Журнал учета движения путевых листов: заполняем правильно

Для чего необходим Журнал учета движения путевых листов

Журнал учета движения путевых листов

Согласно действующему законодательству, все субъекты хозяйственной деятельности, на балансе которых находятся транспортные средства, обязаны вести учет расходов топлива на основании записей в путевых листах. Данное обязательство присваивается как организациям и предприятиям, так и физическим лицам, зарегистрированным в форме ИП.

Для систематизации документооборота в части составления и обработки путевых листов используют специальный документ – Журнал учета движения путевых листов. Он предназначен для контроля сроков передачи путевых листов диспетчеру и их последующего предоставления в бухгалтерию для списания расходов топлива.

Порядок учета

Форму путевого листка, как и ЖУ, можно разработать и утвердить самостоятельно либо применять утвержденную постановлением № 78. Документ будет недействительным, если отсутствует хоть один из обязательных реквизитов. Они определены 402-ФЗ и приказом № 152:

1. Название документа.
2. Номер документа в хронологическом порядке.
3. Срок действия.
4. Сведения об организации — собственнике транспортного средства, в том числе ОГРН.
5. Тип и модель автомобиля.
6. Государственный регистрационный знак авто.
7. Показания одометра перед выездом и по возвращению в гараж (стоянку).
8. Дата и время выезда и возвращения в гараж (стоянку).
9. Подпись и Ф.И.О. ответственного работника, который указал показания одометра, дату и время.
10. Ф.И.О. водителя.
11. Дата и время предрейсового и послерейсового медицинских осмотров (освидетельствований) водителя.
12. Штамп, подпись и Ф.И.О. медработника, который провел медицинский осмотр.
13. Отметка об осмотре технического состояния автомобиля перед выездом с указанием даты и времени (минуты и часы).
14. Подпись и Ф.И.О. ответственного за проверку технического состояния транспортного средства (механик, контролер, мастер).

Ведется он по простому алгоритму: в журнале указывают все выписанные путевки, без исключения. Для учета используют сквозную нумерацию с соблюдением хронологического порядка.

ЖУ составляется на месяц, и каждый раз на новой странице, если в учетной политике организации не установлены другие периоды.

Подробнее о том, как правильно составить путевку, читайте в статье «Правила оформления и ведения путевых листов в 2021 году».

Кому необходимо вести журнал учета

Журнал выдачи путевых листов заполняется ответственным лицом любой фирмы, осуществляющей перевозки на регулярной основе. В нем регистрируются сопроводительные документы, выдаваемые водителю при каждой поездке.

Путевой лист введен для подсчета расходов. Это первичный документ, который является предметом налоговых проверок. На основании него рассчитываются расходы на топливо, начисляется заработная плата водителю. Сведения о каждой поездке заносятся в журнал учета выдачи путевых листов.

ФЗ №259-ФЗ устанавливает правила оказания транспортных услуг. По закону хозяйствующие субъекты обязаны выдавать путевые листы при перевозке пассажиров или грузов. Это положение не распространяется на владельцев средств передвижения и на водителей по доверенности.

Зачем вести журнал регистрации выдачи путевых листов? Это сводный документ, который помогает руководителю фирмы контролировать передвижения водителя, отчитываться перед налоговой службой и требовать уменьшения обязательных платежей, вести учет потраченных средств. Все путевые листы прикрепляются к журналу и являются доказательством автотранспортной деятельности предприятия.

Кому не нужен журнал учета выдачи водителям путевых листов:

• Предпринимателям, использующим личный транспорт.
• Водителям при предоставлении транспорта по доверенности. Путевые документы могут составлять только предприятия, являющиеся владельцами транспорта. Компании, которая взяла машину по договору, они не требуются.
• Бизнесменам для поездок по личным делам.
• Хозяйственникам, налогообложение которых не зависит от расходов, также необязательно вести журналы. Тем не менее, если осуществляется транспортировка пассажиров или материальных ценностей, путевой лист водителю выдается. Допустим, предпринимателю на патенте, осуществляющему услуги на дому и использующему для передвижения машину, документ не нужен. Но если он отправился за товаром, то лист понадобится. Сотрудник Госавтоинспекции МВД может потребовать документ у перевозчика. Штраф за его отсутствие составляет 500 руб.

Аналогичные правила осуществления перевозок действуют в Беларуси. Журнал выдачи путевых листов РБ нужен для транспортировки товаров и пассажиров.

На видео: Путевой лист такси

Назначение и заполнение журнала учета путевых листов по форме 8

Для контроля движения выданных путевых листов в организации может вестись журнал учета движения путевых листов по форме 8, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78

Однако хотим акцентировать внимание, что с 1 января 2013 года в связи с вступлением в силу ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ унифицированная форма перестала быть обязательной

Как правило, журнал оформляется на период не более 1 года, однако при необходимости этот период можно сократить до 1 месяца. Журнал путевых листов является первичным документом, и срок его хранения составляет не менее 5 лет.

Такой лист служит первичным документом для контроля над расходом топлива и фиксирования километража по маршруту движения автомобиля.

Выдача предусматривается раз в сутки в начале рабочего дня или смены, или же может выдаваться на срок до одного месяца в случае длительных командировок, когда водитель выполняет свою работу более одного дня, о чем в журнале должна быть сделана соответствующая заметка.

Что это за документ

В путевом листе должна быть представлена следующая информация:

• личные данные водителя;
• регистрационный номер автотранспорта;
• личные данные владельца автомобиля или организации, которой принадлежит транспортное средство;
• расходы на топливо (показания спидометра);
• начальные и конечные точки маршрутов;
• их общая протяженность и километраж.

В случае возникновения аварий на дорогах либо иных правонарушений, совершенных водителем, он также обязан предоставить сотруднику ГИБДД помимо других документов свой путевой лист для занесения в него информации о правонарушении.

По мере заполнения, предусмотренного внутренним распорядком организации, журнал необходимо передавать для проверки бухгалтеру. Для этого в журнале учета есть выделенная графа для отметок сдачи документации в бухгалтерию.

В случае отсутствия лица, ответственного за ведение журнала, возможно заключение договора со сторонними организациями, которые занимаются техническим обслуживанием транспорта перед выездом на линию либо предоставляют услуги стоянки транспортных средств. В договоре прописывается соответствующая информация о сотрудничестве сторон для предотвращения спорных ситуаций, касающихся вопросов отчетности.

Если предприятие использует самостоятельно разработанные шаблоны документов по учету ГСМ, эти формы должны быть отражены в двух локальных актах организации:

• учетной политике;
• приказе об утверждении первичного бланка.

В приказ об утверждении образца путевого листа или журнала учета путевок надо внести информацию об организации, номере документа и дате его составления. В текстовом блоке приказа указывают предмет рассмотрения – утверждение нового шаблона документа. Обязательно должна быть прописана дата, с которой бланк будет введен в систему документооборота. В заключительном разделе приказа перечисляются сотрудники, которые должны руководствоваться этим локальным актом, и их подписи.

Книги

Нормативные правовые актыОбщественные и гуманитарные наукиРелигия. Оккультизм. ЭзотерикаОхрана труда, обеспечение безопасностиСанПины, СП, МУ, МР, ГНПодарочные книгиПутешествия. Отдых. Хобби. СпортНаука. Техника. МедицинаКосмосРостехнадзорИскусство. Культура. ФилологияДругоеКниги издательства «Комсомольская правда»Книги в электронном видеКомпьютеры и интернетБукинистическая литератураСНиП, СП, СО,СТО, РД, НП, ПБ, МДК, МДС, ВСНГОСТы, ОСТыЭнциклопедии, справочники, словариДомашний кругДетская литератураУчебный годСборники рецептур блюд для предприятий общественного питанияЭкономическая литератураХудожественная литература

Обязательно ли вести журнал

Автотранспортные компании, а также другие организации и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие автотранспортные средства, расходы, например, на бензин, должны подтверждать оправдательными документами. Основными документами первичного учета, определяющими показатели работы транспортных средств, являются путевые листы.

Заметим, что если вы оказываете услуги по отдельным договорам перевозки, то по требованию Минтранса должны вести журнал регистрации путевых листов. Например, по унифицированной форме № 8. Это предусмотрено пунктом 18 , утв. Приказ Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152.

Если же вы платными перевозками вы не занимаетесь и, например, своим транспортом забираете товар у продавца, то вести журнал не обязаны. Однако стоит признать, что журнал он удобен для внутреннего контроля за движением листов. Вы всегда можете определить, кому и какой путевой лист выдан, а также сдан ли он в урочный срок в бухгалтерию

Это важно для своевременного расчета и учета расходов на ГСМ, в частности, в 2017 году

Любым организациям и индивидуальным предпринимателям, чья сфера деятельности связана с оказанием транспортно-перевозочных услуг, полагается вести журнал учета путевых листов в обязательном порядке. Указание основано на нормах Федерального закона № 259-ФЗ от 18.11.07 и Приказе Минтранса от 18.09.08 г. № 152.

Что касается предприятий, не связанных напрямую с оказанием услуг транспортно-перевозочного характера, но пользующихся автотранспортными средствами в процессе своей деятельности, наличие журнала учета путевых листов не является обязательным для таковых, но может использоваться для систематизации и упрощения учета используемых в работе данных.

Каких-либо ограничений касательно ведения журнала учета путевых листов в электронном варианте нет ни в одном правовом акте действующего законодательства, следовательно, допускается создание учетной ведомости в электронном формате.

Обратите внимание! Можно использовать любой, наиболее удобный вариант ведения, будь то обычный Excel или 1С. Лист журнала

Лист журнала

Журнал учета путевых листов, форма 8, выполнен в табличном виде, представляя собой ведомость, разделенную на колонки. Таких колонок девять. В них вносятся следующие данные:

• Порядковые номера выданных листов;
• Даты выдачи;
• ФИО водителей;
• Табельные номера работников;
• Гаражные номера транспортных средств;
• Подписи водителя, диспетчера и бухгалтера;
• Примечания в случае необходимости.

Обратите внимание! Если организация ведет учет при помощи собственной разработанной формы ведомости, учетный журнал может содержать дополнительные графы, используемые конкретно взятой организацией. В случае если в учетную книгу внесены ошибочные данные, допускается внесение исправлений в соответствии с положениями 9 Федерального закона № 402-ФЗ

При допущении ошибки запись исправляется следующим образом:

В случае если в учетную книгу внесены ошибочные данные, допускается внесение исправлений в соответствии с положениями 9 Федерального закона № 402-ФЗ. При допущении ошибки запись исправляется следующим образом:

1. Ошибочная запись перечеркивается одной чертой;
2. Рядом проставляется отметка «исправлено», и вписываются верные сведения;
3. Проставляется дата внесения исправлений;
4. Произведенные исправления должны быть завизированы лицом, ответственным за ведение учетной ведомости;

Большинство организаций используют транспортные средства

Но эксплуатация транспорта сопряжена со значительными расходами, и их важно контролировать. Основным документом, подтверждающим расходы и передвижение автомобиля, является путевой лист

Это первичный документ, в котором отражаются подробные сведения о маршруте, грузе, пассажирах, водителе и транспортном средстве. Вести их учет следует в специальном журнале.

Журнал учета путевых листов (ЖУ) обязательно должны вести все организации, которые имеют в собственности транспортные средства (п. 17 приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152).

Впрочем, учреждение вправе вести ЖУ по этой необязательной форме № 8 либо нужно утвердить в учетной политике собственный вариант, который учитывает специфику деятельности организации.

В приказе № 52н об утверждении форм первичных документов и регистров бухучета, применяемых организациями государственного сектора, форма документа не указана.

Выполняя требования закона № 402-ФЗ о формах учета хозяйственных операций и условий приказа Минтранса № 152, определите форму и порядок заполнения в учетной политике.

Подробнее о новых реквизитах 2021 года

Обновленные правила заполнения путевых листов, также содержащие перечень новых реквизитов, закреплены в применении приказом Минтранса РФ от 11 сентября 2020 года № 368. Срок их действия — с 1 января 2021 года по 1 января 2027 года.

Сведения о перевозке

Здесь нужно отметить вид сообщения и вид перевозки. Эта информация представлена в ст. 4 и 5 ФЗ от 8 ноября 2007 года № 259-ФЗ, однако Минтранс прокомментировал ее в своем письме от 3 марта 2021 года № ДЗ-468-ПГ и отметил, что в графе «Вид перевозки» организация должна написать один из ниже представленных видов:

• регулярная перевозка пассажиров и багажа;
• перевозка пассажиров и багажа по заказу;
• организованная перевозка группы детей;
• перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
• перевозка для собственных нужд.

Сведения о транспортном средстве

С начала 2021 года в путевом листе обязательно требуется отмечать марку автомобиля или иного ТС, а также прицепа (если он есть). Ранее обязательно нужно было писать только тип автомобиля и его модель.

Здесь же нужно вносить показания одометра при отправке с парковки и въезде на нее после завершения смены. Писать нужно только полные километры пробега.

Отметки о медосмотре и техническом контроле

Контроллер технического состояния авто при нормальном состоянии должен написать в листе: «Выпуск на линию разрешен» и заверить это своей подписью.

Медик в путевом листе не только должен расписаться в удовлетворительном состоянии водителя, но и прописать:

• перед рейсом: «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;
• при возвращении со смены после осмотра: «прошел послерейсовый медицинский осмотр».

Если в лист вписаны несколько водителей, то отметку нужно делать для каждого из них.

Как утвердить свою форму

Если организация решила утвердить свою форму путевых листов, то следует учесть обязательные требования:

1. Наименование документа, номер и дата его выдачи. При проставлении нумерации необходимо соблюдать хронологию.
2. Срок действия путевки. Максимальный период — один месяц.
3. Информация о собственнике автомобиля. Теперь обязательно указывать ОГРН.
4. Информация о водителе транспортного средства (Ф.И.О., номер водительского удостоверения).
5. Сведения об автомобиле (государственный номерной знак, марка).
6. Данные одометра перед выездом в рейс и по возвращении в гараж (на стоянку).
7. Дата и время начала рейса и возвращения на стоянку.
8. Подпись и Ф.И.О. ответственного работника, который указал показания одометра, дату и время.
9. Дата и время предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.
10. Штамп, подпись и Ф.И.О. медработника, который провел медицинский осмотр.
11. Информация о прохождении предрейсового технического осмотра с указанием даты и времени (ДД/ММ/ГГГГ, а также часы и минуты).
12. Подпись и Ф.И.О. ответственного за техосмотр транспортного средства (механик, контролер, мастер).

Заполненный документ подписью заверяет диспетчер и руководитель учреждения либо уполномоченные руководителем лица. Если предприятие использует печать (определено уставом), то путевка скрепляется печатью. Документ всегда составляется в единственном экземпляре и выдается водителю на руки. По окончании рейса водитель должен сдать его ответственному лицу под подпись.

Журнал регистрации путевых листов можно ли в электроном виде

Журнал путевых листов является первичным документом, и срок его хранения составляет не менее 5 лет. Пример журнала Перейдем к документам и примерам. Для начала вы можете скачать форму журнала движения путевых листов № 8.

Алгоритм заполнения журнала прост и сводится к следующему: в журнал учета выдачи путевых листов вносится информация обо всех выданных организацией путевых листах. Каких-либо исключений в данном случае не предусмотрено.

Журнал имеет сквозную нумерацию и ведется в хронологическом порядке. После того как журнал полностью заполнен, он прошивается, скрепляется печатью и подписью руководителя.

Ведение в электронном виде В законодательстве нет никаких запретов на ведение журнала учета движения путевых листов в электронном виде. Вы можете вести журнал электронном в любом удобном виде: в Excel, 1С, облачной программе и т.п.

Законом от 06.12.2011 г. №402-ФЗ в ст. 9. Алгоритм действий:

• перечеркнуть одной линией неверную информацию;
• рядом с исправлением делается запись «Исправлено»;
• указывается надпись с правильными данными;
• обязательно проставляется дата корректировочных действий;
• каждый случай внесения исправлений должен подтверждаться собственноручной подписью ответственного должностного лица.

Самостоятельно разработанная форма Если предприятие использует самостоятельно разработанные шаблоны документов по учету ГСМ, эти формы должны быть отражены в двух локальных актах организации:

• учетной политике;
• приказе об утверждении первичного бланка.

В приказ об утверждении образца путевого листа или журнала учета путевок надо внести информацию об организации, номере документа и дате его составления.

Правила заполнения журнала учета путевых листов

журнала представлено таблицей, которая заполняется по мере выдачи путевок. Если путевой лист был неправильно заполнен, бланк испортили, данные об этом должны быть отражены в журнале формы №8. Такие путевки прикладываются к журналу, обязательно делается пометка, что листы испорчены. Сведения вводятся с сохранением хронологии оформления документов.

Для журнала учета характерна сквозная нумерация. Книга должна быть прошита и заверена подписью директора предприятия. Подпись подкрепляется печатью организации. Это необходимо для обеспечения сохранности документа и предотвращения попыток уничтожить отдельные листы книги.

Руководитель учреждения приказом назначает лицо, которое будет нести ответственность за ведение журнала.

Какой порядок заполнения журнала учета путевых листов?

Запрета на ведение журналов по учету путевок в электронном формате в законодательной базе не предусмотрено. Предприятия вправе самостоятельно решать, как им организовать ведение учета:

• заполнять бумажный вариант журнала;
• вести таблицы в Excel;
• ограничиться заполнением формы в программе 1C.

Главное требование – соблюдение формы документа, наличие обязательных реквизитов и возможность оперативно распечатать заполненные страницы бланка. Основная документация Мероприятия по мониторингу норм расхода ГСМ и обоснованности списания топлива реализуются с обязательным оформлением путевых листов и журнала их учета формы №8.

Как правильно вести Журнал

В настоящее время законодательство не выдвигает каких-либо четких требований относительно ведения Журнала, в связи с чем порядок оформления документа остается на усмотрение предприятия. Ниже представлен алгоритм действий для составления и заполнения Журнала, подготовленный с учетом общих нормативных рекомендаций:

Шаг-1. Выбор формы Журнала

На подготовительном этапе компания принимает решение относительно формы, в соответствие с которой будет составлен Журнал учета движения путевых листов. Фирма вправе:

• использовать унифицированную форму №8, утвержденную постановлением Госкомстата №78 от 28.11.1997 г.;
• модифицирован форму №8, дополнив ее новыми графами и удалив ненужные позиции;
• разработать абсолютно новую форму документа в соответствие с особенностями внутреннего документооборота компании.

Шаг-2. Выбор ответственного лица

Прежде, чем переходить к утверждению формы документа, руководству предприятия следует выбрать сотрудника, который будет заниматься заполнением Журнала. Это может быть работник, чья деятельность непосредственно связана с оформлением путевых листов (диспетчер либо начальник транспортного отдела, один из водителей, т.п.), так и сотрудник другого подразделения (деловод, работник архива, т.п.).

Шаг-3. Отражение порядка заполнения Журнала в учетной политике

После выбора формы Журнала и утверждения ответственного за его ведение лица, данная информация отражается в учетной политике либо в ином документе, который регламентирует внутренний документооборот предприятия (например, Порядок ведения внутреннего документооборота). Данные о порядке ведения Журнала отражается в виде отдельного раздела, с указанием следующей информации:

• дата начала использования Журнала (например, Журнал обязателен для заполнения с 01.01.2021 г.);
• утвержденная форма Журнала (может быть оформлена в качестве приложения к Порядку либо к учетной политике);
• лицо, ответственное за ведение Журнала (должность, структурное подразделение);
• особенности составления Журнала (документ составляется на 1 год, полугодие, квартал, месяц, т.п.);
• порядок заполнения Журнала (срок передачи путевых листов от водителя к диспетчеру, от диспетчера – бухгалтеру).

Шаг-4. Использование Журнала

После вступления в силу учетной политики, Журнал следует вести в утвержденном порядке:

1. Ответственный сотрудник (к примеру, диспетчер транспортного отдела) начинает ведение Журнала, а именно подписывает его (указывает период и дату начала ведения) и нумерует страницы.
2. Водители ежедневно (еженедельно) заполняют путевые листы, после чего передают их диспетчеру, который, в свою очередь, фиксирует сдачу документов в Журнал. При передаче путевого листа диспетчеру водитель ставит в Журнале свою подпись и текущую дату.
3. Получив путевые листы от водителей, диспетчер передает их в бухгалтерию. Факт передачи каждого документа фиксируется подписью бухгалтера и диспетчера, с указанием текущей даты.
4. Приняв путевые листы от диспетчера, бухгалтер отражает в учете расходы на списание топлива в соответствие с установленными нормами.

Передача путевых листов диспетчеру, а в последующем – в бухгалтерию, осуществляется в соответствие со сроками, утвержденными в учетной политике. К примеру, водители ООО « Магнат» обязаны передать путевые листы за неделю не позже следующего понедельника. При этом обязанность диспетчера – внести данные в Журнал и передать бухгалтерию путевые листы за отчетный месяц не позже 5-го числа следующего месяца.

Шаг-5. Сшив и хранение Журнала

По окончанию Журнала, документ сшивается и передается в архив для хранения. Срок хранения Журнала в общем порядке составляет 5 лет.

Образец заполнения

Рассмотрим пример. Согласно учетной политике ООО «Флагман», водители ТС передают путевые листы за прошедшую неделю диспетчеру транспортного отдела в срок не позже понедельника следующей недели. Диспетчер передает путевые листы за период с 1-го по 15-е число отчетного месяца в срок до 20-го числа отчетного месяца. Путевые листы отражаются в Журнала движения путевых листов.

Путевой лист	Водитель	Гаражный номер ТС	Водителем получен п/лист	Диспетчером получен п/лист и документы от водителя	Бухгалтером получен п/лист от диспетчера
№	Дата выдачи	ФИО	Таб. №
14-71	04.06.18	Куликов С.Д.	1233	104	Куликов 04.06.18	Старова 07.06.18	Булкина 15.06.18
13-22	04.06.18	Шиманов Д.Л.	4014	99	Шиманов 04.06.18	Старова 06.06.18	Булкина 15.06.18
18-33	04.06.18	Скуратов С.В.	3088	86	Скуратов 04.06.18	Старова 11.06.18	Булкина 15.06.18

Бланк Журнала учета движения путевых листов можно скачать здесь⇒ Журнал учета движения путевых листов.

Разновидности путевых листов

На практике наиболее часто используют такие три вида путевок:

1. N 4-с. Такую форму используют в тех компаниях, которые выбрали сдельную оплату труда для водителей. Зарплата таких работников рассчитывается по средним тарифам, действующим в этой сфере.
2. N 4-п. Такие путевые листы применяют для учета рабочего времени водителя. Работник получает деньги за отработанный период.
3. N 4-м. Это форма используется теми предприятиями, которые занимаются междугородними перевозками и доставками. Оформление путевых листов для таких поездок подразумевает не только указание более полной информации, но и специальные бланки (на их лицевой стороне есть красная полоса и надпись «междугородние перевозки»).

Порядок заполнения

Унифицированная форма №8 журнала учета, утвержденная Госкомстатом, является типовой для всех организаций и состоит из обложечной части и таблицы с графами, надлежащими к заполнению. При необходимости журнал прошивается, а листы пронумеровываются.

На титульном листе журнала указывается название организации и дата начала его заполнения, а также при необходимости другие реквизиты организации, такие как ИНН, ОГРН и прочее. На оборотной стороне он должен быть скреплен печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера. В соответствующих графах указываются фамилии и должности лиц, отвечающих за ведение и оформление журнала, и их подписи.

Табличная часть состоит из 9 колонок:

1. Порядковый номер путевого листа.
2. Дата выдачи.
3. Личные данные водителя.
4. Табельный номер.
5. Гаражный номер водителя и марка автомобиля.
6. Подпись о получении листа водителем.
7. Подпись диспетчера и дата приема путевого листа и других документов водителя.
8. Подпись бухгалтера и дата приема листа.
9. Примечание.

В журнале необходимо указывать информацию обо всех выданных путевых листах вне зависимости от их формы. Порядковые номера бланков должны быть сквозными.

Несмотря на типовую форму журнала, законодательство разрешает разработку и ведение своего журнала учета и добавление в него новых пунктов, которые организация посчитает нужными, но при условии, что пункты, обозначенные в утвержденной форме, должны быть приведены в обязательном порядке. Это необходимо учитывать для соблюдения правил проведения расчетов между компанией и заказчиком, а также для контроля работы, выполняемой водителем, и расчета заработной платы.

Ведение журнала очень выгодно крупным предприятиям, так как после подачи отчета в налоговые органы данная информация позволяет существенно сократить налоговые выплаты организации.

Если журнал заполнен неправильно с рядом выявленных ошибок, то все затраты на горюче-смазочные материалы при проведении проверки налоговой службой будут признаны недействительными.

Здесь вы можете бесплатно скачать бланк и образец заполнения данной книги

Поскольку путевые листы и журнал учета их движения являются первичными документами, в целях соблюдения норм бухгалтерского законодательства подобная документация должна храниться в архиве не менее пяти лет. Данные нормы предусмотрены для документов как на бумажных, так и на электронных носителях. Многие организации с большим штатом водителей первоначально оформляют журнал в электронном виде, что экономит время, так как заполнение путевых листов и ведение журнала вручную – дело достаточно трудоемкое.

Особенности заполнения листа

С введением новых реквизитов в 2021 году компаниям придется дополнять существующие формы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 года № 78, или разрабатывать собственные. Бланки, которые организация будет использовать, нужно закрепить в учетной политике.

Документ ведется в бумажном (распечатанном) виде, сведения в него вносятся шариковой ручкой любого темного цвета (другие средства письма – фломастеры, карандаши и т.п. применять не стоит).

При заполнении путевого листа следует избегать помарок и ошибок. Если какая-либо оплошность все же произошла, лучше заполнить новый бланк, но если это невозможно, исправлять неправильные данные нужно очень аккуратно. Можно либо замазать их с помощью корректора, либо зачеркнуть и сверху написать верную информацию (сделав рядом отметку «исправленному верить»). Все правки обязательно следует удостоверять подписью лица, их внесшего.

После оформления путевого листа бланк обязательно подписывается ответственными лицами, а также заверяется печатью предприятия (при условии, что использование штемпельных изделий для визирования подобных бумаг закреплено в учетной политике фирмы).

Прежде чем перейти к примеру заполнения документа, скажем несколько слов о порядке внесения в него информации.

Бланк заполняется ответственным лицом перед тем, как автомобиль выедет из гаража. В лист ставят свои подписи: механик, который осуществляет контроль за техническим состоянием транспортного средства, медицинский работник, который удостоверяет физическое состояние водителя, сам водитель и ответственный работник.

Важно! В период, на который выписан путевой лист, автомобиль могут использовать несколько водителей. В этом случае можно открыть несколько листов: для каждого водителя на одно ТС

Какую информацию включать в журнал

Применение такого учетного документа, как журнал учета движения путевых листов, обладает сразу несколькими преимуществами, которые делают использование учетной книги полезным даже для тех фирм, которые не обязаны это делать. В частности, он дает возможность контролировать своевременность и порядок оформления путевок и более оперативно проверять списание горюче-смазочных материалов. Типовая межотраслевая форма № 8 (ОКУД 0345008) представляет собой сшитые в виде книги страницы, на которых нанесена таблица из девяти колонок.

Каждая организация вправе разработать и использовать свою форму этого документа, поскольку его бланк является рекомендуемым и обязательным. Разработка своей таблицы позволит расположить колонки в удобном порядке, убрать ненужные данные и добавить актуальные. В типовом бланке, в частности, указываются:

• номер документа и дата его выдачи;
• табельный номер и Ф.И.О. водителя транспортного средства;
• гаражный номер транспортного средства (указание регистрационного государственного номера в типовой форме не предусмотрено, но его можно учесть в своем бланке);
• подпись водителя о получении путевки;
• подпись лица, уполномоченного на выдачу и приемку путевки (диспетчера);
• дата приемки и подпись бухгалтера;
• графа для примечаний.

Делать записи в документе необходимо в порядке, установленном Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008, № 152. Этот порядок является единым для всех пользователей транспортных средств.

Форма путевого листа в 2020 г.

Путевой лист ТС необходим при выезде любого транспорта по рабочим целям, независимо от того, собственный это автомобиль организации или арендованный. Жесткие требования к заполнению этого первичного документа установлены не только для автотранспортных компаний, но и для всех остальных, он является документом строгой отчетности, поэтому должен содержать обязательные реквизиты.

В 2018–2019 гг. таких сведений стало больше — чиновники добавили обязанность указывать сведения о прохождении водителем предрейсового контроля технического состояния автомобиля. Кроме того, отменили обязательную круглую печать на оформленном бланке.

1. Стало больше обязательных реквизитов. Теперь предпринимателям следует вписывать показания одометра при выезде ТС с парковки (места стоянки).
2. Диспетчерам надо фиксировать дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда ТС с парковки и заезда на нее.
3. Изменился максимальный срок, на который оформляют путевку. Еще в начале 2019 года однажды оформленный документ действовал в течение одного месяца. Сейчас так делать нельзя: бумагу оформляют на один рабочий день или одну рабочую смену. Если за это время водитель совершает несколько рейсов, правилами допускается оформление одного путевого листа до начала первого рейса. Закрыть его разрешено по возвращении водителя на парковку.
4. В ситуациях, когда одним транспортным средством управляют несколько водителей, на каждого из них оформляют персональную путевку. Но при выезде отметку о контроле технического состояния проставляют только в документе водителя, который первым выехал с места стоянки.
5. Разрешили проводить технический контроль ТС либо перед сменой, либо перед рейсом (зависит от ситуации).
6. Штамп медицинского работника стал необязательным. Это не значит, что отменили необходимость проходить медицинский осмотр, но медицинскому работнику теперь не обязательно подтверждать его штампом. Он вправе написать, что водитель прошел осмотр, указать дату и время осмотра, расписаться. Если в организации штамп имеется, им можно продолжать пользоваться. Но из-за отсутствия оттиска в путевом листе наказать уже не смогут.

Итак, с учетом поправок новые путевые листы 2020 года обязательно включают следующие сведения:

• название и номер самого документа;
• информацию о владельце автомобиля;
• период действия (срок — один или несколько дней), в течение которого путевой лист разрешено использовать, в формате «число, месяц, год»;
• данные о водителе ТС: Ф. И. О., дата и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра;
• информация о ТС: тип и модель, в том числе прицепа, если он имеется;
• регистрационный номер;
• показания одометра;
• дата и время выезда и заезда на парковку;
• данные о прохождении технического осмотра перед рейсом (сменой).

Документ заверяется подписью диспетчера, который его оформил, и руководителем организации. Печать ставят только те организации, которые ее используют по уставу. Форма готовится в одном экземпляре и выдается на руки водителю. После этого документ возвращается уполномоченному лицу под подпись, в этом случае он считается закрытым и поступает в бухгалтерию. С этого момента нужно выяснить, для чего нужны путевые листы.