Ведение журнала трудовых договоров и дополнительных соглашений

Скачать образец документа

Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

                                         __________________________________

                                             наименование службы кадров

                                     ЖУРНАЛ

                         учета трудовых договоров

    Начат "___"__________ ____ г.

    Окончен "___"__________ ____ г.

-----T------------T---------T--------------T------------T----------T------------¬

¦ N  ¦    Дата    ¦Фамилия, ¦ Структурное  ¦ Должность  ¦   Срок   ¦    Дата    ¦

¦п/п ¦ заключения ¦  имя,   ¦подразделение ¦(профессия) ¦ действия ¦прекращения ¦

¦    ¦  и номер   ¦отчество ¦ организации  ¦            ¦трудового ¦ трудового  ¦

¦    ¦ трудового  ¦работника¦              ¦            ¦ договора ¦  договора  ¦

¦    ¦  договора  ¦         ¦              ¦            ¦          ¦            ¦

+----+------------+---------+--------------+------------+----------+------------+

¦    ¦            ¦         ¦              ¦            ¦          ¦            ¦

+----+------------+---------+--------------+------------+----------+------------+

¦    ¦            ¦         ¦              ¦            ¦          ¦            ¦

+----+------------+---------+--------------+------------+----------+------------+

¦    ¦            ¦         ¦              ¦            ¦          ¦            ¦

L----+------------+---------+--------------+------------+----------+-------------

    В  настоящем  журнале  пронумеровано,  прошнуровано и скреплено печатью

_______ листов.

    Начальник отдела кадров

    __________________    _______________________

      Личная подпись        Расшифровка подписи

    "___"_________ ____ г.

Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ сейчас. Пригодится.

Вы нашли то что искали?

* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!

Смежные документы

• Журнал: образцы (Полный перечень документов)
• Поиск по фразе «Журнал» по всему сайту
• «Журнал учета трудовых договоров».doc

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

• Журнал учета убытия в служебную командировку государственных гражданских служащих Московской области
• Журнал учета убытков и досрочно прекращенных договоров страхования (титульный лист)
• Журнал учета убытков по договорам, принятым в перестрахование (обложка)
• Журнал учета уведомлений о прибытии иностранного гражданина или лица без гражданства в Российскую Федерацию
• Журнал учета уголовных дел, направленных на кассационное рассмотрение в верховный суд Российской Федерации. Форма N 28
• Журнал учета уголовных дел, поступивших на кассационное рассмотрение. Форма N 30
• Журнал учета уголовных дел, переданных на рассмотрение судье кассационной инстанции (ведется отдельно на каждого судью). Форма N 30 а
• Журнал учета удостоверений личности моряка, сроки действия которых истекли (образец)
• Журнал учета уничтожения неиспользованных, поврежденных и не соответствующих установленным требованиям федеральных специальных марок организацией, осуществляющей производство алкогольной продукции на территории Российской Федерации
• Журнал учета уничтожения неиспользованных, поврежденных и не соответствующих установленным требованиям специальных марок организацией, осуществляющей производство табака и табачных изделий на территории Российской Федерации

Прекращение трудового договора

Прекращение трудового договора регулирует глава 13, а гарантии и компенсации работникам, связанные с этим, указаны в главе 27 ТК РФ. Основания прекращения трудовых отношений можно разделить на группы: двустороннее согласие сторон, инициатива одной из сторон или наличие определенных обстоятельств.

1. Согласно ст. 78 ТК РФ трудовой договор может быть расторгнут по соглашению сторон в любое время. Специально установленной процедуры расторжения по соглашению сторон нет. На практике работник обращается к работодателю с заявлением о расторжении договора с указанием даты, и если работодатель согласен с этим, то он визирует заявление работника. Само соглашение сторон оформляется в виде отдельного документа – приложения к трудовому договору. Указывают в нем не только дату прекращения трудовых отношений, но и порядок передачи дел, компенсационные выплаты, порядок окончательного расчета.
2. По инициативе работника договор может быть расторгнут после письменного предупреждения работодателя не позднее чем за две недели до срока расторжения. Двухнедельный срок может не соблюдаться в уважительных случаях (зачисление на учебу, установленного нарушения работодателем трудового законодательства и др.) или при обоюдном согласии. По инициативе работодателя трудовой договор может быть расторгнут в случае не прохождения испытательного срока (ст. 71 ТК ТФ), а также причин, указанных в статье 81 Трудового кодекса. Это могут быть причины, имеющие отношение к работодателю: ликвидация организации или прекращение деятельности ИП; сокращение численности или штата; смена собственника имущества организации. Это могут быть и причины, относящиеся к работнику: несоответствие занимаемой должности или работе, подтвержденное результатами аттестации; нарушение работником трудовых обязанностей и дисциплины; совершения хищения и др.
3. Трудовой договор может быть прекращен при наличии обстоятельств, не зависящих от воли сторон, таких как призыв работника на военную службу; признание работника нетрудоспособным по медицинским основаниям; наступление чрезвычайных обстоятельств (авария, катастрофа, военные действия и др.); дисквалификация или другое административное наказание и т.д.

Оформляется прекращение трудового договора приказом по форме № Т-8, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись. В день прекращения трудового договора работодатель должен произвести расчет с работником и выдать ему трудовую книжку с записью об основании и причине прекращения трудовых отношений.

Порядок заполнения журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Трудовой контракт – это соглашение работника и работодателя по предоставлению работы одной стороной и ее выполнению за заработную плату другой. Договор является гарантом обеспечения условий труда по установленным законодательством нормам. Он составляется в двух экземплярах, один из которых выдается нанятому сотруднику под расписку.

При ведении в фирме учета трудовых договоров сотрудник ставит подпись в журнале регистрации контрактов в знак получения документа на руки.

Поскольку единой формы для регистрации трудовых договоров законом не установлено, можно вести обычную тетрадь. Желательно, чтобы обложка книги была твердой для удобства длительного хранения.

На титульном листе отражаются название компании, самого журнала и дата начала его ведения. Все листы следует пронумеровать. Установленные правила ведения книги регистрации необходимо указать в самом начале – на первом листе.

На втором листе содержится информация об ответственных за ведение журнала лицах. Информацию лучше отобразить в табличной форме, поскольку лица, ведущие регистрацию, могут со временем меняться.

Указанию подлежит:

• порядковый номер регистратора;
• ФИО и должность ответственного специалиста;
• причина ведения журнала этим специалистом;
• подпись.

Как правило, журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений представляет собой таблицу из 10 столбцов. Однако, в зависимости от потребностей организации из число может меняться.

Заполнению подлежат следующие графы:

• регистрационный номер контракта;
• дата оформления договора;
• номер контракта;
• ФИО работника;
• должность;
• название структурного подразделения, отдела, службы;
• срок действия контракта;
• характер работы;
• дополнительные соглашения;
• примечание.

В нумерации граф имеются некоторые нюансы. Так, третью из них лучше разделить на два столбца: первый – для контрактов, второй – для дополнительных соглашений. Такое разбиение облегчает поиск необходимого номера.

Часто журнал дополняется графой для подписей сотрудников. Так фиксируется факт получения ими своих экземпляров договоров.

Ежегодно можно заводить новый регистрационный журнал. Когда трудовых контрактов и соглашений к ним небольшое количество нумерацию можно продолжать несколько лет пока книга не закончится. Перед сдачей в архив журнал регистрации подлежит прошивке и опломбированию. Срок его хранения – 75 лет.

При ведении учета трудовых контрактов важно следовать некоторым правилам:

• при большом количестве документов возможно ежегодное обновление регистрационного журнала;
• за допущенные в журнале ошибки штрафы и взыскание не допускаются;
• срок хранения книги – 75 лет;
• по окончании книги она прошивается, пломбируется и сдается на архивное хранение;
• при переходе срочных контрактов в постоянные договоры производится перерегистрация или проставляется специальная отметка;
• на задней части обложки журнала ставится подпись руководителя.

Допускается ведение регистрационной книги не только в любой форме, но и в любом виде: бумажном/электронном. При использовании обоих вариантов в случае выявления расхождений приоритет отдается бумажному носителю.

В бумажном виде

Хотя мы и живем в условиях невероятного развития компьютерных технологий, бумажные журналы все еще обладают преимуществами над электронными аналогами. Главное из них – удобство в хранении.

Бумажная книга должна быть прошита и пронумерована. Для персонала, работающего на срочных условиях, выделяется отдельная колонка.

Образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров

Электронный вариант

Желающим шагать в ногу со временем больше подойдет электронный способ ведения регистрационной книги. К тому же он более удобен при большом числе контрактов или дополнительных соглашений по ним. В случае необходимости электронный журнал распечатывается. Для ведения электронной версии регистрационного журнала предпочтительнее программа MS Excel.

Среди ее преимуществ:

• удобный и быстрый поиск внутри документа;
• максимальная оптимизация использования;
• удобный контроль над правильностью оформления;
• конфиденциальность содержащейся информации;
• малые временные затраты на заполнение;
• упрощенная процедура подготовки справок и выписок.

Самый лучший вариант – ведение обеих версий. Его придерживается большинство кадровых работников.

Какие договоры фиксируются в журнале

В журнал могут вноситься все договоры, заключаемые работниками организации. Однако если предприятие достаточно крупное, то в каждом его структурном подразделении может быть свой собственный бланк журнала, также журналы могут разделяться по типу договоров (например, отдельные — по договорам поставки, договорам рекламы, юридическим договорам и т.п.). Такой подход позволяет грамотно систематизировать учет и избежать путаницы.

Журнал может вестись в течение какого-то определенного временного отрезка (месяц, квартал, полугодие, год), или же в течение неопределенного срока – все зависит от того, какое правило в отношении этого параметра закреплено в учетной политике фирмы.

Как заполнить бланк?

Составлять регистрацию трудовых основных и дополнительных соглашений можно вручную или при помощи компьютера. Вид документа может быть свободным, а также создаваться с применением общепринятых правил документооборота.

При использовании последнего варианта делается плотная обложка для журнала с фиксированием соответствующих записей: название организации, период занесения информации, ФИО ответственных сотрудников за ведение журнала.

Обязанность по ведению сводной книги учета и регистрации обязательно фиксируется в должностной инструкции специалиста.

Форма журнала не предусматривает строгого образца, допускается наличие любых данных (на усмотрение компании).

В первую очередь, нумеруются все листы (даже незаполненные). На первом листе книги ничего не пишется или обозначаются нормы заполнения.

Бланк журнала учета может содержать следующие пункты:

• номер по порядку;
• дата договора;
• номер трудового контракта;
• данные о дополнительном соглашении к договору;
• должность, на которую принят работник (по приказу);
• ФИО подчиненного, заключившего трудовой контракт;
• характер работы: основная или по совместительству;
• роспись ответственного сотрудника за сделанную запись;
• комментарии (важная информация по поводу трудовой деятельности специалиста).

Последняя страница обязательно содержит надпись о закрытии журнала регистрации и сдаче его в архив. Также заполняются данные о количестве заполненных листов и номеров подписанных контрактов. Далее указывается должность ответственного специалиста и соответствующее основание (приказ или распоряжение с указанием его номера и даты).

Регистрацию договоров можно делать сквозную (если документов небольшое количество), или же каждый год начинать нумерацию с номера «один» (для более крупных компаний).

Скачать образец заполнения

Скачать примерный образец журнала учета и регистрации трудовых договора и доп соглашений к ним — excel.

Особенности оформления

Срок хранения документа составляет 75 лет.

При обнаружении ошибки в частично заполненном журнале требуется закрыть его досрочно. На завершающей странице учетной книги делается необходимая запись о его закрытии, издается об этом приказ.

Вносить изменения в журнал можно по разным причинам: перевод на иную должность, отстранение от занимаемой должности, смена работодателя или трудовых функций.

Данные изменения в первоначальный контракт с работником не вносятся, а оформляется дополнительное соглашение к нему. Количество доп соглашений к трудовым договорам законом не ограничено. Крупные компании могут также вести учет дополнительных соглашений.

Причем доп соглашения можно учитываться по-разному. Можно проводить их регистрацию отдельной строкой в том же порядке, что и основной документ. Можно добавить столбик, где будут делаться отметки о заключенных дополнительных соглашениях.

Данный вопрос законодательством не регламентируется, поэтому организация вправе самостоятельно решить этот вопрос.

Что представляет собой журнал учета трудовых договоров и соглашений к ним?

На крупных предприятиях количество трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним может быть огромным, и чтобы не держать их все под рукой, кадровому инспектору легче обзавестись дополнительным кадровым регистром — журналом учета, куда в хронологическом порядке вносится информация как о самих договорах, так и о допсоглашениях к ним.О форме трудового договора подробно рассказано в этой статье.

Так систематизируются сведения о приеме и увольнении работников, а также об изменениях условий труда.

ВАЖНО! Ведение указанного журнала не является обязательным требованием трудового законодательства, однако оно может существенно помочь кадровику в его работе с персоналом. Способ ведения журнала регистрации договоров выбирается каждым кадровым работником самостоятельно

Это может быть и тетрадь, приобретенная в магазине, а могут быть скрепленные между собой листы бумаги, например, формата А4. Но во всех случаях журнал регистрации нужно будет прошить, пронумеровать и скрепить подписью руководителя или другого уполномоченного лица

Способ ведения журнала регистрации договоров выбирается каждым кадровым работником самостоятельно. Это может быть и тетрадь, приобретенная в магазине, а могут быть скрепленные между собой листы бумаги, например, формата А4. Но во всех случаях журнал регистрации нужно будет прошить, пронумеровать и скрепить подписью руководителя или другого уполномоченного лица.

На журнале должно быть отражено следующее:

• наименование работодателя;
• даты начала и окончания ведения журнала;
• Ф.И.О. ответственного лица и его подпись.

В остальном оформление журнала будет зависеть от пожеланий самого кадровика и особенностей его работы.

Проверьте все ли обязательные кадровые журналы и книги учета ведутся на вашем предприятии с помощью справочно-правовой системы КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.

Споры по договору: куда идти, если нарушены права

В некоторых случаях человек может обратиться за защитой нарушенных прав в трудинспекцию — например, если не платят зарплату или не дают отпуск.

Комиссия по трудовым спорам. Она созывается по инициативе работника или работодателя. В нее входит равное количество представителей сторон. Не во всех компаниях есть такая комиссия, и по первому требованию сотрудника, у которого есть претензии, ее не созовут. Поэтому чаще всего работники сразу идут за защитой своих прав в суд.

По общему правилу иск предъявляется в суд по месту жительства ответчика, если ответчик ИП или физлицо, или по месту нахождения организации, если ответчик юрлицо. Если работник трудится в филиале или представительстве компании, он может выбрать суд по месту расположения своего рабочего места.

https://www.youtube.com/watch?v=upload

Когда иск касается договора, его также можно подать в суд по месту исполнения договора. Например, трудовой договор может быть подписан в Москве, но в нем сказано, что работник будет исполнять свои обязанности в Твери. Если по такому договору у сторон возникнет спор, он может рассматриваться и в Москве, и в Твери.

Форма и ведение журнала дополнительных соглашений к трудовым договорам

Кадровое делопроизводство по регистрации дополнительных соглашений может вестись и в отдельном журнале. Предлагаемая форма этого документа следующая:

• первая графа – номер, отражающий порядок перечисления документов;
• вторая – указывается дата заключения соглашения;
• третья – указывается порядковый номер соглашения;
• четвертая – фамилия (полностью), инициалы сокращенно;
• пятая – указывается должность работника и вид работ;
• шестая – подразделение, в котором работник числится;
• седьмая – указывается число и номер трудового договора;
• восьмая – указывается дата начала действия соглашения и период его действия;
• девятая – краткое содержание соглашения;
• десятая – примечание.

Эти графы располагаются на двух развернутых страницах.

Титульная страница заполняется лицом, ведущим кадровое делопроизводство. На ней указывается наименование организации и дата начала и окончания ведения журнала. В качестве образца заполнения журнала трудовых соглашений к трудовым договорам можно использовать вышеуказанный вариант, но при этом учитывать, что отсутствующие графы можно вписывать информацию произвольно.

Обязателен ли журнал учета дополнительных соглашений

Наряду с основными договорами кадровые службы ведут учет дополнительных соглашений с сотрудниками, сведения о них не всегда вносятся в книгу учета регистрации ТД, а оформляются отдельным реестром. Дополнительные соглашения подписываются сторонами, если:

• изменяются форма или условия трудового найма;
• пересматриваются условия оплаты;
• осуществляется перевод на другую должность или ее переименование;
• регистрируется изменение названия организации, структурного подразделения;
• вносятся изменения в персональные данные;
• оформляется временный перевод или временное замещение;
• сокращается испытательный срок и пр.

Правила кадрового делопроизводства не предусматривают внесение новых и дополнительных сведений в текст ТД. Все изменения оформляют отдельными соглашениями. Они являются неотъемлемой частью основного:

• заключаются письменно;
• составляются в 2 экземплярах;
• описываются в едином журнале или в отдельном реестре.

Для детализации учета и быстрого поиска необходимой информации крупные организации ведут раздельную регистрацию — журнал ведения трудовых договоров и журнал дополнительных соглашений к ним. Оформление дополнительного соглашения полностью завершено после внесения записи в учетный регистр.

ВАЖНО!

Журнал имеет юридическую силу и защищает работодателя и работника от неправомерного одностороннего изменения соглашений, если соблюдаются правила оформления и полнота внесения данных.

, чтобы прочитать.

Как внести изменения

Законодательством запрещено изменять журнал, не зависимо от его форму (бумажная или электронная). Если кадровик или другой сотрудник неправильно заполняет информацию, документ закрывается.

На последней странице ответственный работник указывает причину закрытия документа. О проблеме докладывается руководителю предприятия. Он издает приказ об открытии нового журнала и передает кадровику тетрадку, если выбран традиционный вариант.

Можно внести дополнительные сведения, например:

• изменения условий трудоустройства;
• увольнение;
• перевод человека в другой отдел или на другую должность.

Чтобы оформить дополнительные указания, можно на каждого сотрудника завести отдельную страницу в журнале, где будут стоять реквизиты соглашений.

Учет договоров с работниками

Зачем нужен такой журнал и как его вести? Бесплатные бланки журналов регистраций.

Российским законодательством не предусмотрена обязательность ведения учёта всех заключённых предприятием трудовых соглашений, однако, как показывает практика, наличие исчерпывающей информации обо всех нанимавшихся (даже временно) сотрудниках бывает очень полезной. Проверяющие органы не станут требовать предъявления такого журнала, но их могут заинтересовать какие-либо данные, найти которые будет намного легче и быстрее при наличии подобных систематизированных записей.

Как их правильно составлять? Строгих правил по этому поводу опять же нет, а есть рекомендации, выработанные на основе опыта и предлагающие наиболее рациональный способ.

Что можно поместить в реестр?

Реестр в Excel можно создать для чего угодно, например, для договоров с партнёрами, клиентами или подрядчиками. Ниже вы можете увидеть картинку – шаблон таблицы с заголовками столбцов, отражающими данные, которые необходимо учесть.

Вы можете сделать также реестр платежей. Тоже прикреплю фото примера, может, кому-нибудь пригодится.

Я же буду создавать реестр текстовых документов, содержащих описания товаров, которые я когда-то составлял по просьбе одной бизнесвумен, по чистой случайности, завалявшиеся на моём ноутбуке. Делаю я это не по необходимости, а для того, чтобы наглядно продемонстрировать вам весь процесс. Это и будет пошаговая инструкция. Уяснив принципы, вы легко сможете адаптировать её под себя, изменив шапку таблицы и выбрав только те действия, которые понадобятся именно вам. Я использую Excel 2007, но версия не принципиальна. Вы можете работать в Excel 2010 или более поздних годов выпуска, ничего не потеряете, так как во всех редакциях используемые мной функции также присутствуют, а разделы меню и команды находятся там же, где и раньше.

Ведение Журнала регистрации приказов по личному составу

Ведение Журнала регистрации приказов по личному составу не регламентировано какими-либо документами, поэтому оформление и ведение книги выполняется в соответствии с общими требованиями делопроизводства.

Журнал представляет собой специальную книгу, в которую заносятся приказы о приеме на работу, увольнении, переводе в другое подразделение, взысканиях и поощрениях, отпусках. Книга ведется в произвольной форме.

В новости (тыц) где зарегистрировать торговую марку.

Если предприятие маленькое, то всю вышеуказанную информацию вносят в одну книгу. На крупных фирмах приказы о поощрениях и наказаниях и приказы об отпусках необходимо для удобства использования разграничивать в разные брошюры.

Хранится журнал 75 лет, поэтому он должен иметь твердую или жесткую обложку. Страницы необходимо пронумеровать. Книга прошивается капроновой ниткой, концы нитки закрепляются на наружной части задней обложки бумажной пломбой, ставится печать и подпись руководителя.

На обложке указывается полное название предприятия, название журнала с пометкой «Личный состав» и строка «начат/окончен».

На последней странице указывают дату закрытия, номер соответствующего приказа и дату сдачи в архив.

Таким же образом оформляются журналы для отпусков, взысканий и поощрений, больничных листов. На обложке выполняют соответствующие пометки.

На предприятиях с небольшим штатом сотрудников ведется Книга приказов, в которой совмещается регистрационные данные приказа с текстом самого приказа. Такая книга имеет произвольную форму. Листы книги не разбивается на графы.

В качестве заголовка пишутся регистрационные данные приказа, дата и полное название, например, приказ о принятии на работу № 10 от 11.10.2014 г. Затем пишется текст самого приказа, указывается лицо, выдавшее приказ.

Под текстом ставится подпись руководителя. Далее предусматривается строка с личной подписью сотрудника об ознакомлении с приказом, ставится дата ознакомления.

На крупных предприятиях страницы Журнала регистрации приказов оформляют в форме таблицы.

В нем предусматривают такую информацию:

• порядковый номер;
• дата приказа;
• номер приказа;
• вид приказа;
• фамилия, имя, отчество сотрудника;
• основание приказа;
• подпись сотрудника;
• ответственное лицо;
• подпись ответственного лица.

В графе «Вид приказа» указывается его название: о принятии на работу, об увольнении, о переводе. ФИО сотрудника пишутся либо полностью, либо с инициалами. В графе «Основание приказа» указывается, на основании какого документа выдан приказ: заявления, трудового договора или дополнительного соглашения.

Вписываются в колонку регистрационные данные этих документов. Если сотрудник отказался расписываться в журнале, указывается в графе данные акта об отказе. При таком ведении журнала приказы подшиваются в отдельную папку в порядке регистрации.

Следующая
СрокиДосрочное сокращение работника до истечения срока предупреждения: компенсация, отработка

Как оформить книгу

На каждой странице журнала начерчена таблица с определенным количеством столбцов. Есть важная информация, заполняемая в обязательном порядке вне зависимости от специализации и размеров компании-работодателя:

1. Цифры записи по порядку (не имеют общего с номером трудового договора).
2. Дата фиксирования записи в книге.
3. Цифры номера соглашения.
4. Данные сотрудника, его должность, подразделение, срок действия соглашения.
5. Основная или дополнительная форма трудоустройства.
6. Прочие сведения.

Отдельно ведут столбец об изменениях в условии соглашения между компанией и работниками. Она заполняется в том случае, если сотрудника переводят в другое подразделение, изменяют ему условия работы, увольняют досрочно.

Программа для учета договоров

Используя привычные офисные приложения, такие как MS Excel и MS Access, задачи по ведению учета и регистрации договоров в целом решить можно. Однако при большом количестве согласовываемых документов этот инструмент может не справиться с возрастающими вызовами:

• трудности групповой работы с журналом регистрации договоров;
• риск искажения данных и ошибки ручного ввода;
• отсутствие связи с историей согласования и переписки.

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ

Cогласовывайте договоры внутри компании быстро и удобно вместе с «Юрайт».

Согласования и договоры

Функцию ведения реестра лучше доверить не Excel, а специализированным программам учета договоров. В частности, таким софтом является разработанная на современной платформе 1С Предприятие 8.3 «Юрайт: Согласования и договоры».

В программе для учета договоров «Юрайт» предусмотрен широкий набор опций, используемых ответственным сотрудником в своей работе по учету и регистрации документов:

1

Построение отчета по всей базе (реестру) за период с многочисленными фильтрами:

Построение отчета

2

Обратная связь с реестром договоров, включая напоминания о скором истечении срока действия:

Обратная связь с реестром договоров

3

Заполнение карточек договоров и ведение по ним интерактивного списка:

Заполнение карточек договоров

Заполнение карточек договоров

Программы для учета договоров

Выбор программы стоит начать с понимания конечных целей. Если стоит задача вести табель учета договоров для небольшой компании, где с реестром будет работать 1 человек и сам журнал договоров нужен для того, что понимать, какие договора заключены в принципе и когда они заканчиваются, с этой задачей отлично справится любая электронная таблица, например, Excel или Google Docs.

Учет договоров в Excel

Таблица должна содержать колонки, необходимые для идентификации:

• контрагента (партнера, поставщика, клиента, сотрудника)
• вида договора (аренда, поставка товара, агентский, лицензионный договор и т.д.)
• номера и даты
• даты окончания

Вот пример такой таблицы:

Журнал учета договоров в книге Excel. Просроченные договоры автоматически подсвечиваются

Учет договоров в 1С

Для учета заключенных договоров несколькими сотрудниками, где правки нужно вносить одновременно, таблица Excel уже не годится, но есть недорогие корпоративные решения, например, на платформе 1С:Предприятие. Поскольку конфигураций достаточно много, рассмотрим 2 наиболее популярные:

• 1С:Бухгалтерия
• 1С:Документооборот

Договоры в 1С:Бухгалтерия

Да, программа конечно в первую очередь предназначена для ведения регламентированного учета и подготовки отчетности в налоговую, но это не мешает ей иметь прекрасные журнал учета договоров с фильтрами.

Реестр договоров в 1С:Бухгалтерия

Реестр договоров в 1С:Бухгалтерия

Реестр договоров в 1С:Бухгалтерия

Здесь уже, в отличие от электронной таблицы появляются дополнительные возможности:

• прикрепление файлов (сканов, исходных Word-файлов, таблиц и т.д.)
• одновременная работа с единым реестром с разных компьютеров
• есть печать договора по шаблону

Цены вполне демократичные, начинаются от 5400 руб. Есть облачная версия

1С:Документооборот 8

Это уже серьезная система и задача учета договоров – лишь небольшая часть ее возможностей.

Заставка 1С:Документооборот

Заставка 1С:Документооборот

Заставка 1С:Документооборот

Заставка 1С:Документооборот

Заставка 1С:Документооборот

в 1С:Документооборот

• договоры могут согласовываться между внутренними подразделениями
• регистрироваться с присвоением номера и даты
• есть возможность вести учет оригиналов через журнал передачи
• возможно подписывать документ электронно-цифровой подписью (например, юрист и главный бухгалтер могут поставить свои визы, а после подписания директором отправить документ контрагенту)
• гибко настраиваются права доступа тем или иным сотрудникам (чтобы не могли видеть лишнего)
• есть глобальный поиск по текстам (даже для сканов)
• настраиваемые шаблоны печати

ПРОФ версия стоит 36 000 руб., есть вариант подешевле с чуть меньшим функционалом но стоит в 3 раза дешевле, называется 1С:Договоры, цена 13 000 руб.