Деловые письма в 2021 году: как написать, виды и примеры оформления

Требования

Деловое письмо должно соответствовать следующим требованиям:

• Речь стандартизирована на всех уровнях — лексическом, морфологическом и синтаксическом. В ней содержится множество оборотов, терминов и формул.
• Тон написания — нейтральный, сдержанный и строгий, без употребления эмоциональных и экспрессивных языковых выражений.
• Точность и ясность текста, без логических ошибок, четкость и продуманность формулировок.
• Лаконичность и краткость — без использования выражений, несущих дополнительный смысл.
• Использование языковых формул, сформированных в результате повторяющихся ситуаций.
• Употребление терминов, то есть слов или словосочетаний, имеющих специальные понятия.
• Использование сокращений, которые могут быть лексическими (то есть сложносокращенные слова, образованные удалением букв из частей слов: ООО, ГОСТ и так далее) и графическими (то есть обозначения слов в сокращенном виде: гр-н, ж-д и другое).
• Употребление конструкций в родительном и творительном падежах.
• Словосочетания с отглагольными существительными («оказать поддержку» вместо «поддержать»).
• Использование простых распространенных предложений.

Вышеприведенные образцы делового письма ниже показаны в полной версии (с основной частью). Информация отвечает всем требованиям официально-делового стиля.

• Письмо-ответ на агрессивное письмо клиента

Агрессивное письмо клиента:
 
Subject: Да вы офигели совсем!
Data: 20.02.2016
From: Петров Андрей
To: into@xxxi.ru
 
Как мне вернуть деньги, которые я заплатил за ваш чёртов сервис. Лучше я потрачу их еще на что-то, чем ваша порнографическая система. Пользуйтесь сами вашим долбаным servis.tutu.net.
 
Андрей Петров
 
Ответ на агрессивное письмо клиента
 

Клише для выражения просьбы не употреблять ненормативную лексику в переписке: • Пожалуйста, постарайтесь не употреблять некорректную лексику. Она не способствует конструктивному решению вопроса.
• Информируем Вас о том, что мы оставляем за собой право не отвечать на письма, содержащие вульгарные или грубые выражения в адрес компании или её персонала.

Надо обсудить; надо сделать

И другие неопределенные фразы – они направлены будто всем, и одновременно никому. Отправитель просто перебрасывает ответственность за выданную им информацию на получателей: потому что нет ни конкретной задачи, ни конкретного исполнителя. А делать что-то надо.

Чем можно заменить: Если вы сбрасываете кому-то или в общий чат любую задачу или даже просто информацию – сразу укажите, что с ней делать. «Вика, тут интересная статья про Java – посмотри и давайте обсудим, может нам попробовать», «Прошу разработчиков проекта посмотреть и до завтра отписаться по поводу этого документа».   

Подписывайтесь на рассылку статей для HR и рекрутеров! Будьте в тренде с Hurma

*

Я даю своё согласие на обработку Персональных Данных в соответствии с Политикой конфиденциальности
и принимаю Пользовательское соглашение

Вы подписаны!

Информативность

Формат, структура, объём, язык — всё это касается корректной работы с информацией. Особенность и характер подачи её — тоже инструмент, показатель желания вести переписку и способности составить грамотный текст письма — уважительно и максимально корректно по отношению к адресату. Текст лучше всего воспринимается в том объёме, какой помещается на одном экране, то есть формат листа А4. Вложения, пересылаемые с письмом, не должны превышать трёх мегабайт, потому что их может не пропустить почтовый сервер адресата. Файлы, которые пересылаются, не будут создавать проблем адресату, если используются универсальные кодировки rar или Zip. Текст ответа должен помещаться вверху, а не внизу, то есть в начале письма, что избавит адресата от поисков.

Ответ, как уже было упомянуто выше, нельзя писать как новое письмо, нужно сохранять историю переписки, чтобы адресат не искал первоначальное сообщение. Язык делового письма должен быть максимально прост и понятен, с минимумом использования внутрикорпоративной, профессиональной лексики, сленга, англицизмов, сокращений и аббревиатур. Впрочем, внутри компании при переписке применять всё это можно, поскольку таким образом и эффективность, и скорость общения значительно повышается, а потому считается допустимым и вполне этичным. Внутренняя переписка обычно из сокращений и сленга состоит практически полностью. А вот в общении с внешними партнёрами или деловыми клиентами такие случаи почти никогда не встречаются.

Обозначения времени

Англоязычные редко используют временную шкалу с 24 часами в сутках. Принято указывать только в пределах 12, с продолжением a.m. – до полудня, или p.m. – после полудня. Во всем мире широко используют обозначение GMT – Гринвичское среднее время, природное для лондонского пригорода Гринвича, где находится крупная астрономическая обсерватория. Америка пользуется также своими стандартными поясными временами: CST – центральное, EST – восточное, MST – горное, PST – тихоокеанское.

Распространены трехбуквенные сокращения дней недели и названий месяцев.

Примеры готовых писем на английском языке

Если писать приходится часто, или это очень важно и вы плохо знаете английский, стоит воспользоваться одним из готовых шаблонов. Можете даже насобирать их целую папку на диске компьютера

Подставляйте собственные данные, и меняйте текст на свое усмотрение.

Как сообщать плохие или хорошие новости в деловых письмах на английском

В бизнес переписке часто бывает так, что нам приходится огорчать клиентов. Стоит сделать это изящно, чтобы не разозлить партнера еще больше.

Плохие новости

• I am afraid that I must inform you that … – Я боюсь, что мы должны проинформировать вас, что…
• Unfortunately we cannot / we are unable to … — К сожалению, мы не можем/мы не в состоянии
• We regret to inform you that … — Мы с сожалением сообщаем вам, что…
• I’m afraid it would not be possible to … – Я боюсь, что будет невозможно…
• After serious consideration we have decided to …- После серьезного рассмотрения, мы решили, что…

Хорошие новости

К счастью, иногда все складывается удачно, и мы можем порадовать своих клиентов хорошими новостями

• We are pleased to announce that … – Мы с удовольствием сообщаем, что…
• It is our pleasure to announce that … — Имеем удовольствие сообщить, что…
• I am delighted to inform you that .. – Я с удовольствием информирую вас…
• You will be pleased to learn that … – Вы обрадуетесь, когда узнаете, что…

Структура деловых писем

При составлении письма необходимо его информационно насытить, то есть вложить туда все необходимые сведения. Оно может быть простым или сложным. В простом письме содержание ясно и коротко отображает информацию, в основном не требующую от адресата ответа. Сложное может состоять из нескольких разделов, пунктов и абзацев. В каждом абзаце излагается один аспект информации. Образцы делового письма такого типа обычно состоят из вступительной, основной и заключительной частей.

Вступление содержит основание со ссылкой на соответствующие документы, с фактами и целями письма. В нем указываются наименование, автор, дата, номер и заголовок.

Ниже приведен пример написания делового письма — вступительной его части.

В основной части описываются ситуации, события, приводится их анализ и доказательства. Именно в этой части убеждают, что нужно поступить тем или иным образом, доказывают, как дело обстояло и информируют о необходимости в участии в каком-либо мероприятии, приводя разные аргументы.

В заключении содержатся выводы, которые делаются в виде предложений, просьб, напоминаний, отказов и так далее.

Пример написания делового письма — заключительной его части — представлен ниже. Здесь резюмирует требование, изложенное в основной.

Вся приводимая информация должна быть оптимально последовательна и понятна для восприятия.

Каждое письмо начинается с обращения, выровненного по центру. Эта маленькая часть исключительно важна. При его выборе автор должен учитывать:

• Позицию адресата.
• Характер отношений.
• Официальность.
• Этикет.

В конце письма должна содержаться вежливая форма. Например: «…Выражаю надежду на дальнейшее сотрудничество (благодарность за приглашение)…». После этих фраз следует подпись автора.

Полезные фразы для делового письма

Как начать письмо

Форма обращения к получателю письма может быть различной, в зависимости от того, знаете ли вы имя или нет.

• Dear Mr. Smith, если вы пишите представителю мужского пола и знаете фамилию.
• Dear Ms. Smith, если вы пишите девушке или женщине, и вам известна фамилия. Такое обращение подойдет для любого статуса (замужем или нет).
• Dear Sir or Madam, если вы пишите тому, чье имя вам неизвестно.
• To whom it may concern, если вы точно не знаете, кто из сотрудников будет читать письмо.

Фразы-клише для начала письма после обращения:

• I am writing to introduce myself. Пишу, чтобы представиться.
• I received your contact information from … and I am writing to introduce myself because … . Я получил ваши контактные данные от … и пишу, чтобы представиться … .
• I read/heard about your company in … and would like to introduce myself because … . Я читал/слышал о вашей компании от … и хотел бы представиться, потому что.. .
• As , I am writing to present to you because … . Как {название вашей должности/рода занятий}, представляю нашу компанию {название}, потому что …
• In response to your request for … . В ответ на ваш запрос … .
• Thank you for your letter/phone call/email regarding … . Благодарим за ваше письмо/звонок/email, касаемо … .

Как закончить письмо

Looking forward to your reply (Ждем Вашего ответа)
Don’t hesitate to contact me back if you have any questions (Не стесняйтесь обращаться ко мне, если у вас есть вопросы.)
Please advise as necessary.
При необходимости выносите свои рекоммендации.
We look forward to a successful working relationship in the future.
Мы настроены на успешное сотрудничество с Вами в будущем.
Once again, I apologize for any inconvenience.
Еще раз приношу свои извинения за любые неудобства.
Thanks for your extremely helpful attention to this matter.
Спасибо за Ваше чрезвычайно полезное внимание к этому вопросу.

Пожелания в конце

В завершении делового письма на английском языке перед именем ставиться завершающая фраза, обычно это слово Sincerely (искренне).

Для писем в Великобританию, которые начинаются с фраз Dear Sir, Dear Sirs, Dear Madam, Dear Sir or Madam, завершающая фраза — Yours faithfully (с уважением).

Более неформальные варианты:

• Regards/Kind regards (С уважением).
• Warm regards (С наилучшими пожеланиями).

Как поблагодарить

• Thank you for your prompt response (Спасибо за быстрый ответ)
• Following last week’s presentation, I have decided to write to you… (После презентации на прошлой неделе я решил написать вам …)
• I am writing to you regarding… (Я пишу вам о …)
• Thank you for your patience and cooperation. (Спасибо за терпение и сотрудничество.)

Вежливые фразы

• It is very kind of you to (Очень любезно с Вашей стороны)
• We enclose (Мы прилагаем)
• We are sorry (Мы сожалеем)
• Unfortunately (К сожалению)
• With reference to your (Относительно Вашего)
• As you requested (По Вашей просьбе)
• According to (В соответствии с)
• Please let me know (Пожалуйста, сообщите мне)
• Thank you for responding to my offer (Спасибо, что откликнулись на мое предложение)
• We look forward to hearing from you soon (Надеемся получить Ваш ответ в ближайшем будущем)
• Thank you for responding to my offer (Спасибо, что откликнулись на мое предложение)

• Письмо-напоминание

Письмо-напоминание как правило состоит из двух частей:
— напоминание о выполнении принятых решений, договорённостей
— указание мер, которые будут приняты в случае невыполнения договорённостей.
 

⁠⁠⁠_____________________________________________________________________________________________

Образец 1
 
Subject: Напоминание о смете на строительные работы для администрации г. Тверь
Data: 20. 06. 2016
From: gorod.tver@yandex.ru
To: Андрей Петров
 
Уважаемый господин Петров!
 
Вторично напоминаем о необходимости предоставить смету на строительные работы по реконструкции и строительству жилого дома и плановых гаражей по Московскому шоссе Кировского района со всеми видами инженерных сетей в объеме пускового комплекса.
 
Ставим Вас в известность, что по истечении оговоренного договором срока наше предложение теряет силу. 
 

Администрация г. Твери
 

Исполнитель:
Иванова Олеся
Секретарь управы
Тел.: xxx-xx-xx-xx
gorod.tver@yandexi.ru⁠⁠⁠_____________________________________________________________________________________________

Образец 2
 
Subject: Напоминание об оплате продукции (ЗАО «Транспласт»).
Data: 20. 02. 2016
From: xxxxxx@maili.ru
To: Иван Денисов
 
Уважаемый Иван Иванович!
 
Между нашими компаниями был заключен договор от ______ №_______. 
 
В рамках указанного договора в ООО «Клиент» по спецификации №_________ от ______ 2016г. была поставлена партия продукции на общую сумму __________ рублей.
Вместе с партией были переданы накладная №_____ от ______ 2016г. и счет фактура № ______ от _______ 2016г.
 
Поставленная партия была принята сотрудниками ООО «Клиент» без каких-либо замечаний по срокам поставки, количества, качества и прочих характеристик поставленной продукции.
 
Срок оплаты поставленной продукции истек 15.02.2016г., однако никаких денежных средств на наш счет не поступало.
 
Мы обеспокоены данным обстоятельством. В связи с этим просим проверить факт оплаты. 
При наличии каких-либо недоразумений, приведших к нарушению  сроков оплаты, предлагаем погасить имеющуюся задолженность в 7-дневный срок.
 
Заранее благодарим.
 

 
Менеджер по поставкам
ЗАО «Транспласт»
Петр Иващенко 
Тел: 495-ххх-хх-хх
   8-905-ххх-хх-ххivachenko@transplasti.com
 

⁠⁠⁠_____________________________________________________________________________________________

Образец 3
 
Subject: Напоминание об окончании действия договора
Data: 01.05.2016
From: michailsvetlov@aig.com
To: Николай Гумилев
 
Уважаемый Николай Степанович!
 
Компания AIG рада видеть Вас в числе наших клиентов.
 
Мы надеемся, что сотрудничество с нами позволило Вам чувствовать себя  увереннее в мире современного бизнеса. 
 
В связи с тем, что 20.05.2016 заканчивается срок действия договора №_____ от 20.05.2015, заключенного Вами и нашей компанией, просим Вас связаться с нами и обсудить перспективы дальнейшего взаимодействия. 
 
В случае, если Вы хотите продлить указанный договор без каких-либо изменений, просьба, перечислить на наш расчетный счет сумму в размере …. рублей. Пролонгация договора осуществится автоматически.  
 
Если у Вас возникнут какие-либо вопросы, пожалуйста, звоните. Мы обязательно Вам поможем.
 

 
Михаил Светлов
 

Тело письма. Способы вежливого обращения

В первой строке адреса пишется имя и фамилия получателя, если они вам известны. Перед инициалами получателя обычно ставится форма вежливого обращения. После него могут писаться имя и фамилия корреспондента или его инициалы и фамилия, но, ни в коем случае, не одна фамилия.

Например:Mr. J.R. Tolkien,Mr. John Tolkien, но не Mr. Tolkien

Другие формы вежливого обращения:

Mrs. — должностное лицо — замужняя женщина,Miss — должностное лицо — незамужняя женщина,Ms. — должностное лицо — женщина, чье семейное положение вам не известно,Messrs (сокр. от messieurs «господа») — используется при адресации к двум или более мужчинам.

Существует множество других форм вежливого обращения. Это ученые и медицинские степени, воинские звания, аристократические титулы.

Если имя получателя неизвестно, то просто указывается его должность или отдел.

В деловой корреспонденции приняты следующие сокращения названий стран:

UA -УкраинаRU — РоссияUS — СШАGB — ВеликобританияCA — КанадаFR — ФранцияIT — ИталияJP — ЯпонияG — ГерманияDM — Дания
 

Вступительное обращение (приветствие) должно быть полностью согласовано с наименованием получателя в пункте «адрес».

Письмо адресуется одному человеку (мужчине) — Dear Sir «Уважаемый господин».

Вы адресуете письмо фирме в целом или нескольким лицам, то используйте обращение Dear Sirs «Уважаемые господа» или Gentlemen.

Обратите внимание, что в американских письмах после обращения ставится двоеточие, а в английских — запятая. Если ваше письмо адресовано женщине, то обращайтесь к ней как Dear Madam, а не Dear Miss, так как это будет звучать некультурно

Обращение к женщинам звучит как Mesdames.

Если пол адресата вам неизвестен, то пишите Dear Sir or Madam.

Если вы пишете человеку, с которым вы знакомы, то можете поставить в обращение его фамилию: Dear Mr. Smith.

При длительном общении (переписке) можно «перейти на ТЫ» — Dear Michael. Можно сделать свое обращение еще более теплым и душевным:My dear Mr. SmithMy dear Michael

Для того, чтобы читатель письма сразу понял, о чем пойдет речь, после вступительного обращения обычно дается краткое указание на общее содержание письма. Чаще всего перед этим указанием употребляются следующие сокращения:

«Re» — сокращение от латинского выражения «in re» — «по делу»;»Subject» — тема;»Conc» — сокращение от английского «concerning» — касательно.

Например:

Conc: your request for the documents of January 21, 1997Subject: labour contract

Первый абзац основного текста начинается с предложения, в котором вы подтверждаете получение письма от вашего корреспондента, или со ссылки на поступившее письмо.

Обычно объем делового письма не превышает одну страницу. Но, если объем письма больше одной страницы и его продолжение напечатано на обратной стороне листа, то в конце первой страницы пишется p.t.o., что означает Please Turn Over (Смотрите на обороте).

Структура всех деловых писем

У всех видов деловых писем есть чёткая структура:

1. Заголовок или тема письма. Человек, который держит ваше письмо в руках, видит его в электронном виде, должен сразу понять, кому оно предназначено и с какой целью написано. Никакой интриги — всё должно быть предельно ясно. Например, «Деловое сотрудничество с компанией N», «Коммерческое предложение от компании N», «Приглашение на конференцию».

2. Приветствие

Здесь очень важно соблюсти вежливость и деловой стиль. Идеально, если вы знаете имя и отчество человека, который будет читать послание, например, руководителя фирмы

Если эти данные вам неизвестны, используйте вместо имени должность лица, которому пишите. Например, «Уважаемый господин технический директор». Если же вы пишете команде людей, то либо обращайтесь к их лидеру (например, директору, начальнику отдела), либо используйте фразы «Уважаемые партнёры» или «Уважаемые дамы и господа». Поэтому старайтесь избегать сокращений слов, непонятных аббревиатур и других формулировок, которые будут неуместны.

3. Обрисовка цели письма. В 1-2 предложениях выскажите всё, что является сутью вашего обращения.

4. Основная часть письма. Здесь можно писать рекомендации, просьбы, высказывать претензии, предлагать варианты решения проблемы или же излагать всю необходимую информацию, с которой вы решили ознакомить адресата.

5. Выводы. В этой части письма вы можете подвести итог всего сказанного, особенно если ваше послание было длинным и затрагивало несколько тем. Либо вы можете написать лишь «Жду ответа по данному вопросу» или высказать свои пожелания.

6. Подпись. Вы можете начать с фразы «С уважением» и указать своё имя. Не забудьте вписать свои реквизиты и другую контактную информацию для успешного сотрудничества в будущем.

Критиковать прямо

Умение прямо высказывать претензии — редкий навык. Чаще люди используют намеки или пассивную агрессию — то ли чтобы не обидеть, то ли чтобы самим показаться более вежливыми. В любом случае получается фальшиво.

Прямота — сила:

• Сашенька, вот вам подарок — книга «Пиши, сокращай». Она буквально открывает глаза на то, как формулировать свои мысли с помощью букв русского языка. Очень рекомендую :-)))))

• Ладно, раз у тебя такой плотный график, встретимся во вторник.

• Саша, я не смогу взять этот текст на сайт, потому что в нем много лишних слов. Его нужно отредактировать. Попробуйте сайт glvrd.ru

• Коля, ты обещал, что поможешь мне, а теперь отказываешь. Это неприятно.

Тут нет никакой философии. Скрытая, пассивно-агрессивная, иносказательная, политкорректная и любая другая непрямая критика — это неуважение к человеку. Смысл неуважения в том, что собеседник считает себя очень умным, а коллегу — слишком обидчивым. И чтобы этого ребеночка аккуратненько атятя, надо утютю и усипуси. А так-то ты, мой обидчивый ребеночек, ничтожество. Не то что я, я молодец и интеллигент.

Лучший способ выстраивать отношения на работе — прямо говорить о проблеме. В этом есть как минимум уважение: «Я отношусь к тебе как к равному. Я могу говорить с тобой прямо, ты меня поймешь».

Неправильно думать, что коллега должен сам догадаться о проблеме. У него своя точка зрения, он не видит ситуацию так, как видим ее мы. Он может не знать о проблеме. Ему надо помочь.

Критиковать следует без оскорблений, а уважительно, с акцентом на факты. Хорошая идея — критиковать человека приватно, а не публично, чтобы ему не нужно было «сохранять лицо» перед коллегами.

Не пишите информацию, которую нужно обязательно скрыть

Будьте готовы к тому, что все, что вы напишете, может стать общедоступным. Никто не застрахован от ситуаций, при которых конфиденциальная информация оказывается у посторонних. Может случиться сбой в работе почтовых или поисковых систем, или контрагент выложит скрины закрытой переписки. Иногда обсуждения случайно попадают к человеку, для которого не были предназначены:

Всегда следите за тоном и выражениями. Не пишите того, что может обидеть другого человека или негативно отразиться на имидже работодателя.

Правил много, но все заучивать не обязательно. Главное — уважайте собеседника, его мнение и время и радейте за общее дело. А что вы хотели бы улучшить в рабочих письмах?

Этикет и грамотность

Ни в коем случае не забывайте о вежливости

Как уже подчеркивалось выше, она важна, если вас интересует деловая переписка Фразы типа “рад сотрудничеству”, “спасибо за внимание”, “прошу прощения за беспокойство”, “будем рады видеть вас”, “не составите ли вы нам компанию” и другие. Последние две, кстати, относятся, скорее, к приглашениям на корпоративные празднования, чем к деловому письму

Всегда, в знак уважения, добавляйте к фразам “пожалуйста”, “спасибо”, “будьте любезны” и так далее там, где это уместно.

Не меньшую важность в процессе написания деловых писем имеет и грамотность человека. Точнее сказать, если вами будет допущена хоть одна элементарная ошибка в процессе создания письма, можно сказать, что собеседник сформирует о вас совершенно иное мнение, чем то, которое вы ожидаете. Поэтому старайтесь писать максимально грамотно и проверять все несколько раз

Если не знаете, как находить ошибки и исправлять их самостоятельно, воспользуйтесь услугами корректора или специализированными сервисами. Это очень просто, зато позволит вам быть уверенными в своем тексте

Поэтому старайтесь писать максимально грамотно и проверять все несколько раз. Если не знаете, как находить ошибки и исправлять их самостоятельно, воспользуйтесь услугами корректора или специализированными сервисами. Это очень просто, зато позволит вам быть уверенными в своем тексте.

Основные правила переписки

Основные особенности ведения деловой переписки заключаются в её точности, лаконичности и грамотности. То, как сегодня излагается информация в интернете, не всегда соответствует правилам делового общения. В таких письмах нет места сленгу, словам, имеющим двоякое толкование, неточностям, ошибкам, опечаткам.

Среди основных правил делового письма следует отметить следующие:

#1. Даже если адресат — ваш хороший знакомый, и вечером вы будете вместе с ним смотреть футбол за бокалом пива, это не повод обращаться на «ты». Обращение всегда должно быть вежливым, формальным — только «Вы».#2. Если вы используете терминологию, то делайте это правильно. Недопустимо делать ошибки в терминах — это выдаёт вашу некомпетентность и негативно отражается на репутации всей фирмы. Если вы сомневаетесь в значении слова, замените его другим, более понятным. Или же получите консультацию специалиста, который знает, что означает термин.#3. Постарайтесь упростить письмо. Не используйте сложные конструкции, предложения, которые трудно понять с первого раза. Не используйте сложные термины. Если же термин употребить нужно, но вы сомневаетесь, что адресат его знает, обязательно дайте краткую расшифровку. Это поможет избежать недопонимания и казусов, которые могут сказаться на вашем сотрудничестве негативно.#4. В деловом письме всё должно быть предельно чётко и ясно. Нельзя, чтобы оставалось даже малейшее недопонимание после его прочтения.#5. Не старайтесь вложить в одно письмо максимум возможной информации. Сфокусируйтесь на 1-2 темах и раскройте их полностью. Например, если это коммерческое предложение, уместно в нём будет рассказать о вашем ассортименте, ценах, скидках и акциях, а вот излишние подробности (состав продукта, особенности упаковки и транспортировки) лучше опустить, если это не имеет принципиальной значимости. Иначе вы рискуете сделать письмо слишком перегруженным и сложным. В некоторых случаях можно отправить два письма, например коммерческое предложение и приглашение на выставку, если в коммерческом предложении много позиций и их описаний.#6. Если деловая переписка ведется через электронную почту, обязательно используйте не личный, а корпоративный ящик. Отправляйте своё письмо в теле электронного сообщения. Гораздо выгоднее выглядит вариант, когда само письмо оформлено отдельным файлом в формате картинки, pdf или doc. #7

Перед отправкой важного письма ещё раз просмотрите его на предмет ошибок и опечаток. Можно отложить текст на время и вычитать через несколько часов: так намного проще найти проблемные места и исправить их

Сегодня переписываться по рабочим вопросам можно в том числе и с помощью телефона — в современных смартфонах и планшетах есть все необходимые для этого приложения. Но в этом случае будьте крайне осторожны: T9 уже стал причиной многих случаев недопонимания, в случае ошибки ваши старания будут перечёркнуты.

Секреты правильного оформления

Оформление письма по всем правилам говорит об уважении к адресату, поэтому нужно учесть следующие аспекты:

Тема

Используйте простой, понятный заголовок. Так получатель сразу поймет, о чем пойдет речь, а вы получите быстрый ответ.

Текст

Текст документа делится на 3 составляющие: введение, содержание, заключение. Во вступлении нужно указать цель письма, в основной части представить содержание, описание, а в заключении подвести итоги, которые выражают предложение, претензию, просьбу или другое.

Стилистика

Любое письмо от организации пишется в строгом официальном стиле. Не допускается выражение эмоций. В тексте недопустимы опечатки, зачеркивания и дописки.

Оформление бланка

• Используется специальный бланк;
• Для последующей подшивки на бланке делается отступ в 3 см от левого поля;
• На документе указывается достоверные данные о компании: адрес, телефон, почта;
• Используется шрифт Times New Roman, размер 12. Межстрочный интервал 1,5-2. Такое оформление считается самым подходящим, так как легко воспринимается во время чтения;
• Письмо, которое содержит конфиденциальную информацию, лучше отправлять в конверте. Не рекомендуется использовать факс или E—mail.

Нумерация

Если письмо написано на нескольких страницах, то нумерация начинается со второй. Номера ставятся вверху страницы посередине и прописываются арабскими цифрами без точек.

Абзацы

Для легкого восприятия изложенного материала, текст лучше разделить на абзацы. Так письмо становится легким для восприятия. Получатель сразу сможет изучить цель корреспонденции, обращаясь после к введению и заключению. Основную часть письма также делите на абзацы.

Реквизиты

• В середине фирменного бланка размещается герб РФ;
• Достоверное и полное название адресанта;
• Контактные данные;
• Номер банковского счета;
• Название организации-получателя пишется в именительном падеже. Должность и фамилия – в дательном падеже;
• Каждый реквизит пишется с новой строки.

Сделайте отчет; напишите апдейты; коллеги

«Всем привет, сделайте отчет по проекту для зоомагазина» в чате на 15 человек – это задача без конкретного адресата и сообщение в никуда. У людей чаще всего хватает своих задач, которыми они заняты и редко кто хочет разбираться, что и кого просят сделать в общем чате команды. Именно поэтому такие задачи часто так и остаются невыполненными.  

Чем можно заменить: Тут все просто – если вы просите что-то сделать не лично, а в общем чате – сразу тегайте конкретного человека или людей, ответственных за выполнение этой задачи: «Вадим, все надо отдать тестировщикам завтра утром», «Марина, проконтролируй, чтобы это сделали завтра».