, нужно ли выдавать СЗВ-М сотрудникам, которые уволились из компании, ответ однозначный — да, нужно, и это прописано в законодательном порядке.

При увольнении из организации работник обязательно должен получить копию СЗВ-М. Этот документ подтверждает стаж сотрудника.

Работодатели, они же страхователи, заполняют и передают справку СЗВ-М всем работникам компании. Если бухгалтер компании выдает копию документа на руки уволившемуся сотруднику, то выписка делается на одного человека. Это связано с тем, что в отчете содержатся индивидуальные сведения работников. Разглашение их третьим лицам категорически запрещено.

Эти сведения страхователь должен выдавать работникам каждый месяц не позднее (с 2020 года) 15-го числа, то есть одновременно с передачей отчетности в ПФР.

Предлагаем ознакомиться: Образец в Мфо о Предоставлении Реструктуризации

Если сотрудник уволился в сентябре, то работодатель должен подготовить ему справку в сентябре и выдать в последний рабочий день сотрудника.

После того как работодатель выдал копию документа на руки сотруднику, он в обязательном порядке должен получить письменное подтверждение о том, что данный работник действительно получил документ СЗВ-М.

Это может быть расписка или подтверждение в журнале выданных документов, которые ведут в бухгалтерии компании.

Единственное, что может сделать уволенный сотрудник, — написать жалобу либо в прокуратуру, либо в суд, или обратиться в инспекцию по труду.

Таким образом, уволившийся человек в законодательном порядке должен получить копию СЗВ-М в день увольнения и расписаться в получении этого документа.

В каком виде выдавать данную справку?

При выдаче документа уволившемуся сотруднику ответственное лицо вносит в документ только его персональные данные, данные других сотрудников компании не вносятся. В справке нужно указать ФИО сотрудника, его СНИЛС, ИНН, сколько времени проработал данный сотрудник в компании.

При выдаче такой справки не имеет никакого значения, по какому договору работал уволенный сотрудник: трудовой ли это договор или ГПХ

Не важно, начислялись ли сотруднику какие выплаты, но важно, что работодатель перечислял по сотруднику страховые взносы

Эта справка необходима человеку для назначения пенсии.

• Трудовую книжку.
• Справку 2-НДФЛ. Эта форма была утверждена Министерством труда России. В этой справке необходимо указать заработную плату сотрудника за два года. На основании ее работнику будут начисляться больничные или декретные на следующем месте работы.
• Справку СЗВ-М, которая выдается сотруднику в его последний рабочий день со всеми документами.
• Другие документы, которые непосредственно связаны с деятельностью работника в компании.

Во многих организациях справки по форме 2-НДФЛ выдаются человеку, даже если он не писал заявление ее на получение. Это стандартный пакет документ уволившемуся человеку. Работодатели не должны ждать письменного заявления на выдачу того или иного документа, а обязаны предоставить все своевременно.

Обязанность каждого работодателя заполнять и сдавать отчет СЗВ – М. При увольнении сотрудника обязанностью организации является выдача этой формы на руки.

Обязанность по выдаче работнику закреплена законодательно.

Однако если работодатель запоздает с выдачей формы или совсем не выдаст ее увольняющемуся сотруднику, никаких последствий для организации не будет. Закон не устанавливает наказания в этом случае.

Как было раньше

До 2021 года все страхователи обязаны были выдавать всем своим сотрудникам копию сданных за них отчетов по форме СЗВ-М. Так поступать организации и ИП обязывал пункт 4 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования». В нем было сказано, что копию СЗВ-М работникам нужно было выдавать в срок, установленный для сдачи СЗВ-М. То есть, работодатели были обязаны выдавать копии не позднее 10 числа месяца, следующего за отчетным.

Кроме этого, раньше были предусмотрены и некоторые дополнительные сроки выдачи копий в отдельных случаях (п. 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ):

• исполнителям (подрядчикам) – нужно было выдать копию СЗВ-М в день прекращения договора гражданско-правового характера;
• тем, кто увольняется – в день увольнения;
• тем, кто выходит на пенсию – в течение 10 календарных дней с даты, когда сотрудник подаст заявление о том, что ему требуются документы для сдачи в ПФР.

Заполнение

Для понимания того, что и как необходимо заполнять была разработана уникальная инструкция, благодаря которой можно без особых усилий справиться с этой проблемой. Как было сказано выше, СЗВ-М сдается также и предпринимателя, поэтому разница между ними и предприятиями заключается исключительно в статусе страхователя.

Итак, раздел 1 заполняется следующим образом:

1. Регистрационный номер в ПФР – указывается на основании имеющего свидетельства.
2. Наименование – имеющуюся правовую форму нужно в обязательном порядке указывать в сокращенном варианте.
3. ИНН – указывается на основании наличия необходимого пакета документов о государственной регистрации. Допускается возможность узнать даны сведения на официальном портале ФНС;
4. КПП – здесь идентично: указывается на основании наличия необходимого пакета документов о государственной регистрации. Допускается возможность узнать даны сведения на официальном портале ФНС nalog.ru.

Что касается второго раздела «Отчетный период за календарный год», то его нужно заполнять всегда в обязательном порядке. Третий раздел «Разновидность формы» обязателен к заполнению.

В раздел нужно вписать один из предложенных вариантов:

• «исхд» – указывается при условии, что страхователь сдает отчет впервые;
• «доп» – указывается в случае дополнения уже принятого в Пенсионный Фонд отчета за предыдущий отчетный месяц;
• «отмн» – указывается в ситуации, когда есть необходимость в аннуляции уже поданного ранее отчета по сведениям сотрудника.

1. Инициалы застрахованного лица – необходимо указывать исключительно в именительном падеже.
2. Страховой номер персонального лицевого счета – его можно узнать в подписанном трудовом соглашении.
3. ИНН – его можно внести исключительно при наличии сведений о нем. Во многом это связано с тем, что страхователям запрещается требовать от застрахованных граждан данные об ИНН.

Узнайте к чему: Какие нужны документы для встречи с подсудимым

В последнем разделе необходимо указать реквизиты:

должность непосредственного руководителя и его инициалы – здесь стоит обращать внимание на безошибочное указание работодателя согласно уставу предприятия/фирмы. К примеру, генеральный директор и так далее;
дата составления отчета – в обязательном порядке указывается только в форма ДД.ММ.ГГ;
печать – может быть поставлена только в случае ее наличия.. Как видно, в заполнении СЗВ-М нет никаких сложностей, и с этим может справиться любой желающий

Главное, о чем нужно помнить – категорически запрещается наличие каких-либо помарок либо опечаток. Все должно быть указано в соответствующих полях и без использования корректоров и других средств для исправления ошибок

Как видно, в заполнении СЗВ-М нет никаких сложностей, и с этим может справиться любой желающий. Главное, о чем нужно помнить – категорически запрещается наличие каких-либо помарок либо опечаток. Все должно быть указано в соответствующих полях и без использования корректоров и других средств для исправления ошибок.

• Можно завести журнал по выдаче копий СЗВ-М и брать росписи с работников при выдаче документов, указывая и причину выдачи. Это, наверное, самый простой и действенный способ получить подтверждение.
• Больше о составлении справки СЗВ-М для уволенных сотрудников читайте в нашей статье «Составляем выписку из СЗВ-М — образец».

Таким образом, если руководитель или иное ответственное лицо не предоставили данные о 50 работниках, то размер штрафа для него будет составлять 25 000 руб., а денежная сумма будет взыскиваться сотрудниками Пенсионного фонда в соответствии с нормами ст. 19 и ст.

137

Законодательством не прописана ответственность работодателя за несвоевременную выдачу копии СЗВ-М или за отказ от выдачи.

Подтверждение страхового стажа работника при увольнении

При увольнении работника важно своевременно и в полном объеме выдать ему документы, предусмотренные законодательством. Одним из таких документов являются выписки из отчетов СВЗ-М

Их непредоставление грозит работодателю серьезными последствиями. Однако избежать неприятностей несложно — для этого достаточно сделать несколько простых шагов.

Одним из главных элементов социальной защиты населения при достижении нетрудоспособного возраста являются пенсионные выплаты. Одновременно с этим сам факт достижения определенного возраста еще не является основанием для назначения пенсии. Одним из существенных условий является наличие требуемого страхового стажа, в течение которого в пользу работника осуществлялись выплаты на пенсионное страхование.

Для чего сотруднику нужен СЗВ-М

При увольнении из организации работник обязательно должен получить копию СЗВ-М. Этот документ подтверждает стаж сотрудника.

Работодатели, они же страхователи, заполняют и передают справку СЗВ-М всем работникам компании. Если бухгалтер компании выдает копию документа на руки уволившемуся сотруднику, то выписка делается на одного человека. Это связано с тем, что в отчете содержатся индивидуальные сведения работников. Разглашение их третьим лицам категорически запрещено.

Эти сведения страхователь должен выдавать работникам каждый месяц не позднее (с 2020 года) 15-го числа, то есть одновременно с передачей отчетности в ПФР.

Если же сотрудник уволился, то выдача СЗВ-М работнику при увольнении должна быть произведена в последний рабочий день сотрудника или в последний день прекращения трудового договора.

Если сотрудник уволился в сентябре, то работодатель должен подготовить ему справку в сентябре и выдать в последний рабочий день сотрудника.

Документ СЗВ-М при увольнении сотрудника выдан. Должен ли работник подтвердить, что документ получен?

Готовый образец СЗВ-М

Если бухгалтер задаётся вопросом, надо ли выдавать СЗВ-М уволенным сотрудникам, то ответ будет такой — да, нужно! Выдача подобного документа прописана в трудовом законодательстве.

Все работодатели, в том числе предприятия и ИП, обязаны предоставлять в Пенсионный Фонд отчёт СЗВ-М «Сведения о застрахованных гражданах». В нём наниматели указывают своих работников.

При увольнении из компании сотрудник получает копию СЗВ-М. Подобный документ подтверждает страховой стаж рабочего. Наниматели оформляют и предоставляют справку СЗВ-М всем своим трудящимся.

Подобные сведения работодатель выдаёт сотрудникам каждый месяц до 15-го числа, то есть одновременно с отправлением отчётов в ПФР.

Помимо этого, наниматель оформляет выписку из СЗВ-М в таких ситуациях:

• если работник собрался выйти на пенсию. Наниматель отправляет выписку в ПФР, и бывший сотрудник официально становится пенсионером;
• если сотрудник решил уволиться. Согласно ст. 62 ТК РФ, выписку обязательно включают в список документов, который напрямую связан с трудовой деятельностью.

Работодатель составляет такой документ в крайний рабочий день сотрудника. Если работник работал по трудовому соглашению – то в последний день действия подобного договора.

Категорически запрещено выдавать рабочим копии отчётов СЗВ-М.

Для чего нужна форма СЗВ-М

Все работодатели начиная с апреля 2021 года обязаны сдавать отчет СЗВ-М в Пенсионный фонд. Отчет представляет собой реестр сведений о работниках (Ф.И.О., ИНН и СНИЛС), трудившихся в течение отчетного месяца в организации или у предпринимателя. Основанием для попадания работника в СЗВ-М является заключенный трудовой договор или гражданско-правовой договор.

Отчетная форма утверждена постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п и продолжает действовать с тех пор без изменений. Введена она была с целью получения своевременных данных о пенсионерах, которым в случае прекращения трудовой деятельности следовало проиндексировать пенсию. Ранее пенсионеры самостоятельно писали заявление на индексацию пенсии при возникновении такого права, теперь же Пенсионный фонд самостоятельно отслеживает указанный момент.

Включаются ли в СЗВ-М уволенные сотрудники и как их отразить?

При формировании справки СЗВ-М для ПФР в нее включаются все сотрудники, в том числе и уволенные за отчетный период. Данные о них приводятся в таблице. В последующие отчеты сведения об уволенных ранее работниках не вносятся.

Таким образом, работодатель при разрыве трудовых отношений с подчиненным, обязан ему выдать выписки из СЗВ-М и СЗВ-Стаж. Оформляются данные документы по утвержденным формам и в соответствии с рядом правил. Невыдача справок карается административным штрафом.

Дорогие читатели, информация в статье могла устареть, воспользуйтесь бесплатной консультацией позвонив по телефонам: Москва +7 (499) 938-66-24, Санкт-Петербург +7 (812) 425-62-38, Регионы 8800-350-97-52

В каких случаях работникам нужно выдавать копии СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ?

Вопрос аудитору

Работник при увольнении попросил предоставить ему сведения персучета за период его работы в организации. Обязана ли организация предоставлять физлицу такие сведения и в какие сроки? Что входит в их состав? Предусмотрена ли ответственность за их невыдачу?

Физлицам копии сведений персучета предоставляются в следующих случаях (п. 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, далее – Закон № 27-ФЗ):

1. если работник (исполнитель по ГПД) самостоятельно обращается за предоставлением таких данных;
2. если с работником расторгается трудовой договор либо с исполнителем прекращает действовать ГПД.

Перечень форм персучета для таких ситуаций одинаков. Он включает в себя (п. 2 – 2.3 ст. 11 Закона № 27-ФЗ):

• СЗВ-М;
• СЗВ-СТАЖ;
• раздел 3 расчета по страховым взносам.

Перечисленные формы списочные. Они содержат информацию обо всех сотрудниках организации, т.е. персональные данные физлиц. В связи с этим для конкретного работника нужно подготовить выписку из таких форм, содержащую информацию именно о нем (письмо отделения ПФР по г. Москве и Московской области от 03.04.2018 № В-4510-08/7361).

Сроки, в которые нужно предоставить физлицу сведения персучета, различаются для двух упомянутых выше случаев.

В первом случае копии документов необходимо выдать не позднее пяти календарных дней с даты обращения работника (абз. 1 п. 4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

Целесообразнее попросить работника оформить свою просьбу в письменной форме. С даты регистрации такого обращения и будет отсчитываться пятидневный срок.

При предоставлении сотруднику копий сведений персучета следует попросить его расписаться в их получении. Это будет подтверждением того, что законодательно установленные сроки соблюдены.

Во втором случае работодатель должен выдать увольняемому сотруднику копии форм персучета в день увольнения (прекращения ГПД). См. абз. 2 п. 4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ. Какие-либо заявления на выдачу таких сведений работник предоставлять не должен, поскольку это предусмотренная законом обязанность работодателя.

Тем не менее заручиться распиской физлица в получении форм персучета все же стоит. Это обезопасит работодателя от возможных претензий со стороны бывшего сотрудника.

Законодательно не определен период, за который физлицу предоставляются сведения персучета. Полагаем, что стоит поступить следующим образом.

• когда сотрудник обращается за сведениями персучета по собственной инициативе, попросить, чтобы он письменно в заявлении обозначил период, за который ему требуются данные;
• при увольнении физлица (прекращении ГПД) в состав данных персучета включить сведения с даты начала работы в организации и до даты увольнения (прекращения ГПД).

Заметим, что напрямую меры ответственности за невыдачу работодателем физлицу сведений персучета и за нарушение сроков их выдачи законодательно не установлены.

За нарушение трудового законодательства предусмотрена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ. В частности, статья применяется, если работодатель не исполнил требование ст. 84.1 ТК РФ и не выдал сотруднику при увольнении по его заявлению копии документов, связанных с работой.

Грозит ли работодателю ответственность по указанной статье за невыдачу сведений персучета?

С одной стороны, данные персучета затруднительно отнести к документам, связанным с работой, ведь они содержат информацию, необходимую для ПФР при оформлении физлицу пенсии.

Но с другой стороны, Закон № 27-ФЗ обязывает работодателя выдавать их физлицу в день увольнения, то есть такие сведения выдаются физлицу вместе с трудовой книжкой.

В связи с этим нельзя исключать применение штрафных санкций по ст. 5.27 КоАП РФ за невыдачу копий форм персучета при расторжении трудового договора с сотрудником.

Новые печатные формы Счет-фактур и УПД с 01.07.2021 постановления Правительства от 2 апреля 2021 г. № 534 (Архив для всех конфигураций)

Внешние печатные формы Счета-Фактуры( СФ ) и Универсального Передаточного Документа( УПД ) (в редакции постановления Правительства Российской Федерации от 2 апреля 2021 г. № 534) для большинство конфигураций (УТ,БП,УПП,УСО,ЕРП,УНФ,Розница,КА) одним архивом.
.
Бонус печатные формы Счета-фактур и УПД для Бух.учета, ТиС, Комплексная конфигурация 4.5 1С 7.7; универсального корректировочного документа (УКД) для УТ10/УПП1/КА1
Внешние печатные формы (УПД, счет фактура) за поставщика из Управление торговли 10.3 (все релизы); УПП 1.3; УСО 1.3; КА 1.1; БП 2.0. Так же формы для прослеживаемых товаров с колонками (c РНПТ)
.
*поправлено от 17.09.21

4 стартмани

Порядок выдачи выписки из СЗВ-М сотрудникам

Во избежание разногласий с проверяющими органами у предприятия должно остаться подтверждение факта, что работник получил в установленном порядке выписку из СЗВ-М.

Это можно организовать 3 путями:

• оформить выписку в 2 экземплярах и попросить работника расписаться на том, который останется в организации;
• вести журнал учета выдаваемых работникам документов, в том числе выписок из СЗВ-М, в котором работники будут расписываться в их получении;
• выдавать выписку из СЗВ-М под отдельную расписку.

Больше о порядке выдачи выписки читайте в статье «Нужно ли выдавать СЗВ-М при увольнении сотрудника?».

Копии СЗВ-М: как поступать в 2021 году

В законодательство были внесены изменения в пункт 4 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, который регулировал вопросы выдачи копий СЗВ-М сотрудникам. Поясним, порядок выдачи копий СЗВ-М сотрудникам в 2021 году.

Копия СЗВ-М по требованию

В 2021 году организация или ИП (страхователь) обязаны выдавать застрахованным лицам копии сданных за них СЗВ-М в срок, не позднее не позднее пяти календарных дней со дня его обращения. Таким образом, в 2021 году страхователи обязаны выдавать копии СЗВ-М исключительно по требованию сотрудников или подрядчиков. Выдавать копии ежемесячных отчетов по итогам каждого месяца не нужно.

Но в каком виде должно поступить обращение от сотрудника или подрядчика? В законе на этот счет ничего не сказано. По нашему мнению, работодатель в 2021 году может выдавать копии СЗВ-М по устному обращению работникам. Однако в таком случае не вполне ясно как проследить, что работодатель соблюдает сроки выдачи?

Чтобы обезопасить себя, возможно, имеет смысл попросить от работников (подрядчиков) письменные заявления о выдаче им копий отчетов СЗВ-М. Формы такого обращения, разумеется, нет. Его работники вправе составить в произвольной форме. Образец обращения работника, на наш взгляд, может выглядеть таким образом:

Получив такое обращение, страхователь будет обязан выдавать работнику или подрядчику копию требуемого отчета СЗВ-М не позднее пяти календарных дней со дня обращения. Соответственно, если работник обратился 18 января 2021 года, то выдать копию нужно не позднее 22 января 2021 года.

Копии СЗВ-М при увольнении и подрядчикам

Положения пункта 4 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, действующие в 2021 год, предусматривают, что страхователь обязан выдавать копии СЗВ-М:

• в день увольнения работника;
• в день прекращения договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому начисляются страховые взносы.

Заметим, что в 2021 году в пункте 4 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ нет положений о том, что копию СЗВ-М работодатели обязаны выдавать работникам, выходящим на пенсию.

Как подтвердить выдачу СЗВ-М на руки работнику?

После получения сотрудником копии СЗВ-М на руки при увольнении необходимо запросить у него письменное подтверждение:

• Написать расписку. В ней должна быть отображена информация, подтверждающая, что копия действительно была выдана в день увольнения.
• Сделать две копии справки, и попросить на одной из них расписаться о получении.
• Отобразить факт выдачи СЗВ-М в журнале учета документов, если таковой есть в организации. Форма ведения журнала может быть свободной, но желательно отразить в нем сведения об отчетном периоде (дату), Ф.И.О человека, получившего справку, а также дату ее выдачи и подпись.

В целом, письменное подтверждение о получении СЗВ-М должно содержать примерно такую информацию: «Настоящим подтверждаю, что на основании прекращения трудового договора (его дата и номер) я получил от ООО «Ромашка» (данные об ИНН и КПП организации) копию СЗВ-М за время работы на двух листах». Расписка подкрепляется подписью бухгалтера и печатью компании.

В каких случаях не требуется предоставление СЗВ-М на сотрудника в Пенсионный фонд:

• Если работник был уволен до начала нового отчетного периода, но на это время не приходится выплата выходного пособия.
• Если в штате организации числится один сотрудник – директор, но он не является работающим пенсионером.

Последнее вызывает немало споров среди работников самого Пенсионного фонда, ведь учредитель даже при отсутствии подчиненных в штате приравнивается к наемным сотрудникам – соответственно, у него с его компанией присутствуют трудовые отношения, попадающие под действие законодательства, устанавливающего обязанность по сдаче СЗВ-М.

Если компания не ведет никакой деятельности, не приносит прибыль и фактически является «замороженной», то допускается сдача «нулевой» отчетности, но документ в любом случае должен быть предоставлен в территориальное отделение Пенсионного фонда в установленные законодательством сроки.

Самый удобный из них, особенно при большом количестве работников в организации, — ведение журнала учета выдачи документов. При этом выдача справки фиксируется подписью работника, подтверждающего таким образом её получение.

Следующие два способа могут применяться как самостоятельно, так и в сочетании с первым: от работника может быть получено письменное подтверждение о получении справки или его подпись оставляется на копии заявления, остающейся в архиве организации.

Журнал учета выдачи должен содержать традиционные графы: номер строки, название документа, его номер и дата, дата получения, подпись работника и её расшифровка.

Подтверждающая запись на копии должна содержать слова «Получено на руки», дату и подпись работника с расшифровкой.

При направлении СЗВ-М почтой целесообразно отправлять документы заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Полученные в почтовом отделении квитанцию, опись вложения и вернувшееся уведомление необходимо сохранять. При наличии журнала учета выдачи документов информация об отправлении может быть отражена в нем.

Предлагаем ознакомиться: Могут ли сотрудники гибдд останавливать для проверки документов в городе

Каждому работницу выдается СЗВ-М в 2020 году только с его данными. Выдача копии отчета с данными других работников будет нарушением закона о персональных данных.

Проще всего это сделать в бухгалтерской программе, сформировав отчет только по одному сотруднику.

Обязательно получите от сотрудника письменное подтверждение выдачи ему копии. Письменное подтверждение может быть в любой форме, например:

• Подтверждение в произвольной форме;
• Подпись на второй экземпляре отчета, который останется в бухгалтерии;
• Подпись в журнале выдачи СЗВ-М.

Чтобы понять, включаются ли в дальнейшем в СЗВ-М уволенные сотрудники, обратимся к самой форме.

В разделе 4 указано, что в отчете указываются данные о «о застрахованных лицах — работниках, с которыми в отчетном периоде заключены, продолжают действовать или прекращены трудовые договоры». Таким образом, месяц увольнения будет последний отчетом, в котором бухгалтер должен указать данные о работнике.

При выдаче копии отчета СЗВ-М работодателю необходимо получить от сотрудника письменное подтверждение получения указанной информации. Форма подтверждения в законе № 27-ФЗ не установлена. Поэтому этот вопрос остается на усмотрение работодателя. Это может быть отдельная расписка работника в получении или расписка в журнале выдачи документов.

Как заполнить документы, передаваемые сотруднику при увольнении

Документы, передаваемые сотруднику при увольнении, заполняются согласно утвержденным требованиям. Единственным исключением является расчетный лист, поскольку он формируется в произвольной форме, утвержденной локальной документацией компании.

Трудовая книжка

В трудовую книжку нужно внести запись о том, по какому основанию уволен сотрудник – указать ссылку на ТК РФ. К примеру, при расторжении договора по инициативе сотрудника указывается п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Запись в трудовой книжке по поводу увольнения вносится по стандартной схеме:

• гр. 1 – порядковый номер записи;
• гр. 2 – дата расторжения трудового договора;
• гр. 3 – причина увольнения со ссылкой на норму ТК РФ;
• гр. 4 – дата и номер приказа об увольнении.

Внимание! Дата расторжения трудового договора – это последний день работы. Исключение – если сотрудник не работал, но за ним сохранялось его место работы (должность).

Информация по форме СТД-Р

При увольнении сотрудника ему на руки нужно выдать выписку со сведениями по форме СТД-Р. Этот документ регламентирован Приказом Минтруда от 20.01.2020 г. № 234.

Документ выдается в день увольнения, но если увольняемый работник не может или не хочет его получать, нужно отправить сведения по почте заказным письмом с уведомлением (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).

В случае, когда работник не подает заявление о выборе формата ведения трудовой книжки или подает заявление на ведение бумажной трудовой, ему не нужно выдавать СТД-Р при расторжении трудового договора. В такой ситуации при увольнении нужно передать работнику трудовую книжку и окончательный расчет.

Справка по форме № 182н

Справка о зарплате и других выплатах за два предшествующих календарных года и текущий год оформляется на основании Приказа Минтруда от 30.04.2013 г. № 182н.

В документе в разд. 3 нужно указать информацию о выплатах, с которых были рассчитаны взносы на социальное страхование (ВНиМ) в пределах лимита. В разд. 4 нужно поставить количество календарных дней по каждому исключаемом периоду – в связи с болезнью, отпуском по БиР и отпуском по уходу за ребенком.

Сведения по форме СЗВ-М

Данный отчет изначально формируется по всем сотрудникам, поэтому для выдачи информации одному работнику нужно сделать выписку из документа. За выдачу персональных сведений по другим сотрудникам (т.е. представление не выписки, а полной копии СЗВ-М) работодателя оштрафуют за нарушение по ст. 7 Закона от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ. За это возможен штраф до 75 000 руб.

Выписку из СЗВ-М для увольняемого сотрудника нужно сделать по информации за последний месяц. Данные сведения нужны в ПФР для того, чтобы принимать решение об индексации пенсии. Информация по остальным предыдущим месяцам им не нужна.

Сведения по форме СЗВ-СТАЖ

Этот отчет также нельзя копировать в полном виде, поскольку данные формируются в целом по всем сотрудникам. Нужно сделать выписку из документа, чтобы не нарушить законодательство по персональным сведениям и не получить штраф.

Выписку из СЗВ-СТАЖ оформляют увольняемому работнику за год, в т.ч. и за текущий (Письмо ПФР по г. Москве и Московской обл. от 03.04.2018 г. № В-4510-08/7361).

Копия разд. 3 расчета по страховым взносам

Для увольняемого сотрудника нужно подготовить копию только из разд. 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» расчета по страховым взносам.

Если сотрудник уволен в текущем отчетном периоде, то его нужно указать в общем порядке в подразделе 1.1 и 1.2 приложения 1 к разделу 1, в приложении 2 к разд. 1 и в подразделе 3.1 и 3.2 раздела 3.

Если сотрудник уволен в предыдущем квартале, то его нужно указать в подразделе 3.1. Подраздел 3.2 по уволенному работнику заполнять не нужно. Выплаты по уволенному работнику нужно указать в подразделе 1.1 приложения 1 к разделу 1 по строкам «Всего начислено с начала расчетного периода».

Кроме того, если сотрудник уволен в предыдущем отчетном периоде, его нужно включить в общее количество застрахованных лиц в приложениях 1 и 2 к разделу 1 расчета по страховым взносам.

Прочие формальности

Как выдать сотрудникам

Так как в большинстве случаев работникам не требуется данная выписка, о своем праве на предоставление подобного отчета знают немногие. Если же работник обратился в бухгалтерию с просьбой о предоставлении данной выписки, отказать ему предприятие не вправе.

Правила выдачи документа включают следующие положения:

• с помощью учетной программы формируется отчет на конкретного сотрудника;
• сведения о работника следует распечатать в индивидуальном порядке;
• выдача возможна только отдельной выписки, без передачи остальных сведений о сотрудниках предприятия;
• документ получают с обязательным подтверждением факт передачи с помощью любого из установленных на предприятии способа.

Образец заполнения формы СЗВ-М

Варианты подтверждения

Для исключения ситуаций обращения сотрудника в надзорные органы или судебные инстанции, бухгалтерии работодателя необходимо проследить, чтобы документ был своевременно подготовлен и передан при расторжении трудовых отношений.

В качестве меры контроля и подтверждения факта передачи, страхователь выдает копии СЗВ-М со следующими вариантами подтверждения:

• Работник получает документ в день своего увольнения с обязательным визированием подписью второго бланка. Первый экземпляр остается у работника, второй – хранится работодателем. В качестве визирования, может быть принята следующая надпись на втором экземпляре: «копию получил…» с датой и подписью.
• Более простой и упорядоченный вариант – ведение журнала выдачи. В нем заносят каждый случай обращения за формированием подобного отчета, а при передаче выписки на руки, сотрудник расписывается в получении в установленной графе журнала. Журнал может содержать несколько граф, отражающих сведения о ФИО сотрудника, его номер СНИЛС, ИНН и фактически отработанный срок.
• При написании расписки в получении документа, работник должен отразить все сведения о факте передачи справки, которые позволили бы идентифицировать событие: в тексте расписки должна быть подтверждена информация получения, указан вид полученного документа, отображено название организации-страхователя, форма собственности юрлица, его ИНН, КПП. На расписке ставится дата, подпись сотрудника с расшифровкой, виза бухгалтера и печать предприятия.

Выписка СЗВ-М формируется и передается работнику независимо от времени его работы, а также наличия в течение данного периода каких-либо страховых выплат. Основанием для подготовки формы служит факт наличия страховых отчислений работодателем.

В отдельных ситуациях формирование СЗВ-М не производится и не передается в ПФР:

• при увольнении сотрудника раньше, чем начнется следующий отчетный период, без выплаты выходного пособия;
• при наличии в штате всего одной единицы, директора, при условии, если он не относится к категории «работающих пенсионеров»;
• при отсутствии какой-либо хозяйственной деятельности в организации, без приобретения прибыли, с отнесением юрлица к категории «замороженных» организаций, допускается подача «нулевого» отчета;
• отсутствие прибыли и ведения активной деятельности не освобождает от подачи документа в ПФР.