Правила ведения упрощенного табеля учета рабочего времени

Для чего необходим упрощенный вариант

Основные задачи ведения табеля по упрощенной форме:

Учет количества дней в каждом месяце	Проведенных человеком на рабочем месте. Заполняются соответствующие графы документа. Эта информация является обязательной и основной, поскольку бухгалтер рассчитывает заработную плату, исходя из количества проработанных дней. Для обозначения используется специальный код, например, О – отпуск, или В – выходной
Заполнение некоторых данных	Необходимо для того, чтобы представители налоговой организации могли проанализировать работу предприятия и отдельных лиц. Так, поводом для дальнейшего разбирательства может стать начисление зарплаты за дни отсутствия работника на месте. Это связано с тем, что данная практика приводит к фиктивному росту расходов на предприятии, за счет чего происходит снижение налогооблагаемой базы
Для предоставления данных по количеству рабочих дней в ФСС	Сведения, указываемые в бланке, используются сотрудниками фонда соцстрахования для того, чтобы высчитать размеры пособий
Защита интересов работника в трудовой инспекции и суде	Дополнительная функция, которая достигается при его заполнении. В случае, если будет доказано, что бланк заполнялся неправильно, то фирму ждет крупный штраф
Осуществляется контроль за соблюдением внутреннего распорядка	Разрабатывается статистика предприятия, в том числе по отделам

Российским законодательством не была установлена ответственность за отсутствие на предприятии табеля, однако данная ситуация все равно является правонарушением при определенных обстоятельствах, а ответственные лица привлекаются к административной ответственности.

Для должностных лиц размер штрафа составляет до 5 000 рублей, для юридических – до 50 000.

Формирование табеля учета рабочего времени автоматически: в чем преимущества?

С развитием компьютерных технологий и компьютерной оснащенности предприятий меняется и подход к ведению табеля учета рабочего времени.

Во-первых, появляется возможность автоматизировать все большее количество участков
учета, который ранее велся вручную и занимал много времени у уполномоченных на это сотрудников. Ведение табеля учета рабочего времени является
тому примером. Это объемный и подробный документ, который включает в себя сведения о количестве отработанного времени по каждому сотруднику
предприятия за каждый день месяца, что в условиях крупной организации превращается в трудоемкий процесс по отслеживанию и внесению статистических
данных (а если вспомнить, что помарки и корректировки, за исключением исправлений по установленной форме, в табеле не допускаются, то легко
понять, какую нервозность может вызвать ручное заполнение табеля у ответственных за него специалистов).

Во-вторых, автоматическое заполнение исключает человеческий фактор, когда сведения
могут быть намеренно или ненамеренно искажены.

В-третьих, меняется взгляд на тех сотрудников, данные о которых попадают в табель.
Теперь это в основном специалисты, работающие на компьютере. Для выявления добросовестных и недобросовестных работников, выполнения корректных
начислений становится недостаточно знать только время прихода на работу и время ухода с работы. Эти сведения устанавливают только факт посещения
сотрудником своего рабочего места, однако ничего не говорят о качестве его работы в течение дня. Теоретически, он может значительную часть дня
уклоняться от выполнения служебных обязанностей, однако руководитель подразделения или кадровик никак не смогут отследить эти факты, и в табеле
учета рабочего времени будет стоять отметка о явке сотрудника с указанием выработки стандартного времени (например, 8 часов), что означает,
что организация оплатит ему время, превышающее то, которое он отработал в действительности

Таким образом, важность отслеживания действий сотрудников за ПК выходит на первое место в вопросе сокращения лишних затрат предприятия.

На помощь приходят автоматизированные системы контроля персонала, которые ведут подсчет точного количества рабочего времени, не акцентируя на
этом внимание самого сотрудника и экономя значительный объем времени и усилий специалистов, ответственных за заполнение табеля.,

Так, система Bitcop позволяет задать индивидуальные настройки графика работы каждого сотрудника. Программа фиксирует время начала и окончания
работы за компьютером, при этом возникшую переработку можно проанализировать с точки зрения ее обоснованности (проконтролировать, что сотрудник
действительно составлял срочный отчет сверх выполнения остальных служебных обязанностей в течение дня, а не потому, что днем «играл в танчики»,
и напротив — не задержался лишь для того, чтоб потратить время на интернет-серфинг).

С применением Bitcop решается проблема прерывания рабочего времени. Система отслеживает все простои сотрудника, строго подсчитывая их временные
рамки. Таким образом, в табеле будет учтено только реальное фактически отработанное время.,

При этом для сотрудников, работающих удаленно, можно задать только те интервалы суток, в которые должен осуществляться контроль. Все остальное
время агент Bitcop не будет расценивать как рабочее, приостанавливая мониторинг и ведение статистики.,

По итогам месяца в программе Bitcop будет сформирован встроенный отчет по использованию рабочего времени, который в точности отразит количество
эффективного времени по каждому сотруднику. Впоследствии эту форму можно выгрузить в удобный формат (PDF или Excel), распечатать и подшить к
бумажному документообороту организации.,

Табель учета рабочего времени — это только один из ряда наглядных и информативных отчетов по продуктивности сотрудников, которые формирует Bitcop
на основе собранных данных. Эти отчеты позволяют не только учесть количество отработанного времени, но и судить об его качестве. Чтобы ознакомиться
с полным функционалом Bitcop, программу можно попробовать бесплатно.

Способы заполнения формы Т-13, основные коды для заполнения табеля

При работе с табелем используются разные способы контроля проработанного персоналом времени.

1. Одним из способов является ежедневное отображение присутствия персонала на работе.
2. Другой способ работы с табелем заключается в контроле пропусков и опозданий, с описанием причин таких проступков.

Для упрощения работы с табелем, приняты специализированные коды, благодаря которым осуществляется простое и быстрое занесение данных. На сегодняшний день в табельном учете используют следующие коды:

• Прибытие на работу персонала согласно установленному распорядку отображаться символом «Я», или же цифрой «01»
• Отпуск работающего человека по графику отображается символами «ОТ», или цифрой – 09.
• Декретному отпуску присваивается код «Р», или цифра – 14.
• Если сотрудник уходит в отпуск, связанный с содержанием ребенка, то отображается код «ОЖ» или цифра – 15.
• Отпуск за свой счет отображается символами «ДО» или цифрой – 16.
• При нахождении человека в командировке, отображается символ «К», или цифра 06.
• При пропуске работы по неизвестным обстоятельствам заполняются символы «НН» или цифра 30.
• Предоставление больничного листа отмечается символом «Б» или цифрой -19.

Изучением кодов обязаны заниматься весь персонал фирмы, имеющий отношение к контролю распорядка дня и начисления зарплаты. Незнание обозначения кодов, может привести к неправильному начислению зарплаты работающему лицу или к наложению необоснованного наказания.

В табеле отображаются все данные о работе персонала фирмы в символьном или цифирном обозначении. Так, на бланка Т-12 приведены все условные коды, которыми необходимо пользоваться при работе с табелем. Это обеспечивает недопущение ошибок при работе с бланком, а также при расшифровке занесенной информации работниками бухгалтерии.

Цифровые и буквенные коды в табеле учета рабочего времени

Лицам, которые занимаются составлением табелей, ежедневно приходится с ними работать. Ответственные сотрудники уже давно заучили все имеющиеся коды. Всего их насчитывается 36, но законодательством не запрещено применение дополнительных шифровок. Таким образом, если в этом возникает необходимость, в организации могут создать и утвердить дополнительные коды, которые будут вписываться в табель.

Достаточно часто возникают затруднения с выбором вида кодов. Многие не знают, что лучше выбрать, буквы или цифры. По этому поводу в законодательстве нет четких рекомендаций. Соответственно, можно выбирать любой вариант, который является более удобным. Но при этом нужно помнить, если выбран, например, буквенный вариант шифровки, то в табеле нужно использовать именно его. В одном документе не допускается сочетание цифр и букв.

Для ознакомления со стандартным шифрованием можно изучить таблицу ниже:

Дата и подписи ответственных лиц

Что касается даты оформления табеля, обычно она проставляется в последнюю очередь. Хотя принципиальной разницы здесь нет. Как правило, указывается дата внесения последних сведений в табель. Дата указывается в верхней части документа. Также здесь нужно прописать период, за который оформляется табель.

Сроки хранения

Если условия труда признаются тяжелыми, работники могут рассчитывать на определенные льготы. Например, можно раньше выйти на пенсию, получать повышенную пенсию и какие-то дополнительные выплаты

В таких ситуациях важно сохранять табель длительное время. Хранить его нужно 50 и 75 лет, в зависимости от даты окончания делопроизводства

Стоит отметить, этими же правилами нужно пользоваться и при тех обстоятельствах, когда ведется электронный табель. Естественно, сначала правилами компании необходимо закрепить порядок ведения электронных документов.

Табель учёта рабочего времени (Формулы)

​ бухгалтерию. И на​​ значения, для которых​Excel диаграмму Ганта​ здесь.​Как сделать табель​Этот бланк с​ время. Например:​свыше 10 часов,​ решением задачи с​Сейма​:​ правила форума. Тоже​Бланк Т-13​ результат. Критерий –​ у людей стояли​Первый лист формы содержит​ находим нужную и​ основании данных рассчитывается​ следующая формула является​условным форматированием​Можно самим сделать​

​ рабочего времени, табель​​ формулами можно сохранить​8:15​ выходные и праздничные​ табелем(( прочитала все​:​Сейма​​ нужная вещь.​Бланк Т-12​ наличие в ячейках​ «восьмерки». Воспользуемся функцией​

​ условные обозначения для​​ нажимаем 2 раза​ и начисляется заработная​ истиной:» пишем такую​на примере​ любую программу. Какие​

​ дежурств, отпусков, т.д.,​​ шаблоном. При необходимости​.​ дни – стоимость​

​ посты, пересмотрела все​​kolyaod​​, приветствую.​​Michael_S​Если изменяется календарь, то​ буквы «Я» (явка)​ «Если». Выделяем первую​ учета рабочего времени,​

​ ОК.​​ плата.​ формулу.​табеля рабочего времени​​ возможности Excel можно​ смотрите в статье​ можно вручную менять​

​Подробнее смотрите в​​ часа равна ставке​​ выложенные файлы… но​​, Спасибо, но нужен​​Почему у Вас​​: скорее всего можно,​

​ меняются выходные и​​ или «К» (командировка).​​ ячейку в ряду​​ цифровые и буквенные.​

​В графе «Отчетный период»​​Законом предусмотрено 2 унифицированные​​=И(D$2>=$B3;D$2 В Excel​​. Что такое условное​​ использовать для этого,​ «Табель рабочего времени​ количество отработанных часов​ статье «Как посчитать​ с коэффициентом 2​ не могу сделать​ именно такой формат.​​ фамилии по два​ но с такой​ явки. Вручную проставляем​ Пример: . В​ под условными обозначениями.​​ Смысл автоматизации средствами​ указываем первое и​ формы табеля: Т-12​

​ 2007 пишем эту​​ форматирование, как его​​ смотрите в статье​​ в Excel» здесь.​ по конкретному человеку.​ время в Excel».​Serge_007​ и все тут…​DV​ раза повторяются я​ постановкой вопроса, я​ прогулы, отгулы и​ результате мы получаем​ «Вставить функцию» –​ Excel в том,​ последнее число отчетного​ – для заполнения​

​ формулу в строке​​ настраивать, где и​ «Как создать программу​

​Такой автоматический гарфик​​Табель настроен так,​​Для скорости заполнения​​: 1)​ может кто поможет?​

​: Если очень нравится​​ не понял, но​ думаю, через платную​ т.п. Все остальное​

​ число рабочих для​​ «Если». Аргументы функции:​​ чтобы при внесении​​ месяца.​ вручную; Т-13 –​ «Формат…».​

​ как применять, читайте​​ в Excel» тут.​ смен можно скачать​ что распечатывается на​ табеля, можно заполнить​200?’200px’:»+(this.scrollHeight+5)+’px’);»>=ЧИСТРАБДНИ(B6;КОНМЕСЯЦА(B6;0))​ Или отправит по​ формат, который используете,​ в моём понимании​

​ ветку.​​ посчитается автоматически.​

​ конкретного сотрудника дней.​​ логическое выражение –​

​ обозначения отображалось количество​​Отводим поле за пределами​ для автоматического контроля​Выбираем цвет заливки​ в статье «Условное​Как расчитать комиссионные​ здесь.​

​ одной странице листа​​ первую строку, затем​2) Формула УФ:​ ссылке на готовое​ то можно так:​ должно быть так​Сейма​Женя​Посчитаем количество рабочих часов.​ адрес преобразуемой ячейки​ часов.​ табеля. Здесь мы​ фактически отработанного времени​ ячеек в разделе​ форматирование в Excel».​ и премию сотрудникам,​​Можно сделать несколько​ формата А4. Если,​ копировать вниз по​ Code200?’200px’:»+(this.scrollHeight+5)+’px’);»>=ДЕНЬНЕД(B$6;2)>5​ решение моей проблемы,​Сейма​ (см вложение).​: Помогите пожалуйста составить​: Добрый день. У​ Есть два способа.​ (ячейка выше) =​​Для примера возьмем такие​ и будем работать.​ (через турникет).​ «Формат» (в Excel​​Итак, у нас​ читайте в статье​ разных бланков в​ для кого -​​ табелю, вносить поправки​Остальное — см.​ а может и​​:​Проблема была еще​ табель учета рабочего​ меня такая проблемка,​​ С помощью функции​ «В». «Если истина»​ варианты:​ Это поле ОПЕРАТОРА.​Данные вносятся каждый рабочий​

​ 2007 нажимаем на​​ такая таблица. Нам​​ одной книге Excel,​ то это мелко,​​ по больничным листам,​ вложение​

excelworld.ru>

​ направит советом в​

• Пример табеля учета рабочего времени в excel
• Excel количество рабочих дней между датами
• Функции даты и времени в excel
• Рабочие дни формула в excel
• Excel посчитать сумму времени в excel
• Посчитать количество рабочих дней между датами в excel
• Excel рабочие дни
• Excel сумма времени
• Рабочих дней в месяце в excel
• Вычитание времени в excel
• Excel табель рабочего времени
• Шаблон табеля учета рабочего времени excel

Что вносят в табель учета рабочего времени

Сотрудник, заполняющий табель, обязан следить за правильностью введенной информации. За внесение недостоверных данных ему грозит административная ответственность. Именно поэтому, когда кто-то из сотрудников не вышел на работу, но просит поставить отметку, ответственному работнику стоит задуматься, нужны ли ему эти неприятности.

В табель ежедневно должна вноситься вся информация о том, как сотрудник потратил рабочие часы:

• рабочее время;
• опоздания и прогулы;
• различные форс-мажорные ситуации, связанные с нецелесообразным использованием трудового времени;
• отпуск;
• забастовки;
• простои;
• временная потеря трудоспособности;
• сокращение трудового дня;
• выходные и ночные часы;
• сверхурочное и праздничное время;
• дополнительные характеристики.

Как правильно заполнять

В табеле в форме списка указаны фамилии всех граждан, кто трудится на предприятии. В течение учетного времени в документе делаются отметки о том, как работники использовали периоды, предназначенные для выполнения трудовых функций. Отражать в акте нужно данные обо всех работниках, в том числе и о тех, кто трудится на временной основе.

Чаще всего ведением табелей занимаются сотрудники финансового отдела. Если компания большая, то в ней предусматривается большое количество отделов и цехов, поэтому вводится специальная должность для внесения данных в табель.

При заполнении нужно учесть:

• вносить сведения можно вручную или при использовании компьютерной техники;
• подготовкой отвечает только тот работник, который является ответственным за это;
• открытие табеля происходит в начале месяца;
• подавать акт требуется два раза за месяц, это происходит при начислении авансов и заработка;
• для всех фамилий сотрудников предусматривается табельные номера, в дальнейшем этот код используется во всей внутренней документации, предназначенной для учета времени труда и оплаты;
• допускается вычеркивание фамилий работников и внесение новых только при условии, что есть соответствующий акт, разработанный руководством;
• в графах, что идут напротив фамилий потребуется указать часы, отработанные сотрудником.

Если данные будут ложными, то сотрудник привлекается к установленной ответственности. Она отражена в КоАП РФ. По этой причине ответственное лицо серьезно подумает, если его попросят поставить отметку о работе, если гражданин в тот день не трудился.

В разработанную форму данные вносятся каждый день, в том числе:

• время, в течение которого трудился коллектив;
• наличие прогулов и опозданий;
• образование ситуаций форс-мажорного значения, что имеет связь с использованием рабочего времени;
• время отдыха;
• простой или забастовка;
• утрата трудоспособности на ограниченный период;
• сокращенные дни;
• наличие сверхурочного труда;
• другие данные.

Когда в финансовый отдел поступает заполненный акт, происходит начисление заработка и выдача денег каждому сотруднику. Далее бухгалтера хранят табеля. Чаще всего хранение организуется в помещении бухгалтерии, но если пространство не позволяет, то допустимо передать акт в архив.

До 2010 года срок хранения равнялся одному году. Затем внесены коррективы в законодательство по этому поводу. В настоящее время используется срок – 5 лет.

Правильное оформление формы «Т-12»

Когда работодатель впервые сталкивается с необходимостью контроля над сотрудниками, ему нужно разобраться, как заполнять табель учета рабочего времени правильно? Главной особенностью формы «Т-12» является наличие дополнительной графы, в которой отмечается заработная плата сотрудников с учетом всех дней, в которые он присутствовал на рабочем месте и выполнял свои прямые обязанности. Руководителю предприятия необязательно вносить финансовую информацию в вышеуказанную строку, но он обязан внести ее в соответствующую документацию.

Ведется данная форма табеля в единственном экземпляре и отметки в нем о присутствии работника на рабочем месте ставятся в графы с четвертой по шестую. Информация может заноситься двумя методами:

1. Учитывая посещения и пропуски по каким-либо причинам.
2. Учитывая отклонения от рабочего графика.

Каков бы не был выбран способ учета данных, все они заносятся в бланк двумя способами:

1. Посещения работы, а также отсутствие отмечается цифровым или буквенным кодом.
2. Присутствие персонала на рабочем месте отмечается почасово. (Например, по окончании рабочего дня в бланке напротив инициалов сотрудника в графе соответствующей даты ставится цифра 8).

Поэтому каждые две недели предпринимателем в обязательном порядке должны заполняться графы с первой по семнадцатую, а также с тридцать пятую по пятьдесят пятую. После того как внесение необходимой информации будет осуществлено руководителем, он обязан передать табель в бухгалтерию предприятия. В этом отделе происходит заполнение конечных сведений в данный документ – информация заносится в строки с восемнадцатой по тридцать четвертую.

После того как форма «Т-12» будет полностью подготовлена, ее отдают для подписи директору предприятия или же другому ответственному лицу.Перед начислением заработной платы сотрудникам подсчитывается, сколько времени было отработано на протяжении месяца каждым из них. Исключаются выходные и праздничные дни, отгулы и т.д. Бланк табеля учета рабочего времени формы «Т-13» заполняется так же, как и «Т-12», но он имеет еще две дополнительных графы, о которых шла речь выше по тексту.

Назначение

Табель учета рабочего времени, согласно трудовому законодательству, заполняется и сдается не реже двух раз в месяц (об этом ясно говорится в 136 статье Трудового кодекса РФ). Именно по его данным сотрудникам организации начисляется заработная плата.

Однако довольно часто встречаются ситуации, когда сотрудник отсутствует на работе по невыясненным причинам. Если ждать, когда они прояснятся, и сдавать табель потом, то это будет нарушением Трудового кодекса. Поэтому прибегают к составлению корректирующих табелей. Бланк корректирующего табеля учета рабочего времени в коммерческих организациях представлен формами Т-12 и Т-13. А в бюджетных учреждениях используется типовая форма номер 0504421. Однако последние могут прибегнуть и к Т-13.

Важно! Отличие корректирующего табеля от основного состоит в обозначении типа в шапке документа (основной или корректирующий), а также в нумерации. В основном табеле учета рабочего времени нумерации нет, тогда как корректирующие документы, помимо своего идентификационного, всегда имеют порядковый номер

Изменения в одну и ту же бумагу могут вноситься неоднократно как по одному, так и по нескольким сотрудникам. Поэтому полное название документа может быть «Корректирующий табель учета рабочего времени №1, номер корректировки — 2». Это значит, что к первому табелю учета рабочего времени поступает второй вариант корректировки.

При этом данные из корректирующего документа вносятся в основную бумагу. Например, обозначения «НН» (неизвестная причина отсутствия) заменяется на «ПР» (прогул) или «Б» (трудовые часы пропущены по болезни).

Удобнее это делать в электронном виде, так как замены бывают достаточно обширны. Если же предстоит исправить одну-две буквы, то можно обойтись простым исправлением в существующей бумаге. Однако здесь есть нюансы.

Заполняем документ с использованием кодов

В бюджетных организациях применяется только унифицированная форма, утвержденная в статье Приказа Минфина РФ от 30.03.2015 № 52Н. Заполняется форма 0504424 двумя способами:

1. Методом сплошной регистрации явок и неявок — отмечается каждый трудовой и выходной день в отчетном месяце. Проставляется код и количество отработанных на месте часов.
2. Методом фиксации отклонений — заносятся только отклонения от установленного режима. Отмечаются неявки, сверхурочные, опоздания, отпуска и т. п. Форма 0504424 предусматривает при заполнении только буквенный код.

Выбор методологии составления формы определяется кадровой и учетной политикой организации. Расшифровки кодов, а также способ заполнения документа необходимо закрепить в локально-нормативных положениях учреждения.

Заполненная форма 0504421, помимо данных о фактически отработанных на месте часах, предусматривает только буквенные коды (Приказ Минфина России от 30.03.2015 № 52н).

Необходимо помнить основные правила заполнения документа:

1. Форма 0504424 открывается ежемесячно, за 2-3 дня до начала расчетного периода.
2. Изменение списочного состава (фамилия, должность, режим работы) вносятся в форму на основании приказов по личному составу.
3. В форме 0504424 в верхней половине строки регистрируются отклонения от нормального использования рабочего времени. Фиксируются часы, в нижней половине клетки — условные коды отклонений.
4. В случае если у работника за один рабочий день два вида отклонений, то запись вносится через дробь, где числитель дроби — код, а знаменатель — часы работы. К примеру, код Н/2 означает, что работник отработал ночью 2 часа. В случае более двух отклонений, необходимо ввести дополнительную строчку на этого сотрудника и отразить отклонение в документе.
5. Если в форме 0504424 внесены ошибочные данные, то оформляется корректирующий документ. Он создается с учетом всех изменений, сроков и в порядке, утвержденным учреждением.
6. В строке «Вид» указывается: при первичном заполнении — цифровой код «0», при корректировке, начиная с единицы, проставляется код «1», «2» и т. д.

Формат заполнения табеля рабочего времени в Т-13

В отличие от произвольных таблиц схожего содержания, Т-13 содержит данные о предприятии, включая форму собственности и ОКПО. Номер документа проставляется в соответствии с внутренними требованиями к ведению табелей.

В верхней части также указано название отдела. Нужно помнить, что руководителю этого отдела (даже если заполнять табель — не входит в его или ее обязанности) следует расписаться на заполненной форме.

Порядок сотрудников определяется решением ответственного лица. Чаще всего встречается сортировка по алфавиту, как в нашем примере, но возможен вариант расстановки по табельному номеру (графа 3).

В графе 4 ставим отметки по дням:

Я — (явка) рабочий день,В — выходной,ОТ — отпуск,РП — явка в выходной день (отработка),К — командировка,ПК — повышение квалификации,У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения,Б — больничный с больничным листом,Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа.

Под отметкой Я ставим количество отработанных в этот день часов. В графе 5 суммируем количество Я в строке и количество часов. Получаем 4 значения для 2 половин месяца. В графе 6 суммируем значения и получаем итоговую цифру по работе за месяц.

Количество часов для В, ОТ, К, Б и других случаев в четвертой графе не указывается. Для этого существуют столбцы 10-13.

Учет больничных, отпусков или неявки по другим причинам

Коды обозначений могут быть другими (например, числовыми). Законодательно конкретный формат заполнения не предписан.

Обозначение Х показывает, что мы не учитываем этот день: для удобства месяц разбит на две строки с неравными значениями. Для месяцев, в которых 30 дней (к примеру, ноябрь, колонка будет выглядеть так (для удобства “несуществующее” 31-е число выделено красным):

Т-13 для ноября

По аналогии заполняется Т-13 для посещений в феврале.

В графах 7-9 указывается код оплаты, количество дней и тип начислений. В нашем примере используются коды:

• 2000 — обычный рабочий день,
• 2300 — больничный (пособие по нетрудоспособности),
• 2012 — отпуск.

Альтернативное решение

Некоторые предприятия утверждают слегка упрощенный вариант табеля без детализации причины пропусков. В графе 4 указываются только 2 кода:

• Я — рабочий день,
• Н — неотработанный день.

Этот способ может быть неудобен тем, что не фиксирует больничные.

Частные случаи

1. Как заполнять Т-13 для сотрудников, участвующих в конференциях и других учебных мероприятиях?

Зависит от позиции предприятия. Эти дни могут быть засчитаны как рабочие (Я), а могут — как повышение квалификации (ПК). Ставка оплаты также может различаться.

Может ли код Я иметь значение более 8 часов?

Да. Может, если есть специальное распоряжение о продленном рабочем дне. Сверхурочные часы можно помечать обозначением С.

В чем различие табелей Т-12 и Т-13?

Первый — форма для ведения посещаемости, заполняемая вручную. Вторая — электронным способом. Многие бухгалтерии сегодня перешли на Т-13, поскольку ее можно автоматически собрать с помощью специальной программы.

Инструкция по заполнению табеля рабочего времени по форме Т-13

Как мы уже отметили, Т-13 отличается более частым использованием на практике, поэтому начнём знакомство именно с неё.

Бланк состоит из шапки и таблицы и умещается обычно на одном листе. В шапку вносится наименование компании. Если табель составляется по структурному подразделению, его название также необходимо вписать. Кроме того, указывается код ОКПО, дата, номер документа и отчётный период. Далее следует два листа табличной части.

В графу 2 табеля учёта рабочего времени по форме Т-13 в разрезе структурных подразделений вносятся фамилии и инициалы всех работников компании, а также их должности. Данные берутся из штатного расписания. В графе 1 проставляются порядковые номера фигурантов списка, а в графе 3 – их табельные номера.

Графа 4 содержит ячейки, соответствующие календарным дням – с 1 по 31 число. Размещены они в 2 ряда: верхний ряд – с 1 по 15, нижний – с 16 по 31. На каждый день приходится по 2 ячейки, расположенные друг над другом. В верхней вписывается код, в нижней – количество часов.

Заполнение табеля – дело не всегда простое, ведь бывают непонятные моменты. Рассмотрим пару ситуаций, которые вызывают сложности у работодателей:

1. Работа сверхурочно. Запись в клетки вносится через дробь. В верхней ячейке прописываются коды «Я/С», в нижнюю – значения «8/2». Это говорит о том, что в конкретный день человек отработал 8 часов, и ещё 2 часа трудился сверхурочно.
2. Длительное отсутствие. Например, женщина ушла в отпуск по уходу за ребёнком. Нужно ли включать её в табель? Да, это необходимо. В список включаются все, кто работает в организации на день его составления. В случае отпуска по уходу за ребёнком ставится код «ОЖ», а ячейка с количеством часов остаётся пустой.

В Графе 5 подводятся итоги за 1-15 число месяца: в верхней ячейке – количество рабочих дней, в нижней – отработанных часов. Аналогично итоги за месяц отражаются в графе 6.

В графах 7-9 отражаются данные для начисления зарплаты. Графа 7 предназначена для указания кода вида оплаты. Он нужен для бухгалтера, который будет на основе табеля рассчитывать зарплату, чтобы понять вид начисления. В Постановлении № 1 не уточняется, где именно брать эти коды, поэтому работодатель может разработать собственную кодировку. Но традиционно пользуются Перечнем кодов видов дохода для целей налогообложения, утверждённым приказом ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.

В графе 8 указывают бухгалтерский счёт, на котором отражаются затраты по конкретной выплате. Он зависит от того, какой проводкой бухгалтер отразит это начисление. Например:

• Дт 20 Кт 70 – начисление ЗП работникам, занятым в производстве (основной деятельности). В графу 8 вписывается «20»;
• Дт 23 Кт 70 – начисление ЗП работникам вспомогательной службы (допустим, бухгалтеру). В графу 8 вписывается «23»;
• Дт 69 Кт 70 – начисление больничного работникам. В графу 8 вносится «69».

В графе 9 указывают итоговое за 2 недели количество дней, а в скобках – часов, которые нужно оплатить по соответствующему коду.

В графах 10-13 нужно продублировать все неявки за месяц. Запись занимает 2 ячейки по горизонтали. Сначала вписывают код, а рядом – количество дней (часов) отсутствия на работе. Например, запись «ОТ 3 (24)» будет означать, что в течение месяца работник пропустил 3 полных трудовых дня (24 часа) по причине основного отпуска.

На этом заполнение табеля учёта рабочего времени закончено. Готовый бланк подписывает табельщик, руководитель организации или структурного подразделения.

Если отражение данных в табеле учёта рабочего времени вызывает затруднение, советуем посмотреть образец заполнения в конце статьи.

Пример заполнения документа (образец)

Бланк табеля рабочего времени упрощенный заполняется на предприятии по образцу, его можно скачать здесь бесплатно в ворд.

В отличие от стандартной формы Т-13, которая является произвольной и содержит сведения о предприятии, в том числе и форму собственности, ОКПО, в упрощенной таблице эти сведения можно не указывать.

При этом номер документа устанавливается в соответствие с порядком ведения внутренней документации на предприятии.

В верхней части требуется вписать наименование отдела. При этом следует помнить, что его руководитель обязательно ставит свою подпись в конце документа, даже в том случае, если его заполнение не входит в список непосредственных обязанностей.

Ответственное лицо самостоятельно устанавливает порядок, в котором будут записаны сотрудники.

Чаще всего, осуществляется сортировка в соответствие с алфавитом, но это не обязательно. Возможна расстановка в соответствие с табельными номерами.

Обязательные графы в документе:

1. Наименование отдела.
2. Дата заполнения – месяц.
3. Список сотрудников.
4. Подписи ответственных лиц в конце документа.

Общепринятые обозначения:

Я	Рабочий день (явка)
В	Законный выходной гражданина
ОТ	Отпуск
РП	Дополнительная отработка в выходной день
ПК	Посещение курсов повышения квалификации
К	Командировка
Б	Больничный отпуск, оформляемый при условии наличия больничного листа
У	Учебный отпуск, при оформлении соответствующего вызова из ОУ
Т	Больничный без оформления документов, неоплачиваемый

Заполнение бланка чаще всего происходит ежедневно, по простой схеме. Требуется напротив фамилии каждого сотрудника проставлять буквенный код, в соответствие с ситуацией.

Если человек вышел на работу, ставится код Я, а напротив фамилий тех, кто находится на больничном – Б или Т.

В последней, шестой графе приводится общий результат, полученный после суммирования данных за весь месяц.

Для того, чтобы упростить ведение табеля, необходимо использовать специальную форму Т-12, которая содержит лишь самые основные графы.

Документ передается табельщику, который в дальнейшем, по мере необходимости, осуществляет заполнение стандартной, унифицированной формы. Заполнять и создавать документ можно с помощью шаблонов и образцов.

Видео: по данной теме