Как превратить жизнь и работу в вечный праздник: открываем эвент агентство

Подбор персонала в event-агентство

На первых этапах начинающему агентству потребуется как минимум:

• Менеджер по работе с клиентами. Менеджер нужен для приема и обработки звонков, которых в сезон может поступать до 50 в день, а также для общения с конкретными заказчиками. Зарплата менеджера, как правило, сдельная – 5 тыс. руб. плюс процент (5-10%) от заказа.
• Оформитель зала (праздника). Также один из ключевых сотрудников праздничного агентства. От фантазии и опыта работы данного специалиста зависит многое. Его зарплата должна быть не меньше 30% от стоимости заказа.
• Водитель с личным автомобилем, который будет осуществлять доставку персонала до территории заказчика. Заработная плата 10-15 тыс. рублей в месяц.

Помимо этого, для выполнения широкого спектра заказов потребуется найм музыкантов, видеооператоров, фотографов, ди-джеев, ведущих и так далее. Но содержать большой штат сотрудников под силу только крупным и раскрученным организациям. Начинающим компаниям такая модель бизнеса в корне не выгодна.

Поэтому ключевой успех начинающего event-агентства – обширный круг знакомств с исполнителями. Коммуникабельность директора и умение общаться с творческими людьми – ключ к успеху данного бизнеса. Потребуется завести договорные отношения с самыми разными исполнителями. Например, услуги ди-джея будут стоить 5-6 тыс. рублей за вечер. Услуги живых музыкантов (скрипач, гитарист и т.д.) обходятся несколько дороже – от 6 тыс. рублей за час работы. 

Обязательно потребуется ведущий праздника (тамада). При этом, желательно иметь на вооружение как дорогих, так и «дешевых» исполнителей. Услуги обычного исполнителя оценивается в 5-7 тыс. рублей за вечер. К этой категории относятся начинающие ведущие и сотрудники домов культуры. Их программы зачастую скучны и однообразны.

К следующей категории можно отнести более опытных и креативных ведущих. Их услуги стоят от 8 до 15 тыс. рублей. Такой тамада способен за несколько минут придумать оригинальный сценарий на любой праздник.

И наконец, к последней категории можно отнести самых дорогих «элитных» ведущих, услуги которых начинаются от 30 тыс. рублей за вечер. Такие исполнители могут не только провести вечер, но и сами исполнить музыкальные композиции или станцевать. Они делают каждый вечер по истине незабываемым. Таких ведущих предлагают богатым заказчикам, крупным фирмам и прочим vip-клиентам.

Накрутка на услуги сторонних исполнителей составляет не более 10-15%. Устанавливать цены выше среднерыночных, особенно молодой компании не целесообразно – конкуренция в этом сегменте рынка достаточно серьезная. 

Организовать концерт – это «рулетка»

С самого начала я сама составляла список белорусских артистов, которых я хочу видеть на своих концертах, делала афиши и пускала в продажу у электронных операторов. Первой была площадка ДК МАЗ, и на концертах не было свободных мест (заполняемость зала – 1000 мест). Хотелось двигаться дальше, привозить других артистов, я вошла во вкус.

Сейчас у нас есть отдел, который занимается организацией концертов белорусских и зарубежных артистов, детских новогодних утренников. Они договариваются с площадками, артистами, продают билеты. Я все это контролирую, при необходимости езжу на переговоры.

Как мы формируем цену билета. Сначала мы считаем себестоимость: прописываем, сколько стоит сам артист, его райдер, звук, свет, аренда площадки, смета на рекламу. Если артистов несколько – считаем, сколько обойдется каждый. К полученной сумме прибавляем 20% (заработок агентства) – это и есть цена билета.

Организовывать концерты – это «рулетка». Когда ты заказываешь площадку и артиста, ты не знаешь, какой у тебя будет заработок, окупится все или нет. Но я люблю рисковать.

Мы уже сделали около 30 концертов, и все они были прибыльными.

Например, мы каждый год делаем эксклюзивный концерт Дмитрия Колдуна, сейчас готовим юбилейный концерт одной известной белорусской группы. Ежегодно проводим детские новогодние утренники, каждый год их посещают более 6000 детей.

С чего начать?

Анализ конкурентов, спроса и предложения — этим нужно заняться в первую очередь, планируя организацию проведения праздников. В городе с численностью населения более 500 тыс. человек найдется место еще для одного ивент агентства, но если начинать работу в пригороде, нужно оценить потенциальный спрос. Особенно должно насторожить отсутствие фирм по организации мероприятий. Может оказаться, что все они потерпели фиаско из-за полного отсутствия спроса.

После окончательного формирования модели бизнеса необходимо заняться узакониванием деятельности.

«Адская кухня»

Что касается ивентов, то около 60% из них мы организуем для корпоративных клиентов.

У нас заказывают крупные мероприятия, открытия объектов, тимбилдинги. Чаще всего это крупные частные и государственные белорусские компании, но обращаются и представители среднего бизнеса. Сразу обговариваем задачи – если нужно командообразование, то предлагаем командообразующие игры; если это Family day, то будут задействованы дети. 95% клиентов обращаются к нам повторно.

Организуем и небольшие корпоративы, и довольно масштабные мероприятия. И сроки подготовки тоже могут быть разными. Например, однажды заказчик из нефтяной сферы заказал у нас мероприятие на 150 человек за 2 недели.

Это был «кулинарный тимбилдинг», за основу которого была взята программа «Адская кухня», где участники готовят блюда под руководством шеф-повара. Нужно было выбрать площадку, организовать кейтеринг, столы, найти ведущего, договориться с селебрити, забрендировать передники и перчатки логотипом компании.

Мы организовали 10 команд по 15 человек, во главе каждой были известные люди (телеведущие, артисты, олимпийские призеры), руководил ими известный белорусский шеф-повар. Готовили интересные блюда – например, креветки с арбузом и козьим сыром. Для сотрудников компании это мероприятие было сюрпризом, все были в восторге.

Самый крупный корпоратив, который организовывали, был на 600 человек и длился 2 дня: крупная сеть магазинов отмечала День торговли. Проходило все за городом, ставили палатки, сцену, был ведущий, концертная программа, проводили командообразующий тимбилдинг.

Самое неприятное в нашей сфере – когда делаешь работу зря. Бывает так: поступает запрос на мероприятие, наш режиссер обрабатывает его, сценарист придумывает концепцию, мы высылаем, а в ответ получаем: «Спасибо, мы работаем с другой компанией». Просто многим нужно обязательно делать тендер, но при этом они прекрасно знают, что будут работать с другой, заранее выбранной компанией. А мы тратим свое время, раскрываем идеи, которые потом могут использоваться бесплатно. Уверена, не только наше агентство сталкивается с такими ситуациями.

Частные клиенты чаще всего заказывают свадьбы. Первую встречу с молодыми провожу я, слушаю их пожелания, видение. Показатель успешного результата для меня – когда в итоге невеста говорит, что это был самый лучший день в ее жизни, о таком она даже не могла мечтать.

Самая крупная свадьба, которую мы организовали, была на 120 человек. Свадьбы на 200 и более человек и чтобы гулять два дня – сейчас так уже не делают. Делаем выпускные. С этим запросом уже в сентябре к нам начинают обращаться родители. В итоге готовимся почти год – и за один день проводим до 7 школьных выпускных. Приходится набирать промоутеров, чтобы все контролировать.

Портфолио

При выборе праздничного агентства обязательно обратите внимание на портфолио, какие ивенты организовывало агентство и сколько мероприятий есть в отчете. Ведь кто-то может немного «прибрехать»)) Например — открылось новое агентство, сделало себе красивый сайт, написало на сайте, что опыт в организации более 10-ти лет и организовано более 5000 мероприятий… Тут сразу видно, что пахнет брехней!. Ну во-первых — за 10 лет невозможно организовать 5000 мероприятий, да и вряд ли 3000 кто-то организовывал за этот период времени

Все же очень легко посчитать — 3000 ивентов за 10 лет, это 300 в год и соответственно 25 мероприятий в месяц. Поверьте, нашему опыту — так не бывает!

Ну во-первых — за 10 лет невозможно организовать 5000 мероприятий, да и вряд ли 3000 кто-то организовывал за этот период времени. Все же очень легко посчитать — 3000 ивентов за 10 лет, это 300 в год и соответственно 25 мероприятий в месяц. Поверьте, нашему опыту — так не бывает!

Даже в самый жаркий месяц всех организаторов — это декабрь месяц (сезон новогодних корпоративов) — ооочень редко бывало, что за 1 месяц удавалось организовать 25 ивентов… А когда заниматься подготовкой этих ивентов, если они практически каждый день, поверьте — это очень сложно, практически нереально! Возможно, один месяц в году, такой пережить (декабрь), а потом сразу на отдых восстанавливать нервную систему. Так что поверьте — в таком режиме невозможно работать весь год…

Возвращаясь к портфолио — проверьте, сколько и какие ивенты организовывало агентство. Если на сайте указано, что агентство работает более 10-ти лет, а в портфолио есть всего несколько отчетов небольших ивентов, то это повод усомниться в выборе этого агентства.

Экономия времени и ресурсов

Одна из главных причин, почему люди обращаются к сторонним организаторам – это нехватка времени на планирование и проведение события, из-за большой занятости основной работой.

Event-агентства постоянно устанавливают прочные связи с подрядчиками, праздничными площадками и артистами; это позволяет им быстро и эффективно управлять всем, что потребуется для проведения события. В то время как вам могут потребоваться недели, чтобы найти идеальное, подходящее по всем параметрам место для вашего праздника, или презентации, ивент-агентство может сделать это за несколько часов!

Опытные организаторы знают, какие нужно задавать вопросы, на что обращать внимание, понимают, что и в какой момент нужно делать и как соблюсти сроки без лишних проблем. Все, что вам остается делать – это выбрать желаемую дату и довериться профессионалам

Что это такое и в чем суть

Эвент-агентство – это компания, которая на профессиональном уровне занимается организацией праздников, торжественных мероприятий и прочих значимых событий. Работа в таком агентстве на первый взгляд может показаться пустяковой. Но только на первый, потому что современный потребитель достаточно капризен и избалован, повидавший многое если не лично в заграничных турпоездках, то в постах социальных сетей. Попробуй-ка его удиви и развесели.

Кроме того, конкуренция не дремлет. И там, где у вас только блеснула гениальная идея, а затем неясная мысль, как воплотить ее в жизнь, бывалые мэтры уже все придумали, устроили и показали широким массам.

Но отчаиваться не стоит, ведь эвент-деятельность предполагает не только выступления тамады на свадьбе или организация поминок в лучшем городском кафе. Это:

• детские праздники различных масштабов, от частного Дня рождения до фестиваля в рамках региональных учебных заведений;
• корпоративные встречи и тим-билдинги;
• семинары, образовательные тренинги и конференции
• загородные пикники, мастер-классы для всех и много чего еще интересного и прибыльного.

То есть, профессиональный эвент-менеджер должен быть универсалом с широким кругозором и большим креативом – другим тут делать нечего. А вот больших капиталовложений не понадобится. Скорее будут нужны связи и знакомства, потому что без партнеров не обойтись. Но обо всем по порядку.

Бизнес-ниши, в которых можно дополнительно зарабатывать

Вот несколько примеров узкоспециализированных услуг:

1. посредничество для аренды конференц-залов, ресторанов, кафе и для заказа блюд;
2. планирование ивента и посреднические услуги: координация работы персонала, контроль на месте событий, поиск и наем подходящих специалистов;
3. поставка еды и напитков по принципу «все включено» для любого мероприятия, пикника с барбекю и грилем;
4. разработка дизайна и украшения для мероприятия, в том числе оформление воздушными шарами, декорами из цветов, тематическими стендами;
5. сдача в аренду оборудования для звука (микрофоны, проекторы, мониторы, аудиосистемы и т.д.), палаток и тентов, пластикой мебели, посуды и прочего;
6. планирование развлекательных программ: эмси, музыканты, танцевальные группы, модельные агентства, услуги фотографа, фейерверки;
7. транспортные услуги (автобусы, микроавтобусы и автомобили вы можете арендовать за отдельную плату у других предприятий или частных лиц);
8. подготовка и рассылка пригласительных, сбор подтверждений об их присутствии (сложная работа, за которую следует браться, только имея опыт в этой сфере);
9. работа по хорошим ценам с оптовыми поставщиками напитков и фруктов (за которые клиент заплатит вам больше).

Если у вас достаточно опыта, обратите внимание на следующие сферы услуг:

• PR-услуги, к примеру, распространение информации о мероприятии в СМИ;
• подготовка списков потенциальных клиентов или участников (для рекламного продвижения).

Личное впечатление на этапе общения

Еще обратите внимание на общение с вами, насколько вам комфортно общаться, и вы понимаете другу друга. Если на этапе общения что-то вас настораживает, то лучше не продолжать дальше, поскольку, работая над совместным проектом — будут трудности

И вы можете выяснить, насколько опытный менеджер с вами ведет переговоры, на этапе первого общения. Если вы будете задавать правильные вопросы по организации мероприятия и про агентство, а вам не смогут дать вразумительные ответы или на каждый вопрос будут говорить — давайте я уточню и перезвоню с ответом, то вас этот момент тоже должен насторожить, поскольку опыта у данного агентства может быть недостаточно для организации вашего ивента.

Так что работайте только с профессионалами и хороших вам ивентов!

Финансовые расчеты

Инвестиции в проект

Стартовые вложения в дело составляют (в тысячах рублей):

• регистрация предприятия – 50;
• аренда помещения на время ремонта и затраты на его косметическое преображение – 100;
• мебель, реквизит, техника – 250;
• начальная рекламная кампания, изготовление вывески – 80;
• резерв – 20.

Итого 500 000 рублей.

Текущие расходы

В ежемесячные затраты агентства входят:

• заработная плата сотрудников – 50;
• аренда помещения и коммунальные платежи – 25;
• поддерживающая рекламная кампания – 5;
• резерв – 10.

Итого 90 000 рублей.

Доходы и планируемая прибыль

На начальном этапе доход агентства в месяц будет составлять в среднем 100 тысяч рублей (для этого периода следует предусмотреть наличие резервного фонда). С появлением базы постоянных клиентов число и стоимость заказов будет расти, увеличивая ежемесячный доход до 150–400 тысяч рублей.

Оценка эффективности проекта

Средний проект event-агентства обходится в 30–50 тысяч рублей. Из этих денег только 15–20% принадлежат самому агентству. Для покрытия расходов компании придется выполнять в месяц около 12 проектов в течение первого года, постепенно расширяя штат и увеличивая число кейсов до 20 ежемесячно через год-два после запуска бизнеса.

Перспективы развития у отечественного event-рынка есть, но они заключаются в увеличении объема продаж и расширении спектра услуг. А это подразумевает выработку нестандартных решений и ярких идей.

Кто претендует на должность event-менеджера?

Образование.

Поскольку специализированного высшего образования в сфере event нет, то в event-индустрию приходят из разных профессий. При этом, 93% респондентов имеют высшее образование, и лишь 7% имеют среднее профессиональное образование.

Агентство событий «Авентура» выяснило, что большая часть соискателей (33%) — это выпускники специальности «реклама и связи с общественностью». Кстати, по мнению специалистов, это одна из самых подходящих для event-менеджера специальностей. На втором месте располагается «Управление и маркетинг», 25% соискателей имеют образование именно в этой области. Около 7-8% имеют образование в сфере журналистики и примерно столько же в сфере режиссуры. Присылают свои резюме и специалисты из области дизайна (5%), а также люди технических профессий (4%). 17% опрошенных имеют образование в других областях (право, медицина, бухгалтерский учет и т.д.).

Стоит отметить, что 83% респондентов владеют иностранными языками на различном уровне от базового до профессионального. Причем некоторые знают 3-4 языка. 77% соискателей обладают навыками работы с дизайном. А 78% имеют опыт работы в продажах. 

Возраст. Пол. Вредные привычки.

Согласно статистике, организаторами событий в основном хотят работать люди в возрасте от 18 до 43 лет, а средний возраст потенциального event-менеджера 26 лет. При этом большинство соискателей, претендующих на должность event-менеджера женщины — 71%. Что касается вредных привычек, то, большая часть (76%) их не имеет. Интересно, что из 24% курящих людей 15% с опытом работы, остается надеяться, что эта закономерность появилась не из-за этого самого опыта. 

Сколько платят?

64% соискателей, указавших уровень заработной платы, в среднем хотели бы получать 70 тысяч рублей. Минимальный оклад, на который они рассчитывают — 40 тысяч рублей, максимальный 133 тысячи рублей. Некоторые не указывают желаемый уровень заработной платы. При этом средний оклад event-менеджера в Санкт-Петербурге составляет 30 тысяч рублей, в Москве чуть больше (около 40 тыс.), а в регионах минимальный 10-15 тысяч рублей. 

Опыт соискателей в цифрах.

69% соискателей, имеющих опыт работы, отмечают, что максимальный бюджет проекта, над которым они работали составляет от 0-500 тысяч рублей. 19% работали с бюджетами от 500 тысяч до 1 млн рублей. И лишь 12% имели дело с проектами, суммы которых составляли 1-20 млн рублей и более. Специалисты агентства событий «Авентура» отмечают, что уровень и бюджет мероприятия, во многом зависит от статуса компании, уровня event-агентства и профессионализма менеджера. Чем опытнее специалист, тем более масштабными проектами ему доверяют руководить. 

Требования к кандидатам.

Работа event-менеджера — это стиль жизни. Поэтому event-специалисту так необходимо обладать качествами, напрямую влияющими на его профессиональную деятельность. К ним можно отнести: грамотную речь, коммуникабельность, вежливость, четкую дикцию, а также адекватность, целеустремленность, клиентоориентированность, стрессоустойчивость и исполнительность. Этими качествами обладает около 40% соискателей.

– «Не менее важны такие качества как быстрая обучаемость и желание развиваться в сфере Event-менеджмента», — отмечает генеральный директор агентства событий «Авентура» Михаил Глушенков. – «Мы всегда приветствуем инициативных и творческих людей, однако, нам также важны опыт и понимание специфики работы. Детально изучив сотни резюме, мы увидели множество людей с «горящими» глазами, но при этом почти у половины нет представления о работе в нашей сфере… Поэтому выбрать по-настоящему стоящего и подходящего кандидата не всегда легко», — поясняет Михаил. – «Стоит также отметить такие преимущественные навыки, как высокие достижения на прошлом месте работы, какие-либо навыки в дизайне, опыт телефонных переговоров и конечно же опыт работы в сфере event». 

Обязанности event-менеджера.

За каждым удачным и грамотно спланированным событием скрывается четкая и слаженная организационная работа команды специалистов. Тот, кто до сих пор представляет, что работа event-менеджера состоит из ежедневных праздников, дегустаций и знакомств со знаменитостями, глубоко заблуждается.  В обязанности event-менеджера входят: координация подготовки и проведения мероприятия; ведение бюджета; работа с площадками и поставщиками; ведение финансовой отчётности и документации; подготовка материалов для презентаций и прессы; ведение переговоров с клиентами и подрядчиками и многое другое. 

С чего начать

Если вы осознали, что быть главой успешного и востребованного эвент-агентства – это не вечные шутки, вечеринки, клубы и веселье, а тяжелый труд каждый день, даже когда остальные отсыпаются и отдыхают (именно на выходные и праздники будет приходиться пик вашей деятельности), запомните несколько основных правил. Вот что рекомендуют начинающим эксперты самых престижных эвент-компаний столицы, основываясь на своем многолетнем опыте:

1. Определите область деятельности. Все новички полны энтузиазма, хотят успеть всюду, но так не получится. Не стоит распыляться и сразу же презентовать свою компанию как универсальную, оказывающую услуги по организации любых мероприятий. Успеха быстрее добиваются узконаправленные агентства – например, специализирующиеся на организации спортивных соревнований или мастер-классов. Свадьбы, похороны и детские Дни рождения отбросьте сразу, тут все давно уже схвачено.
2. Чтобы правильно составить бизнес-план и определить стратегию действий, сначала установите, кто же ваша целевая аудитория. Важны возраст, род занятий, средние доходы ваших потенциальных клиентов. Тогда вы сможете грамотно сформулировать список своих услуг и установить адекватные расценки.

1. Займитесь подборкой команды профессионалов. Полагаться только на свои силы и случайных партнеров – неразумно и несерьезно. Кадры вам нужны, пусть даже поначалу это будут студенты, согласные пройти практику за символическую оплату.
2. Не забывайте о самообразовании. Сегодня существуют специальные тренинги и курсы, можно погуглить и отыскать полезные интервью и видеоуроки профессиональных эвент-гуру. Познакомиться с чужим опытом, в том числе и чужими ошибками, вам не помешает.
3. Заводите полезные связи. Если вы хотите предоставлять полный спектр услуг по высшему разряду, то вам нужны будут фотографы, видеосъемщики, ведущие и распорядители торжественных мероприятий, стилисты и декораторы, PR-менеджеры, инженеры по спецэффектами и еще множество специалистов самых разных профилей. Кроме того, вы должны дружить с журналистами, владельцами кафе и клубов, отелей, выставочных площадок, просто необходимо завязать тесную дружбу с надежной службой такси. За один день это все, конечно, не сделается. По этой причине начинающие эвент-организаторы сначала устраиваются сами в какое-нибудь агентство – Москва предлагает достаточно вакансий по этому профилю. А спустя пару лет вчерашние стажеры, набравшись чужого опыта и полезных контактов, открывают свое собственное дело.

Что вы делаете дальше? А дальше можно переходить к продвижению своего детища, то есть, начинать доказывать жаждущей зрелищ и хлеба публике, что вы и только вы сможете им дать, чего они ждут и ищут.

Реклама

Как бизнес event агентство не может эффективно работать без рекламы. Лучшими считаются методы:

1. Личное общение с руководителями предприятий и предложение услуг. При себе необходимо иметь фотоотчеты и прочий презентационный материал.
2. Раздача листовок, буклетов. Не новый, но действенный способ привлечения клиентов. Буклет должен быть ярким, информативным, с указанием контактных данных. Центральное место занимает название и логотип агентства.
3. Уличная реклама — удобна тем, что клиенту не придется искать агентство, достаточно просто позвонить, и все улажено. Запоминающееся название на биллборде и нестандартный подход самоподачи позволят компании стать узнаваемой.

Наиболее бесполезно, по мнению ведущих пиар-менеджеров, организовывать рассылку. Доля спама, которым кто-то может заинтересоваться, ничтожно мала.

Для продвижения в интернете нужно:

• разработать свой сайт с предоставлением возможности клиенту и менеджеру общаться интерактивно;
• зарегистрировать странички в соцсетях, ежедневно выкладывая интересные посты, отчеты о проведенных мероприятиях.

Ежемесячные расходы на рекламу — от 10 тыс. руб.