Как самостоятельно закрыть ооо: пошаговая инструкция

Виды

Разделение документов происходит по их общему назначению:

Бухгалтерские	Все документы, касающиеся учета финансов в компании, произведенных денежных операций (расчеты, счета и т.д.).
Оправдательные	Те документы, которые смогут подтвердить то, что сделка была совершена, все оформлено по правилам (накладные, письменные требования и т.д.).
Организационные или распорядительные	К ним относят бумаги, которые регулируют денежные отношения внутри компании, к таким относят: платежные поручения, приказы о повышении заработной платы и т.д.

Помимо этого, есть еще несколько критериев по которым можно разделить документы:

По объему	Это либо первичные, либо сводные. Под сводными имеется в виду перечень первичных документов.
По количеству операций	Здесь тоже просто, либо это разовые, либо накопительные.
Место применения	Между фирмой или между участниками какой-либо сделки. К внутренним относят акты, накладные или авансы, а к внешним – счета, договоры.
Методы оформления	Распространенные формы или специально оформленные под какой-то случай бланки.

Обязательные реквизиты накладной

При продаже товара поставщик обязан выписать накладную в двух экземплярах: для себя и покупателя. На ней должны быть такие реквизиты, как:

• название и дата документа;
• наименование поставщика;
• описание передаваемых ценностей;
• количество и единица измерения (в натуральном и денежном эквивалентах);
• подпись ответственного лица, с указанием его должности и инициалов.

Законом не установлена обязательная форма накладной. Любое предприятие может разработать собственный бланк. Однако вышеперечисленные реквизиты, согласно Федерального закона о бухучете, должны иметь все закрывающие документы по договору поставки в обязательном порядке.

Если есть сомнения по поводу правильности самостоятельного составления бланка, то можно с успехом воспользоваться формой № ТОРГ-12, которая считалась обязательной до 2013 года.

Подтверждение выполнения договора оказания услуг

Если предметом контракта выступают услуги или работы, то основным документом, закрывающим договор, будет акт. Как и в случае с накладной, подтверждать выполнение сделки необходимо оригиналом.

Однако есть некоторые исключения. Если закрывающие документы на услуги не являются обязательным условием договора, и по закону разрешается их отсутствие, то под бухгалтерские регистры можно подложить (при необходимости) копии актов. Однако эти бумаги могут использоваться лишь для удобства учета. Такие случаи бывают при заключении договоров аренды и оферты.

Акт выполненных работ (оказанных услуг) — документ, доказывающий не только завершение сделки, но и отсутствие у заказчика претензий. Он выступает главным подтверждением, которое позволяет учитывать расходы по операции и включать их в налоговые декларации. Печатается акт в двух экземплярах, хранятся они у каждого из участников сделки.

Закрывающая документация, подтверждающая факт оказания услуг

Упомянутый тип бумаг необходим и при оказании различных услуг, за которые получаются денежные средства. В данной ситуации применяют не накладную, а акт, подтверждающий, что взятые компанией обязательства (установка оборудования, уборка помещения и другие выполненные работы, предоставленные услуги) были выполнены. Закрывающая документация по оказываемым услугам предназначена для выполнения ряда функций, а именно для:

• подтверждения осуществления сделки;
• удостоверения факта выполнения обязательств каждой из сторон договорного соглашения;
• обозначения того, что какие-либо претензии по качеству, либо количеству выполненных действий отсутствуют у принимающей стороны.

Если нет закрывающей документации, то признать расходы в налоговом учете не представляется возможным. При отсутствии письменного подтверждения того, что сделка была произведена, при этом, по документации в бухгалтерии эта операция обозначается как «завешенная», можно столкнуться с рядом неприятных последствий:

• применение штрафных санкций за нарушение правил учета;
• осуществление доначисления налога на прибыль, либо НДС;
• ухудшение репутации организации.

Именно поэтому очень важно контролировать наличие, а также правильность составления закрывающей документации, что позволит избежать неприятных ситуаций. Материал составлен на основе ответов специалистов компании «ВостокИнвест»

Материал составлен на основе ответов специалистов компании «ВостокИнвест».

Другие статьи по теме:

• Консультация семейного юриста по Skype, Whats app
• С какой работой сталкивается на практике адвокат по семейным делам
• Как правильно предпринимателю вести себя с коллекторами. Где найти кредит для закрытия проблемного
• Преимущества срочного выкупа элитных квартир
• Юридический адрес 2 ИФНС
• Когда необходимы услуги земельного юриста?
• Книга «15 нокаутов в семейном праве»
• Как доказать приставу, что платил алименты неофициально?
• Сроки в ликвидации ООО
• Банкротство и ипотечный кредит: каким образом сохранить квартиру
• Профессиональное взыскание долгов: как работают профи
• Как избежать рисков в процессе покупки квартиры в новостройке
• Юридический адрес и его значение для производственной компании

Правила заполнения и оформления

Очень важно правильно оформлять все без ошибок и опечаток. Для этого необходимо знать, что требуется указывать в документе:

• название;
• дату оформления;
• наименование фирмы (всех участников сделки);
• расчетный банковский счет и реквизиты;
• название сделки (количественный состав и денежную стоимость);
• ФИО ответственных лиц с их подписями;
• печать предприятия.

Существуют требования и по заполнению форм:

• заполняются с помощью шариковых ручек, компьютера или печатной машинки;
• заполняются только при планировании операции (редко – после ее завершения);
• обязательно указываются все реквизиты;
• внутренние формуляры составляются на предприятии, внешние – поступают извне;
• подобная документация ведется на типовых пропечатанных шаблонах.

На фирмах обычно существуют уже готовые образцы подобных бланков и способа их заполнения, для упрощения процесса.

Что собой представляют закрывающие документы

Такими документами называют специальные бумаги, в которых точно прописано, что акт сделки полностью совершен обеими сторонами. В частности, что все партнеры, вступившие в сотрудничество, выполнили все оговоренные заранее условия сделки. Наличие такой документации является гарантом честной сделки. В бухгалтерии закрывающие документы тщательно регистрируются, оформляются и в дальнейшем прослеживаются при необходимости.

Во избежание непонимания со стороны контрагентов отдельное внимание всегда уделяется правильности оформления документации. Все нюансы и условия заведомо должны быть тщательно прописаны в контракте

Не будет лишним также прописать там, какие выписки и чеки необходимы для успешного совершения дела, чтобы оно, наконец, считалось выполненным.

Для чего конкретно документы необходимы

Чтобы сделка юридически считалась оконченной, а не только оплаченной, требуются всяческие закрывающие документы.

При совершении каких-либо юридических операций также крайне важно, чтобы эти операции были письменно оформлены. Если на счет компании поступили некоторые средства, то бухгалтерии в обязательном порядке нужно зафиксировать это в письменном виде

Закрывающая документация бывает разного типа и зависит, прежде всего, от характера сделки. Далее мы более подробно рассмотрим этот вопрос.

Первичная документация

Что это такое? Первичные учетные документы бухгалтерского учета – это типовой бланк, сформированный и заполненный по определенному образцу. Он нужен для оформления всех операций в хозяйстве. Именно эти формуляры подтверждают осуществление различных сделок (купля, продажа, аренда и пр.), приход и расход финансов предприятия и прочие денежные операции. Необходимость ведения первичных документов бухгалтерского учета определяют Федеральные законы РФ № 129-ФЗ и № 402-ФЗ. Требования и образцы формируют государственные органы статистики, а подтверждают их конкретные министерства.

Первичная документация в бухгалтерии – это формуляры, которые регистрируют совершенные хозяйственные операции. Любая запись в бухучете или регистре возможна только при их наличии. По сути, они являются подтверждением всех существующих финансовых процессов на предприятии и основой отношений с налоговой инспекцией.

Что собой представляют закрывающие документы

Такими документами называют специальные бумаги, в которых точно прописано, что акт сделки полностью совершен обеими сторонами. В частности, что все партнеры, вступившие в сотрудничество, выполнили все оговоренные заранее условия сделки. Наличие такой документации является гарантом честной сделки. В бухгалтерии закрывающие документы тщательно регистрируются, оформляются и в дальнейшем прослеживаются при необходимости.

Во избежание непонимания со стороны контрагентов отдельное внимание всегда уделяется правильности оформления документации. Все нюансы и условия заведомо должны быть тщательно прописаны в контракте

Не будет лишним также прописать там, какие выписки и чеки необходимы для успешного совершения дела, чтобы оно, наконец, считалось выполненным.

Полный перечень

В закрывающие документы для бухгалтерии входит:

• Договоры.
• Счета.
• Чеки (как товарные, так и кассовые) и квитанции.
• Платежные поручения.
• Банковские выписки, если оплата произошла через банк.
• Кассовый ордер. Он подтверждает то, что были произведены те или иные денежные операции с деньгами внутри фирмы.
• Авансовый отчет: требуется для того, чтобы отметить, что их общей кассы были потрачены деньги на какие-либо нужды. К нему прилагаются бумаги, которые могут подтвердить то, что деньги были потрачены на то, на что были выделены (например, чеки). Скачать бланк авансового отчета
• Накладная или акт, подтверждающие оказание услуг.
• Товарно-транспортная докладная (сокращенно ТТН). Документ, в котором имеются все данные о перевозке товара. Маршрут, дата начала пути, время в пути и дата прибытия, количество товара, стоимость за единицу, вес, полная информация о водителе и автомобиле. Скачать бланк ТТН
• Табеля учета рабочего времени. В них указывается время, которое должен отработать каждый сотрудник и данные того, сколько он уже отработал. табеля учета рабочего времени Т13 и табеля учета рабочего времени Т12
• Расчетная и платежная ведомости. В одной написано, сколько денежных средств необходимо выдать в виде заработной платы или премии, а в другой ведомости- сколько выдано и зафиксированный факт выдачи.
• Счет-фактура.

Счет фактура

Документ, который имеет строгую форму и в который является основанием для вычета или возмещения за его стоимость налога (например, на перевозку). По сути – это частный случай накладной, т.е. дополнительный документ. Пользуются им только те, кто участвуют в общей системе налогообложения и платят НДС.

Как и со всеми подобными бумагами, счет-фактура должна иметь два экземпляра. Один должен находиться у продавца, а другой он обязан передать покупателю.

Передается не позднее 5 суток с отгрузки товара. При проверке налоговой этот документ является очень важным, поэтому его наличие обязательно в первую очередь.

Товарная накладная (форма ТОРГ-12)

Товарная накладная (N ТОРГ-12)

Выдается получателю в качестве доказательства совершения работы или отгрузки товара. Тоже имеет два экземпляра. Оба содержаться у продавца до тех пор, пока не произойдет отгрузка и прием товара у покупателя. Обычно используется между юридическими, а не физическими лицами.

Она удобная, понятная и в ней нет ненужных и бесполезных данных, которые не нужны покупателю. Однако не запрещает лицам использовать свою форму, главное — чтобы она соответствовала основным требованиям (о них далее).

Платежные документы

Чеки – используются, если товар был оплачен за наличные средства. Поручения – имеют ту же функцию, что и чеки, но в случае, если товар был оплачен через безналичный расчет. Помимо этого, платежное поручение доказывает, что был совершен перевод от одного лица другому по реквизитам, которые в нем указаны.

Кассовый чек должен печататься с помощью кассовой техники. Если таковая отсутствует (но есть устройство, которое может печатать), то в некоторых случаях для предпринимателей, работающих с ЕНВД или на основе патента, есть отсрочка.

Выбор тех или иных платежных документов зависит от рода деятельности и системы налогов. Форма своя, но должна иметь обязательные реквизиты. Бланк строгой отчетности печатается в типографии, печатать на обычном принтере запрещено.

Согласно правилам налоговой организации, счета — не обязательный документ. Однако в случае нестыковок счета будут являться прямым доказательством того, что то или иное условие было выполнено.

Возможность обмена документами с контрагентами

Любой факт хозяйственной деятельности субъекта регистрируется с помощью первичного учетного документа. Он должен включать обязательные реквизиты (ст. 9 Закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ).

Первичный документ можно зарегистрировать двумя способами:

• в обычном бумажном виде;
• в электронном виде с подписью ЭЦП.

При работе с бумажными первичными документами часто возникают ситуации, когда они поступают несвоевременно или их вообще нет. Также возможны ошибки в оформлении или представление в виде сканированных копий. В этом случае бухгалтер должен найти первичные документы, а при наличии ошибок привести документацию в надлежащий вид. В основном этот момент касается первички, поступающей от контрагентов — поставщиков, покупателей, исполнителей.

Если первичный учетный документ создается в электронном виде в программе 1С, то он полностью соответствует требованиям законодательства. Кроме того, ЭДО с контрагентами имеет такие преимущества:

• сокращение времени на обмен документами;
• отсутствие необходимости вносить информацию в программу вручную;
• снижение ошибок из-за исключения человеческого фактора;
• сокращение времени на обработку документов;
• сокращение времени на подготовку и отправку документации в ИФНС;
• уменьшение затрат на бумажный документооборот (зарплата, расходные материалы, бумага);
• отсутствие необходимости вести бумажный архив;
• возможность ведения электронного архива с периодическим созданием копии;
• возможность контролировать статусы документооборота (ожидается подтверждение, ожидается исправление, ЭДО завершен);
• возможность подписания сразу группы документов с помощью ЭЦП;
• высокая безопасность и конфиденциальность электронного документооборота.

Разработчик  предлагает использовать сервис 1С-ЭДО (включая 1С-Такском). С его помощью пользователь может обеспечить качественный электронный документооборот с партнерами, в т.ч. с теми, которые используют другие бухгалтерские программы, а не 1С.

Для того чтобы работать с сервисами, необходимы подключение к Интернету и усиленная квалифицированная ЭЦП, а также установка на рабочем месте специального криптопровайдера. ЭЦП может быть выдана удостоверяющим центром или оформлена при подключении к сервису 1С-Отчетность. Если у пользователя нет ЭЦП, ее можно оформить через сервис 1С:Подпись — заявка направляется напрямую из 1С.

Возможна ситуация, при которой ЭДО не используется для обмена с контрагентом. В этом случае можно применять сервис «ЭДО без электронной подписи для участников 1С:Бизнес-сеть». С его помощью можно передавать и получать документацию в программах 1С, при этом не устанавливая настройки обмена и криптографии и не имея ЭЦП. Для использования сервиса необходимо иметь только подключение к Интернету.

Когда электронные документы поступают от партнера, они автоматически вносятся в 1С. Этот момент позволяет существенно сократить время обработки поступающей документации, а также уменьшить количество ошибок

Важно учесть, что такие документы, в отличие от передаваемых при полноценном ЭДО, не имеют юридической силы и требуют оригинального дублирования на бумаге.

Если партнер не применяет сервисы 1С-ЭДО, 1С-Такском или ЭДО без электронной подписи для участников 1С:Бизнес-сеть, то упростить процесс обмена документами и их регистрации в базе можно через электронную почту. Кроме того, приходные учетные документы пользователь может загрузить из отправленных контрагентом файлов. Но при этом также необходимо их оригинальное дублирование на бумаге.

Упростите работу в 1С с помощью бесплатных сервисов, входящих в 1С:Комплект поддержки ИТС. Бесплатно настроим популярные сервисы: 1С-Отчетность, 1С:Контрагент, 1С-ЭДО, 1С-Коннект и др. Оставьте заявку или звоните нашим специалистам в вашем городе!

Подробнее Заказать подключение сервисов 1С

Виды первичных документов

Что входит в этот класс бумаг? Все отчеты о любой финансовой деятельности. По признакам и характеристикам формы первичных документов разделяют:

По назначению:

• распорядительные (поручения);
• выполняющие (ведомости).

По способу заполнения:

• комбинированные (отчет об авансе);
• строгие (талоны или билеты).

По объему:

• первичные (кассовые ордеры);
• сводные (ведомости о расходах).

По виду операций:

• разовые (отчеты);
• накопительные (лимитно-заборные карты).

По месту составления:

• внутренние (накладные или отчеты об авансе);
• внешние (счета поставщиков, требования по платежам).

Они могут быть типовыми (регистрация операций) или специализированными (при проведении узкоспециализированных сделок).

Что относится к первичным документам? Их перечень таков:

• выписки из банка и кассы;
• платежные поручения;
• отчеты об авансе (с приложенными квитанциями из гостиниц, проездных, чеков на канцтовары и пр.);
• товарные чеки;
• накладные;
• счета;
• учеты рабочего времени;
• ведомости.

Все эти формуляры использует любое предприятие, которое осуществляет какую-либо финансовую деятельность.

Табель учета рабочего времени

Подтверждение выполнения договора поставки

Основным документом, закрывающим договор поставки товаров, материалов, сырья или любого другого имущества, является накладная.

Юридическую силу имеют только оригиналы документов. Поэтому даже если в какой-то промежуточный период, в силу определенных обстоятельств, была принята копия накладной, все равно под бухгалтерские регистры должен быть подложен оригинал. Изменить это не в силах даже оговорка в договоре.

Когда нужно составлять

Вся процедура оформления происходит уже при совершении операции, перед ее окончанием. Подписание происходит в тот момент, когда она уже совершена и есть какое-либо подтверждение.

Что касается хранения, то срок составляет 5 лет, за все это время, до уничтожения документов, налоговая организация имеет полное право проверить наличие и правильность оформления документов у обеих сторон, в случае несоответствия та или иная сторона получит административное наказание, а при наличии более серьезных нарушений – уголовное.

Разделение документов происходит по их общему назначению:

Бухгалтерские	Все документы, касающиеся учета финансов в компании, произведенных денежных операций (расчеты, счета и т.д.).
Оправдательные	Те документы, которые смогут подтвердить то, что сделка была совершена, все оформлено по правилам (накладные, письменные требования и т.д.).
Организационные или распорядительные	К ним относят бумаги, которые регулируют денежные отношения внутри компании, к таким относят: платежные поручения, приказы о повышении заработной платы и т.д.

Помимо этого, есть еще несколько критериев по которым можно разделить документы:

По объему	Это либо первичные, либо сводные. Под сводными имеется в виду перечень первичных документов.
По количеству операций	Здесь тоже просто, либо это разовые, либо накопительные.
Место применения	Между фирмой или между участниками какой-либо сделки. К внутренним относят акты, накладные или авансы, а к внешним – счета, договоры.
Методы оформления	Распространенные формы или специально оформленные под какой-то случай бланки.

Кто может не выписывать счёт-фактуру

В зависимости от выбранного ИП порядка налогообложения уплата НДС может быть не предусмотрена, соответственно объективно возникает вопрос о необходимости выставления счетов-фактур тем, кто освобождён от «оброка».

Согласно Налоговому кодексу РФ налог не оплачивают:

• работающие в сфере розничной торговли;
• занятые в общественном питании;
• предоставляющие услуги только за наличный расчёт;
• работающие на рынке ценных бумаг и реализующие акции и облигации;
• осуществляющие продажу товаров потребителям, которые используют льготные налоговые режимы.

Подробно указано в статьях 168 и 169 Налогового кодекса, которые отражают нюансы в зависимости от выбранной системы налогообложения.

На особом режиме оплата налога не производится, что находит отражение в предоставляемой отчётности. К специальным режимам относятся УСН, ЕНВД, ЕСХН.

Однако согласно пунктам 11 и 26 статьи 346 ИП могут формировать и выставлять счета-фактуры без указания суммы налога на добавленную стоимость.

«Закрывающими» документами без счёта-фактуры являются товарная накладная или акт приёма-передачи товаров (услуг).

При некорректном формировании счёта-фактуры, а именно указав в нём НДС, если ИП не является плательщиком налога, необходимо будет произвести его уплату и отчитаться в ИФНС.

Если деньги уплачены, а услуги (товары) не оказаны (поставлены)

Ситуации, когда Вы уплатили деньги поставщику, а он не выполнил свои обязательства, часто заканчиваются судебными разбирательствами. Заказчик подает в суд на исполнителя, чтобы взыскать уплаченную сумму денежных средств. Как правило, при подтверждении факта оплаты и отсутствии закрывающих документов, суды встают на сторону заказчика и присуждают поставщику вернуть долг и проценты за пользование чужими денежными средствами. Заказчик в такой ситуации в бухгалтерском учете должен создать резерв и оценить сумму аванса как сомнительную дебиторскую задолженность. По истечению срока давности (при существовании данной сомнительной дебиторской задолженности более трех лет) или в случае исключения поставщика из единого реестра юридических лиц (индивидуальных предпринимателей) такую сомнительную задолженность нужно списать на прочие расходы. Это делается такой проводкой:

Кредит 91.2 Дебет 60

Вы — исполнитель, заказчик отказывается подписать акт выполненных работ (накладную)

Ситуация, когда обязанности по договору выполнены — услуга оказана или товар поставлен, деньги оплачены, но документы подписать по каким-либо причинам не удается, – довольно часто происходит. Это может быть удаленность заказчика и исполнителя друг от друга или наличие противоречий между ними. Что в такой ситуации происходит с налоговым учетом исполнителя, ведь услуги им оказаны и деньги получены, а вот документов нет? С точки зрения налогообложения – принятие суммы оплаты к доходам в такой ситуации происходит в момент поступления денежных средств на счет. То есть принять доходы можно и  без закрывающих документов, но вот в бухгалтерском учете данная сумма останется «висеть» на 62 счете. В такой ситуации можно провести акт или накладную в бухгалтерском учете. Подписать ее и отправить заказчику ценным письмом с уведомлением и описью вложения. Также в письме необходимо указать на то, что заказчик должен подписать один экземпляр документов и выслать их обратно исполнителю. Если Вы отправите простым письмом данные документы, то у Вас не будет подтверждения факта отправки, а в случае заполнения описи вложения, у Вас на руках останутся документы, подтверждающие факт направления закрывающих документов покупателю. Данная ситуация невозможна при несогласии покупателя с качеством товара или выполненной услуги. Но в случае несогласия и отсутствия договоренности мирным путем, заказчик должен обратиться в суд.

Какая закрывающая документация необходима?

Чтобы произвести юридическое удостоверение факта проведения операции по продаже, либо оказании услуг, особенности которой обозначаются в договоре, необходимо иметь письменное подтверждение в виде закрывающего документа. К числу таких бумаг, предоставляемых в бухгалтерию, входят следующие виды:

• акт, подтверждающий проведение определенных действий/работ. В нем указывается, что обязательства по договору выполнены, и ожидаемый результат получен;
• счет-фактура.

Закрывающая документация в виде накладной должна быть составлена минимум в 2-х экземплярах, которые предоставляются каждой из двух сторон, участвующей при проведении операции. Это требуется для того, чтобы участники договорного соглашения имели возможность провести завершение сделки в своем учете. Данный тип бланка может быть использован исключительно при проведении поставок товара (купля-продажа).

Подтверждение выполнения договора оказания услуг

Если предметом контракта выступают услуги или работы, то основным документом, закрывающим договор, будет акт. Как и в случае с накладной, подтверждать выполнение сделки необходимо оригиналом.

Однако есть некоторые исключения. Если закрывающие документы на услуги не являются обязательным условием договора, и по закону разрешается их отсутствие, то под бухгалтерские регистры можно подложить (при необходимости) копии актов. Однако эти бумаги могут использоваться лишь для удобства учета. Такие случаи бывают при заключении договоров аренды и оферты.

Акт выполненных работ (оказанных услуг) — документ, доказывающий не только завершение сделки, но и отсутствие у заказчика претензий. Он выступает главным подтверждением, которое позволяет учитывать расходы по операции и включать их в налоговые декларации. Печатается акт в двух экземплярах, хранятся они у каждого из участников сделки.

Нужна ли счет фактура если ИП работает без НДС

» Счёт фактура ИП – это документ, который позволяет получить вычет по НДС от ИФНС.

Согласно действующим нормативным актам вести документооборот нужно допуская минимальное количество ошибок при оформлении.

Предприниматель, согласно направлению деятельности, регламентированного в Налоговом кодексе РФ, может работать как с НДС, так и без него.

Надо определить допускается ли отсутствие суммы по налогу в счёте-фактуре или если НДС не уплачивается выписывать её не нужно. Счёт-фактура составляется продавцом и передаётся покупателю не позднее чем через 5 дней после совершения сделки и является подтверждением факта оказания услуги или отпуска товаров. Согласно Постановлению № 1137 от 26.12.2011 счёт–фактура может быть представлена на электронном или бумажном носителе с одинаковой юридической силой.

Сформированные в цифровом виде счёта заверять электронной цифровой подписью (ЭЦП).

Подтверждение выполнения договора поставки

Основным документом, закрывающим договор поставки товаров, материалов, сырья или любого другого имущества, является накладная.

Юридическую силу имеют только оригиналы документов. Поэтому даже если в какой-то промежуточный период, в силу определенных обстоятельств, была принята копия накладной, все равно под бухгалтерские регистры должен быть подложен оригинал. Изменить это не в силах даже оговорка в договоре.

Когда нужно составлять

Вся процедура оформления происходит уже при совершении операции, перед ее окончанием. Подписание происходит в тот момент, когда она уже совершена и есть какое-либо подтверждение.

Что касается хранения, то срок составляет 5 лет, за все это время, до уничтожения документов, налоговая организация имеет полное право проверить наличие и правильность оформления документов у обеих сторон, в случае несоответствия та или иная сторона получит административное наказание, а при наличии более серьезных нарушений – уголовное.

Разделение документов происходит по их общему назначению:

Бухгалтерские	Все документы, касающиеся учета финансов в компании, произведенных денежных операций (расчеты, счета и т.д.).
Оправдательные	Те документы, которые смогут подтвердить то, что сделка была совершена, все оформлено по правилам (накладные, письменные требования и т.д.).
Организационные или распорядительные	К ним относят бумаги, которые регулируют денежные отношения внутри компании, к таким относят: платежные поручения, приказы о повышении заработной платы и т.д.

Помимо этого, есть еще несколько критериев по которым можно разделить документы:

По объему	Это либо первичные, либо сводные. Под сводными имеется в виду перечень первичных документов.
По количеству операций	Здесь тоже просто, либо это разовые, либо накопительные.
Место применения	Между фирмой или между участниками какой-либо сделки. К внутренним относят акты, накладные или авансы, а к внешним – счета, договоры.
Методы оформления	Распространенные формы или специально оформленные под какой-то случай бланки.

Виды первичных документов

Что входит в этот класс бумаг? Все отчеты о любой финансовой деятельности. По признакам и характеристикам формы первичных документов разделяют: По назначению:

• распорядительные (поручения);
• выполняющие (ведомости).

По способу заполнения:

• комбинированные (отчет об авансе);
• строгие (талоны или билеты).

По объему:

• первичные (кассовые ордеры);
• сводные (ведомости о расходах).

По виду операций:

• разовые (отчеты);
• накопительные (лимитно-заборные карты).

По месту составления:

• внутренние (накладные или отчеты об авансе);
• внешние (счета поставщиков, требования по платежам).

Они могут быть типовыми (регистрация операций) или специализированными (при проведении узкоспециализированных сделок).

Что относится к первичным документам? Их перечень таков:

• выписки из банка и кассы;
• платежные поручения;
• отчеты об авансе (с приложенными квитанциями из гостиниц, проездных, чеков на канцтовары и пр.);
• товарные чеки;
• накладные;
• счета;
• учеты рабочего времени;
• ведомости.

Все эти формуляры использует любое предприятие, которое осуществляет какую-либо финансовую деятельность.

Табель учета рабочего времени

Это интересно! Что такое рейдерский захват?

Первичная документация

типовой бланк, сформированный и заполненный по определенному образцу

Необходимость ведения первичных документов бухгалтерского учета определяют Федеральные законы РФ № 129-ФЗ и № 402-ФЗ. Требования и образцы формируют государственные органы статистики, а подтверждают их конкретные министерства.

Первичная документация в бухгалтерии – это формуляры, которые регистрируют совершенные хозяйственные операции. Любая запись в бухучете или регистре возможна только при их наличии. По сути, они являются подтверждением всех существующих финансовых процессов на предприятии и основой отношений с налоговой инспекцией.

Виды первичных документов

Что входит в этот класс бумаг? Все отчеты о любой финансовой деятельности. По признакам и характеристикам формы первичных документов разделяют:

По назначению:

• распорядительные (поручения),
• выполняющие (ведомости).

По способу заполнения:

• комбинированные (отчет об авансе),
• строгие (талоны или билеты).

По объему:

• первичные (кассовые ордеры),
• сводные (ведомости о расходах).

По виду операций:

• разовые (отчеты),
• накопительные (лимитно-заборные карты).

По месту составления:

• внутренние (накладные или отчеты об авансе),
• внешние (счета поставщиков, требования по платежам).

Они могут быть типовыми (регистрация операций) или специализированными (при проведении узкоспециализированных сделок).

Что относится к первичным документам? Их перечень таков:

• выписки из банка и кассы,
• платежные поручения,
• отчеты об авансе (с приложенными квитанциями из гостиниц, проездных, чеков на канцтовары и пр.),
• товарные чеки,
• накладные,
• счета,
• учеты рабочего времени,
• ведомости.

Правила заполнения и оформления

Очень важно правильно оформлять все без ошибок и опечаток. Для этого необходимо знать, что требуется указывать в документе:

• название,
• дату оформления,
• наименование фирмы (всех участников сделки),
• расчетный банковский счет и реквизиты,
• название сделки (количественный состав и денежную стоимость),
• ФИО ответственных лиц с их подписями,
• печать предприятия.

Существуют требования и по заполнению форм:

• заполняются с помощью шариковых ручек, компьютера или печатной машинки,
• заполняются только при планировании операции (редко – после ее завершения),
• обязательно указываются все реквизиты,
• внутренние формуляры составляются на предприятии, внешние – поступают извне,
• подобная документация ведется на типовых пропечатанных шаблонах.

На фирмах обычно существуют уже готовые образцы подобных бланков и способа их заполнения, для упрощения процесса.

Исправления в первичных документах

Поскольку все бумаги представляют собой ценность для предприятия, нельзя допускать ошибки при их заполнении. Существуют определенные правила по исправлению допущенных недочетов:

1. Бланк нестрогой отчетности правильно переписать, а испорченный вариант уничтожить, а вот строгую отчетность нельзя уничтожать. Достаточно зачеркнуть красным цветом по диагонали и написать «Аннулировано».
2. Можно тонкой чертой перечеркнуть ошибку и сверху вписать правильные данные, а рядом приписать «Исправленному верить» с подписью ответственного лица и печатью.
3. Ошибку нельзя заштриховать полностью, она должна быть читаема.
4. В случае неправильно указанной суммы осуществляемых операций следует скорректировать ее в текущем или следующем квартале.
5. Можно ошибку в расчетах скорректировать отрицательными числами.

В случае нескольких ошибок к бумагам прилагают бланк о том, что следует верить исправленным фактам, и указывается ответственное лицо. Также обязательно следует проставлять дату к исправлениям и печать предприятия.

Место и сроки хранения

После заполнения, обработки и регистрации первичка должна храниться на предприятии не менее 5 лет. Ее держат в бухгалтерии в специальных помещениях или шкафах (обязательно бумаги комплектуются по хронологии, нумеруются и подшиваются), а затем перемещают в архив. Передача бумаг, а при необходимости их выдача происходит только с разрешения и под контролем главного бухгалтера.

Бумаги хранят:

• 1 год – корреспонденция об отчетности,
• 5 лет – документация обо всех финансовых операциях поквартально,
• 10 лет – балансы и описи за год,
• 75 лет – финансовые расчеты с сотрудниками.

Важно! Уничтожать все виды первичных документов даже по истечении сроков можно только по решению специальной комиссии

Исправления в первичных документах

Поскольку все бумаги представляют собой ценность для предприятия, нельзя допускать ошибки при их заполнении. Существуют определенные правила по исправлению допущенных недочетов:

1. Бланк нестрогой отчетности правильно переписать, а испорченный вариант уничтожить, а вот строгую отчетность нельзя уничтожать. Достаточно зачеркнуть красным цветом по диагонали и написать «Аннулировано».
2. Можно тонкой чертой перечеркнуть ошибку и сверху вписать правильные данные, а рядом приписать «Исправленному верить» с подписью ответственного лица и печатью.
3. Ошибку нельзя заштриховать полностью, она должна быть читаема.
4. В случае неправильно указанной суммы осуществляемых операций следует скорректировать ее в текущем или следующем квартале.
5. Можно ошибку в расчетах скорректировать отрицательными числами.

В случае нескольких ошибок к бумагам прилагают бланк о том, что следует верить исправленным фактам, и указывается ответственное лицо. Также обязательно следует проставлять дату к исправлениям и печать предприятия.

Исправления в первичных документах