Регистры налогового учета: за и против

Реестр регламентированных отчетов 6-НДФЛ по всем организациям и обособленным подразделениям. Контроль удержанного НДФЛ. ЗУП 3.1

Отчет для проверки правильности данных во всех регламентированных отчетах 6-НДФЛ — по всем организациям и обособленным подразделениям. Анализируются:
1. Данные возвращенного налога в 6-НДФЛ должны быть равны возвращенному налогу из Регистра накопления «РасчетыНалогоплательщиковСБюджетомПоНДФЛ» с типом ВозвращеноНалоговымАгентом, за период отчета. (голубой цвет).
2. Удержанный налог из Регистра накопления «РасчетыНалогоплательщиковСБюджетомПоНДФЛ» с учетом возвратов и НДФЛ к уплате из Регистра накопления «РасчетыНалоговыхАгентовСБюджетомПоНДФЛ» — сомневаюсь — что это верно — может кто-нибудь прокомментирует? (зеленый цвет).
3. Удержанный налог в Разделе 1 (070) должен быть равен Удержанному налогу из Регистра накопления «РасчетыНалогоплательщиковСБюджетомПоНДФЛ» с типом Удержано (без учета возвращенного налога ). (золотой цвет).
4. Анализируется удержанный НДФЛ в отчете 6-НДФЛ Раздел 2 (140) и данные по удержанному налогу Регистра накопления «РасчетыНалогоплательщиковСБюджетомПоНДФЛ» с типом Удержано (без учета возвращенного налога ) по крайнему сроку уплаты. (бледно желтый цвет).
5. Контрольное соотношение 2.1: (070) — (090) д.б. — значит «недоплата» (ярко-розовый цвет), если > значит «переплата» (бледно-розовый цвет)).

2 стартмани

Составление налоговых регистров по налогу на прибыль

Итак, по информации налоговых регистров выверяют данные для декларирования величины налоговой базы и налога к уплате. Для формирования декларации по налогу на прибыль (ДННП) объединяют сведения о проведенных операциях, суммируют показатели учетной «первички» и систематизируют их в зависимости от отнесения к определенному разделу декларации. При определении налоговой базы за отчетный период необходимо раскрыть процесс формирования итоговых сумм, поэтому по отдельности группируют регистры:

• доходов от реализации;

• расходов, уменьшающих эти доходы;

• внереализационных доходов;

По завершении отчетного периода разница между итоговыми цифрами в этих регистрах позволит определить размер прибыли, т. е. базу, а затем рассчитать налог. При ведении компанией нескольких видов деятельности или же при осуществлении операций с особыми условиями перехода права собственности (со специальным порядком построения налоговой базы) потребуются дополнительные регистры налогового учета по налогу на прибыль.

Пример

Итоговая строка в ОСВ за 3 квартал выглядит следующим образом:

На основе этих же данных формируется РНУ. Выглядеть «доходный» регистр по учету ННП может так:

Т.е. показатель полученного дохода по РНУ и ОСВ равнозначен и будет внесен в строку 010 приложения № 1 листа 02 Декларации по налогу на прибыль.

Аналогично формируется и регистр по внереализационным доходам.

Далее, бухгалтер составляет РНУ по расходам основной деятельности, указав в них затраты на сырье, зарплату, отчисления с нее, амортизацию ОС, поставляемые энергоресурсы. Основой для заполнения этого регистра служат данные бухучета по счетам 20, 26, 44, 91 и др. Допустим, что в отчетном периоде компания ООО «Лето» не производила расходов, не признаваемых НУ, информация в РНУ будет также соответствовать данным ОСВ:

Этот регистр предприятие формирует на основе данных по продажам – первичной учетной документации с фиксацией каждого факта затрат. Для этих целей разрабатывают аналитические регистры по каждому виду расходов. Мы же представляем сводные налоговые регистры по налогу на прибыль, т.е. те, в которых аналитика уже сформирована по группам и характеристикам затрат.

Далеко не всегда данные бухучета совпадают с НУ – случается, что в компании нормируются какие-либо затраты, например, рекламные. Продолжим пример, продемонстрировав регистр по признаваемым внереализационным расходам фирмы.

Для отражения внереализационных затрат используют ОСВ по сч. 91/2. Допустим, что в компании в т.ч. осуществлялись не принимаемые к НУ расходы:

На базе данных ОСВ составляют регистр по внереализационным расходам за 9 месяцев, но в нем непринимаемые к НУ расходы уже не фигурируют:

На основе оформленных налоговых регистров по налогу на прибыль, образец которых предложен в данной публикации, в декларацию по ННП в лист 02 расчета налога (Л02) будет внесена построчная информация:

Заполнение налоговых регистров

Основное назначение регистров – это обобщение информации по исходным данным в отношении каждого вида налога. Регистры помогают контролировать налогоплательщиков? и позволяют самим плательщикам проверять верность проводимых расчетов по каждому виду налогового обязательства.

Разрабатываемые формы должны обеспечить простоту и удобство заполнения, содержать необходимые графы и строки для отражения нужных данных, что позволяет проверить верность исчисления отдельных видов налогов.

Регистры полезны как для налоговой с целью контроля плательщиков, так и для самих компаний. Правильно заполненные бланки регистров позволяют верно формировать налоговую отчетность и упрощают восприятие необходимой для расчета информации.

Заполнять регистры можно в электронном или бумажном виде. Никаких особых требований в данном вопросе налоговая не предъявляет.

Ответственность по заполнению регистров ложится на определенных лиц, подписи которых должны заверять оформляемые документы. Данные лица должны обеспечить не только корректность заполнения регистров, но и надлежащее их хранение и исключение возможности внесения исправлений посторонними лицами.

Редактировать регистр может только ответственное лицо, заверяя вносимые корректировки подписью, датой и пояснениями.

Особые требования

Помимо обязательных реквизитов, чиновники предусмотрели и перечень специальных требований к ведению и заполнению РНУ ( ст. 313 НК РФ):

• сведения вносятся с соблюдением хронологического порядка, непрерывно;
• аналитический учет раскрывает порядок формирования налоговой базы;
• порядок хранения документации исключает несанкционированный доступ;
• внесение необоснованных коррективов, исправлений и дополнительных записей недопустимо;
• исправления необходимо вносить согласно действующим рекомендациям;
• исправительные записи должны быть заверены ответственным лицом.

Помимо этого, следует помнить, что РНУ являются предметом налоговой тайны. Лица, имеющие доступ к РНУ, несут персональную ответственность за разглашение этих сведений.

Регистр «Расчет налоговой базы по налогу на прибыль»

За отчетный период _____ (квартал, полугодие, девять месяцев, год)

N п/п

   Код   строки 

    Наименование        показателя    

     Регистр     аналитического       учета     

   Сумма с     начала    налогового   периода,      руб.    

  1  

    2   

         3         

        4       

      5     

   1 

   010  

Сумма доходов от   реализации услуг,  полученных в       отчетном периоде,  в том числе:       

   2 

   011  

Выручка от         реализации услуг   по основной        деятельности       

Регистр 011.1   

   3 

   012  

Выручка от         реализации ОС      

Регистр 012     

   4 

   013  

Выручка от         реализации НА      

Регистр 013     

   5 

   014  

Выручка от         реализации прочего имущества (ТМЦ)    

Регистр 014     

   6 

   020  

Сумма расходов,    произведенных в    отчетном периоде,  уменьшающих сумму  доходов от         реализации, в том  числе:             

...  

  11 

   030  

Прибыль (убыток)   от реализации, в   том числе:         

  12 

   031  

Прибыль от         реализации услуг   

  13 

   032  

Прибыль (убыток)   от реализации ОС   

  14 

   033  

Прибыль (убыток)   от реализации НА   

  15 

   034  

Прибыль (убыток)   от реализации      материалов         

  16 

   040  

Сумма              внереализационных  доходов, в том     числе:             

Регистр 040     

  17 

  040.1 

Доходы от долевого участия в других   организациях       

Регистр 040.1   

  18 

  040.2 

Доходы от продажи  (покупки) валюты   

Регистр 040.2   

  19 

  040.3 

Доходы в виде      штрафов, пеней и   иных санкций за    нарушение          договорных         обязательств       

Регистр 040.3   

  20 

  040.4 

Доходы в виде      суммы возмещения   убытков или ущерба 

Регистр 040.4   

  21 

  040.5 

Доходы в виде      процентов,         полученных по      договорам займа,   банковского счета, банковского вклада 

Регистр 040.5   

  22 

  040.6 

Доходы в виде сумм восстановленных    резервов           

Регистр 040.6   

  23 

  040.7 

Доходы в виде      безвозмездно       полученного        имущества          

Регистр 040.7   

  24 

  040.8 

Доходы по договору простого           товарищества       

Регистр 040.8   

  25 

  040.9 

Доходы прошлых     лет, выявленные в  отчетном периоде   

Регистр 040.9   

  26 

 040.10 

Доходы в виде      положительных      курсовых разниц    

Регистр 040.10  

  27 

 040.11 

Доходы в виде      полученных         материалов или     иного имущества    при демонтаже или  разборке при       ликвидации         выводимых из       эксплуатации ОС    

Регистр 040.11  

  28 

 040.12 

Доходы в виде сумм кредиторской       задолженности,     списанной в связи  с истечением срока исковой давности   или по другим      основаниям (за     исключением        задолженностей     перед бюджетом)    

Регистр 040.12  

  29 

 040.13 

Доходы в виде      стоимости излишков ТМЦ, выявленных в  результате         инвентаризации     

Регистр 040.13  

  30 

 040.14 

Доходы в виде      положительных      суммовых разниц,   если расчеты за    товары, работы,    услуги выражены в  условных единицах  

Регистр 040.14  

  31 

 040.15 

Чрезвычайные доходы

Регистр 040.15  

  32 

   050  

Сумма              внереализационных  расходов, в том    числе:             

...  

  52 

   060  

Прибыль (убыток)   от                 внереализационных  операций           

стр. 040 -      стр. 050        

  53 

   070  

Итого налоговая    база за отчетный   (налоговый) период 

  54 

   080  

Сумма убытка       предыдущих         налоговых периодов,исключаемая из     налоговой базы     

Дата составления _______________

Исполнитель _______________ (расшифровка подписи)_________________

Регистр 011

Виды регистров

Фактически бухгалтерские регистры — это журналы-ордера и различные карточки, справки и ведомости, например, самая главная — оборотно-сальдовая («шахматная»), на основании данных которой составляют баланс. Поэтому логично, что ре­ги­стры бух­гал­тер­ско­го учета по на­зна­че­нию под­раз­де­ля­ют­ся на:

• систематические;
• хронологические;
• комбинированные (синхронистические).

Первые ведутся по определенным учетным счетам и их примером можно назвать как раз оборотно-сальдовую ведомость или главную книгу. Также к систематическим документам относятся карточки, в которые бухгалтер записывает какие-либо события хозяйственной жизни. Хронологические служат для регистрации событий хозяйственной деятельности за определенный период времени, чаще всего за месяц. Именно так ведутся большинство журналов-ордеров. Эти два типа регистров бухучета дополняют друг друга, существует даже так называемое правило Мендеса:

Поэтому на практике для удобства бухгалтеров часто используются регистрирующие документы комбинированного типа. Например, журнал — главная книга, распространенная в небольших компаниях.

По сте­пе­ни обоб­ще­ния ин­фор­ма­ции бывают регистры аналитического учета и синтетического. Ярким примером син­те­ти­че­ских учетных документов яв­ля­ет­ся все та же обо­рот­но-саль­до­вая ве­до­мость. В ней бухгалтер фиксирует информацию по каж­до­му син­те­ти­че­ско­му счету за определенный период об остат­ках на на­ча­ло и конец пе­ри­о­да, а также об обо­ро­тах за пе­ри­од. Выглядит этот документ так:

Аналитическую информацию, то есть не только реквизиты операции, но и краткое ее содержание, бухгалтер записывает в специальные ведомости или карточки. Например, это может быть бухучет материалов, товаров, основных средств или расчетов с контрагентами. Покажет, что такое регистры бухгалтерского учета, пример аналитической унифицированной инвентарной карточки основных средств:

Какая бывает форма у регистров?

Они делятся не только по внешнему виду, но также по форме построения.

Форма построения бывает:

• Односторонняя или двухсторонняя. Данные заполняются в журнале согласно выбранной форме (наиболее распространена двухсторонняя форма заполнения);
• Шахматная. В таком случае данные делятся по какому-либо признаку — например, активы и пассивы организации — и заполняются в клетках под углом друг к другу. Как правило, в качестве разделяющих данных берут имеющиеся дебеты и кредиты. Дебеты строятся по горизонтали журнала, а кредиты — по вертикали.

Помимо формы построения, у каждого регистра имеется документ, специализированный под его использование. Это называется внешней формой регистра.

• Всевозможные карточки. На специальном бланке с таблицей бухгалтер заполняет те или иные данные. По состоянию на 2021 год можно разделить контокоррентные, многоколончатые и инвентарные карточки — к примеру, карточка для аналитического учета расходов предприятия;
• Книги. Выглядят как разграфленные и сшитые регистры, насчитывающие, как правило, больше двухсот бумаг. Каждая страница книги имеет нумерацию и подпись главного бухгалтера. Самые известные в этой области книги — главная книга организации, книга по учету основных средств, кассовая книга, а также журнал регистрации;
• Так называемые «свободные листы». Увеличенные карточки, чей функционал мало отличается от простых бланков — свободный лист лишь дает чуть большее представление о состоянии компании. Часто на свободных листах печатают различные ведомости;
• Машинограммы. То же самое, что было указано выше. Разница заключается в том, что эти документы составляются или печатаются при помощи компьютеров. На данный момент количество документов, заполненных с помощью техники, растет настолько большими темпами, что машинограммы могут утвердить в Правительстве РФ как устаревший вид регистров.

Как доработать бухгалтерский регистр до налогового?

Для ответа на этот вопрос нужно вспомнить, что, как и для бухгалтерских, для налоговых регистров есть обязательные реквизиты. Их немного (см. ст. 313 НК РФ). Часть из них идентифицирует сам регистр (наименование, дату составления), а часть — хозяйственную операцию в натуральном (если возможно) и денежном выражении. Как и бухгалтерские документы, налоговые формы учета должны быть подписаны составившими их ответственными лицами, которые могут вести регистры и на бумажных носителях, и в электронном виде (в зависимости от организации документооборота).

Если обратиться к п. 11 Инструкции N 157н, то можно увидеть, что реквизиты бухгалтерских регистров схожи с обязательными идентификаторами налоговых регистров. Поэтому большой перестройки и не потребуется, нужно лишь убрать часть лишней информации и добавить кое-что для налогового учета. Проиллюстрируем сказанное на примере регистра общехозяйственных затрат. В бухгалтерском учете одной из удобных форм является оборотно-сальдовая ведомость по счету, в которой приводятся данные по видам расходов и по их суммам. Ниже представлен налоговый регистр, составленный исходя из оборотно-сальдовой ведомости по счету учета общих затрат учреждения — 0 109 80 000. В бухгалтерском учете данный счет разделяется на два: 2 109 80 000 (по затратам в рамках приносящей доходы деятельности) и 4 109 80 000 (по расходам в рамках госзадания). Ниже представлен пример налогового регистра, в котором из расчета налога на прибыль исключены понесенные расходы, произведенные за счет субсидий (ассигнований), и включены затраты, связанные с ведением приносящей доходы деятельности, подпадающей под «прибыльное» налогообложение.

<*> «Рн-Свод» — налоговый регистр, в котором отражается информация о расходах, связанных с производством и реализацией товаров (работ, услуг). Таким регистром может служить соответствующий лист декларации по налогу на прибыль.<**> «Рн-АМ» — налоговый регистр расчета амортизации по всем объектам ОС, включающий расчет амортизационной премии и разделение учитываемой и неучитываемой при расчете налога на прибыль амортизации по объектам ОС.

Как видим, отдельные данные бухгалтерского учета в названном регистре не используются, так как они применяются в других регистрах (в частности, регистр расчета амортизации). При этом есть дополнения, связанные с делением затрат на учитываемые и неучитываемые. По не принимаемым для исчисления налога суммам можно составить поясняющие справки-расчеты, прилагаемые непосредственно к налоговому регистру.

К сведению. Налоговые регистры, разработанные на основе бухгалтерских, можно вести прямо в бухгалтерской программе (кстати, во многих программах предусматривается такая возможность, но не всегда она реализуется на должном уровне) либо использовать отчетные формы бухгалтерской программы, но при этом вести регистры в отдельном табличном редакторе (проще говоря, в таблице базы данных).

Со своей стороны добавим, что расхождения в бухгалтерских и налоговых регистрах не повод для паники, так как цели ведения бухгалтерского и налогового учета и нормативные акты, регулирующие данный вид учета, различны. Поэтому расхождения в бухгалтерских и налоговых регистрах не страшны, если бухгалтер знает причину их возникновения и может объяснить, как разница влияет на учет и налогообложение.

Общие правила ведения документации

Одним из главных правил ведения регистра является то, что в нем должно быть отображено на основании какой первичной документации в нем появились данные. Это необходимо, чтобы выполнить требование Минфина № 03-03-06/1/1156, которые было опубликовано в 2014 году 17 января. В этом положении содержатся соответствующие обоснования для использования первичных документов.

Согласно положениям статьи 314 НК РФ, внесение данных в регистры должно быть последовательным, с соблюдением хронологической точности. Изъятие информации или дополнительные вставки недопустимы. Если в регистре нужно исправить ошибки, то необходимо соблюсти 2 условия:

• иметь веские причины для правок;
• заверить все корректировки подписью ответственного лица и указать дату внесения правок.

За разглашение данных, содержащихся в регистрах, можно понести административную и налоговую ответственность. Согласно письму Минфина № 03-02-08/41, изданному в апреле 2011 года, информация в этих документах относится к налоговой тайне.

Кроме того, бизнесмен должен защитить эти документы от несанкционированного вмешательства и внесения правок. Вести регистры должен только один человек, уполномоченный на это приказом.

Проблемой ведения документов для дополнительной отчетности является то, что Налоговым кодексом нечетко регулируются правила составления бланков и их ведения. Из-за этого часто возникают проблемы с заполнением регистров.

Многие, кто не платит налог на прибыль, не знают, что им нужно также вести доходные и расходные регистры. Как правило, о необходимости этих документов налогоплательщики узнают только во время проведения проверки.

Облагается ли налогом на прибыль финансовая помощь от учредителя

Формы

Поскольку учетные регистры в бухгалтерском учете используются для записи информации обо всех текущих операциях, их можно вести как в бумажной, так и в электронной форме. Электронные документы можно распечатывать по мере необходимости. Для их оформления обычно используются специализированные бухгалтерские программы, которые позволяют автоматизировать процесс разнесения информации по счетам, а значит, и по журналам-ордерам и ведомостям непосредственно из первичного документа.

В настоящее время организации могут применять как унифицированные бланки любых учетных документов, так и разрабатывать их самостоятельно. Никаких ограничений в этом вопросе нет. Главное — закрепить используемую форму в учетной политике. Перечень регистров бухгалтерского учета для учетной политики по внешнему виду можно разделить на:

• книги — состоят из нескольких сшитых между собой страниц, которые обязательно должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью ответственного лица и печатью организации, если она применяется;
• карточки — отдельные листы по наименованиям единиц учета (товарам, контрагентам, подотчетным лицам, основным средствам и т. д.), выполненные в виде таблицы и содержащие максимально полную информацию об объекте;
• журналы — похожи на книги, но содержат меньше листов и не должны быть прошнурованы;
• листы или ведомости — отдельные документы, выполненные как в виде таблицы, так и в виде текста (бухгалтерская справка, например);
• электронные носители — любые документы, которые созданы с помощью специальных компьютерных программ в электронном формате. Могут быть заверены электронными квалифицированными подписями уполномоченных лиц, а могут быть просто готовы к распечатке по итогам отчетного периода или для проверки ФНС.

Надо отметить, что отдельные листы необходимо подшивать в папки, а также их данные вносятся в специальные реестры. Аналогичное правило действует и для карточек.

Регистр по налогу на прибыль

Для целей учета показателей для вычисления налога на прибыль компания заполняет самостоятельно разработанные бланки налоговых регистров, данные в эти регистры переносятся из бухгалтерских счетов и первичной документации.

Бланки регистров составляются с учетом особенностей деятельности конкретного предприятия. Актуальность в применении налоговых регистров отдельно от бухгалтерских по налогу на прибыль возникает в том случае, если организация выполняет операции, суммы по которым учитываются по-разному в бухгалтерии и налогообложении.

Требования налогового и бухгалтерского учета по некоторым операциям могут не совпадать, в таких случаях и нужно отдельно применять налоговые регистры.

Если же предприятия не выполняет тех операций, по которым налоговый учет ведется в отличной от бухучета форме, то для вычисления налога на прибыль достаточно бухгалтерских регистров.

Налоговые регистры могут принимать форму бухгалтерских с необходимыми дополнениями. Также допускается формировать отдельные бланки, не схожие с бухгалтерскими. Налоговая разрешает компаниям в данном вопросе проявить инициативу и подготовить подходящий для себя бланк. В НК РФ даются только рекомендации о том, какие реквизиты отражаются в регистре:

Название бланка;

• Временной отрезок, за который он составляется;
• Количественные и денежные измерители необходимых показателей;
• Сведения о проводимых операциях;
• Подпись ответственного лица.

Налоговая отчетность

Налоговая отчетность – документ налогоплательщика (налогового агента), представляемый в органы налоговой службы в соответствии с порядком и требованиями, установленными Налоговым Кодексом РК. Налоговая отчетность содержит сведения о налогоплательщике, об объектах налогообложения, об исчислении налоговых обязательств, взносов, отчислений и другие необходимые сведения. 

Уполномоченным органом утверждаются требования форматно-логического контроля, которые должны соблюдаться при составлении налоговой отчетности. 

Налоговая отчетность включает в себя налоговые декларации, расчеты, отчетность по мониторингу, заявления и т.д. 

Налоговая отчетность делится на следующие виды:

• Первоначальная – представляется лицом за период, в котором произведена постановка на регистрационный учет или впервые возникли налоговые обязательства.
• Очередная — представляется лицом за периоды, следующие за периодом, в котором произведена постановка на регистрационный учет или впервые возникли налоговые обязательства.
• Дополнительная – представляется лицом при внесении изменений или дополнений в ранее представленную налоговую отчетность за налоговый период, к которому относятся данные изменения или дополнения.
• Дополнительная по уведомлению – представляется лицом при внесении изменений или дополнений в ранее представленную налоговую отчетность за налоговый период, в котором налоговым органом выявлены нарушения по результатам камерального контроля.
• Ликвидационная – представляется лицом при прекращении деятельности или реорганизации налогоплательщика, а также при снятии с регистрационного учета по налогу на добавленную стоимость.

Если налогоплательщик относится к категориям, для которых установлены различные формы налоговой отчетности, то такой налогоплательщик составляет налоговую отчетность для каждой категории, к которой он относится. 

Налогоплательщики могут представлять налоговую отчетность в явочном порядке (на бумажном носителе), по почте заказным письмом с уведомлением (на бумажном носителе), в электронной форме (посредством системы приема и обработки налоговой отчетности). 

Налогоплательщики вправе продлить срок представления налоговой отчетности при условии ее представления в электронной форме. Для этого налогоплательщик направляет в налоговый орган уведомление о продлении срока представления налоговой отчетности. При этом продление срока представления налоговой отчетности не изменяет срока уплаты налогов, других обязательных платежей в бюджет, взносов и отчислений. 

Для внесения изменений или дополнения в налоговую отчетность, налогоплательщиком представляются дополнительные налоговые формы. В дополнительной налоговой отчетности указывается разница между ранее представленными суммами и фактическими, либо новое значение, при изменении остальных данных в ранее представленной налоговой отчетности. 

Налоговая отчетность может быть отозвана методом удаления или методом изменения. При отзыве налоговой отчетности методом удаления, налоговая отчетность удаляется полностью. При отзыве налоговой отчетности методом изменения, в ранее представленную налоговую отчетность вносятся изменения или дополнения. 

В конфигурации «Бухгалтерия 8 для Казахстана» формы налоговой отчетности расположены в разделе Отчеты — Регламентированные отчеты.

Налогоплательщик может сформировать реализованные формы налоговой отчетности, как за текущий период, так и за предыдущие по формам прошлых периодов.