Обучение персонала в организации

Выбрать содержание программы: концепции, подходы, теории

Подумайте, что нужно знать участникам обучения, чтобы на рабочем месте они использовали целевые навыки, технологии, модели и делали это правильно. Что им нужно узнать, чтобы сформировались эффективные установки? Это и будет определять содержание программы. Сформулируйте темы и основные тезисы.

Содержание довольно часто подбирают под влиянием моды в конкретной теме. Например, если планируется обучение по мотивации, то очень часто включают в программу теории мотивации Герцберга и Маслоу, алгоритм постановки задачи, связывающий задачу и потребность человека. Но для изменения конкретного поведения сотрудников в реальных ситуациях это содержание может быть совершенно бесполезным, даже вредным. Отталкивайтесь от проблемы и задач.

ПРОЦЕДУРА ОРГАНИЗАЦИИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОБУЧЕНИЯ

Предварительно с сотрудниками будет заключено дополнительное соглашение к трудовому контракту об обучении и повышении квалификации.

Шаг 1.

Определение потребности в обучении.

Сотрудник, основываясь на стратегических целях развития компании, согласовывает со своим руководителем вид тренинга, в котором он должен принять участие.

Шаг 2.

Согласование вида и стоимости обучения
Сотрудник уточняет название тренинга, стоимость, место и время его проведения.

(помощь в получении информации и нахождении соответствующего тренинга в море предложений может быть получена у меня, Светланы Беляевой, или, в случаях с тренингами по информационным технологиям – у Андрея Лякина)

Шаг 3.

Служебная записка
Руководитель отдела составляет служебную записку согласно прилагаемого образца на имя генерального директора Ххха, с просьбой и обоснованием необходимости обучения сотрудника (или группы сотрудников) на определенном тренинге. (* должность сотрудника и принадлежность его к тому или иному отделу компании должна соответствовать штатному расписанию). Руководитель отдела ставит на ней свою подпись. Вторую подпись на служебной записке ставлю я или Светлана Беляева.

Шаг 4.

Оформление приказа на обучение

На основе служебной записки Бухгалтерия оформляет приказ на обучение сотрудника (группы сотрудников) на определенном тренинге. На этом этапе становится понятно, можем ли мы оплатить счет от компании, или оплата будет происходить наличными как от физического лица.

Шаг 5.

Получение счета за обучение

Сотрудник связывается с компанией, которая проводит обучение и просит их выслать нам счет за обучение. При этом сотрудник отправляет в центр обучения копию карточки сведения о компании (номера счетов и реквизиты). Карточку сведений можно получить на ресепшен.

Шаг 6.

Оплата обучение.

Бухгалтерия оплачивает со счета обучение сотрудника и информирует о платеже участников тренинга.

Важно: Если сотрудник будет оплачивать счет от физического лица, то он информирует об этом компанию, проводящую обучение и не предоставляет им никаких документов об Хххе.  В этом случае сотрудник оформляет заявку на наличные в БД и получает деньги по стандартной процедуре. После тренинга сотрудник обязан в этом случае предоставить приходный ордер в кассу

Шаг 6.

Посещение тренинга и предоставление документов в бухгалтерию

При посещении тренинга сотрудник ОБЯЗАН получить у компании, проводящей тренинг следующие документы:

—          договор на обучение (оригинал)

—          акт сдачи-приемки работ (оригинал)

—          копию лицензии (если это образовательное учреждение)

—          оригинал счета

В случае прохождения тренинга как от физического лица – сотрудник обязан предоставить в кассу приходный ордер за оплаченные деньги.

Сотрудник освобождается от обязательств по документальному сопровождению тренинга только после возвращения всех необходимых документов в Ххх.

Шаг 7.

Внедрение изменений

Составление графика развития и обучения сотрудника специалиста

Возьмите список методов из предыдущего пункта. Распределите их на тот срок, который закладываете на достижение целей. Оптимально: от 6 до 12 месяцев.

Старайтесь не устанавливать для себя или сотрудников очень жестких рамок. Пандемия 2021 года показала всему миру, как любые прогнозы и договоренности могут лететь к чертям. Даже если их составляли специалисты. Жизнь вообще полна непредсказуемостей. Не составляйте график слишком строго. Пусть основные сроки будут жесткими, а промежуточные — мягкими.

Например, посвятите каждый месяц изучению одной технологии из вашего списка. Но не расписывайте каждый день этого месяца по часам.

Что входит в план обучения

План составляется в произвольной форме и обычно содержит следующие позиции и сведения:

• направление обучения и его цели;
• бюджет обучения с учетом возможных внеплановых мероприятий;
• в случае проведения обучения сторонней организацией сведения о такой организации и стоимость ее услуг;
• сроки проведения обучения;
• сведения об обучаемых сотрудниках (Ф.И.О., должности);
• форма и время обучения с учетом рабочего времени персонала;
• четко сформулированные действия и мероприятия по обучению с указанием сроков на их выполнение/проведение;
• места для отметок о проведении мероприятий и комментариев.

В ходе реализации плана может появиться потребность в проведении дополнительных мероприятий, о чем руководитель подразделения должен заявить вышестоящему руководителю заблаговременно.

Этап 3. Разработка

Итогом этого этапа должен стать учебный план образовательной программы. И здесь нам понадобятся результаты исследований, проведённых на предыдущих этапах.

Как разработать драфт учебного плана

Учебный план — это перечень дисциплин и практик, последовательность их изучения (в каком семестре какая дисциплина изучается), количество часов, которое отводится на изучение каждой из них, и информация о форме контроля (зачёт, зачёт с оценкой, экзамен).

Учебный план разрабатывается с опорой на исследования и анализ, который проводился на предыдущих этапах проектирования образовательного опыта. Анализ статей, публикаций даёт понимание контекста профессии и отрасли, анализ конкурентов — помогает сформировать уникальное торговое предложение нашей образовательной программы, а анализ рынка и вакансий — понять, какие навыки нужны будущему выпускнику.

• Определитесь с направлением подготовки и уровнем образования (бакалавриат, специалитет, магистратура).
• Опирайтесь на проведённое на этапе 1 исследование, особенно в части анализа конкурентов. Посмотреть учебные планы по похожим программам всегда полезно. Нет ничего зазорного в том, чтобы подглядеть, как у кого построен курс. По крайней мере, можно понять, как он не должен выглядеть (если программа конкурентов кажется вам неудачной), а если повезёт, то можно поймать полезный инсайт и придумать выгодное УТП.
• Составьте драфт учебного плана отдельными большими блоками — что-то вроде прототипа или плана-схемы будущей программы.

На этом этапе снова загляните во ФГОС или в собственный образовательный стандарт, если он есть у вуза, чтобы уточнить обязательные дисциплины базовой части учебного плана.

Соберите учебный план с указанием названий дисциплин, количества зачётных единиц и количества часов, отведённых на каждую из дисциплин.

Зачётная единица — это обозначение того, сколько времени от всей программы заложено на ту или иную дисциплину. Чем сложнее дисциплина, чем больше информации она в себе несёт, тем больше часов требуется на её освоение.

Из каких частей состоит учебный план

Во время разработки учебного плана нужно заложить логику построения программы. Лучше всего сделать это схематично. Например, можно отрисовать её в Miro или любым другим удобным способом. Такая визуализация будет полезна как для самого методиста, так и для экспертов.

Учебный план строится из трёх основных элементов:

1. Базовая часть — дисциплины и практика, которые формируют как универсальные, так и обязательные профессиональные компетенции. В эту часть включаются обязательные дисциплины, которые перечислены во ФГОС, — философия, иностранный язык, история, безопасность жизнедеятельности, физическая культура. Также в эту часть учебного плана включаются дисциплины, составляющие основу будущей профессии. Они формируют общие профессиональные компетенции и являются базой или неким трамплином для изучения узкоспециализированных предметов (например, дискретная математика и теория алгоритмов — базовые предметы для направления «Прикладная информатика»).
2. Вариативная часть — здесь на базе той основы, которая заложена в первой части, создаётся несколько возможных специализаций (направленностей). Трек каждой специализации выстраивается по грейдам: постепенно усложняется программа обучения внутри конкретной специализации. Студент может как выбрать конкретную специализацию, так и ознакомиться с несколькими специализациями на базовом уровне.
3. Факультативы — это элективные курсы, которые студент может выбирать для изучения. Наличие факультативов позволяет создать более персонализированную индивидуальную образовательную траекторию. Мы в Skillbox обычно предлагаем в каждой программе высшего образования на выбор три вида таких курсов.

Виды факультативов:

• Дополнительная специализация: студент выбирает предметы, которые напрямую не связаны с его специальностью.
• Культурный электив: участие в культурном проекте (например: театр, музыкальная группа).
• Элективные курсы по гибким навыкам: это позволяет проработать слабые стороны, которые у каждого студента свои (тайм-менеджмент, публичные выступления, эффективные коммуникации).

Планирование учебного времени: крутые лайфхаки

Чтобы облегчить планирование учёбы студента, мы приготовили несколько полезных советов.

Выключайте внутреннего перфекциониста

Помните, что мало кому удаётся выполнить всё, запланированное на день. Чаще всего некоторые дела переходят с нами на следующие сутки, а иногда и неделю.

Определить вред от подобного срыва дедлайнов поможет специальный инструмент тайм-менеджмента — матрица Эйзенхауэра. Она делит текущие задачи на 4 вида. Мы расположили их в порядке приоритетности:

• срочные и важные;
• важные и несрочные;
• срочные и неважные;
• несрочные и важные.

Если вы периодически не выполняете дела из 4-ой категории: ничего страшного не произойдёт, позвольте внутреннему перфекционисту расслабиться. Главное — сделать в срок важные и срочные задачи.

Держите вещи в порядке

Очень много времени уходит впустую, когда рабочее пространство организовано неправильно

Минуты и часы, которые можно потратить на что-то полезное или приятное, идут на поиски нужного конспекта или другой важной вещи. Чтобы этого не происходило, старайтесь вовремя «расхламляться»: избавляйтесь от лишних и ненужных предметов, а те, что действительно нужны, складывайте туда, откуда их легко достать

Начинайте с посильных заданий

Принцип «съешь лягушку» (начинать процесс с самого сложного и неприятного дела) работает далеко не всегда: часто мозг сопротивляется тому, что его хотят заставить выполнять неинтересные ему задачи. Советуем для раскачки взять дело попроще (например, выполнить домашнее задание по интересному вам предмету), а уже после его выполнения, на волне энтузиазма, переходить к «лягушкам».

Следите за тем, чтобы быть в ресурсе

Выполнить всё запланированное удастся только в том случае, если организм способен нормально функционировать. Для этого надо не забывать об отдыхе (высыпаться, гулять на свежем воздухе) и правильно питаться (у голодного человека не будет энергии для выполнения дел).

Используйте планировщики и приложения

Редко кому удаётся запомнить все дела на ближайшие дни: какие-то мелочи обязательно сотрутся из памяти. Чтобы ничего не забыть, используйте ежедневники или тематические приложения для смартфона, которые позволяют планировать текущие дела и отмечать выполненные задачи. Это могут быть простые «Заметки» или что-то более продвинутое:

• Trello;
• MyStudyLife;
• iStudiez;
• AnyDo;
• Todoist.

Надеемся, наши советы помогут вам спланировать своё учебное время правильно. А если вы всё же не успели вовремя выполнить реферат, контрольную или курсовую, всегда можно обратиться в сервис помощи студентам. Его эксперты справятся с любой учебной работой.

3. Создайте направленную программу обучения

После рассмотрения видов обучения, давайте начнём составлять план обучения ваших сотрудников.

Первое, что касается новых сотрудников: что им нужно знать для скорейшего становления?

Азы

Частично это практическая информация, которую мы рассмотрели в employee handbook tutorial: как производятся выплаты и премии, отпускная политика и т.д. Но план ознакомления гораздо шире. Предоставьте полную информацию о вашей истории, о том, что вы делаете, почему вы это делаете. Какова ваша философия? Как вы предпочитаете работать?

Люди

Затем познакомьте с персоналом. Какова общая структура и как в неё впишется новый сотрудник? Кто ключевые работники? Как вы знаете, невозможно сразу запомнить много имен. Так что знакомьте новичка с теми людьми, с которыми ему предстоит взаимодействовать вначале.

Клиенты

Что насчёт клиентов? Кто они и что они хотят от вашей компании? Это важно, даже если человек не будет напрямую с ними общаться. Бизнес существует для своих клиентов, поэтому все в компании должны понимать, как это делать и работать над достижением цели, даже если они никогда не общаются с клиентом напрямую

Специальные процессы / программы

Затем переходите к непосредственным обязанностям человека. Какое специальное программное обеспечение ему предстоит изучить? Какие производственные процессы ему предстоит освоить? Особые навыки, которые необходимо приобрести?

Как вы уже поняли, некоторые материалы плана ознакомления будут общими, в то время как другие будут предназначены для отдельных сотрудников в зависимости от их функций, навыков, с которыми они приходят и так далее.

Поэтому начните с создания базовой программы обучения, а затем добавьте необходимые области по специальностям. Если вы нанимаете много новых людей, возможно, стоит создать «модули» информации по ролям, такими, как модуль продаж для персонала по работе с клиентом, модуль бухгалтерского учёта, модуль администраторов и другие. Затем просто подбирайте их по ситуации для каждого нового сотрудника.

Ключевым элементом эффективности программы является регулярная проверка новых сотрудников. Дайте им через неделю или две задание и выясните, что сработало, а что нет. Какие вопросы были упущены и с какими проблемами они столкнулись в первые дни? Включите это в будущие программы профессионального обучения.

Оценка потребности в обучении

Специалист по обучению и развитию персонала в первую очередь должен определить необходимость образовательных мероприятий. Для этого могут применяться следующие методики:

• анализ личного дела сотрудника — устанавливается, насколько давно он получил образование, а также проходил курсы повышения квалификации;
• анализ деятельности работника — обычно проводится при принятии на работу нового специалиста;
• сбор заявок на учебу — их могут подавать руководители отделов, а также сами сотрудники;
• аттестация — по итогам такого оценивания знаний специальная комиссия может составить рекомендации по учебе.

Это важно знать: Периодичность прохождения повышения квалификации сотрудников организации

Образование вне рабочего места

Наиболее эффективным считается учеба вне рабочего места. Это могут быть фронтальные занятия (лекции), активные образовательные мероприятия — конференции и семинары, работа в команде, общение с экспертами и прочее. Рассмотрим более подробно основные из них.

Лекции

Этот метод используется, когда нужно быстро передать в компактной форме большой объем информации. Лекции — отличный способ получения теоретических знаний, при котором обучение проводят эксперты. У этого метода есть свои достоинства и недостатки. Например, отсутствие обратной связи и невозможность установить, насколько хорошо слушатели усвоили материал, при этом к достоинствам можно отнести низкие финансовые затраты и подачу большого объема информации за сравнительно короткий срок.

Семинары и конференции

Этот метод является более активным, по сравнению с лекциями, поскольку в процессе учебы есть возможность коллективного обсуждения различных аспектов темы, благодаря чему совершенствуется логическое мышление. Кроме того, в отличие от лекций, занятия проводятся небольшими группами, есть возможность разобрать сложные моменты, используя как опыт преподавателя, так и обучающихся. По результатам может быть дана оценка эффективности обучения персонала.

Деловые игры

Игровой формат предполагает разыгрывание ситуации, в ходе которой обучаемым предлагают решить поставленную задачу.

Тренинги

Корпоративное обучение персонала в команде или тренинг подразумевает постановку перед группой одной задачи, которую совместными силами они должны решить. Для наиболее эффективной работы с коллективом руководителю тоже необходимо участвовать в таких занятиях.

Самостоятельное обучение

При таком методе работник самостоятельно изучает предложенный материал. Обучение может проходить в виде изучения аудио- или видеоуроков, работы со специальными программами. К плюсам подобного метода относится: собственный темп прохождения, отсутствие привязки к конкретному месту и времени изучения, экономия средств и времени. К минусам — отсутствие контроля, невозможность задать вопросы по изученному материалу, снижение мотивации.

Возвращайтесь к традиционному обучению в 10% случаев

10% обучения, которое происходит формально и структурировано, легче всего контролировать, измерять и управлять. Это может происходить лично или онлайн через систему управления обучением, например, «АнтиТренинги».

Некоторым организациям необходимо проводить формальное обучение более 10% времени, поэтому воспринимайте это как рекомендацию, а не как жесткое правило.

Очное формальное обучение обычно включает в себя семинары, практикумы, практические занятия или презентации. Онлайн-обучение же включает вебинары, онлайн-курсы, видео и тесты.

Ваша компания может проводить очные занятия, регулярно планируя соответствующее обучение и делая его доступным для всех, кто в нем нуждается. А также вы можете прибегнуть к онлайн-обучению, более масштабируемому варианту для растущего бизнеса, выбрав платформу «АнтиТренинги» для вашей компании.

Оценка потребности в обучении

Необходимость образовательных мероприятий определяет специалист по обучению и развитию персонала, если такой есть в компании, или сотрудник, выполняющий его функции. Для этого применяются следующие методики:

• анализ личного дела сотрудника — устанавливается, насколько давно он получил образование, проходил ли курсы повышения квалификации;
• анализ деятельности работника — обычно проводится при принятии на работу нового специалиста;
• сбор заявок на учебу — их подают как руководители отделов, так и сами сотрудники;
• аттестация — по итогам такого оценивания знаний специальная комиссия составляет рекомендации по учебе.

Программа обучения для продавца

Как только стажер отдела продаж появляется в компании, вы уже начинаете платить ему деньги. Но его задача — не тратить деньги организации, а зарабатывать. В максимально короткий срок менеджер должен начать приносить доход, поскольку за счет этих денег обеспечивается жизнедеятельность всей организации. 

Что происходит после найма продавца Когда новичок приходит на работу, его обучение поручают более опытному сотруднику. Он начинает тратить на стажера свое время, отвлекается от собственной работы и теряет производительность. Чтобы этого не происходило, нужно выстроить системный процесс обучения в компании. С помощью платформы Unicraft можно автоматизировать обучение продавца.

Системное обучение — это регулярный процесс, у которого есть своя технология и конечный результат. Технология в данном случае — это поэтапный процесс, который заключается в быстрой передаче знаний новому сотруднику. А результат — это менеджер отдела продаж, который понимает цели бизнеса, хорошо знает продукт, умеет его продавать и заключает необходимое количество сделок. Чтобы получить такой результат, нужно правильно составить программу обучения.

Этапы обучения менеджера по продажам

Базовое обучение нового продавца состоит из трех блоков: компания, продукт и технология продаж. Разберемся, что входит в каждую тему.

1 — Компания

Первый блок доносит идеологию компании и закладывает фундамент для дальнейшего обучения сотрудника

Его важно изучить всем сотрудникам, в том числе и продавцам. Цель блока заключается в том, чтобы каждый сотрудник понимал: в какой компании он работает, чем она занимается, какую ценность она производит, какие у нее цели, ценности и принципы. 

Для этого нужно описать особенности рынка, на котором работает компания. Рассказать, какую идею заложил основатель в ее создание. Погрузить сотрудника в историю развития бизнеса и поделиться с ним планами на ближайшее будущее. Прояснить структуру организации, основные бизнес-процессы и принципы, по которым она работает.

В этом курсе сотрудник получает общее представление о компании и переходит к продуктовому обучению. 

2 — Продукт

В результате изучения продуктового курса сотрудник должен хорошо разбираться в продукте компании и понимать потребности клиента, чтобы уметь правильно его проконсультировать.

Для этого важно познакомить продавца с ассортиментом продукции. Рассказать о группах продуктов, по какому принципу они разделяются и какие характеристики есть у каждого товара

Изучая свойства продукта, продавец должен сразу понимать, какие преимущества и выгоды представляют эти свойства для клиентов. Если продукт сложный и состоит из различных компонентов, продавец должен разбираться в каждом компоненте и уметь объяснить это клиенту.

В рамках курса нужно рассказать, какие сегменты клиентов существуют и как различаются потребности каждого сегмента. Понимая потребности продавец сможет предложить клиенту правильное решение.

3 — Технология продаж

В третьем блоке важно рассказать продавцу, в чем состоят функции его должности и по каким алгоритмам он должен их выполнять. Встреча клиента, выявление потребностей, обработка возражений — все является конкретными функциями должности

Каждая функция предполагает определенный алгоритм действий и конечный результат. Алгоритм должен быть основан не на предположениях, а на реальном опыте работы ваших менеджеров

Встреча клиента, выявление потребностей, обработка возражений — все является конкретными функциями должности. Каждая функция предполагает определенный алгоритм действий и конечный результат. Алгоритм должен быть основан не на предположениях, а на реальном опыте работы ваших менеджеров.

Обучение технологии продаж не ограничивается изучением этого блока. Навыки продаж нужно регулярно улучшать. Для этого лучше использовать не только внутреннее обучение компании, но и другие курсы или вебинары. Не стоит игнорировать дополнительные возможности для развития особенно в тех направлениях, которые влияют на результат работы продавца — это холодные звонки и активные продажи, ведение переговоров, проведение презентаций, выявление потребностей, работа с возражениями, удержание клиентов и повышение их лояльности.

Так выглядит стандартная программа обучения менеджера. В разделе Справка и поддержка Unicraft вы можете найти подробные инструкции — как структурировать и размещать материал, как разработать упражнения для проверки знаний и навыков.

Договоритесь, в какой форме будете принимать задания

Учителя пытаются изобрести удобный способ просматривать домашку, сделанную учениками — например, просят сфотографировать страницу тетради и выслать им на почту (и тонут в обилии картинок, на которых никак не сделать пометки). Эти сложности ни к чему: уже давно существуют удобные инструменты, позволяющие выполнять задания для дистанционного обучения.

И главный совет от преподавателей Skysmart — не паникуйте! Пусть пока и не совсем понятно, как обучать дистанционно, очень скоро вы втянетесь и сами увидите, что технология онлайн-образования очень удобна.

Делимся опытом дистанционного обучения на вебинарах
Список вебинаров

Возможно, вы заметите, что дисциплина улучшилась — во время видеоконференции в виртуальном классе у детей намного меньше возможностей безобразничать и шуметь. А вот доверия, наоборот, станет больше: формат чата располагает к контакту. Новый план организации работы требует некоторых усилий, но совсем скоро вы увидите, что оно того стоило.